Finanz-Manager

Der Finanz-Manager ermöglicht es Ihnen sofort und unkompliziert Betriebs- und Baustellendaten zu sortieren und zu analysieren. Gewinnen Sie dadurch zeitliche Unabhängigkeit von der Buchhaltung, um beispielsweise umsatzrelevante Entscheidungen zu treffen.

Zudem fallen Ihnen Unstimmigkeiten durch Erfassungsfehler, die im täglichen Arbeitsablauf (z.B. beim Erstellen einer Rechnung oder dem Buchen eines Lieferscheins auf eine falsche Baustelle) passieren, direkt auf und können somit schnell korrigiert werden.

In der Benutzerverwaltung steuern Sie über detaillierte Benutzerrechte die Verfügbarkeit von Funktionen und die Sichtbarkeit von Daten für den angemeldeten Benutzer. Für den Finanz-Manager stehen folgende Benutzerrechte zur Verfügung:

Der Finanz-Manager kann aus verschiedenen Bereichen im Programm aufgerufen werden. Je nachdem von wo aus der Finanz-Manager gestartet wird, sind andere Informationen sichtbar.

• Der Aufruf über das Menü BUSINESS > Finanz-Manager startet den Finanz-Manager in seiner Komplettansicht, mit dem Blick über das ganze Unternehmen.
  

• Öffnen Sie den Finanz-Manager im Baustellenkonto über den Schalter Übersicht, werden nur die Daten zu diesem Projekt angezeigt.
  

Auf der Registerkarte Offene Posten werden die offenen Forderungen angezeigt; in Abhängigkeit des Programmaufrufes alle offenen Posten Ihres Unternehmens oder nur die offenen Posten eines gewählten Debitors oder eines Bauvorhabens.

• Wählen Sie den gewünschten Auswertungszeitraum nach Beleg- oder Buchungsdatum aus und aktualisieren Sie die Datenansicht durch Klicken auf .
• Die Daten der offnen Posten werden tabellarisch dargestellt.
• In der Spalte Status ist anhand der farblichen Symbole sofort der Status des offenen Postens erkennbar:
  • rot = Die gesamte Forderung ist noch offen.
  • gelb = Für die Rechnung gibt es eine Teilzahlung, Betragsänderung oder eine Vereinbarung zur Ratenzahlung.

Auf der Registerkarte Rechnungen sehen Sie eine Aufstellung Ihrer Ausgangsrechnungen; in Abhängigkeit des Programmaufrufs alle Rechnungen Ihres Unternehmens oder nur die Rechnungen eines Debitors oder eines Bauvorhabens.

• Die Daten der Rechnungen werden tabellarisch dargestellt. In der Spalte Status ist anhand der farblichen Symbole sofort der Status der Rechnungen erkennbar:
  • rot = Die gesamte Forderung ist noch offen.
  • gelb = Für die Rechnung gibt es eine Teilzahlung, Betragsänderung oder eine Vereinbarung zur Ratenzahlung.
  • grün = Diese Rechnung ist vollständig beglichen.
• Durch Klicken auf in der ersten Spalte können Sie zu jeder Rechnung einsehen, wann und welche Geldströme diese Forderung verändert haben.

Auf der Registerkarte Zahlungen können Sie sich einen Überblick über Ihre erhaltenen Zahlungen verschaffen.

• Wählen Sie den gewünschten Auswertungszeitraum nach Beleg- oder Buchungsdatum aus und aktualisieren Sie die Datenansicht durch Klicken auf .

Auf der Registerkarte Baustellenjournal werden alle buchungsrelevanten Daten aufgelistet, die auch an eine mögliche Buchhaltung übergeben werden, sofern Sie eine FiBu-Schnittstelle nutzen.

• Wählen Sie den gewünschten Auswertungszeitraum nach Beleg- oder Buchungsdatum aus und aktualisieren Sie die Datenansicht durch Klicken auf .

Für Ihre Kosten- und Leistungsrechnung können Sie Ihre Kosten und Erlöse mit Hilfe der Auswertungskennzeichen Zuweisung 1 + 2 gruppieren.

Definieren Sie zunächst die Auswertungskennzeichen, nach denen Sie Ihre Auswertungen vornehmen möchten.

Markieren Sie dazu im Verzeichnisbaum der Finanzverwaltung den Eintrag Parameter und aktivieren unter Verwendung von Zuweisungen die Option Zuweisung 1 und/oder Zuweisung 2.

• Vergeben Sie jeweils eine Bezeichnung für die beiden Auswertungskennzeichen. Diese werden bei der weiteren Arbeit in allen Programmbereichen angezeigt.
• Definieren Sie im Feld Länge die Stellenanzahl (max. 10) der eindeutigen Nummern der Kostengruppen des jeweiligen Auswertungskennzeichens.

Legen Sie anschließend je Auswertungskennzeichen beliebig viele Kostengruppen an.

Markieren Sie dazu im Verzeichnisbaum das Auswertungskennzeichen und klicken im Menü Finanzverwaltung auf Neu. Vergeben Sie für die neue Kostengruppe entsprechend der zuvor definierten Länge eine eindeutige Nummer und tragen eine Bezeichnung ein.


Abschließend können Sie nun für jedes Auswertungskennzeichen definieren, welche der Kostengruppen für neue Datensätze verwendet werden soll, wenn keine individuelle Kostengruppe zugewiesen wurde.

Standardmäßig werden beim Rechnungsdruck für die Erlösbuchungen und beim Erfassen von Aufwandsbuchungen (Lohn-/Gerätestunden, Material-/Pflanzenlieferungen, Eingangsrechnungen) die Kostengruppen verwendet, die Sie in der Finanzverwaltung als Vorbelegung festgelegt haben. Innerhalb der LV-Bearbeitung können Sie dem LV, allen Positionen einer Hierarchiestufe sowie jeder einzelnen Position individuelle Kostengruppen zuweisen.

Markieren Sie dazu im Positionsbaum der LV-Bearbeitung den Eintrag Positionen, die Hierarchiestufe oder die Position, öffnen auf der rechten Bildschirmseite die Registerkarte Zuordnung und wählen die gewünschten Kostengruppen aus.

Für das Erzeugen der Erlös- und Aufwandsbuchungen können jeweils wahlweise die am LV bzw. an den Positionen hinterlegten Kostengruppen verwendet sowie abweichende Kostengruppen ausgewählt werden.

• Bei der Ausgabe von Rechnungen/Gutschriften wählen Sie im Printmanagement vor der Ausgabe durch Aktivieren der Formulareinstellung Positionszuordnung verwenden, dass für die Erlösbuchungen die am LV bzw. an den Positionen hinterlegten Kostengruppen verwendet werden. Für die Positionen, denen keine individuellen Kostengruppen zugewiesen sind, werden die Kostengruppen verwendet, die im Printmanagement gewählt sind.

• Beim Erfassen von Lohn- und Gerätestunden sowie Material- und Pflanzenlieferungen in der Nachkalkulation wird beim Speichern ein Dialog zur Auswahl der Kostengruppen angezeigt. Die am LV bzw. an den Positionen hinterlegten Kostengruppen sind vorbelegt.

• Beim Erfassen von Eingangsrechnungen im Rechnungseingang wird ein Dialog zur Auswahl der Kostengruppen angezeigt. Die am LV bzw. an den Positionen hinterlegten Kostengruppen sind vorbelegt.

• Beim Erfassen von Eingangsrechnungen im Digitalen Posteingang werden auf den Registerkarten Rechnungseingang Details und Rechnung aufteilen Auswahlfelder zum Festlegen der Kostengruppen angezeigt. Die am LV bzw. an den Positionen hinterlegten Kostengruppen sind vorbelegt.

Eine Komfortfunktion ist die einmalige Zuweisung der Kostengruppen in der Standardleistungsverwaltung. Die Kostengruppen, die an der Standardleistung hinterlegt sind, werden bei Übernahme der Standardleistung ins LV mit übernommen.

Im Finanz-Manager wird für jede der beiden Auswertungskennzeichen eine Registerkarte angezeigt. Die Registerkarten tragen den Namen des jeweiligen Auswertungskennzeichens, den Sie in der Finanzverwaltung festgelegt haben. Es werden die Erlös- und Aufwandsbuchungen zur Auswertung des jeweiligen Auswertungskennzeichens angezeigt.

• Wählen Sie den gewünschten Auswertungszeitraum nach Beleg- oder Buchungsdatum aus und aktualisieren Sie die Datenansicht durch Klicken auf .

Zusätzlich zur Trennung der Daten nach den Auswertungskennzeichen stehen Ihnen die Informationen wie Geschäftsbereich, Arbeitsbereich, LV-Kennung, Kostenstelle, Bauleiter usw. zur Verfügung. Dies ermöglicht Ihnen die Auswertung Ihrer Daten aus verschiedenen Blickwinkeln

Auf den Registerkarten Offene Posten und Rechnungen können Sie für ausgegebene Rechnungen nachträglich die Daten der Zahlungskonditionen sowie die Zuordnungen (Geschäftsbereich, Arbeitsbereich, Hauptkennung, Bauleiter) der Rechnungen ändern.

Markieren Sie die gewünschte Rechnung, öffnen das Kontextmenü über die rechte Maustaste und wählen den Eintrag Zako/Zuordnung anzeigen/ändern.


Auf der Registerkarte Zahlungsbedingungen können Sie die Daten der Zahlungskondition sowie die Mahnstufe für das Mahnwesen ändern.


Auf der Registerkarte Zuordnung können Sie die Zuordnungen (Geschäftsbereich, Arbeitsbereich, Hauptkennung, Bauleiter) der Rechnung ändern.


Bestätigen Sie Ihre Änderungen durch Klicken auf [Speichern].

Auf den Registerkarten Baustellenjournal und Zuweisung 1 + 2 können Sie bestehende Buchungsdaten nachträglich ändern. In Abhängigkeit der markierten Buchung steht im Kontextmenü die Funktion Umbuchen und/oder Umbuchen (erweitert) zur Verfügung.


Mit der Funktion Umbuchen können Sie Datum, Betrag, Konto, Buchungstext und Belegnummer der Buchung ändern.


Mit der Funktion Umbuchen (erweitert) können Sie zusätzlich die Zuordnungen (Geschäftsbereich, Arbeitsbereich, Hauptkennung, Bauleiter, Kostenstelle und Konto bzw. die Kostengruppe der Buchung ändern.

Die Datenauswertungen im Finanz-Manager können Sie durch den Klick auf in der Toolleiste zur weiteren Bearbeitung an Microsoft Excel übergeben.


Auf der Registerkarte Baustellenjournal steht Ihnen zusätzlich die Funktion Drucken zur Verfügung. Das Programm erkennt, welche Buchungsart Sie markiert haben. Haben Sie eine Erlösbuchung selektiert, wird die gespeicherte PDF-Datei der dazuhörigen Rechnung in Ihrem Standard-PDF-Reader geöffnet.

Für jede Registerkarte im Finanz-Manager können Sie unabhängige Tabellenlayouts (Spaltenauswahl, -reihenfolge, Gruppierung) erstellen und speichern, um diese für folgende Auswertungen wieder verwenden zu können.

Eine detaillierte Beschreibung der folgenden Standard-Tabellenfunktionen finden Sie auf folgenden Wiki-Seiten:

• Nach Spalten sortieren
• Spalten verschieben
• Spalten vergrößern
• Gruppierung nach Spalten

Mit der Funktion Layout können Sie der angezeigten Tabelle Spalte hinzufügen bzw. entfernen.

• Zum Hinzufügen einer Spalte wählen Sie im Dialog Tabelle anpassen die Spalte aus und ziehen Sie bei gedrückter Maustaste (Drag & Drop) an die Stelle in der Tabelle, an der Sie die Spalte einfügen möchten.
• Zum Entfernen einer Spalte ziehen Sie den Spaltenkopf bei gedrückter Maustaste in den Dialog Tabelle anpassen.

Das aktuell eingerichtete Tabellenlayout können Sie mit der Funktion Layout speichern speichern.

• Im oberen Bereich werden alle bereits gespeicherten Tabellenlayouts angezeigt.
• Wählen Sie ein vorhandenes Tabellenlayout aus, um dieses mit den aktuellen Einstellungen zu überschreiben.
• Um ein neues Tabellenlayout zu speichern, tragen Sie im Feld Bezeichnung eine Bezeichnung ein.
• Bestätigen Sie Ihre Auswahl/Eingabe mit Klicken auf [Speichern].

Gespeicherte Tabellenlayouts können Sie mit der Funktion Layout öffnen jederzeit für Ihre aktuelle Auswertung anwenden.

• Markieren Sie das gewünschte Tabellenlayout und bestätigen Ihre Auswahl mit Klicken auf [Übernehmen].