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Häufig gestellte Fragen zum Digitalen Posteingang
zu generellen Funktionen
- Kann ich aus einer E-Mail eine angehängte Datei direkt in den Digitalen Posteingang importieren?
Ja. Ziehen Sie die Datei aus dem E-Mail-Anhang einfach per Drag & Drop in Ihren Digitalen Posteingang.
- Kann ich eine Datei aus dem Digitalen Posteingang direkt als E-Mail versenden oder als Datei speichern?
Nein, direkt aus dem Digitalen Posteingang ist das derzeit nicht möglich. Unsere Empfehlung: Legen Sie sich in Ihrem Digitalen Posteingang für das Dokument eine Wiedervorlage an. Wechseln Sie in Ihre Wiedervorlage und nutzen dort die Funktionen der Bauakte.
- Kann ich einen digitalen Eingangsstempel definieren?
Ja. Verwenden Sie für die Gestaltung Ihres digitalen Stempels die Textvariable [EINGANGSDATUM].
- Können aus einer Rechnung die erkannten Adressdaten zum Anlegen einer neuen Lieferanten-Adresse verwendet werden?
Ja. Die erkannten Adressdaten sind automatisch in den Erfassungsfeldern für das Anlegen einer neuen Adresse vorbelegt.
- Gibt es eine Funktion mit der eine Eingangsrechnung automatisch mehreren Bauleitern zur Prüfung angezeigt wird?
Ja. Stellen Sie in den Workflow-Definitionen für den Verarbeitungsschritt Prüfung für den Postkorb die Textvariable [Bauleiter] ein. Die Aufgabe wird dann den betroffenen Mitarbeitern automatisch nacheinander zur Bearbeitung angezeigt. D.h. eine Rechnung kommt z.B. erst zur Buchung, nachdem sie durch alle Bauleiter geprüft worden ist.
zur Rechnungserfassung
- Was kann ich tun, wenn auf den Eingangsrechnungen eines Lieferanten die Daten nicht richtig erkannt werden?
Abhängig vom Aufbau der Rechnung kann es vorkommen, dass die Felderkennung nicht alle Daten richtig erkennt. Bitten Sie Ihren Lieferanten Ihnen, wenn möglich, künftig die Rechnung als E-Rechnung auszustellen. E-Rechnungen enthalten die Rechnungsdaten im XML-Format, die beim Import ausgelesen werden und den Datenfeldern eindeutig zugeordnet werden können.
- Wie gehe ich am besten mit Brutto-Rechnungen um?
Die Felderkennung kann nicht unterscheiden, ob die auf der Rechnung ausgewiesenen Preise der Rechnungsposten Brutto- oder Netto-Preise sind. Die Preise werden immer in die Felder EP (netto) und Betrag (netto) importiert und zunächst als Nettopreise gewertet. D.h. das Programm wird zunächst einen Offenen Betrag ermitteln. Die Preise können Sie mit einem Tastendruck einfach vom Programm umrechnen lassen. Öffnen Sie dazu die Registerkarte Rechnung aufteilen, setzen den Fokus in das Feld Betrag (netto) (nicht in der Tabelle) und drücken die Taste F6. Der eingetragene Betrag wird anhand des zugewiesenen Steuersatzes in den Nettobetrag umgerechnet. Führen Sie dies nacheinander für alle Rechnungsposten der Rechnung aus.
- Woher stammen die Daten Zahlungsziel, Skontofrist und Skontoprozent, die für die Rechnungserfassung voreingestellt sind, und wofür werden sie verwendet?
Die Daten werden aus den Werten der Zahlungskondition, die in den Auftragnehmer-Stammdaten des Lieferanten hinterlegt ist, und dem Belegdatum der Rechnung ermittelt. Die Daten werden am Rechnungsdatensatz gespeichert und in der Zahlungsvorbereitung angezeigt.
- Was ist beim Erfassen einer Gutschrift zu beachten?
Im Feld Status definieren Sie zunächst, dass es sich um eine Gutschrift handelt:
a) GS (Verrechnung) = Gutschrift zur Verrechnung mit einer folgenden Eingangsrechnung des Lieferanten
b) GS (Zahlung) = Gutschrift zur Verrechnung mit einem folgenden Zahlungseingang des Lieferanten
Der Betrag im Feld Rechnungsbetrag muss bei Gutschriften mit negativem Vorzeichen erfasst sein.
- Ich möchte die geschäftsbereichsübergreifende Rechnungserfassung nicht zulassen, aber beim Erfassen von Rechnungen für die Gerätebaustelle bzw. die Lagerbaustelle den Geschäftsbereich ändern. Geht das?
Ja. Ist für den Programmparameter 80.30.50 GB-übergreifende Rechnungsaufteilung der Wert 2 (nicht zulassen) eingestellt, wird im Digitalen Posteingang die Auswahl Geschäftsbereich standardmäßig nicht angezeigt. Ausnahme: Ist im Feld LV die Gerätebaustelle oder die Lagerbaustelle gewählt, steht die Auswahl des Geschäftsbereichs zur Verfügung. Achtung: Für diese Rechnung können dann keine Rechnungsposten für andere Baustellen erfasst werden. Importieren Sie dazu die Rechnung erneut und legen einen zweiten Rechnungsdatensatz an.
- Wie erfasse ich die Altteilesteuer einer Werkstattrechnung?
Fügen Sie in der Tabelle der erkannten Rechnungsposten eine neue Rechnungszeile hinzu, tragen die Leistungsbezeichnung und den Betrag der Altteilsteuer ein. Stellen Sie in dieser Rechnungszeile den Steuersatz 0,00 % ein und wählen Sie Ihr Umsatzsteuerkonto für Altteile aus.
zur Lieferscheinzuordnung
- Kann ich zu einer Rechnung Lieferscheinbuchungen zuordnen, wenn die Baustelle nicht bekannt ist?
Ja. Öffnen Sie die Registerkarte Lieferscheine zuordnen. In der rechten Spalte werden alle offenen Lieferscheinbuchungen des Lieferanten angezeigt und können zugeordnet werden. Die Auswahl einer oder mehrerer Baustellen schränkt die Anzahl der angezeigten Lieferscheinbuchungen ein und erleichtert ggf. die Auswahl. Eine detaillierte Beschreibung aller Funktionen für den Lieferscheinabgleich finden Sie hier.
- Wie speichern wir die Dokumente von Lieferscheinen am besten in der DATAflor Bauakte ab, so dass über die Funktion „Lieferscheine anzeigen“ sofort die passenden Dokumente angezeigt werden?
Mit der Funktion Lieferscheine anzeigen kann die Bauakten-Suche in einem weiteren Fenster geöffnet werden. Der Lieferant, die Dokumentenart und die LV der Rechnung sind u.a. als Suchkriterien automatisch voreingestellt. Damit die Lieferschein-Dokumente, die in Ihrer DATAflor Bauakte enthalten sind, mit dieser Suche sofort gefunden werden, speichern Sie Ihre Lieferschein-Dokumente am besten 1.) zum Lieferanten, 2.) weisen die Dokumentenart zu, die im Programmparameter 170.30.20 definiert ist, und 3.) verlinken das Dokument mit dem belieferten LV:
- entweder über die DATAflor Bauakte - Speichern Sie das Dokument per Drag & Drop in die Adressverwaltung zum Lieferanten. Geben Sie die Dokumentenbezeichnung ein. Weisen Sie Kategorie und Dokumentenart zu. Und verlinken Sie das Dokument über die Funktion Zuordnen mit dem belieferten LV.
- oder über den Digitalen Posteingang - Der manuelle Import per Drag & Drop und der automatische Import über die Verzeichnis-Überwachung sind möglich. Der Lieferant, zu dem das Dokument gespeichert wird, wird automatisch erkannt. Dokumentenbezeichnung, Kategorie und Dokumentenart sind entsprechend der Einstellung vorbelegt. Das LV kann mit der Schnellsuche nach LV-Nr., LV-Bezeichnung und Auftraggeber schnell ausgewählt werden.