Dokumenteninformationen

Beschreibung

In den Dokumenteninformationen können Sie die Informationen einsehen und bearbeiten, die zusammen mit den Dokumenten in der DATAflor Bauakte abgelegt werden.


Registerkarte Dokument

Auf der Registerkarte Dokument finden Sie Informationen zur Ablage des Dokuments in der DATAflor Bauakte.

BezeichnungGeben Sie dem Dokument eine eindeutige Bezeichnung.
Angelegt zuDieses Feld enthält die interne Dokumentenbezeichnung, durch die das Dokument vom Programm identifiziert wird. Es ist gegraut, so dass die darin enthaltene Information nicht verändert wird.
VerantwortlichDurch Klicken auf wählen Sie den Mitarbeiter, der für dieses Dokument verantwortlich ist. Zur Auswahl stehen alle in BUSINESS erfassten Mitarbeiter, die Zugriff auf DATAflor Bauakte haben. Standardmäßig wird der angemeldete Benutzer vorbelegt.
KategorieDurch Klicken auf ordnen Sie das Dokument in eine Kategorie ein. Standardmäßig wird die Kategorie vorbelegt, die im Formular-Manager zum gedruckten Formular eingestellt ist.
DokumentenartDurch Klicken auf ordnen Sie das Dokument einer Dokumentenart zu. Standardmäßig wird die Dokumentenart vorbelegt, die im Formular-Manager zum gedruckten Formular eingestellt ist.

Die korrekte Zuordnung des Dokuments zu einem verantwortlichen Mitarbeiter, einer Kategorie sowie einer Dokumentenart hilft Ihnen, das Dokument in der Dokumentensuche schnell wiederzufinden. Zudem lassen sich damit alle Dokumente eines Mitarbeiters, einer Kategorie bzw. einer Dokumentart anzeigen.
Sie können die Auswahllisten für die Felder Kategorie und Dokumentenart in den Vorbelegungen anpassen.

VersandartDurch Klicken auf wählen Sie, in welcher Form Sie das Dokument dem Empfänger zugestellt haben.
Versand amDurch Klicken auf stellen Sie ein, wann Sie das Dokument dem Empfänger zugestellt haben.
cc fürZusätzlich können Sie das Dokument weiteren Mitarbeitern zur Kenntnis auf deren Wiedervorlage legen.
Wählen Sie dazu die gewünschten Mitarbeiter aus und bestätigen mit [OK]. Die Dokumenteninformation wird für das Cc-Dokument erneut geöffnet. Sie können im Feld Notizen\Schlagworte gesonderte Informationen ausgeben.
Zugriff für

Schützen Sie sensible Dokumente, indem Sie je Dokument festlegen, welche Mitarbeiter für das Bearbeiten und Öffnen dieser Dokumente berechtigt sind.

Standardmäßig haben alle Mitarbeiter, denen in den Benutzerdaten der Zugriff auf die DATAflor Bauakte erteilt ist, Zugriff auf alle abgelegten Dokumente. Sie können einzelnen Mitarbeitern das Zugriffsrecht zu diesem Dokument entziehen. Klicken Sie auf
[Zugriff für …], entfernen Sie bei den Mitarbeitern das Häkchen , die keinen Zugriff zum Dokument haben sollen und bestätigen Ihre Einstellung mit [OK].

Durch die Anlage von frei wählbaren Gruppen und das Verschieben von Mitarbeitern in diese Gruppen können beim Dokumentenschutz mit einem Klick alle Mitarbeiter einer Gruppe ausgewählt werden. (siehe Programmparameter Benutzergruppen)

WiedervorlageGeben Sie eine Bezeichnung für die Wiedervorlage an.

Arbeiten mit der Wiedervorlage:

  • Anlegen: Sobald Sie in die erste Zeile klicken, werden die Felder vorbelegt. Mit einem Doppelklick wird die neue Wiedervorlage direkt angelegt. Mit Tab können Sie in das jeweils nächste Feld springen und die Einträge überschreiben. Auf dem letzte Feld bestätigen Sie mit Tab das Anlegen der Wiedervorlage. Wiederholen Sie die Schritte, um weitere Wiedervorlagen zu dem Dokument anzulegen.
  • Bearbeiten: Mit dem Anklicken einer vorhandenen Wiedervorlage steht diese zum Editieren bereit. Mit Esc verlassen Sie diesen Modus.
  • Löschen: Klicken Sie die gewünschte Wiedervorlage an und drücken Sie Entf.
Wiedervorlage anDurch Klicken auf wählen Sie den Mitarbeiter, dem das Dokument in der Wiedervorlage angezeigt werden soll. Zur Auswahl stehen alle in BUSINESS erfassten Mitarbeiter, die Zugriffsrechte auf DATAflor Bauakte haben. Im Formular-Manager können Sie je Formular hinterlegen, dass ein bestimmter Mitarbeiter oder immer der jeweils angemeldete Benutzer automatisch vorbelegt wird.
Wiedervorlage amLegen Sie fest, zu welchem Zeitpunkt (Datum und ggf. Uhrzeit) der gewählte Mitarbeiter das Dokument erledigen soll. Der Mitarbeiter wird zum gewählten Zeitpunkt in der Wiedervorlage auf das Dokument aufmerksam gemacht. Im Formular-Manager können Sie je Formular eine Anzahl Tage festlegen, die für die automatische Berechnung des Datums Wiedervorlage am verwendet wird.
Wiedervorlage StatusDurch Klicken auf wählen Sie den Wiedervorlagestatus in Arbeit, so dass das Dokument in der Wiedervorlage des gewählten Benutzers angezeigt wird. Dokumente mit dem Wiedervorlagestatus erledigt werden nicht weiter in der Wiedervorlage angezeigt.
Wiedervorlage InfoTragen Sie ggf. Informationen zu dieser Wiedervorlage ein.
Notizen/SchlagworteNotieren Sie bei Bedarf weitere Informationen zu diesem Dokument. Später können Sie anhand dieser Notizen über die Volltextsuche das Dokument in der Dokumentensuche wiederfinden. Es sind maximal 2000 Zeichen möglich.

Registerkarte Details

Auf der Registerkarte Details finden Sie zusätzliche Informationen zum Dokument.
Die Informationen, die bereits zur Auftraggeber-Adresse bzw. zum LV hinterlegt sind, werden in den entsprechenden Feldern vorbelegt und können ggf. ergänzt bzw. geändert werden.

EmpfängerDie Adresse des Empfängers, für den dieses Dokument bestimmt ist.
Ansprechpartner, Funktion, Tel. Durchwahl, E-MailDer Ansprechpartner im Hause des Empfängers sowie die Funktion, telefonische Durchwahl und E-Mail-Adresse des Ansprechpartners.
Auftraggeber, Projekt, Objekt, LVDer Name des Auftraggebers, die Projektbezeichnung, die Objektbezeichnung sowie die Bezeichnung des Leistungsverzeichnisses aus der Projektverwaltung.
BetreffDer Betreff des Dokuments.

Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit [OK].


Registerkarte Feed

Auf der Registerkarte Feed finden Sie den Verlauf der Nachrichten, die bei der Verarbeitung des Dokumentes im Digitalen Posteingang zur Aufgabe im Feed gespeichert wurden. Die Weiterleitungen der Aufgaben zum nächsten Verarbeitungsschritt werden automatisch protokolliert; zudem können indidiuelle Nachrichten erfasst werden.

Die Registerkarte Feed wird erst angezeigt, wenn es zu der dazugehörigen Aufgabe im Digitalen Posteingang den ersten Eintrag gibt, d.h. vom Eingang zum nächsten Verarbeitungsschritt weitergeleitet wurde oder eine manuelle Nachricht erfasst wurde.


Eigenschaften bearbeiten

Innerhalb von Tabellen können mehrere (mit Strg, Shift oder mit Strg + A alle) Dokumente markiert und gleichzeitig bearbeitet werden.

  1. Sobald mindestens zwei Dokumenten markiert sind, kann über das Kontextmenü die Funktion Eigenschaften bearbeiten aufgerufen werden.
  2. Im Fenster Eigenschaften bearbeiten lassen sich für alle markierten Dokumente die angezeigten Eigenschaften in einem Arbeitsschritt ändern.

Sie möchten z.B. einen Wiedervorlagestatus in den Programmparametern ändern, der jedoch noch in Dokumenten verwendet wird. Mit Hilfe dieser Funktion ändern Sie in einem Schritt den Wiedervorlagestatus der betreffenden Dokumente.

Weitere Schritte