Zahlungseingang

Beschreibung

Zur Ermittlung der Offenen Posten Ihrer Debitoren und zur Verwendung des Programmbereichs Mahnwesen erfassen Sie im Programmbereich Zahlungseingang:

  • eingegangene Zahlungen
  • Rechnungsbetragsänderungen wie Kürzungen
  • gewährte Skontobeträge
  • Zurückstellungen
  • Sonstige Bilanzbuchungen
  • Auszahlungen für Gutschriften
  • erhaltene Vorauszahlungen











Zum Öffnen des Programmbereichs Zahlungseingang klicken Sie im Menü BUSINESS auf .


Der Programmbereich Zahlungseingang wird geöffnet.


Im oberen Bildschirmbereich wird die Eingabemaske für die Datenerfassung angezeigt.

Im unteren Bildschirmbereich erhalten Sie auf der jeweiligen Registerkarte einen Überblick über offene Posten, gestellte Rechnungen, erfasste Zahlungen, offene Vorauszahlungen/Gutschriften, Betragsänderungen und Sicherheiten/Zurückstellungen.


Zahlung erfassen

Debitor und Rechnung Nr
Zum Erfassen eines Zahlungseingangs wählen Sie zunächst den Debitor, von dem Sie die Zahlung erhalten haben, und die Rechnung, die bezahlt wurde, aus. Dazu haben Sie folgende Möglichkeiten:

  1. Haben Sie die Rechnungsnummer der Rechnung, zu der Sie die Zahlung erfassen möchten, zur Hand, können Sie die Rechnung und den Debitor gleichzeitig auswählen. Tragen Sie dazu die Rechnungsnummer im Feld Rechnung Nr. ein und bestätigen mit Enter.
  2. Durch Klicken auf im Feld Rechnung Nr. öffnen Sie eine Auflistung aller offenen Rechnungen. Wählen Sie die Rechnung aus und bestätigen die Auswahl mit [OK].
  3. Wählen Sie zunächst den Debitor, von dem Sie die Zahlung erhalten haben aus. Tragen Sie dazu im Feld Debitor die Debitoren-Nummer ein oder öffnen die Adresssuche durch Klicken auf und übernehmen den Debitor. Nach Auswahl des Debitors werden im unteren Bildschirmbereich auf der Registerkarte Offene Posten alle noch nicht bezahlten Rechnungen des Debitors aufgelistet. Markieren Sie die Rechnung, zu der Sie die Zahlung erfassen möchten.

Klicken Sie anschließend auf in der Toolleiste und geben in der Erfassungsmaske folgende Daten der eingegangenen Zahlung ein.

FeldBeschreibung
BankWählen Sie das Finanzkonto aus, auf das der Zahlungseingang in Ihrer Finanzbuchhaltung gebucht wird. In den Parametern der Finanzverwaltung legen Sie fest, welches Finanzkonto standardmäßig voreingestellt ist. Das gewählte Finanzkonto wird bei der Übergabe der Zahlungseingangsbuchungen an externe Finanzbuchhaltungssoftware mitübergeben und kann für die Auswertung im Finanz-Manager verwendet werden.
AuszugTragen Sie ggf. die Nummer des Kontoauszuges ein.
ZahlungseingangDurch Klicken auf öffnen Sie den Kalender, in dem Sie das Datum des Zahlungseinganges durch Mausklick auswählen oder tragen das Datum über den Nummernblock Ihrer Tastatur ein. Die Eingabe 20,10,19 erkennt das Programm automatisch als 20.10.2019.
BuchungsdatumIst das Buchungsdatum nicht gleich dem Datum des Zahlungseinganges klicken Sie auf . Tragen Sie das abweichende Buchungsdatum ein oder wählen es durch Klicken auf im Kalender aus.
BetragTragen Sie den Betrag ein, der auf Ihrem Bankkonto eingegangen ist. Das Programm belegt automatisch den Betrag der gewählten offenen Rechnung vor.
ZahlungsrestWeicht der eingegangene Betrag vom Betrag der offenen Rechnung ab, berechnet das Programm die Differenz. Ein negativer Zahlungsrest wird als neuer offener Posten geführt. Mit positivem Zahlungsrest können Sie weitere offene Rechnungen des Debitors bezahlen oder ihn der nächsten Rechnung als Vorauszahlung zuweisen.
Rechnung Nr., Betrag, Datum und FälligEs wird die Belegnummer der gewählten Rechnung, der Rechnungsbetrag, das Belegdatum der Rechnung sowie das Fälligkeitsdatum der Rechnung angezeigt.
ZahlbetragDas Programm trägt automatisch den Betrag ein, den Sie im Feld Betrag eingetragen haben. Ist der eingegangene Betrag höher als der Betrag der gewählten offenen Rechnung, wird der Betrag der Rechnung vorbelegt. Möchten Sie nur einen Teil der Rechnung bezahlen, tragen Sie hier den gewünschten Betrag ein.
OffenWeicht der Zahlbetrag vom Rechnungsbetrag ab, berechnet das Programm die Differenz. Der offene Posten wird zum Debitor als neuer offener Posten geführt.
Rechnungsbetragsänderung und GrundEine detaillierte Beschreibung zur Erfassung von Rechnungsbetragsänderungen finden Sie im Abschnitt Rechnungsbetragsänderung erfassen.
SkontoLiegt die Zahlung innerhalb der gewährten Skontofrist, berechnet das Programm zum Zahlbetrag automatisch den gewährten Skonto-Betrag. In den folgenden Feldern werden die Zahlungskonditionen der Rechnung angezeigt.
Zurückstellung, Grund und FälligEine detaillierte Beschreibung zur Erfassung von Zurückstellungen finden Sie im Abschnitt Zurückstellung erfassen.
SonstigesEine detaillierte Beschreibung zur Erfassung von sonstigen Bilanzbuchungen finden Sie im Abschnitt Sonstige Bilanzbuchung erfassen.

Nachdem Sie alle notwendigen Angaben für die eingegangene Zahlung vorgenommen haben, klicken Sie auf in der Toolleiste. Die Buchungssätze werden erzeugt.

Wurde eine offene Rechnung vollständig bezahlt, wird diese auf der Registerkarte Offene Posten nicht mehr aufgelistet. Auf der Registerkarte Zahlungen werden alle erfassten Zahlungen angezeigt.


Rechnungsbetragsänderung erfassen

Eine Erhöhung oder Kürzung des Rechnungsbetrages können Sie im Zuge einer erhaltenen Zahlung erfassen sowie ohne eingegangene Zahlung. Dazu können Sie den Wert der Rechnungsbetragsänderung definieren oder positionsweise die abgerechneten Mengen bearbeiten.

Rechnungsbetragsänderung mit Zahlungseingang

Nachdem Sie den Zahlbetrag der erhaltenen Zahlung erfasst haben, tragen Sie im Feld Rechnungsbetragsänderung den Betrag ein, um den Sie den Rechnungsbetrag ändern möchten. Durch Eintragen eines positiven Wertes erhöhen Sie den Rechnungsbetrag; ein negativer Wert kürzt den Rechnungsbetrag. Im Feld Grund können Sie zur internen Information einen Kommentar eintragen. In der Auswahl Erköskonto wählen Sie durch Klicken auf , auf welches Erlöskonto Ihrer Finanzbuchhaltung die Rechnungsbetragsänderung gebucht wird.


Speichern Sie die erfasste Zahlung einschließlich der Rechnungsbetragsänderung durch Klicken auf in der Toolleiste.

Rechnungsbetragsänderung ohne Zahlungseingang

Haben Sie zur Rechnung keine Zahlung erhalten, aber möchten eine Rechnungsbetragsänderung erfassen, dann klicken Sie nach Auswahl des Debitors und der Rechnung auf in der Toolleiste.


Tragen Sie auf der Registerkarte Allgemein folgende Daten der Rechnungsbetragsänderung ein.

FeldBeschreibung
freigegebener BetragTragen Sie wahlweise den Betrag ein, der vom Prüfenden für die Rechnung freigegeben wurde, oder den Betrag, um den die Rechnung verändert wird. Ein positiver Änderungswert erhöht den Rechnungbetrag; ein negativer Wert kürzt ihn. Die beiden Felder werden automatisch wechselseitig aktualisiert.
Betragsänderung
freigegeben amTragen Sie das Datum ein oder wählen es durch Klicken auf aus dem Kalender aus, an dem der neue Rechnungsbetrag vom Prüfenden freigegeben wurde.
GrundTragen Sie zur internen Information ggf. einen Kommentar ein.
ErlöskontoDurch Klicken auf wählen Sie, auf welches Erlöskonto Ihrer Finanzbuchhaltung die Rechnungsbetragsänderung gebucht wird.
Hinweistext BelegdruckTragen Sie den Text ein, der auf dem Beleg ausgegeben wird

Nach Speichern Ihrer Angaben mit Klicken auf in der Toolleiste wird automatisch das Druckmenü für den Belegdruck geöffnet. Erstellen Sie zur erfassten Rechnungsbetragsänderung einen Beleg für Ihre Finanzbuchhaltung.

positionsweise Betragsänderung

Möchten Sie die Rechnungsbetragsänderung durch Bearbeitung der abgerechneten Mengen, Preises oder Gesamtbetrags je Position erfassen, dann klicken Sie nach Auswahl des Debitors und der Rechnung zunächst auf in der Toolleiste.


Öffnen Sie anschließend die Registerkarte Positionsweise Betragsänderung. Ändern Sie Menge, Preis oder Gesamtbetrag einer oder mehrerer Positionen.

  • In der Spalte Menge wird je Position die Menge angezeigt, die mit der gewählten Rechnung abgerechnet wurde. In der Spalte Menge gepr. tragen Sie die neuen Mengen ein. Der Preis und Gesamtbetrag sowie die LV-Summe werden automatisch aktualisiert.
  • Zudem können Sie den Preis oder den Gesamtbetrag einer Position abändern. Die Werte werden wechselseitig sowie die LV-Summe automatisch aktualisiert.
  • Geänderte Werte werden fett formatiert angezeigt.
  • Der Betrag, der sich aus den Eingaben als Rechnungsbetragsänderung ergibt, wird im unteren Bildschirmbereich in der Spalte Saldo sowie auf der Registerkarte Allgemein angezeigt.



Nach Speichern Ihrer Angaben mit Klicken auf in der Toolleiste wird automatisch das Druckmenü für den Belegdruck geöffnet. Erstellen Sie zur erfassten Rechnungsbetragsänderung einen Beleg für Ihre Finanzbuchhaltung.


gewährtes Skonto erfassen

Nachdem Sie den Zahlbetrag der erhaltenen Zahlung erfasst haben, tragen Sie im Feld Skonto den Betrag ein, den Sie für diese Zahlung als Skonto gewähren. In der Eingabemaske werden die Zahlungskonditionen, die Sie für diese Rechnung verwendet haben, angezeigt. An Hand der Daten wird automatisch ermittelt, ob die Zahlung innerhalb des Skontozeitraumes liegt und ggf. der entsprechende Skontobetrag vorbelegt. Den vorbelegten Skontobetrag können Sie manuell verändern.

Beispiel: Belegdatum der Rechnung = 04.09.2019, Zahlungseingangsdatum = 12.09.2019 ⇒ Zahlung erfolgte vor dem 14.09.2019 (Zeitraumende für Skonto 1) ⇒ sie haben 3,00% Skonto gewährt ⇒ 3,00% vom Rechnungsbetrag 14.607,56 = 438,23 €


Speichern Sie die erfasste Zahlung einschließlich des gewährten Skontos durch Klicken auf in der Toolleiste.


Zurückstellung erfassen

Haben Sie mit Ihrem Auftraggeber nachträglich vereinbart, dass ein Teil oder der gesamte Rechnungsbetrag erst zu einem späteren Zeitpunkt fällig sein soll, dann erfassen Sie diesen Betrag als Zurückstellung und definieren das neue Fälligkeitsdatum. Eine Zurückstellung können Sie im Zuge einer erhaltenen Zahlung erfassen sowie ohne eingegangene Zahlung.

Zurückstellung mit Zahlungseingang

Nachdem Sie den Zahlbetrag der erhaltenen Zahlung erfasst haben, tragen Sie im Feld Zurückstellung den Betrag ein, dessen Fälligkeit Sie verschieben möchten. Im Feld Grund können Sie zur internen Information einen Kommentar eintragen. Die neue Fälligkeit des zurückgestellten Betrages definieren Sie durch Eintragen des Fälligkeitsdatums oder Auswahl der Dauer in Tagen.


Speichern Sie die erfasste Zahlung einschließlich der Zurückstellung durch Klicken auf in der Toolleiste.

Zurückstellung ohne Zahlungseingang

Haben Sie zur Rechnung keine Zahlung erhalten, aber möchten eine Zurückstellung erfassen, dann klicken Sie nach Auswahl des Debitors und der Rechnung in der Toolleiste auf .


In der Erfassungsmaske werden die Felder zur Erfassung der Zurückstellung bearbeitbar. Tragen Sie, wie bei der Zurückstellung mit Zahlungseingang, den Betrag ein, ggf. einen Kommentar und definieren das neue Fälligkeitsdatum.


Speichern Sie die erfassten Angaben durch Klicken auf in der Toolleiste.


Sonstige Bilanzbuchung erfassen

Ist in der eingegangenen Zahlung ein Betrag enthalten, der zusätzlich zum Rechnungsbetrag gezahlt wurde, können Sie diesen als zusätzliche Bilanzbuchung erfassen (z.B. für Trinkgeld, Straßenreinigungsgebühr). Klicken Sie dazu nach Eingabe des Zahlbetrags beim Feld Sonstiges auf .


Der Dialog zusätzliche Buchungen auf Bilanzkonten wird geöffnet.


Zum Erfassen einer neuen Bilanzbuchung klicken Sie auf , wählen das Bilanzkonto aus und tragen einen Buchungstext und den Betrag ein. Legen Sie zudem fest, ob der Betrag von den Steuern beansprucht wird (z.B. Trinkgeld mit Steuer, Straßenreinigungsgebühr ohne Steuer). Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit [OK].


Auszahlung für Gutschrift erfassen

Haben Sie im Programmbereich Abrechnung für einen Auftraggeber eine Gutschrift ausgegeben, erfassen Sie hier den ausgezahlten Gutschriftsbetrag. Gehen Sie dazu vor wie beim Erfassen einer erhaltenen Zahlung. Wählen Sie den Debitor und die Gutschrift aus, tragen jedoch in den Feldern Betrag und Zahlbetrag negative Beträge ein.


Nachdem Sie alle notwendigen Angaben für die ausgezahlte Gutschrift vorgenommen haben, klicken Sie auf in der Toolleiste. Die Buchungssätze werden erzeugt.

Wurde eine offene Gutschrift vollständig ausgezahlt, wird diese auf der Registerkarte Offene Posten nicht mehr aufgelistet. Auf der Registerkarte Zahlungen werden alle erfassten Ein- und Auszahlungen angezeigt.


Vorauszahlung erfassen

Sie können versteuerte Anzahlungen mit eigenem Beleg, Vorauszahlungen zur Verrechnung und Vorauzahlungen aus Überzahlungen von Rechnungen erfassen sowie Vorauszahlungen mit bestehenden Rechnungen verrechnen.

versteuerte Anzahlung (Druck eines Beleges)

Für Anzahlungen, die versteuert werden sollen oder müssen. Es werden alle notwendigen Buchungssätze erzeugt und ggf. per Schnittstelle an externe Finanzbuchhaltungssoftware übergeben. Zusätzlich wird automatisch das Druckmenü für das Erstellen eines Beleges gestartet.

Nach Auswahl des Debitors klicken Sie in der Toolleiste auf und wählen die Funktion versteuerte Anzahlung (Druck eines Beleges).


Die Eingabemaske zur Erfassung der versteuerten Anzahlung wird geöffnet.


Tragen Sie folgende Daten ein:

FeldBeschreibung
Bank
Füllen Sie die Felder wie bei der Erfassung von Zahlungen. Eine detaillierte Beschreibung finden Sie im Abschnitt Zahlungen erfassen.
Auszug
Zahlungseingang
Buchungsdatum
BelegnummerTragen Sie die Belegnummer ein, die für die folgende Ausgabe des Beleges und für die Finanzbuchungen verwendet wird. Mit Klicken auf übernehmen Sie die nächste freie Nummer aus dem Nummernkreis Rechnung. Ist keine Belegnummer eingetragen, wird beim Speichern automatisch die nächste freie Nummer aus dem Nummernkreis verwendet.
BetragTragen Sie den erhaltenen Anzahlungsbetrag inkl. Steuer ein.
Vorauszahlung fürSind zu dem Debitor in der Projektverwaltung mehrere Baustellen vorhanden, wählen Sie durch die Baustelle aus, für die Sie die Anzahlung erhalten haben.
Hinweistext BelegdruckTragen Sie den Text ein, der auf dem Beleg für die Vorauszahlung gedruckt wird.

Nach Speichern Ihrer Angaben mit Klicken auf in der Toolleiste wird automatisch das Druckmenü für den Belegdruck geöffnet. Erstellen Sie zur erfassten Anzahlung einen Beleg für Ihre Finanzbuchhaltung.

Vorauszahlung (einer Rechnung oder Forderung zuordnen)

Für Anzahlungen, die mit einer folgenden Rechnung oder einem bestehenden offenen Posten des gleichen Debitors verrechnet werden sollen. Es werden keine Buchungssätze für die Finanzbuchhaltung erzeugt. Die Vorauszahlung steht beim nächsten Rechnungsdruck sowie in der Zahlungsverwaltung zur Verrechnung zur Verfügung.

Nach Auswahl des Debitors klicken Sie in der Toolleiste auf und wählen die Funktion Vorauszahlung (einer Rechnung oder Forderung zuordnen).


Die Eingabemaske zur Erfassung der Vorauszahlung zur Verrechnung wird geöffnet.


Tragen Sie folgende Daten ein:

FeldBeschreibung
Bank
Füllen Sie die Felder wie bei der Erfassung von Zahlungen. Eine detaillierte Beschreibung finden Sie im Abschnitt Zahlungen erfassen.
Auszug
Zahlungseingang
Buchungsdatum
BetragTragen Sie den erhaltenen Anzahlungsbetrag ein.
Vorauszahlung für- Sind zu dem Debitor in der Projektverwaltung mehrere Baustellen vorhanden, wählen Sie durch die Baustelle aus, für die Sie die Anzahlung erhalten haben. Die Vorauszahlung kann dann nur mit einer Rechnung zu dieser Baustelle verrechnet werden.
- Zusätzlich können Sie die Vorauszahlung zunächst dem Debitor zuordnen. Die Vorauszahlung kann dann mit einer Rechnung zu jeder Baustelle dieses Debitors verrechnet werden.

Nach Speichern Ihrer Angaben mit Klicken auf in der Toolleiste steht die Vorauszahlung zur Verrechnung zur Verfügung. Eine detaillierte Beschreibung zur Verrechnung von Vorauszahlungen finden Sie im Abschnitt Vorauszahlung verrechnen.

Vorauszahlung aus Überzahlung einer Rechnung

Ist der eingegangene Geldbetrag höher als der Zahlbetrag der Rechnung, d.h. bleibt ein Zahlungsrest, können Sie die Überzahlung als Vorauszahlung erfassen. Erfassen Sie dazu die eingegangene Zahlung wie gewohnt.


Beim Speichern der Eingabe wird ein Hinweis angezeigt, dass ein Zahlungsrest vorhanden ist. Bestätigen Sie den Hinweis mit [OK]. Klicken Sie anschließend auf in der Toolleiste und wählen Sie, ob Sie den Zahlungsrest als versteuerte Anzahlung (Druck eines Beleges) oder Vorauszahlung (einer Rechnung oder Forderung zuordnen) erfassen möchten. Gehen Sie entsprechend der jeweiligen Beschreibung weiter vor.

Vorauszahlung verrechnen

Erfasste Vorauszahlungen, die noch keiner Rechnung zugeordnet, sind können Sie anschließend mit einer nächsten Rechnung direkt beim Erstellen verrechnen oder einer bereits bestehenden Rechnung zuordnen. Versteuerte Anzahlungen werden nicht zur Verrechnung angezeigt, da diese ein eigenständiger Beleg sind und nicht verrechnet werden.

Vorauszahlung mit nächster Rechnung verrechnen
Wurde bei der Erfassung der Vorauszahlung im Feld Vorauszahlung für eine Baustelle festgelegt, wird die Vorauszahlung nur beim Erstellen der nächsten Rechnung für diese Baustelle zur Verrechnung angezeigt. Wurde bei der Erfassung der Vorauszahlung im Feld Vorauszahlung für der Debitor gewählt, wird die Vorauszahlung beim Erstellen einer Rechnung für jede Baustelle dieses Debitors angezeigt.
Eine detaillierte Beschreibung zur Funktion im Rechnungsdruck finden Sie im Kapitel Vorauszahlungen zuweisen.

Vorauszahlung einer bestehenden Rechnung zuordnen
Auf der Registerkarte offene VZ/GS werden alle erfassten Vorauszahlungen angezeigt, die noch mit keiner Rechnung verrechnet sind. Versteuerte Anzahlungen sind nicht aufgeführt, da diese ein eigenständiger Beleg sind und nicht verrechnet werden.

Offene Vorauszahlungen und Gutschriften können Sie hier einer bestehenden offenen Rechnung zuordnen und somit die notwendigen Buchungen für die Ermittlung Ihrer Offenen Posten und für die Finanzbuchhaltung erzeugen. Öffnen Sie auf der gewünschten Vorauszahlung oder Gutschrift das Kontextmenü über die rechte Maustaste und wählen den Eintrag Vorauszahlung/Gutschrift zuordnen.


Der Dialog Zuweisung Rechnung zu Vorauszahlung wird geöffnet. Wählen Sie die Rechnung, der Sie die Vorauszahlung zuordnen möchten und bestätigen mit [OK].


Ist die Vorauszahlung oder Gutschrift komplett verrechnet, wird Sie auf der Registerkarte offene VZ/GS nicht weiter angezeigt.

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