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Eingangsrechnung speichern
Beschreibung
Der Digitale Posteingang bietet Ihnen die Möglichkeit die Daten von importierten digitalen Lieferanten-/Eingangsrechnungen (E-Rechnungen) sowie von digitalisierten Papierrechnungen in Ihren Rechnungseingang zu übernehmen. Durch die automatische Felderkennung mit KI-Technologie und die Datenzuordnung per Mausklick aus der Dateiansicht entfällt das Abtippen der Daten und die Lieferantenrechnungen stehen schnell und einfach für die fristgerechte Bezahlung über die SEPA-Clearing-Schnittstelle und die zeitnahe Auswertung Ihrer Baustellen zur Verfügung.
Die Übernahme der Daten der Lieferantenrechnung in den Rechnungseingang ist im Verarbeitungsschritt Buchung des Workflows Rechnungseingang möglich. Stellen Sie sicher, dass in den Einstellungen in der Workflow-Definition Rechnungseingang für den Verarbeitungsschritt Buchung das Formular Rechnungseingang Details festgelegt ist. Das Formular Rechnungseingang Basis enthält nicht alle Felder, die für das Speichern einer Lieferantenrechnung gefüllt sein müssen.
Für die Rechnungserfassung stehen verschiedene Funktionen zur Verfügung. Wählen Sie für die Arbeitsweise in Ihrem Unternehmen die entsprechenden Funktionen aus.
- Rechnungen schnell verbuchen
a) Sie können Rechnung einfach mit den durch KI erkannten Daten buchen.
b) Um den Vergleich der kalkulierten mit den verbrauchten Mengen durchzuführen, können Sie den erkannten Rechnungsposten Vorkalkulationen aus Ihren LV, Materialartikel aus Ihrem Materialstamm oder Pflanzen aus Ihren Pflanzenkatalogen zuordnen.
c) Um über die Lagerverwaltung die Lagerbestände zu überwachen, können Sie den erkannten Rechnungsposten Materialartikel aus Ihren Materialstammdaten zuordnen.
- Rechnungen mit vorhandenen Lieferscheinbuchungen abgleichen
• Es wird eine automatische Prüfung, ob erfasste Lieferscheine zu den erkannten Rechnungsposten passen, durchgeführt.
• Sie können alle passenden Lieferscheine mit 1 Klick zuordnen.
• Bei Abweichungen werden die abweichenden Daten mit Option zum automatischen Aktualisieren der Lieferscheinbuchung angezeigt.
- Lieferschein-Dokumente anzeigen
• Zur Prüfung der Eingangsrechnungen können Sie die in der Bauakte gespeicherten Lieferscheine einsehen.
• Durch automatisch vorbelegte Suchkriterien werden direkt die zur Rechnung gehörigen Lieferscheine gefunden.
Rechnungen schnell verbuchen
Die erkannten Rechnungsdaten können auf verschiedene Arten verbucht werden. Informieren Sie sich über die verschiedenen Möglichkeiten und entscheiden sie sich für den geigneten Weg für Ihr Unternehmen.
Zusammenfassung:
Rechnung mit einzelnen Posten buchen (Aufteilungsbuchungen)
- Prüfen Sie die durch KI erkannten Daten und passen sie ggf. an.
- Vervollständigen Sie fehlende Daten, z.B. die Baustelle.
- Buchen Sie die Rechnung.
Gesamte Rechnung mit einer Buchung erfassen
- Löschen Sie alle automatisch erkannten Rechnungsposten durch Klicken auf
Gesamte Aufteilung verwerfen. - Prüfen Sie die restlichen erkannten Daten der Rechnung und passen sie ggf. an.
- Vervollständigen Sie fehlende Daten, z.B. die Baustelle und die Leistungsbezeichnung.
- Buchen Sie die Rechnung.
Eine Rechnungszeile löschen
- Markieren Sie in der Aufteilungstabelle die Rechnungszeile.
- Klicken Sie auf
oberhalb der Tabelle.
Eine Rechnungszeile einfügen
- Markieren Sie in der Aufteilungstabelle die Rechnungszeile, deren Daten in die neue Zeile übernommen werden sollen.
- Klicken Sie auf
oberhalb der Tabelle. - Von der Datenübernahme ausgenommen sind:
- Leistungsbezeichnung
- Menge: es wird „1“ vorbelegt
- EP (netto) und Betrag: werden anhand des zugeordneten Steuersatzes und des Offenen Betrags errechnet, so dass mit Anlegen der neuen Zeile der Rechnungsbetrag vollständig verteilt ist
Einem Rechnungsposten vorhandene Daten zuordnen
Sie können einem Rechnungsposten Daten aus Lieferscheinbuchungen, der Vorkalkulation oder aus den Stammdaten (Material, Pflanze) zuordnen.
- Im Feld Leistung über
die Auswahlliste öffnen. - Anhand der erkannten Leistungsbezeichnung wird direkt eine 4-fache Suche ausgeführt.
Die Suchergebnisse werden auf den Registerkarten Lieferscheine, Vorkalkulation, Materialartikel und Pflanzen sofort angezeigt. - Öffnen Sie die Registerkarte, woher Sie Daten in den Rechnungsposten übernehmen möchten.
Über die Schalter [LS], [VK], [M] und [P] neben dem Feld LV können Sie das dazugehörige Suchergebnis ohne weiteren Klick direkt öffnen. - Ordnen Sie dem Rechnungsposten die gewünschten Daten durch Doppelklick im Suchergebnis zu.
- In der Aufteilungstabelle wird in der Spalte Herkunft angezeigt, woher Sie die Daten übernommen haben:
LS = Lieferschein, VK = Vorkalkulation, M = Materialartikel, P = Pflanze
Rechnungen mit vorhandenen Lieferscheinbuchungen abgleichen
- Die erkannten Rechnungsposten können mit vorhandenen Lieferscheinbuchungen der Nachkalkulation abgeglichen werden.
- Lernen Sie die Funktionen für einen automatischen oder manuellen Abgleich kennen.
Zusammenfassung:
Registerkarte Lieferscheine zuordnen
- Öffnen Sie die Registerkarte Lieferscheine zuordnen.
In der mittleren Spalte werden die erkannten Rechnungsposten angezeigt, in der rechten Spalte alle Lieferscheinbuchungen, die zum Lieferanten erfasst und noch keiner Lieferantenrechnung zugeordnet sind. - Wählen Sie ggf. ein oder mehrere LV aus, um die Anzeige der offenen Lieferscheine einzuschränken.
mehrere Lieferscheine mit 1 Klick zuordnen
- Führen Sie die Funktion
Lieferscheine automatisch zuordnen aus.
Die Lieferscheinbuchungen werden automatisch zugeordnet, wenn Bezeichnung, Menge, Preis, LV, Lieferdatum und Lieferschein-Nr. übereinstimmen. Ausnahmen:
- Das Lieferdatum wird nur geprüft, wenn das Lieferdatum des Rechnungspostens nicht gleich dem Belegdatum der Rechnung ist.
- Ist eins der Datenfelder am Rechnungsposten oder an der Lieferscheinbuchung leer, z.B. Lieferschein-Nr., wird keine Prüfung durchgeführt, d.h. der Lieferschein ggf. als „passend“ gewertet.
Lieferscheine einzeln zuordnen
- Die Lieferscheinbuchungen, die vom Programm nicht automatisch zugeordnet wurden, können Sie durch Drag & Drop zuordnen. Ziehen Sie den Lieferschein aus der rechten Spalte auf den gewünschten Rechnungsposten in der mittleren Spalte.
- Ihnen wird angzeigt, welche Daten abweichen.
- Sie entscheiden nun, ob die Lieferscheinbuchung in Ihrer Nachkalkulation aktualisiert werden soll oder die abweichenden Daten aus dem Lieferschein in den Rechnungsposten übernommen werden.
fehlende Lieferscheinbuchung
- Enthält die Rechnung mehr Rechnungsposten als Lieferscheinbuchungen erfasst sind, lassen Sie die Rechnungsposten ohne zugehörige Lieferscheinbuchung unverändert.
- Beim Buchen der Rechnung werden für Ihre Nachkalkulation zu diesen Rechnungsposten automatisch die entsprechenden Lieferscheinbuchungen erzeugt.
mehrere Lieferscheine für 1 Rechnungsposten
- Lieferscheine per Drag & Drop auf
ziehen. - Den erkannten Rechnungsposten löschen.
zugeordnete Lieferscheine anzeigen
- Die Rechnungsposten-Lieferschein-Zuordnungen werden Ihnen in der linken Spalte zur Kontrolle angezeigt.
Grün umrandet sind die automatisch erstellten Zuordnungen, grau umrandet die per Drag & Drop manuell erstellten. - In der Aufteilungstabelle sind die Rechnungsposten, denen eine Lieferscheinbuchung zugeordnet ist, in der Spalte Herkunft mit LS gekennzeichnet.
Lieferschein-Dokumente anzeigen
Mit der Funktion Lieferscheine anzeigen (bis BUSINESS Version 2022 Lieferscheinabgleich) kann die Bauakten-Suche mit voreingestellten Suchkriterien in einem weiteren Fenster geöffnet werden. So haben Sie im Workflow Rechnungseingang für die Prüfung von Eingangsrechnungen mit einem Klick eine Übersicht über Ihre bereits gespeicherten Lieferschein-Dokumente.
Die Bauakten-Suche wird mit folgenden voreingestellten Suchkriterien geöffnet:
- Adresse = der Lieferant, dem die Rechnung im Posteingang zugeordnet ist
- Dokumentenart = die Dokumentenart, die im Programmparameter 170.30.20 definiert ist
- LV = das LV bzw. die LV, die den Rechnungsposten zugeordnet sind
- Multisuche = die Lieferschein-Nr., die an den Rechnungsposten eingetragen sind
Damit die Lieferschein-Dokumente, die in Ihrer DATAflor Bauakte enthalten sind, mit dieser Suche sofort gefunden werden, speichern Sie Ihre Lieferschein-Dokumente am besten zum Lieferanten, weisen die Dokumentenart zu, die im Programmparameter 170.30.20 festgelegt ist, und verlinken das Dokument mit dem belieferten LV.
- über die DATAflor Bauakte: Speichern Sie das Dokument per Drag & Drop in die Adressverwaltung zum Lieferanten. Weisen Sie die Dokumentenart zu. Und verlinken Sie das Dokument über die Funktion Zuordnen mit dem belieferten LV.
- über den Digitalen Posteingang: Der manuelle Import per Drag & Drop und der automatische Import über die Verzeichnis-Überwachung sind möglich. Der Lieferant, zu dem das Dokument gespeichert wird, wird automatisch erkannt. Dokumentenbezeichnung, Kategorie und Dokumentenart sind entsprechend der Einstellung vorbelegt. Das LV kann mit der Schnellsuche nach LV-Nr., LV-Bezeichnung und Auftraggeber schnell ausgewählt werden.
Anwendungsmöglichkeit:
Erfassen Sie nach Aufnahme der Rechnung in den Digitalen Posteingang für die Rechnung möglichst viele Daten, um Ihren Kollegen/-innen die Rechnungsprüfung zu erleichtern. Weisen Sie die Baustelle/n zu und tragen Sie die Lieferscheinnummern aus der Rechnung bei den Rechnungsposten ein. Es ist ausreichend, wenn jede Lieferschein-Nr. an jeweils 1 Rechnungsposten eingetragen ist. Beim Öffnen der Bauakten-Suche für die anschließende Rechnungsprüfung werden Ihren Kollegen/-innen dadurch sofort nur die für diese Rechnung relevanten Lieferschein-Dokumente angezeigt.
Datenzuordnung/-eingabe
Die aus der E-Rechnung ausgelesen bzw. aus der PDF-Datei mit KI-Technologie erkannten Daten werden in den entsprechenden Datenfeldern vorbelegt und die Datenfelder durch die grüne Hintergrundfarbe gekennzeichnet. Diese Daten können Sie individuell bearbeiten sowie leere Datenfelder füllen.
Folgende Möglichkeiten stehen zur Zuordnung und Eingabe von Daten zur Verfügung:
- Zur Übernahme von Daten aus der Dateiansicht markieren Sie zunächst das Feld, dass Sie füllen möchten, fahren anschließend mit der Maus in der Dateiansicht auf den Wert, den Sie übernehmen möchten (der Wert wird im Tooltipp angezeigt) und klicken den Wert an. In den Feldern Belegnummer, Notizen und Bezeichnung (des Dokumentes für die Bauakte) können Sie auf diese Weise bei gedrückter Strg-Taste mehrere Werte nacheinander übernehmen.
- Über die Funktion
in der Toolleiste der Dateiansicht können Sie den Wert, den Sie in das Feld übernehmen möchten, durch Aufziehen eines Rechtecks wählen. - Natürlich können Sie den gewünschten Wert auch in das Feld über Ihre Tastatur eintippen.
Beispiel: LV-Nummer aus Dateiansicht durch Anklicken in das Feld LV übernehmen
Die Felder in der Datenzuordnung/-eingabe können mit folgenden Markierungen versehen sein:
- grün hinterlegt: Das Feld wurde mit KI-Technologie durch die automatische Felderkennung vom Programm gefüllt.
- fetter grauer Rand: Das Feld ist ein Pflichtfeld und muss vom Benutzer ausgefüllt werden, um die Eingangsrechnung buchen zu können.
- rot hinterlegt: Der eingetragene Wert ist nicht zulässig. Überfahren Sie das Feld mit der Maus, wird im Tooltipp angezeigt, welcher Fehler vorliegt.
- fetter blauer Rand: Dieses Feld ist aktiv. Dateneingaben/-auswahlen erfolgen in dieses Feld.
Datenfelder für Rechnungseingang
Manche Felder werden nur angezeigt, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind, z.B. ein bestimmtes Lizenzmodul vorhanden ist. Dies u.v.m. ist in der nachfolgenden Tabelle beschrieben. Zudem ist aufgeführt, welche Werte in den einzelnen Feldern voreingestellt sind.
| Feld | Plichtfeld | Hinweis | Vorbelegung | |
|---|---|---|---|---|
| beim Import von E-Rechnungen | beim Import von PDF-Dateien ohne Vorbelegung | |||
| Lieferant - Kreditornummer und Name | ja | wird automatisch gefüllt, wenn die IBAN, USt-ID, Steuernummer oder Kundennummer aus der XML-Datei in Ihren Adressen in den Auftragnehmer-Stammdaten eines Lieferanten/Auftragnehmer erfasst ist | wird automatisch gefüllt, wenn die Felderkennung des Digitalen Posteingangs in der PDF-Datei eine IBAN, USt-ID, Steuernummer oder Kundennummer erkennt, die in Ihren Adressen in den Auftragnehmer-Stammdaten eines Lieferanten/Auftragnehmer erfasst ist | |
| LV | ja | - zur Auswahl stehen alle LV mit Status BA, BB, BE, BZ, BS oder I und Datum Letzte Verwendung innerhalb der letzten 2 Jahre - wenn in Ihren Firmendaten mehrere Geschäftsbereiche aktiv sind und der Programmparameter 80.30.50 GB-übergreifende Rechnungsaufteilung auf 2 (nicht zulassen) eingestellt ist, stehen nur LV zur Auswahl, denen in der Projektverwaltung der gleiche Geschäftsbereich zugewiesen ist, der für die Rechnung gewählt ist - Schnellsuche nach LV-Nr., LV-Bezeichnung, Anzeigename des Auftraggebers durch Eintippen eines Suchbegriffs | keine | |
| Geschäftsbereich | ja | - wird angezeigt, wenn der Programmparameter 80.30.50 GB-übergreifende Rechnungsaufteilung auf 0 (zulassen, ohne Warnhinweis) oder 1 (zulassen, mit Warnhinweis) steht und in den Firmendaten mehr als ein Geschäftsbereich aktiv ist - wird angezeigt, wenn der Programmparameter 80.30.50 GB-übergreifende Rechnungsaufteilung auf 2 (nicht zulassen) steht, in den Firmendaten mehrere Geschäftsbereich aktiv sind und die Gerätebaustelle oder die Lagerbaustelle gewählt ist | der Geschäftsbereich, der dem gewählten LV zugeordnet ist | |
| Belegnummer | ja | automatische Prüfung, ob zum Lieferanten bereits eine Eingangsrechnung mit der eingetragenen Nummer vorhanden ist | wird aus den XML-Daten ausgelesen | wird automatisch gefüllt, wenn von der Felderkennung des Digitalen Posteingangs in der PDF-Datei erkannt |
| Belegdatum | ja | wird aus den XML-Daten ausgelesen | wird automatisch gefüllt, wenn von der Felderkennung des Digitalen Posteingangs in der PDF-Datei erkannt | |
| OP-Nummer | ja | wird angezeigt, wenn der Programmparameter 80.30.60 OP-Nr. automatisch vergeben auf 0 (manuell) oder 2 (automatisch, in Lieferantenrechnung änderbar) steht | a) bei 80.30.60 = 2 die Nummer aus dem Nummernkreis des Geschäftsbereichs, der im Programmparameter 80.30.40 Geschäftsbereich für OP-Nummern-Generierung festgelegt ist b) nach Auswahl eines LV, dem ein anderer Geschäftsbereich zugeordnet ist, die Nummer aus dem Nummernkreis des Geschäftsbereich des LV c) nach Ändern des Geschäftsbereichs in der Auswahl Geschäftsbereich die Nummer aus dem Nummernkreis des gewählten Geschäftsbereichs |
|
| Buchungsdatum | ja | das aktuelle Systemdatum | ||
| Status | ja | der Status Lastschrift wiederkehrend steht nicht zur Verfügung | Lastschrift, wenn in den Auftragnehmer-Stammdaten des gewählten Lieferanten ein SEPA-Lastschriftmandat hinterlegt ist, sonst Offen | |
| Bruttobetrag | ja | wird aus den XML-Daten ausgelesen | automatisch gefüllt, wenn von der Felderkennung des Digitalen Posteingangs in der PDF-Datei erkannt | |
| Steuersatz | ja | wird aus den XML-Daten ausgelesen | der Steuersatz mit dem Steuerkennzeichen normaler Steuersatz, der für Aufwandskonten gültig ist | |
| Position | nein | - wird angezeigt, wenn der Programmparameter 80.30.20 Aufteilungsbuchung auf Position auf Ja steht - zur Auswahl stehen alle Positionen und Hierarchiestufen des gewählten LV, außer Positionen mit Kennzeichen TE, ZW, ZH und Pflanzen von Pflanzenlistenpositionen - Schnellsuche nach Positions-Nr. und Positions-Bezeichnung durch Eingabe eines Suchbegriffs | keine | |
| Gerät | nein | - wird angezeigt, wenn im Feld LV die Gerätebaustelle gewählt ist - zur Auswahl stehen alle Geräte, die in der Geräteverwaltung nicht zum Löschen vorgemerkt sind - Schnellsuche nach Geräte-Nr. und Geräte-Bezeichnung durch Eingabe eines Suchbegriffs | keine | |
| Leistung | ja | wird aus den XML-Daten ausgelesen | wird automatisch gefüllt, wenn von der Felderkennung des Digitalen Posteingangs in der PDF-Datei erkannt | |
| Kostenart | ja | die Kostenart Material | ||
| Gerätekosten | ja | - wird angezeigt, wenn im Feld LV die Gerätebaustelle gewählt ist - zur Auwahl stehen die Einträge, die in der Finanzverwaltung unter Kostenrechnung für Gerätekosten Material fix und Gerätekosten Material variabel standardmäßig vorhanden sind und die Einträge, die in der Geräteverwaltung zum gewählten Gerät auf der Registerkarte Gerätekalkulation unter Sonstige Fixkosten und Sonstige var. Kosten verwendet sind | der erste Eintrag der Liste | |
| Menge | ja | Eingabe bis 7 Vorkomma- und 2 Nachkommastellen möglich | wird aus den XML-Daten ausgelesen | wird automatisch gefüllt, wenn von der Felderkennung des Digitalen Posteingangs in der PDF-Datei erkannt |
| ME | nein | Eingabe bis 8 Zeichen möglich | wird aus den XML-Daten ausgelesen | wird automatisch gefüllt, wenn von der Felderkennung des Digitalen Posteingangs in der PDF-Datei erkannt |
| EP (netto) | ja | wird aus den XML-Daten ausgelesen | wird automatisch gefüllt, wenn von der Felderkennung des Digitalen Posteingangs in der PDF-Datei erkannt | |
| Skontierfähig | ja | aktiviert | ||
| Betrag (netto) | ja | - Drücken der Taste F5 addiert den Offenen Betrag und berechnet anhand der eingetragenen Menge den EP (netto) neu - Drücken der Taste F6 wertet den erkannten/eingebenen Betrag als Bruttobetrag und rechnet ihn anhand des zugewiesenen Steuersatzes in den Nettobetrag um (Tastenfunktionen stehen nur in den Eingabefeldern, nicht in den Tabellen zur Verfügung.) | wird aus den XML-Daten ausgelesen | wird automatisch gefüllt, wenn von der Felderkennung des Digitalen Posteingangs in der PDF-Datei erkannt |
| Sachkonto | ja | - wird angezeigt, wenn in Ihrer Lizenz das Modul Fibu-Schnittstelle enthalten und in der Finanzverwaltung eine Fibu-Version eingestellt ist oder in der Lizenz das Modul Finanz-Manager enthalten ist - entsprechend der Einstellung im Programmparameter 80.30.100 Alle Sachkonten anzeigen stehen alle Sachkonten zur Auswahl oder nur die Sachkonten, denen der Steuersatz der Rechnung oder kein Steuersatz zugewiesen ist | a) das Sachkonto, dass am gewählten Steuersatz für Warenkosten allgemein definiert ist b) nach Zuweisung eines Materialartikels oder einer Vorkalkulation mit Materialartikel das Konto, dass in der Materialverwaltung zum Materialartikel hinterlegt ist |
|
| Buchungstext | nein | - wird angezeigt, wenn in Ihrer Lizenz das Modul Fibu-Schnittstelle enthalten und in der Finanzverwaltung eine Fibu-Version eingestellt ist oder in der Lizenz das Modul Finanz-Manager enthalten ist - Eingabe bis 60 Zeichen möglich | entsprechend der Definition im Programmparameter 80.30.70 Vortrag Buchungstext | |
| Lieferdatum | ja | a) Belegdatum erkannt, kein Lieferdatum erkannt ⇒ Belegdatum wird als Lieferdatum vorbelegt > Belegdatum manuell ändern ⇒ Lieferdatum wird automatisch mit geändert > Belegdatum nochmal ändern ⇒ Lieferdatum bleibt erhalten b) Lieferdatum auf Rechnung erkannt ⇒ wird vorbelegt > Belegdatum ändern ⇒ Lieferdatum wird nicht geändert c) weder Belegdatum, noch Lieferdatum erkannt ⇒ aktuelles Datum wird als Lieferdatum vorbelegt > Belegdatum auswählen ⇒ wird als Lieferdatum übernommen |
||
| Lieferschein-Nr. | nein | Eingabe bis 15 Zeichen möglich | keine | |
| Bemerkung | nein | - wird angezeigt, wenn Programmparameter 80.30.130 auf Ja steht - Eingabe bis 60 Zeichen möglich | keine | |
| LV-Gruppe | wenn als solches in der Finanzverwaltung definiert | - wird angezeigt, wenn in der Finanzverwaltung aktiviert - zeigt die Bezeichnung, die in der Finanzverwaltung definiert ist (z.B. Kostenstelle) - Eingabe bis Stellenanzahl, die in der Finanzverwaltung definiert ist, möglich | a) die LV-Gruppe, die in der Projektverwaltung am LV hinterlegt ist b) ist im Feld LV die Gerätebaustelle gewählt, dann die LV-Gruppe, die in der Geräteverwaltung zum gewählten Gerät hinterlegt ist ⇒ Ändern des LV oder des Geräts überschreibt immer ggf. manuell eingetragene LV-Gruppe |
|
| Gerätegruppe | wenn als solches in der Finanzverwaltung definiert | - wird angezeigt, wenn in der Finanzverwaltung aktiviert - zeigt die Bezeichnung, die in der Finanzverwaltung definiert ist (z.B. Kostenstelle) - Eingabe bis Stellenanzahl, die in der Finanzverwaltung definiert ist, möglich | - ist im Feld LV die Gerätebaustelle gewählt, dann die Gerätegruppe, die in der Geräteverwaltung zum gewählten Gerät hinterlegt ist ⇒ Ändern des Geräts überschreibt immer ggf. manuell eingetragene Gerätegruppe |
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| Zuweisung 1 | ja | - wird angezeigt, wenn in der Finanzverwaltung aktiviert - zeigt die Bezeichnung, die in der Finanzverwaltung definiert ist - zur Auswahl stehen alle Einträge, die in der Finanzverwaltung für Finanzzuweisung 1 erfasst sind - Schnellsuche nach Nr. und Bezeichnung durch Eingabe eines Suchbegriffs | 1.) der Eintrag, der in der LV-Bearbeitung an der gewählten Position hinterlegt ist 2.) der Eintrag, der in der LV-Bearbeitung am gewählten LV hinterlegt ist 3.) der Eintrag, der in der Finanzverwaltung definiert ist |
|
| Zuweisung 2 | ja | - wird angezeigt, wenn in der Finanzverwaltung aktiviert - zeigt die Bezeichnung, die in der Finanzverwaltung definiert ist - zur Auswahl stehen alle Einträge, die in der Finanzverwaltung für Finanzzuweisung 2 erfasst sind - Schnellsuche nach Nr. und Bezeichnung durch Eingabe eines Suchbegriffs | 1.) der Eintrag, der in der LV-Bearbeitung an der gewählten Position hinterlegt ist 2.) der Eintrag, der in der LV-Bearbeitung am gewählten LV hinterlegt ist 3.) der Eintrag, der in der Finanzverwaltung definiert ist |
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| IBAN | nein | die IBAN, die in den Adressstammdaten des gewählten Lieferanten als Hauptbankverbindung hinterlegt ist | ||
| Zahlungsziel | nein | wird am Rechnungsdatensatz gespeichert und in der Zahlungsvorbereitung angezeigt | a) Belegdatum + Tage Zahlungsziel aus der Zahlungskondition, die in den Auftragnehmer-Stammdaten des gewählten Lieferanten hinterlegt ist b) wird neu ermittelt, wenn das Belegdatum geändert wird c) wird neu ermittelt, wenn der Lieferant geändert wird |
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| Skontofrist | nein | wird am Rechnungsdatensatz gespeichert und in der Zahlungsvorbereitung angezeigt | a) Belegdatum + Tage Skonto 1 aus der Zahlungskondition, die in den Auftragnehmer-Stammdaten des gewählten Lieferanten hinterlegt ist b) wird neu ermittelt, wenn das Belegdatum geändert wird c) wird neu ermittelt, wenn der Lieferant geändert wird |
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| Skontoprozent | nein | Eingabe bis 1 Vorkomma- und 2 Nachkommastellen möglich | a) Prozent Skonto 1 aus der Zahlungskondition, die in den Auftragnehmer-Stammdaten des gewählten Lieferanten hinterlegt ist b) wird auf 0,00 gesetzt, wenn ein Skontobetrag eingegeben wird |
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| Skontobetrag | nein | - wird am Rechnungsdatensatz gespeichert und in der Zahlungsvorbereitung angezeigt - Eingabe bis 4 Vorkomma- und 2 Nachkommastellen möglich | a) wird anhand des erkannten Rechnungsbetrags und dem Prozentwert Prozent Skonto 1 aus der Zahlungskondition, die in den Auftragnehmer-Stammdaten des gewählten Lieferanten hinterlegt ist, ermittelt b) wird auf 0,00 gesetzt, wenn Skontoprozent eingegeben wird c) wird anhand der Summe der skontierfähigen Rechnungsposten neu berechnet, wenn an einem Rechnungsposten der Betrag (netto), der Steuersatz oder die Option Skontierfähig geändert wird |
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| Verwendungszweck | nein | wird angezeigt, wenn in Ihrer Lizenz das Modul ZV Kreditoren enthalten ist | entsprechend der Definition im Programmparameter 80.30.80 Vortrag Verwendungszweck | |
Möchten Sie in der Tabelle auf den Registerkarten Rechnungseingang Details und Rechnung aufteilen Daten manuell eingeben, können Sie dies mit folgenden Tastenfunktionen mauslos erledigen:
- Innerhalb einer Zeile kann mit der Tab-Taste in die jeweils rechte Spalte gewechselt werden.
- In Auswahlfeldern kann die Liste der möglichen Einträge mit Alt + ↓ geöffnet werden.
- In der Auswahlliste kann der gewünschte Eintrag über die Pfeiltasten ↑ und ↓ markiert werden.
- Der in der Liste markierte Eintrag kann mit Enter übernommen werden.
- Zusätzlich kann mit den Pfeiltasten ←, ↑, → und ↓ zwischen den Spalten und Zeilen in die anliegenden Felder gewechselt werden. Der Wert des fokussierten Feldes kann nach Drücken der F2-Taste bearbeitet werden. Die Eingabe kann mit Enter bestätigt werden.
Import von E-Rechnungen
- Aus E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format werden sämtliche Rechnungsdaten aus dem XML-Teil ausgelesen.
- Für X-Rechnungen werden die in der XML-Datei enthaltenen Daten ausgelesen und daraus eine PDF-Datei erzeugt. Diese wird zur Unterstützung im Digitalen Posteingang angezeigt und zusätzlich zur XML-Datei in der Bauakte abgespeichert.
Zusammenfassung:
- Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und X-Rechnung?
- Die Daten aus X-Rechnungen werden visualisiert, damit Sie die Rechnungen prüfen können.
- Da die Rechnungsdaten in standardisierter XML-Form übermittelt werden, entfallen die Ungenauigkeiten, die bei der Felderkennung aus PDF-Dateien auftreten können.
Rechnung speichern/buchen
Sind alle Pflichtfelder gefüllt und der Rechnungsbetrag vollständig aufgeteilt, d.h. Offener Betrag ist 0,00, wird unterhalb der Datenzuordnung/-eingabe der Schalter [Rechnung buchen] aktiv.
Nach der Buchung:
a) kann die erfasste Eingangsrechnung im Rechnungseingang eingesehen und ggf. nachbearbeitet werden.
b) werden die erfassten Kosten bei der Auswertung Ihrer Baustellen berücksichtigt.
c) stehen die erfassten Rechnungsdaten für die Bezahlung mit der SEPA-Clearing-Schnittstelle in DATAflor BUSINESS zur Verfügung.
d) werden die Erlös- und Aufwandsbuchungen der erfassten Rechnung bei der nächsten Übergabe an Ihre externe Finanzbuchhaltungssoftware berücksichtigt.