E-Rechnung


autor: PB / DS
check: DS
freigabe:

Beschreibung

Eine E-Rechnung ist ein nach genauen Vorgaben strukturierter Datensatz, der in einem elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. Darüber hinaus muss eine automatische Weiterverarbeitung des Datensatzes möglich sein. Inhalte und Format des Datensatzes für E-Rechnungen wurden europaweit einheitlich festgelegt (Europäische Norm EN 16931).

ZUGFeRD

Das Format ZUGFeRD ist ein Hybridformat für die E-Rechnung bei der zusätzlich zur XML Datei auch ein, für den Menschen lesbares, PDF erstellt wird.

  • ZUGFeRD 2.1.1 ist im XML-Teil kompatibel zu X-Rechnung (entspricht EN……)
  • ZUGFeRD 2.1.1 ist das Ausgabeformat BUSINESS 2021 (als Komplett-PDF in der Ausgabeart ZUGFeRD, bzw. als XML-Anhang in der Ausgabeart Bund-D)
  • ZUGFeRD 2.1 ist nicht auf-oder abwärtskompatibel zu 2.1.1 - diese Ausgabe wird von BUSINESS nicht unterstützt
  • ZUGFeRD 1.0 ist nicht auf-oder abwärtskompatibel zu 2.1.1 - diese Ausgabe wird von BUSINESS nicht unterstützt

Bei der BUSINESS Ausgabeart BUND D wird eine PDF-Datei ausgegeben, die einen XML-Teil enthält und per E-Mail zum Versand ausgegeben wird.

XRechnung

Bei dem Format XRechnung handelt es sich um die ausschließlich strukturierten Daten in XML (eXtensible Markup Language) Sprache. Bei der BUSINESS Ausgabeart ZUGFeRD (XML) wird eine XML Datei ausgegeben und per E-Mail zum Versand angeboten. ZUGFeRD 2.1.1 ist dem XRechnungsformat gleichgestellt und muss anerkannt werden.

E-Rechnung erstellen

Im Printmanagement dahin verlinken - Ausgabeart Screenshot

Voraussetzungen

  • UST-ID (Datenfeld in der Finanzverwaltung, bzw. bei den Geschäftsbereichen)
  • Bankverbindung-IBAN (In der Finanzverwaltung muss die Hauptbankverbindung eine IBAN enthalten)
  • Telefonnummer (Komplettenummer in den Druckdaten hinterlegen. Nicht nur Durchwahl)
  • Auftrags-Nummer (in LV-Grunddaten eintragen, wird vom AG mitgeteilt)
  • Leitweg-ID (in LV-Grunddaten eintragen, wird vom AG mitgeteilt)

Leitweg-ID

Die sogennaten Leitweg-ID ist eine vom jeweiligen Auftraggeber bereitgestellte Kennziffer zur korrekten Addressierung der Rechnung. Im Zuge der Umsetzung der E-Rechnung haben sich Bund, Länder und Kommunen auf ein einheitliches System geeinigt. Die Leitweg-ID ist eine öffentliche Information und dient allen Lieferanten Ihre Rechnungen an die richtige Behörde oder Rechnungsabteilung zu addressieren. Diese ID wird in das entsprechende E-Rechnungsformat mit eingebunden.

Ablauf bei verschiedenen Auftraggebern

Auftraggeber Portal Format Übermittlungsweg E-Mail Format Leitweg-ID
BUND ZRE¹ ZUGFeRD (XML) Portal, E-Mail ohne Betreff, Anhänge die keine Rechnungsdaten enthalten werden gelöscht
Empfänger-Mail: xrechnung@portal.bund.de
Absender: Mailadresse, die im Portal hinterlegt ist
beginnt mit 991 z.B. 991-01014-19
Dem Bund untergeordnete Auftraggeber (Länder, Bundesbank, etc.) OZG-RE² ZUGFeRD (XML) Portal, E-Mail Empfänger-Mail: individuelle E-Mail-Adresse des AN (wird bei der Portalregistrierung erstellt)
Absender: beliebige E-Mail
werden vom Auftraggeber mitgeteilt
z.B. 14-0201004CCV01-15
Deutsche Bahn - ZUGFeRD (XML) E-Mail Absender muss erreichbar sein, ohne Betreff, ohne Text, nicht größer als 50 MB, ein Anhang pro E-Mail, unverschlüsselt und nicht digital signiert
Empfänger-Mail: e-invoicing@deutschebahn.de
Absender: beliebige Mailadresse
Merkblatt der DB
Musterbestellung DB
für alle Empfänger:
992-90009-96
Bremen E-Rechnung Bremen ZUGFeRD (XML) Portal, E-Mail bisher keine Angaben z.B. 04011000-1234512345-06

¹ Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE)
² Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE)

Hier eine Übersicht, welches Bundesland, welche Plattform nutzt: https://www.bonpago.de/xrechnung.html

Weitere Schritte