Stapeldruck Rechnungen

Beschreibung

Der Stapeldruck erzeugt für alle LV, zu denen in einem gewählten Zeitraum ein oder mehrere Abrechnungstermine hinterlegt sind, automatisch einzelne Rechnungen.

Zudem steht die Auswahl der LV über die LV-Kennungen und Geschäftsbereiche, die Sie den LV zugeordnet haben, zur Verfügung.


Anwendung

Markieren Sie im Projektbaum der Projektverwaltung den Eintrag Verwaltung, um für den Stapeldruck alle erfassten LV zu berücksichtigen. Markieren Sie bspw. einen Auftraggeber, werden nur LV dieses Auftraggebers berücksichtigt. Öffnen Sie anschließend das Menü Drucken und wählen in der Gruppe Stapeldrucke den Eintrag Rechnungen.


Das Printmanagement wird geöffnet.


Das Printmanagement wird für alle Ausdrucke der Formulargruppen mit dem Zusatz „(Fast)“ genutzt. Folgende Funktionen des Printmanagements sind für alle Formulare gleich und auf den jeweils verlinkten Wiki-Seiten beschrieben. Eine Zusammenstellung aller Funktionen des Printmanagements finden Sie auf der Wiki-Seite Printmanagement.

Bereichkurzer Einblick
Meine Favoriten- kompakte Ansicht der Formulareinstellungen, die immer benötigt werden
Formularprofil- individuelle Vorbelegung der Formulareinstellungen laden
Menü Druckvorschau- Beschreibung aller Funktionen im Menü Druckvorschau im Überblick
- z.B. Probedruck, Bauakte
generelle Einstellungen- zur Anpassung des Drucklayouts

Welche Formulareinstellungen zur Verfügung stehen, richtet sich nach dem Formular, für das das Printmanagement geöffnet ist. Eine Beschreibung der Formulareinstellungen für die Ausgabe von Rechnungen im Stapeldruck finden Sie auf dieser Seite im Abschnitt Formulareinstellungen.


Datenauswahl

Mit dem Öffnen des Printmanagements für den Stapeldruck Rechnungen ist standardmäßig der Bereich Datenauswahl geöffnet.

  • Auf der Registerkarte Suchkriterien legen Sie die Kriterien für die Auswahl der abzurechnenden Baustellen vor.
  • Auf der Registerkarte Rechnungsübersicht werden die gefundenen Baustellen aufgelistet. Einzelne Baustellen können hier vom Stapeldruck ausgeschlossen werden.

Suchkriterien

Auf der Registerkarte Suchkriterien nehmen Sie die Einstellungen zur Auswahl der Pflege-LV vor:

SuchkriteriumBeschreibung
Termin von … bis …Es werden die Positionen abgerechnet, deren Abrechnungstermine bzw. Ausgeführte Termine in dem gewählten Zeitraum liegen. Dabei steuert das in der Position hinterlegte Abrechnungsdatum, dass die Position nicht vor dem gewählten Datum berechnet wird.
Abrechnungstermine (inklusive Nachweise)Es werden alle Positionen, bei denen ein Abrechnungstermin in diesem Zeitraum hinterlegt ist, gedruckt. Liegen in dem Zeitraum zwei oder mehrere Abrechnungstermine, werden diese in der Rechnung gesondert aufgeführt. Ausgeführte Termine werden als Nachweis gedruckt, wenn dieses bei den Positionen voreingestellt ist und die Termine erfasst wurden.
Ausgeführte TermineLiegen für eine Position keine Abrechnungstermine vor, werden alle ausgeführten Termine abgerechnet, die in den Zeitraum fallen. Liegen zusätzlich Abrechnungstermine vor, werden die Positionen abgerechnet, deren Abrechnungstermin und Ausführungstermin in den Zeitraum fallen.
ggf. Terminarten zu einer Rechnung zusammenfassenFür die Abrechnung eines Pflege-LV können unterschiedliche Abrechnungsverfahren genutzt werden.

Beachten Sie jedoch auch die Option je Terminposition Einzelrechnung in den Einstellungen für den Ausdruck zum LV.

Geschäftsbereich Haben Sie Ihre Pflege-LV unterschiedlichen Geschäftsbereichen zugeordnet, wählen Sie hier die Geschäftsbereiche, für die Sie Rechnungen drucken möchten.
LV-KennungenHaben Sie Ihren Pflege-LV unterschiedliche LV-Kennungen zugewiesen, wählen Sie hier die Kennungen, für die Sie Rechnungen drucken möchten.

Es werden alle dem LV zugewiesenen LV-Kennungen ausgewertet, nicht nur die Hauptkennung.

Für die Auswahl der Geschäftsbereiche und LV-Kennungen stehen zusätzlich im Kontextmenü über die rechte Maustaste die Funktionen Alles auswählen, Alles abwählen und Auswahl umkehren zur Verfügung.

Am unteren Rand wird die Anzahl der LV angegeben, die mit der gewählten LV-Selektion ermittelt wurden.

Rechnungsübersicht

Nach Festlegen der Selektionskriterien klicken Sie auf die Registerkarte Rechnungsübersicht, wo die ermittelten Rechnungen tabellarisch mit LV-Nummer, LV-Bezeichnung, Debitor, Summe usw. aufgelistet werden.

  • Die Druckvorschau wird für die erste Rechnung in der Tabelle geladen. Mit Klick auf eine andere Rechnung in der Tabelle können Sie diese in der Druckvorschau prüfen.
  • Mit Klick auf eine Spaltenüberschrift in der Tabelle können die Rechnungen nach den Werten in dieser Spalte sortiert werden. Die Ausgabe des Stapeldrucks erfolgt in der Reihenfolge der Rechnungen in der Tabelle.
  • In der ersten Spalte der Tabelle können Sie einzelne Rechnungen individuell von diesem Stapeldruck ausschließen.
  • Unterhalb der Tabelle wird die Anzahl der selektierten Rechnungen sowie deren Summe angezeigt.


Formulareinstellungen

Öffnen Sie den Einstellungsbereich durch Aktivieren der Schaltfläche Formulareinstellungen.

Eine Auswahl der Formulareinstellungen, die Sie für jede Ausgabe anpassen/prüfen möchten, können Sie sich individuell für den Bereich Meine Favoriten zusammenstellen.

Folgende Formulareinstellungen stehen zur Verfügung:

Formularbezeichnung

  • Tragen Sie die Bezeichnung ein, die für die Rechnungen verwendet wird.

Beleg-Nr.

  • Je Rechnung wird automatisch die nächste Belegnummer aus dem Nummernkreis verwendet.

Beleg-Datum / Buchungsdatum

  • Im Programmparameter 70.30.15 Vorgabe Beleg- und Buchungsdatum legen Sie fest, welches für die Ausgabe weiterer Rechnungen als Belegdatum und Buchungsdatum voreingestellt sind: das zuletzt verwendete Datum oder immer das aktuelle Systemdatum.
  • Durch Klicken auf wird ein Kalender geöffnet, der die Datumsauswahl erleichtert.

1. Anschrift / 2. Anschrift

  • Wählen Sie die Anschriften für die Rechnungen aus.
  • Für 1. Anschrift ist standardmäßig Auftraggeber voreingestellt, für 2. Anschrift <nicht drucken>.
  • Die Anschriften werden zum LV auf der Registerkarte Adressen eingegeben.

Ansprechpartner - Bedienerzeichen, Ansprechpartner, Telefon-Nr.

  • In der Auswahl Ansprechpartner wählen Sie, ob die Daten des angemeldeten Benutzers oder des Bauleiters, der dem LV zugeordnet ist, voreingestellt sind.
  • Entsprechend der Auswahl Ansprechpartner werden in den Feldern Bedienerzeichen, Ansprechpartner und Telefon-Nr. die Daten eingetragen, die zum Mitarbeiter in den Benutzerdaten hinterlegt sind.

Leistungszeitraum

  • Durch Klicken auf können Sie ggf. den Baubeginn un das Bauende festlegen. Die Änderung der Daten wird automatisch in die Registerkarte Auftrag übernommen.

Betreff aus LV verwenden

  • Auf den Rechnungen wird der Betreff ausgegeben, der zum jeweiligen LV auf der Registerkarte Auftrag hinterlegt ist.

Kopftext / Fußtext

  • Die eingetragenen Texte werden an den entsprechenden Positionen im Formular mit ausgegeben.
  • Der Betreff, der am LV hinterlegt ist, wird vorbelegt.
  • Zur Textgestaltung stehen Ihnen die Funktionen der Textbearbeitung sowie Textvariablen, die automatisch vom Programm gefüllt werden, zur Verfügung.

Vorauszahlungen verrechnen

  • Sind zur Baustelle bzw. zum Debitor Vorauszahlungen vorhanden, die noch nicht verrechnet wurden, werden diese mit der Rechnung zur Baustelle bzw. zum Debitor verrechnet.
  • Weitere Informationen zur Verrechnung von Vorauszahlungen finden Sie auf der Wiki-Seite Vorauszahlungen zuweisen.

Positionstext

  • Legen Sie fest, welche Positionstexte für die Beschreibung der Leistung ausgegeben werden:
    • Kurzliste = erste Zeile des Kurztextes
    • Kurztext = Kurztext der Position
    • Langtext = Langtext der Position
    • Kurz- und Langtext = Kurztext und Langtext der Position
  • Im Programmparameter 70.50.10 Anzahl Zeilen Langtext kopieren in Kurztext legen Sie fest, wie viele Zeilen des Langtextes automatisch in den Kurztext kopiert werden, wenn zur Position nur Langtext vorhanden ist.

Positionen mit

  • Wählen Sie, welche Daten zu den Positionen ausgegeben werden:
    • Menge, Einheitspreis (EP), Gesamtpreis (GP)
    • Preisanteile - druckt je Position die Preisanteile
    • Bilder - druckt die selektierten Bilder im LV je Position zwischen Leistungsbeschreibung und Mengen/Preis-Zeile
  • Möchten Sie die Bilder für die Rechnungen verwenden, können Sie zusätzlich wählen, in welcher Qualität die Bilder ausgegeben werden.
    • hohe Qualität: z.B. zum Drucken - das Laden der Druckvorschau dauert etwas länger
    • keine hohe Qualität: z.B. für E-Mail - die Dateigröße wird verringert

Layout

  • Nehmen Sie die Einstellungen für die Gestaltung des Layouts vor:
    • Zusammenstellung auf neue Seite - Seitenumbruch vor der Zusammenstellung der Hierarchiessummen
    • Hierarchie auf neue Seite - Seitenumbruch vor Hierarchien der obersten Hierarchiestufe
    • Überschriftszeile drucken - Spaltenüberschriften der Positionstabelle
    • Abstand zwischen Text und Preis - Abstand zwischen Leistungsbeschreibung und Mengen-/Preis-Zeile der Positionen

Währungssymbol

  • Legen Sie fest, ob das Symbol Ihrer Landeswährung vor oder hinter dem Rechnungsbetrag gedruckt wird.

Zahlbetrag

  • Wählen Sie, ob bzw. wie die Zeile Zahlbetrag im Rechnungsfuß ausgegeben wird: nicht drucken, mit Datum drucken, ohne Datum drucken
    Beispielausdruck: mit Datum drucken

Berechnung Skonto

  • Wählen Sie, ob im Rechnungsfuß die Berechnung des gewährten Skontos ausgegeben wird.

Summe Arbeitskosten wie Adresseinstellung

  • Auf Rechnungen an Auftraggeber, zu deren Adresse eingestellt ist, dass die Arbeitskosten ausgewiesen werden sollen, werden die Arbeitskosten gedruckt.
  • Wie die Arbeitskosten ausgewiesen werden (im Netto, im Brutto oder im Netto/Brutto) legen Sie ebenfalls in der Adresse des Auftraggebers fest.

Hinweistext Rechnung

  • In Abhängigkeit des Adresstyps der Empfängeradresse wird der Text voreingestellt, den Sie in den Programmparametern 70.20.230 und 70.20.240 Hinweistext Rechnung (Firma/Person) hinterlegt haben.

Kontenzuordnungen

  • Nehmen Sie Kontierungen vor oder verändern diese, um im Finanz-Manager umfangreiche Auswertungen zu erhalten.

Zeile 0% MwSt. ausgeben

  • Wählen Sie, ob bei Rechnungen nach §13b UStG in der Zusammenstellung die Zeile MwSt. 0,00% ausgegeben wird.

Druckprofil

Die Druckeinstellungen wie Ausgabeart (Drucken/E-Mail), Druckerauswahl, Druckvariante, mehrere Kopien usw. stellen Sie in Druckprofilen zusammen.

Wählen Sie im Feld Druckprofil ein bestimmtes Druckprofil aus, wird dieses für alle Rechnungen im Stapel verwendet, d.h.

  • alle Rechnungen werden gedruckt oder per E-Mail versendet
  • für alle Rechnungen wird die gleiche Druckvariante verwendet
  • für alle Rechnungen wird die gleiche Anzahl Kopien erstellt

Einige Ihrer Rechnungsempfänger möchten die Rechnung jedoch per E-Mail empfangen, andere aber ein gedrucktes Exemplar erhalten?

  1. Legen Sie sich mehrere Druckprofile an, z.B. eines mit der Ausgabeart E-Mail und eines mit Druckerauswahl zum Drucken.

  2. Weisen Sie anschließend in den Druckprofil-Zuordnungen der Auftraggeber für das Formular Stapeldruck Rechnung das zutreffende Druckprofil zu.

  3. Um Rechnungen per E-Mail senden zu können, hinterlegen Sie in den Adressen der Auftraggeber zudem die E-Mail-Adresse und kennzeichnen diese als E-Mail-Adresse für Rechnungsversand.

  4. Wählen Sie im Printmanagement für den Stapeldruck im Feld Druckprofil den Eintrag Wie Zuordnung.

  5. In der Rechnungsübersicht werden zusätzliche Spalten mit folgenden Informationen angezeigt.
    • Spalte Druckprofil = das für die Rechnung verwendete Druckprofil
    • Spalte Ausgabeart = wie die Rechnung ausgegeben wird
    • Spalte E-Mail-Rechnungsempfänger = die E-Mail-Adresse, die zum Auftraggeber hinterlegt ist

      Ist für eine Rechnung zwar die Ausgabeart E-Mail gewählt, aber kein E-Mail-Rechnungsempfänger vorhanden, so wird diese Rechnung bei der Ausgabe übersprungen und steht für den nächsten Stapeldruck erneut bereit.


generelle Einstellungen

Zur Gestaltung Ihrer Rechnungen stehen Ihnen zusätzlich folgende Programmparameter zur Verfügung:

zur Textgestaltung
110.40Schriftgröße definieren
110.60Schriftart festlegen
zur Anpassung des Drucklayouts
70.20.30-80Text der Spaltenüberschriften „Ordnungszahl“, „Leistungsbeschreibung“ usw. definieren
70.20.130Titel und Titelsummen normal oder fett hervorgehoben darstellen

Weitere Schritte