Digitaler Posteingang

Abo und Verwaltung

Den Digitalen Posteingang können Sie im Abonnement erwerben. Das Abonnement können Sie jederzeit selbständig im Cloud-Manager Ihres BUSINESS-Programms abschließen bzw. kündigen. Vor Abschluss eines Abonnements können Sie eine Demo-Version bestellen und den Digitalen Posteingang zunächst 30 Tage lang kostenlos kennenlernen.


Einrichtung der Workflows

Für Ihre Arbeit mit dem Digitalen Posteingang legen Sie grundsätzliche Einstellungen fest:

  • Mitarbeiter in Benutzergruppen zusammenfasssen
  • Workflows für die Aufgaben definieren
  • Verzeichnis festlegen, aus dem Dateien automatisch empfangen werden
  • Vorbelegungen für die automatisierte Aufnahme der Dokumente in Ihre Bauakte treffen


Der Rechnungseingang

Der Digitale Posteingang bietet Ihnen die Möglichkeit die Daten von importierten digitalen Lieferanten-/Eingangsrechnungen sowie von digitalisierten Papierrechnungen in Ihren Rechnungseingang zu übernehmen. Durch die automatische Felderkennung und die Datenzuordnung per Mausklick aus der Dateiansicht entfällt das Abtippen der Daten und die Lieferantenrechnungen stehen schnell und einfach für die fristgerechte Bezahlung über die SEPA-Clearing-Schnittstelle und die zeitnahe Auswertung Ihrer Baustellen zur Verfügung.



Rechnungen schnell verbuchen

  • Die erkannten Rechnungsposten können auf verschiedene Arten verbucht werden.
  • Informieren sie sich über die verschiedenen Möglichkeiten und entscheiden sie sich für den geigneten Weg für Ihr Unternehmen.


Rechnungen mit vorhandenen Lieferscheinbuchungen abgleichen

  • Die erkannten Rechnungsposten können mit vorhandenen Lieferscheinbuchungen der Nachkalkulation abgeglichen werden.
  • Lernen Sie die Funktionen für einen automatischen oder manuellen Abgleich kennen.



Import von E-Rechnungen

  • Aus E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format werden sämtliche Rechnungsdaten aus dem XML-Teil ausgelesen.
  • Für X-Rechnungen werden die in der XML-Datei enthaltenen Daten ausgelesen und daraus eine PDF-Datei erzeugt. Diese wird zur Unterstützung im Digitalen Posteingang angezeigt und zusätzlich zur XML-Datei in der Bauakte abgespeichert.


Sonstige Dokumente

Alle Dokumente, die keine Eingangsrechnungen sind, können Sie über den Workflow Sonstiges bearbeiten und mit Hilfe der automatisierten Felderkennung und der Datenzuordnung per Mausklick aus der Dateiansicht schnell und einfach in Ihrer DATAflor Bauakte abspeichern. Zur Ausführung weiterer Verarbeitungsschritte oder zur Kenntnisnahme können Sie zum einen die Aufgabe im Posteingang an einen anderen Mitarbeiter delegieren und zum anderen für das Dokument in Ihrer Bauakte eine Wiedervorlage anlegen.


Tipps und Tricks

neue Adresse anlegen
Beim Import von Dateien zu Adressen, die noch nicht erfasst sind, können die erkannten Daten für das Anlegen der Adresse verwendet werden.



Ansicht
Zusätzlich zum Links-Rechts-Wechsel der Aufgabenübersicht/Dateiansicht und der Datenfelder kann die Aufgabenübersicht/Dateiansicht in einem extra Fenster geöffnet und dadurch auch auf einem separaten Bildschirm angezeigt werden.



Benutzer mit dem Benutzerrecht Alle Aufgaben anzeigen können zwischen der Ansicht der eigenen Aufgaben und aller im Digitalen Posteingang vorhandenen Aufgaben wählen. Zudem können diese Benutzer stellvertretend für Kollegen jede Aufgabe bearbeiten/weiterleiten/delegieren usw. Nach Upgrade sind die Benutzer der Benutzergruppe Administrator berechtigt die neue Funktion zu nutzen.



Definieren von Stempeln
Für die Gestaltung von Stempeln steht die Textvariable [EINGANGSDATUM] zur Verfügung. Sie wird beim Setzen des Stempels automatisch mit dem Datum gefüllt, dass im Feld Eingangsdatum eingestellt ist.