E-Rechnung

Beschreibung

Eine E-Rechnung ist ein nach genauen Vorgaben strukturierter Datensatz, der in einem elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. Darüber hinaus muss eine automatische Weiterverarbeitung des Datensatzes möglich sein. Inhalte und Format des Datensatzes für E-Rechnungen wurden europaweit einheitlich festgelegt (Europäische Norm EN 16931).

ZUGFeRD

Das Format ZUGFeRD ist ein Hybridformat für die E-Rechnung bei der zusätzlich zur XML Datei auch ein, für den Menschen lesbares, PDF erstellt wird.

  • ZUGFeRD 2.1.1 ist im XML-Teil kompatibel zu X-Rechnung (entspricht EN 16931)
  • ZUGFeRD 2.1.1 ist das Ausgabeformat BUSINESS 2021 (als Komplett-PDF in der Ausgabeart ZUGFeRD, bzw. als XML-Anhang in der Ausgabeart X-Rechnung)
  • ZUGFeRD 2.1 ist nicht auf-oder abwärtskompatibel zu 2.1.1 - diese Ausgabe wird von BUSINESS nicht unterstützt
  • ZUGFeRD 1.0 ist nicht auf-oder abwärtskompatibel zu 2.1.1 - diese Ausgabe wird von BUSINESS nicht unterstützt

X-Rechnung

Bei dem Format X-Rechnung handelt es sich um die ausschließlich strukturierten Daten in XML (eXtensible Markup Language) Sprache.
Bei der BUSINESS Ausgabeart X-Rechnung wird eine XML Datei ausgegeben und per E-Mail zum Versand angeboten.

Hier finden Sie die Feldbezeichnungen für die in der X-Rechnung verwendeten Pflichtfelder. Falls Ihr Auftraggeber bestimmte Felder fordert, können Sie in dem PDF die entsprechend im BUSINESS nachvollziehen. Feldbezeichnung

E-Rechnung und Mehrwertsteuerwechsel bei laufenden Abschlagsrechnungsketten

Die E-Rechnungsschemata beider Dateiformate ermöglichen zum aktuellen Zeitpunkt keinen Mehrwertsteuerwechsel bei laufenden Abschlagsrechnungsketten. Hier ist durch die zuständinge Koordinierungstelle des BUNDES eine Abänderung der europäischen Norm 16931-1:2017 für die deutsche E-Rechnung nötig.

Bis diese umgesetzt ist, sind solche Rechnungssachverhalte weiterhin als PDF zu übermitteln.
https://www.xoev.de/xrechnung/betrieb_und_support/faq-17664#STRHR - Wie ist mit einer Veränderung des Umsatzsteuersatzes innerhalb eines Abrechnungszeitraumes umzugehen, bspw. bei einer Schlussrechnung?

Bitte sprechen Sie sich mit Ihrem jeweiligen Auftraggeber ab, wie Sie hier vorgehen können.

Voraussetzungen

Zum Erstellen von E-Rechnungen müssen Sie im BUSINESS bestimmte Einstellungen (z.B.: die Leitweg-ID, IBAN und die UST-ID) als Voraussetzungen vornehmen. Auf dieser Seite erklären wir Ihnen die Pflichtangaben und die Angaben die nur bestimmte Auftraggeber fordern.

E-Rechnung erstellen

Um eine E-Rechnung zu erstellen, muss die Ausgabeart im Printmanagement geändert werden. Dort sind bisher die Formate ZUGFeRD und X-Rechnung verfügbar. Sie unterscheiden sich lediglich darin, dass bei der Ausgabeart ZUGFeRD, zusätzlich zur XML Datei, eine PDF an die erstellte E-Mail mit angehängt wird. Diese PDF beinhaltet dann als Anhang den XML Teil. In diesen wird auch der Leistungszeitraum integriert und mit Übergeben. Bei der E-Rechnung können Sie ebenfalls auf die Formulareinstellungen (Kurzliste, nur Langtext, etc.) bezüglich des Positionstextes zurückgreifen.

Beide Ausgabearten erzeugen eine PDF für die Bauakte. Bei der X-Rechnung wird zusätzlich zur PDF auch die XML Datei in der Bauakte abgelegt.

Ausgabe E-Rechnung

Für eine E-Rechnung können ebenfalls die Vorlagen und Automatismen des neuen Printmanagements genutzt werden.

Die Ausgabe als Probe ist für die E-Rechnung nicht zu empfehlen, da die Voraussetzungen für das Erstellen einer E-Rechnung dadurch beeinträchtigt werden. Beispielsweise wird keine Rechnungsnummer erzeugt. Für die Rechnungsprüfung empfiehlt sich die Ausgabe als PDF zur Probe.

Anhänge

An Ihre E-Rechnung können Sie bei der Ausgabe Datei-Anhänge hinzufügen. Diese werden direkt über die Druckeinstellungen beim Rechnungsdruck zur Ausgabeart X-Rechnung eingefügt. Die Dateianhänge werden dabei direkt in die XML-Datei geschrieben. Es werden die Formate JPG, PNG und PDF unterstützt und es können mehrere Dateien angehängt werden. Bitte beachten Sie die Größenvorgaben für XML-Dateien Ihres Auftraggebers. Anhänge an eine ZUGFeRD E-Rechnung sind an die E-Mail mit anzuhängen.

Wiederholungsdruck/-ausgabe

Nach Erstellung der E-Rechnung, egal in welcher Ausgabeart, können Sie diese Rechnung über das Baustellenkonto erneut drucken. Dabei steht Ihnen sowohl das PDF als auch die XML Datei (X-Rechunng) zur Verfügung. Üer die rechte Maustaste erreichen Sie den Wiederholungsdruck.

Besonderheiten bei verschiedenen Auftraggebern

Auftraggeber Portal Format Übermittlungsweg E-Mail Format Leitweg-ID
BUND ZRE¹
https://xrechnung.bund.de
X-Rechnung Portal, E-Mail ohne Betreff, Anhänge die keine Rechnungsdaten enthalten werden gelöscht
Empfänger-Mail: xrechnung@portal.bund.de
Absender: Mailadresse, die im Portal hinterlegt ist
beginnt mit 991
Bundeskanzleramt: 991-01014-19
Bundesbank ZRE X-RechnungPortal, E-Mail Bestellnummer (BBK-xxxxxxxx-x) im Feld Auftragsnummer Leitweg-ID: 991-80008-08
Dem Bund untergeordnete Auftraggeber (einige Bundesländer, VBL, Institute, etc.) OZG-RE²
https://xrechnung-bdr.de
X-Rechnung Portal, E-Mail Empfänger-Mail: individuelle E-Mail-Adresse des AN (wird bei der Portalregistrierung erstellt)
Absender: beliebige E-Mail
Mail nicht größer als 15 MB
werden vom Auftraggeber mitgeteilt
z.B. 14-0201004CCV01-15
VBL OZG-RE X-RechnungPortal, E-Mail Rechnungsempfänger = VBL Leitweg-ID: 992-80135-36
Bundesdruckerei
Dienstleister für div. Institutionen
z.B. Techniker Krankenkasse
VPX
https://bdr-businessportal.de/edi/home
X-Rechnung Portal, E-Mail klassische PDF-Rechnungen ggf. direkt zur Konvertierung an die Bundesdruckerei schicken wwww.bundesdruckerrei.de
Besonderheit Techniker:
Name (Feld BT-56): Bitte tragen Sie hier nur Ihre bekannte Org-ID ein.
(wird unsererseits noch geklärt
Leitweg-ID:
Techniker: 993-80116-17
Deutsche Bahn
Infos: http://www.deutschebahn.com/rechnungsstellung
- X-Rechnung E-Mail Absendermailadresse muss erreichbar sein (kein noreply), ohne Betreff, ohne Text, nicht größer als 50 MB, ein Anhang pro E-Mail, unverschlüsselt und nicht digital signiert
Empfänger-Mail: e-invoicing@deutschebahn.de
Empfänger für Testrechnungen:
SSCDE-KBH-Redaktion@deutschebahn.com
Absender: beliebige Mailadresse
Merkblatt der DB
Musterbestellung DB
für alle Empfänger:
992-90009-96
Land Bremen und dessen Behörden und Betriebe (z.B. Hafen) zErika
E-Rechnung Bremen
X-Rechnung Portal, E-Mail bisher keine Angaben z.B. 04011000-1234512345-06
Bundesanstalt für Immobilienaufgaben
https://www.bundesimmobilien.de/12349156/rechnungsstellung-an-die-bundesanstalt-fur-immobilienaufgaben
ZRE¹
https://xrechnung.bund.de
X-RechnungPortal, E-MailAnhänge müssen in XML eingebettet sein; Dateigröße von 10 MB bei E-Mailanhängen oder 11 MB bei Anhängen in der WeberfassungLeitweg-ID: 991-80032-33
Bundesamt für Bauwesen und Raumordnung
https://www.bbr.bund.de/BBR/DE/Vergaben/informationen-auftragnehmer/e-rechnung-im-bbr.html?nn=2239308
ZRE¹
https://xrechnung.bund.de
OZG-RE²
https://xrechnung-bdr.de
Peppol
https://peppol.eu
X-RechnungPortal, E-Mail, DE-Mail (zukünftig), Weberfassung, Peppol10 Megabyte bei E-Mail und De-Mail, 11 Megabyte bei der Weberfassung und 15 Megabyte bei Uploadnicht übermittelt

¹ Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE)
² Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE)

Hier eine Übersicht, welches Bundesland, welche Plattform nutzt: https://www.bonpago.de/xrechnung.html

Weitere Schritte