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Adress-Manager einrichten
Rechtesteuerung
In der Benutzerverwaltung steuern Sie über detaillierte Benutzerrechte die Verfügbarkeit von Funktionen und die Sichtbarkeit von Daten für den angemeldeten Benutzer. Für den Adress-Manager stehen folgende Benutzerrechte zur Verfügung:
Rechte | Administrator | Hauptbenutzer | Benutzer |
---|---|---|---|
Rechtgruppe: Adressen | |||
Adressen anlegen | X | X | X |
Adressen importieren | X | ||
Adressen löschen | X | ||
Adressen verwalten | X | ||
Auftraggeber/Auftragnehmer bearbeiten | X | X | X |
Mehrfachbearbeitung | X | X | |
Mitarbeiter/Benutzer bearbeiten | X | ||
Vertrauliche Adressen verwalten | X |
Adressen anlegen
Adressen können nur von Benutzern mit dem Benutzerrecht Adressen anlegen erfasst werden.
Adressen importieren
Adressen können aus CSV- und TXT-Dateien einzeln oder gesammelt importiert, sowie vorhandene Adressen mit neuen Daten aktualisiert werden. Die Funktion ist für Benutzer mit dem Benutzerrecht Adressen importieren verfügbar.
Adressen löschen
Erfasste Adressen können nur von Benutzern mit dem Benutzerrecht Adressen löschen gelöscht werden.
Adressen verwalten
Eine Adresse besteht aus zahlreichen Datenfeldern. Jedes Datenfeld kann individuell als Pflichtfeld definiert werden. Sind die entsprechenden Felder nicht gefüllt, ist das Speichern der Adresse nicht möglich. Nur Benutzer mit dem Benutzerrecht Adressen verwalten können Felder als Pflichtfelder definieren.
Benutzer mit dem Benutzerrecht Adressen verwalten können zudem die Vorbelegung der Eingabemasken (einschließlich Debitor-Nr. und Kreditor-Nr.) definieren, die Listen, die in Auswahlfeldern (z.B. Nachfragestatus, Zielgruppe) verwendet werden, zusammenstellen und die Kennungen festlegen, die den Adressen zugewiesen werden können.
Adressen werden nach Auftraggeber, Auftragnehmer und Mitarbeiter unterschieden. Dabei können einer Adresse mehrere dieser Eigenschaften zugewiesen werden. In Abhängigkeit der zugewiesenen Eigenschaft stehen weitere Datenfelder zur Verfügung, z.B. Debitor-Nr. für Auftraggeber, Kreditor-Nr. für Auftragnehmer und Personaldaten für Mitarbeiter. Zur Sicherstellung der Richtigkeit und Ordnung in den Stammdaten speziell für die Finanzbuchhaltung können die Eigenschaften für Auftraggeber und Auftragnehmer nur die Benutzer zuweisen und entfernen sowie Debitoren- und Kreditorendaten bearbeiten, die das Benutzerrecht Adressen verwalten oder das Benutzerrecht Auftraggeber/Auftragnehmer bearbeiten besitzen.
Auftraggeber/Auftragnehmer bearbeiten
Benutzer mit diesem Recht können einer Adresse die Eigenschaften Auftraggeber und Auftragnehmer zuweisen bzw. entfernen und die Debitorendaten von Auftraggebern sowie Kreditorendaten von Auftragnehmern bearbeiten.
Mit Zuweisen der Eigenschaften für Auftraggeber und Auftragnehmer wird automatisch eine Debitor-Nr. bzw. Kreditor-Nr. aus einem individuell definierten Nummernkreis vorbelegt. Dieser Nummernkreis kann in der Vorbelegung nur von Benutzern mit dem Benutzerrecht Adressen verwalten festgelegt werden.
Mehrfachbearbeitung
Im Programmbereich Mehrfachbearbeitung können bei mehreren Adressen gleichzeitig komfortabel ausgewählte Daten geändert werden. Diese Funktionen können von den Benutzern ausgeführt werden, die mit dem Benutzerrecht Mehrfachbearbeitung autorisiert wurden.
Mitarbeiter/Benutzer bearbeiten
Zum Schutz der sensiblen Personaldaten (u.a. Lohn- und Urlaubsdaten) kann einer Adresse die Eigenschaft Mitarbeiter von Benutzern mit diesem Benutzerrecht zugewiesen bzw. entfernt werden. Zudem steht diesen Benutzern die Anzeige und Bearbeitung der Personal- und Benutzerdaten im Adresse-Manager zur Verfügung.
Vertrauliche Adressen verwalten
Zum Schutz von sensiblen Daten können Adressen als vertraulich markiert werden. Benutzer ohne dieses Benutzerrecht können die entsprechenden Adressen dann nicht mehr einsehen oder über die Suche finden.