Datei importieren

Beschreibung

Nehmen Sie Ihre eingehenden, digitalen Dokumente in Ihren Digitalen Posteingang auf.
Eingehende Papierdokumente können Sie durch Scannen digitalisieren und die erzeugte PDF-Datei digital weiterverarbeiten.

Die Dateien eingehender, digitaler Dokumente können Sie per Drag & Drop und über die Windows-Dateiauswahl manuell in Ihren Digitalen Posteingang importieren.
Zudem können Sie die Dateien, die in definierten Verzeichnissen ankommen, über die Verzeichnis-Überwachung automatisch importieren lassen.

Dateien folgender Dateitypen können importiert werden:

Dateityp unterstützte Formate Hinweis
PDF-Dateien *.pdf
Bild-Dateien *.png Bild-Dateien werden beim Import automatisch in PDF-Dateien umgewandelt.
Zur Einhaltung der Anforderungen der GoBD wird die Originaldatei im Originalformat gespeichert und bei Aufnahme in die DATAflor Bauakte als erste Version des Dokumentes geführt; die erzeugte PDF-Datei als zweite Version.
*.jpg, *.jpeg
*.tif, *.tiff
E-Rechnungen ZUGFeRD Die Rechnungsdaten werden aus dem XML-Teil, der in der PDF-Datei integriert ist, ausgelesen.
X-Rechnung Die XML-Daten werden ausgelesen. Für die Ansicht und Rechnungsprüfung im Digitalen Posteingang werden die Daten in eine PDF-Datei gewandelt. Dazu wird ein standardisiertes Layout verwendet.
Zur Einhaltung der Anforderungen der GoBD wird die Original-XML-Datei gespeichert und bei Aufnahme in die DATAflor Bauakte als erste Version des Dokumentes geführt; die erzeugte PDF-Datei als zweite Version.
NK-Daten *.xml
Dokumente Dokumente und Dokumenteninformationen aus externen Dokumentenmanagementsystemen

Jede importierte Datei bzw. gescanntes Papierdokument wird im Digitalen Posteingang zu einer Aufgabe.


Import per Drag & Drop

Dateien können per Drag & Drop einfach mit der Maus aus anderen Anwendungen in den Digitalen Posteingang aufgenommen werden.

Der Datei-Import per Drag & Drop ist sowohl in der Demo-Version als auch im Standardumfang des Digitalen Posteingangs enthalten und steht Ihnen somit immer zur Verfügung.

Aus folgenden Anwendungen können Dateien per Drag & Drop in den Digitalen Posteingang aufgenommen werden:

  • aus dem Anhang einer E-Mail in Outlook
  • aus dem Windows Explorer
  • vom Desktop
  1. Öffnen Sie im Outlook die E-Mail, an der die Datei hängt, die Sie importieren möchten oder im Windows Explorer das Verzeichnis, in dem sich die Datei befindet.
  2. Markieren Sie die Datei im Anhang der E-Mail, im Windows Explorer oder auf dem Desktop mit der linken Maustatste.
  3. Ziehen Sie die Datei bei gedrückter Maustaste (Drag) in die Aufgabenübersicht des Digitalen Posteingangs und lassen die Maustaste los (Drop).


Import über Dateiauswahl

Dateien können über den Windows-Dateiauswahldialog in den Digitalen Posteingang aufgenommen werden.

Der Datei-Import ist sowohl in der Demo-Version als auch im Standardumfang des Digitalen Posteingangs enthalten und steht Ihnen somit immer zur Verfügung.

Klicken Sie im Digitalen Posteingang im Menü auf die Funktion Importieren.


Der Windows-Dateiauswahldialog wird geöffnet.

  • Wählen Sie die Datei, die Sie in Ihren Digitalen Posteingang importieren möchten.
  • Es stehen nur Dateien der oben genannten, unterstützten Dateitypen zur Auswahl.
  • Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit [Öffnen].

Papierdokument scannen

Für die Digitalisierung von Papierdokumenten können Sie diese direkt im Digitalen Posteingang scannen und der weiteren digitalen Verarbeitung zuführen.

Die Scan-Schnittstelle ist sowohl in der Demo-Version als auch im Standardumfang des Digitalen Posteingangs enthalten und steht Ihnen somit immer zur Verfügung.

Voraussetzung für die Nutzung der Scan-Schnittstelle ist der Anschluss eines TWAIN-fähigen Scanners sowie die Installation eines TWAIN 2-kompatiblen Treibers an den Netzwerkarbeitsplätzen, an denen Sie die Scan-Funktion nutzen möchten.

Klicken Sie im Digitalen Posteingang im Menü auf die Funktion Scannen.


Der Dialog Dokumente scannen wird geöffnet. Nachdem Sie im unteren Bereich unter Optionen die Einstellungen für das Scannen vorgenommen haben, legen Sie Ihr Papierdokument in den Scanner ein und starten den Scan-Vorgang durch Klicken auf Scannen.


Alle gescannten Seiten werden in der Miniaturansicht angezeigt. Klicken Sie in der Miniaturansicht auf eine Seite, wird diese in der Vorschau größer angezeigt. In der Toolleiste stehen Ihnen Funktionen zum Entfernen leerer Seiten sowie zur Ausrichtung der gescannten Seiten zur Verfügung. Sind Sie mit dem Scan-Ergebnis zufrieden, bestätigen Sie dies mit [OK].


Die erstellte PDF-Datei wird direkt in Ihrem Digitalen Posteingang angezeigt.


Verzeichnis-Überwachung

Sie können ein oder mehrere Verzeichnisse definieren, die vom DATAflor Workflowdienst überwacht werden. Dateien, die in diese Verzeichnisse kopiert oder verschoben werden, werden automatisch in den Digitalen Posteingang aufgenommen und zur weiteren digitalen Verarbeitung bereitgestellt.

Die Verzeichnis-Überwachung steht in der Demo-Version zum Kennenlernen zur Verfügung. Für die weitere Nutzung ist ein Abonnement des Produktes erforderlich.

Das Verzeichnis bzw. die Verzeichnisse, die vom DATAflor Workflowdienst überwacht werden, definieren Sie in den Einstellungen für den Digitalen Posteingang.


Import funktioniert nicht

Auf der Wiki-Seite Ursachen und Lösungsmöglichkeiten bei fehlgeschlagenem Importversuch sind mögliche Ursachen aufgeführt, die den erfolgreichen Import von Dateien in Ihren Digitalen Posteingang verhindern. Zudem sind Lösungsmöglichkeiten beschrieben, die Sie selbständig sofort ausführen können.


Weitere Schritte