Word-Vorlagen

Sie können direkt aus BUSINESS heraus mit Microsoft Word neue Wordvorlagen erstellen, vorhandene Vorlagen kopieren und verändern.

Neue Word-Vorlage erstellen

  1. Öffnen Sie zunächst im gewünschten Programmbereich (z.B. Adress-Manager, Projektverwaltung) die Registerkarte Dokumente.
  2. Im Menü Dokumente klicken Sie in der Gruppe Ansicht auf Vorlagen.
  3. Markieren Sie in der Vorlagenverwaltung die Kategorie, zu der Sie die Vorlage hinzufügen möchten.
  4. Sobald Sie im Menü die Funktion Word anklicken, wird eine Neue Vorlage angelegt.
  5. Geben Sie eine Bezeichnung ein und ergänzen im Feld Beschreibung weitere Informationen.
  6. Sie haben hier die Möglichkeit, die Felder Kategorie und Dokumentenart vorzubelegen, sodass diese beim Anlegen neuer Dokumente automatisch mit diesen Einträgen gefüllt werden. Die Auswahllisten für die Vorbelegung lassen sich über die Schaltflächen […] bearbeiten.
  7. Speichern Sie die neue Vorlage.
  8. Um das Dokument zu bearbeiten, klicken Sie auf Öffnen. BUSINESS öffnet MS Word zur Bearbeitung des Dokuments.
  9. Gestalten Sie durch fest hinterlegten Text und Bilder sowie Textbausteine (siehe Kapitel unten) Ihre Vorlagendatei.
  10. Nach der Bearbeitung Speichern Sie das Dokument im Word-Menü und schließen MS Word. Das überarbeitete Dokument steht in den Vorlagen bereit.

Vorlage bearbeiten

Alle Vorlagen lassen sich über das Menü Bearbeiten bzw. über das Kontextmenü der rechten Maustaste Öffnen, Duplizieren und Löschen (siehe Kapitel Funktionen).

Geschäftspapier als Hintergrundbild

Mit der Funktion Wasserzeichen in Microsoft Word haben Sie die Möglichkeit Ihr Geschäftspapier als Hintergrundbild in Ihrer Word-Vorlage zu hinterlegen.

Um die Funktion Wasserzeichen zu nutzen, muss eine Bilddatei (JPG, BMP, etc.) zur Verfügung stehen, die Ihr Geschäftspapier abbildet (Briefkopf, Logo, etc.).

  1. Öffnen Sie die Word-Vorlage per Doppelklick bzw. über das Kontextmenü der rechten Maustaste.
  2. Indem Sie in den oberen Bereich des Dokumentes doppelt klicken, öffnen Sie den Bereich der Kopfzeile.
  3. Fügen Sie über das Menü Einfügen die gewünschte Bilddatei hinzu.
    • Setzen Sie die Bilddatei hinter den Text. Wählen Sie hierzu über das Kontextmenü der rechten Maustaste den Eintrag Zeilenumbruch und anschließend den Eintrag Hinter den Text aus.
    • Verschieben Sie die Bilddatei so, dass sie Ihren Vorstellungen entspricht.
  4. Drücken Sie Strg + A auf der Tastatur und markieren damit alle Inhalte.
  5. Klicken Sie im Menü Seitenlayout oder Entwurf auf den Eintrag Wasserzeichen und wählen anschließend den Eintrag Auswahl im Wasserzeichenkatalog speichern aus.
  6. Der Dialog Neuen Baustein erstellen wird geöffnet. Vergeben Sie einen entsprechenden Namen und beenden den Dialog mit [OK].


Anschließend stehen Ihnen alle in der Bauakte aufgerufenen Word-Dokumente, die auf dieser Vorlage basieren, mit dem hinterlegten Geschäftspapier zur Verfügung.

Mit der Option Erste Seite anders können Sie der ersten Seite Ihres Dokumentes eine andere Kopf- bzw. Fußzeile als dem restlichen Dokument geben.

Beim Beenden von Microsoft Word bestätigen Sie diesen Dialog mit Speichern, ansonsten werden Ihre Änderungen nicht übernommen.

Unterschriften

Lesen Sie bitte hier nach, wie Sie in Microsoft Word eine Unterschrift hinzufügen und diese als Schnellbaustein einfügen, um schnell in jedem Dokument darauf zugreifen zu können.

Textbausteine verwenden

Textbausteine sind Felder, die in Dokumenten, die in der DATAflor Bauakte aus einer Wordvorlage erstellt wurden, von BUSINESS automatisch gefüllt werden.

Die Textbausteine stehen nur in Wordvorlagen zur Verfügung, die Sie in der DATAflor Bauakte erstellen, jedoch nicht in importierten freien Word-Dokumenten.

  1. Setzen Sie im Worddokument den Mauszeiger an die Stelle, an der Sie einen Textbaustein einfügen möchten.
  2. Öffnen Sie anschließend im Menü Einfügen das Auswahlmenü Schnellbausteine und wählen den Eintrag Feld.
  3. Der Dialog Feld wird geöffnet. Markieren Sie in der Liste Feldnamen den Eintrag DocProperty.
  4. In der Liste Eigenschaft werden alle möglichen Textbausteine aufgelistet.

    Alle Textbausteine, die mit DF_ beginnen, werden von BUSINESS automatisch gefüllt.

  5. Markieren Sie in der Liste Eigenschaft den gewünschten Textbaustein, z.B. DF_PROJEKT und bestätigen mit [OK].
  6. Der Textbaustein wird im Dokument an der markierten Stelle eingefügt und sofort von BUSINESS automatisch gefüllt.

Ein Beispiel für das Arbeiten mit Textbausteinen haben wir für Sie in einer Musterdatei vorbereitet. Diese können Sie hier herunterladen und anschließend in Ihr System importieren und dann ggf. duplizieren können.

vorhandene Textbausteine

In Abhängigkeit vom BUSINESS-Programmteil, in dem Sie das Dokument erstellt haben, sind die Informationen zum Füllen der Textbausteine verfügbar.

Mögliche Optionen zum Feldnamen DocPropertyBedeutungVerfügbarkeit:
A=Adressen, P=Projektverwaltung, Ü=Überall
DF_DOKUMENTENARTDokumentenartÜ
DF_WIEDERVWiedervorlage anÜ
DF_WIEDERVSTATUSWiedervorlage StatusÜ
DF_SACHBSachbearbeiterÜ
DF_SACHB_BZBedienerzeichenÜ
DF_BZWie vor DF_SACHB_BZ (Kompatibilität Alt-Vorlagen)Ü
DF_SACHB_DURCHWAHLSachbearbeiter Tel.-DurchwahlÜ
DF_SACHB_TELSachbearbeiter Telefon komplettÜ
DF_SACHB_FAXSachbearbeiter FaxÜ
DF_SACHB_MAILSachbearbeiter MailÜ
DF_SACHB_HANDYSachbearbeiter HandyÜ
DF_LIZENZNEHMERLizenznehmerÜ
DF_DEB_KRED_NRDebitor- bzw. Kreditornummer der AdresseÜ
DF_ADRESSFELDEmpfängeradresseA, P
DF_FIRSTNAMEVorname bei privaten EmpfängeradressenA, P
DF_LASTNAMENachname bei privaten EmpfängeradressenA, P
DF_STRASSEStraße EmpfängeradresseA, P
DF_ORTOrt EmpfängeradresseA, P
DF_PLZPLZ EmpfängeradresseA, P
DF_APName AnsprechpartnerA, P
DF_AP_TELTelefon AnsprechpartnerA, P
DF_AP_FAXFax AnsprechpartnerA, P
DF_AP_MAILMail AnsprechpartnerA, P
DF_AP_HANDYHandy AnsprechpartnerA, P
DF_AUFTRAGGEBERAuftraggeber (Kurzangabe)P
DF_NAMEAuftraggeber (Langangabe)P
DF_ZUSATZ1Auftraggeber (Zusatz1)P
DF_BETREFFBetreffP
DF_PROJEKTProjektbezeichnungP
DF_PROJEKT_NRProjektbezeichnungP
DF_OBJEKTObjektbezeichnungP
DF_OBJEKT_NRObjektnummerP
DF_LVLV-BezeichnungP
DF_LV_NRLV-NummerP
DF_VERKAEUFERVerkäufer des LV (in Angebotsphase)P
DF_BAULEITERBauleiter des LV (in Baustellenphase)P
DF_VERANTWORTLICHVerantwortlich des LV (in Baustellenphase)P
DF_GESCHAEFTSBEREICHGeschäftsbereich des LVP
DF_POSITION_NRPositionsnummerP
DF_POSITION_BEZPositionsbezeichnungP
DF_AUSFUEHRUNGSORT_STRASSEStraße inkl. Hausnummer des AusführungsortesP
DF_AUSFUEHRUNGSORT_PLZPostleitzahl des AusführungsortesP
DF_AUSFUEHRUNGSORT_ORTOrt des AusführungsortesP
DF_AUSFUEHRUNGSORT_ZUSATZZusatz des AusführungsortesP
DF_BAUBEGINN_GEPLANTgeplanter Baubeginn der BaustelleP
DF_FERTIGSTELLUNG_BISvereinbarter Fertigstellungstermin der BaustelleP
DF_BAUBEGINN_AMtatsächlicher Baubeginn der BaustelleP
DF_BAUENDE_AMtatsächliches Bauende der BaustelleP
DF_LVSUMMENettosumme des LVP
DF_LVSUMME_BRUTTOBruttosumme des LVP
DF_LVSUMME_STEUERNMehrwertsteuer des LVP
DF_BRIEFANREDEBriefanrede KorrespondenzA

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