Digitaler Posteingang

Beschreibung

Mit dem Digitalen Posteingang empfangen Sie in DATAflor BUSINESS elektronische Dokumente, digitalisieren Papierdokumente und verarbeiten diese im Team entsprechend individuell definierter Workflows. Eingehende Eingangsrechnungen können Sie mit wenigen Klicks schnell erfassen.

Dateien importieren

  • eingehende, digitale Dokumente (unterstützte Dateitypen) per Drag & Drop (z.B. direkt aus der E-Mail) oder über die Windows-Dateiauswahl manuell in den Digitalen Posteingang importieren
  • Dateien, die in definierten Verzeichnissen ankommen, automatisch importieren lassen
  • eingehende Papierdokumente durch Scannen digitalisieren und die erzeugte PDF-Datei digital weiterverarbeiten

„Abtippen“ einsparen

  • Import von E-Rechnungen (ZUGFeRD und X-Rechnung) und Auslesen der im XML-Format enthaltenen Rechnungsdaten
  • automatische Datenerkennung bei einfachen PDF-Dateien
    • OCR-Erkennung (optical character recognition) über Microsoft Azure Dienst
    • Erkennen des Dokumententyps (Eingangsrechnungen / Sonstige wie Lieferscheine, Briefe usw.)
    • Felderkennung (Lieferant/Absender, Belegnummer, Belegdatum, Rechnungsbetrag)
    • Vervollständigen der Daten durch Übernahme aus der Dokumentenansicht per Mausklick

Dokumente automatisiert in der DATAflor Bauakte speichern

  • Mit Bearbeitung einer Aufgabe im Digitalen Posteingang werden die dazugehörigen Dateien automatisch in Ihrer DATAflor Bauakte gespeichert.
  • Vergabe einheitlicher Dokumenten-Bezeichnungen durch Verwenden von Textvariablen
  • Vorbelegung der Kategorie, Dokumentenart usw.
  • Automatische Versionierung zur Einhaltung der Anforderungen der GoBD und Nachverfolgung des Verarbeitungsstandes der elektronischen Dokumente

Arbeitsabläufe standardisieren

  • Jede importierte Datei bzw. gescanntes Papierdokument wird im Posteingang zu einer Aufgabe. Jede Aufgabe ist einem Workflow zugeordnet. Im Workflow definieren Sie entsprechend Ihrer individuellen Betriebsstruktur welche Verarbeitungsschritte die Aufgaben durchlaufen (z.B. Prüfung, Freigabe). Zudem legen Sie fest von welchem Mitarbeiter der jeweilige Verarbeitungsschritt ausgeführt wird. Unabhängig von der Workflow-Definition können Sie eine Aufgabe an einem anderen Benutzer zur Bearbeitung delegieren.

Buchungserleichterung mit dem Digitalen Rechnungseingang

  • Rechnung mit den ausgelesenen/erkannten Daten direkt buchen
  • erkannte Rechnungsdetails verwerfen und einfache Rechnung mit 1 Buchungszeile erfassen
  • zur Prüfung der Eingangsrechnungen mit einem Klick in der Bauakte abgelegte Lieferschein-Dokumente einsehen
  • zur Übernahme von LV-Daten und Stammdaten automatische Suche und Vorschlag der passenden Vorkalkulationen, Materialartikel und Pflanzen anhand der ausgelesenen/erkannten Leistungsbezeichnung (1 Klick, kein Eintippen des Suchbegriffs)
  • mit 1 Klick alle passenden Lieferscheinbuchungen aus der Nachkalkulation zuordnen
  • automatischer Datenvergleich bei der manuellen Zuordnung von Lieferscheinbuchungen mit Option zum Korrigieren/Aktualisieren der erfassten Lieferscheinbuchung

Aufgaben elektronisch bearbeiten

  • Text und digitale Stempel hinzufügen
  • Text / Textteile farbig markieren
  • digitale Post-Its „aufkleben“
  • über den Feed Nachrichten an den nächsten Bearbeiter senden
  • Notification über Eingang neuer Aufgaben

Demo-Version / Abonnement

  • Den Digitalen Posteingang können Sie im Abonnement erwerben. Das Abonnement können Sie jederzeit selbständig im Cloud-Manager Ihres BUSINESS-Programms abschließen bzw. kündigen.
  • Vor Abschluss eines Abonnements können Sie eine Demo-Version bestellen und den Digitalen Posteingang zunächst 30 Tage lang kostenlos kennenlernen.
  • Wird an einem Arbeitsplatz die Demo-Version bestellt oder ein Abonnement abgeschlossen, steht der Digitale Posteingang im Netzwerk allen Benutzern zur Verfügung.

Voraussetzungen

  • DATAflor BUSINESS Version 2021 oder höher

  • DATAflor BUSINESS-Netzwerkinstallation
    Eine BUSINESS-Einzelplatzinstallation kann mit Unterstützung durch den DATAflor Service in eine Netzwerkinstallation gewandelt werden. Senden Sie uns dazu eine Anfrage über das Support-Tool.

  • DATAflor Service-Vertrag

  • Benötigte BUSINESS-Module:

    • DATAflor Bauakte
      Der Digitale Posteingang ist eine Erweiterung der DATAflor Bauakte.

    • Nachkalkulation, Controlling 1, Controlling 2 oder ZV Kreditoren
      Zur Erfassung von Lieferantenrechnungen sowie zur Auswertung der im Digitalen Posteingang erfassten Lieferantenrechnungen.

  • Internetverbindung
    • Zur Verarbeitung der Dateien werden die Dateien über Ihre Internetverbindung verschlüsselt mittels HTTPS Protokoll an Microsoft Cloud Dienste übermittelt. Für eine zuverlässige Arbeit mit dem Digitalen Posteingang wird eine stabile Internetverbindung benötigt.

  • Scanner - zur Digitalisierung von Papierdokumenten
    • TWAIN-fähiger Scanner
    • TWAIN 2-kompatibler Treiber

Weitere Schritte