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E-Brief
Beschreibung
Mit der Funktion E-Brief können Sie Ihre Geschäftskorrespondenz digital versenden und analog zustellen lassen. Das Dokument, das Sie versenden möchten, wird über die Schnittstelle E-Brief digital an einen Dienstleister übertragen und durch diesen ausgedruckt und versendet. Der Dienstleister übernimmt das Drucken, Falten, Kuvertieren, Frankieren und den Versand. Der ausgewählte Dienstleister ist Partner der Deutschen Post. Die Briefe werden somit von der Deutschen Post versendet und zugestellt.
In einem gesonderten Programmbereich finden Sie Ihre vorbereitete Post und die bereits gesendeten Aufträge.
In einer Liste haben wir häufig gestellte Fragen zur E-Brief-Funktion nochmals zusammengestellt.
Zugangsdaten setzen
Um die E-Brief-Schnittstelle zu nutzen, müssen Sie sich auf der Web-Seite www.onlinebrief24.de anmelden.
Bitte benutzen Sie den Gutscheincode „Dataflor“ bei Ihrer Anmeldung. So identifiziert onlinebrief24.de Sie als DATAflor-Kunden.
Die erhaltenen Zugangsdaten hinterlegen Sie bitte unter
Programmdaten → Programmparameter → 140 E-Brief-Einstellungen
Bei der Einrichtung ist Ihnen unser Service-Team gern behilflich. Nehmen Sie wie gewohnt über das praktische Support-Tool Kontakt mit Ihrer Service-Mitarbeiterin oder Ihrem Service-Mitarbeiter auf.
Benutzer
Hier hinterlegen Sie den Benutzernamen, den Sie bei Ihrer Anmeldung bei onlinebrief24.de verwendet haben.
Passwort
Geben Sie hier das Passwort ein, das Sie bei Ihrer Anmeldung bei onlinebrief24.de angegeben haben.
Ablagepfad
Als Ablagepfad ist Ihr Installationspfad voreingestellt. Unter \\.Server\Dataflor\BusinessData wird beim ersten Drucken eines E-Briefes der Ordner eBrief automatisch angelegt und die PDF korrekt dort abgelegt. Möchten Sie die E-Briefe an einem anderen Ort abspeichern, tragen Sie hier einen anderen Pfad an.
Rechtesteuerung
In der Benutzerverwaltung steuern Sie über detaillierte Benutzerrechte die Verfügbarkeit von Funktionen und die Sichtbarkeit von Daten für den angemeldeten Benutzer. Für das Senden von E-Briefen stehen folgende Benutzerrechte zur Verfügung:
Benutzerrecht | Funktion |
---|---|
E-Brief Programmparameter verwalten | die Anmeldedaten und Voreinstellungen bearbeiten |
E-Briefe drucken | grundsätzliche Funktionalität aus den Geschäftsausdrucken E-Briefe erzeugen |
Erstellte E-Briefe anzeigen (eigene) | Einsicht in die eigens erstellten E-Briefe |
Erstellte E-Briefe anzeigen (alle) | Einsicht in die E-Briefe aller BUSINESS-Benutzer |
E-Briefe senden (eigene) | eigene E-Briefe senden |
E-Briefe senden (alle) | E-Briefe aller BUSINESS-Benutzer versenden |
Gesendete E-Briefe anzeigen (eigene) | eigene bereits versendete E-Briefe im Postausgang einsehen |
Gesendete E-Briefe anzeigen (alle) | versendete E-Briefe aller Benutzer einsehen |
E-Briefe löschen | vorbereitete oder gesendete Briefe löschen |
Rechte | Administrator | Hauptbenutzer | Benutzer |
---|---|---|---|
Rechtgruppe: E-Brief | |||
E-Brief Programmparameter verwalten | X | ||
E-Briefe drucken | X | X | X |
Erstellte E-Briefe anzeigen (eigene) | X | X | X |
Erstellte E-Briefe anzeigen (alle) | X | X | |
E-Briefe senden (eigene) | X | X | X |
E-Briefe senden (alle) | X | X | |
Gesendete E-Briefe anzeigen (eigene) | X | X | X |
Gesendete E-Briefe anzeigen (alle) | X | X | |
E-Briefe löschen | X |
Anwendung
Die E-Brief-Funktion ermöglicht die Geschäftsausdrucke und weitere wichtige Drucke aus BUSINESS heraus. Ausdrucke, die ein Adressfeld enthalten, werden dabei als Druckjob angelegt, während Ausdrucke, die kein Adressfeld enthalten, als Anhang erstellt werden und sich einem oder mehreren Druckjobs zuordnen lassen (siehe Kapitel Anhang).
Falls Sie eigene Formularvarianten nutzen, müssen Sie darauf achten, dass das Adressfeld den DIN-Normen entspricht. Die genauen Anforderungen finden Sie hier.
Falls Sie hierzu Fragen haben oder Hilfe benötigen, kontaktieren Sie unser Support-Team über das Support-Tool.
Sie haben grundsätzlich drei Möglichkeiten, ein Dokument als E-Brief zu versenden: a) aus dem Druckdialog heraus, b) aus der Bauakte oder c) Sie importieren externe PDF-Dateien als E-Brief.
Wenn Sie sich z.B. im Rechnungsdruck befinden, wird Ihnen auf der rechten Seite bei den Druckeinstellungen neben Drucken und als E-Mail versenden nun auch die Option E-Brief angeboten.
Wählen Sie diese Möglichkeit aus und verfahren Sie wie gewohnt. Sie können wählen, ob Sie den E-Brief farbig oder schwarz-weiß, einseitig oder beidseitig drucken. Der Druck wird im Menü oben ausgelöst und durch den Document Printer in den E-Briefkasten gesendet.
Auch können Sie aus der Bauakte heraus PDF-Dokumente als E-Brief versenden. Klicken Sie dazu das PDF-Dokument mit der rechten Maustaste an und wählen Sie den Punkt [E-Brief] aus. Wählen Sie nun aus, ob das Dokument als E-Brief oder als Anhang versendet werden soll.
Für den Versand als Brief ist wichtig, dass das Dokument ein ausgefülltes Anschriftenfeld an der richtigen Position hat. Informationen dazu finden Sie in der DIN 5008.
Die dritte Möglichkeit finden Sie unter dem Kapitel E-Brief hinzufügen.
Funktionen
Im oberen Menübereich finden Sie die entsprechenden Funktionen der Schnittstelle.
Die Sortierung der Druckaufträge erfolgt nach Datum und nach BUSINESS Benutzer. Ein Druckauftrag kann mehrere Druckjobs beinhalten. Diese wiederum beinhalten den Brief/das Dokument und den möglichen Anhang.
Anhang
Wenn Sie Dokumente, die keine Anschriftenfelder beinhalten, über die Schnittstelle drucken, werden diese als Anhang erstellt. Sie befinden sich im E-Briefkasten unter dem Knoten Anhang. Von dort aus können Sie diesen Anhang per Drag and Drop an alle gewünschten Briefe hängen. Wenn Sie den Anhang über einem Druckauftrag fallen lassen, werden alle darunter befindlichen Briefe mit diesem Anhang versehen.
Außerdem haben Sie hier die Möglichkeit, externe Anhänge hinzuzufügen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Anhang hinzufügen .
Nun können Sie einen oder mehrere Anhänge markieren und hinzufügen.
E-Brief hinzufügen
Sie können auch externe PDF-Dateien als E-Brief hinzufügen. Klicken Sie dazu im oberen Menübereich auf E-Brief hinzufügen und wählen Sie eine oder mehrere Dateien aus.
Stellen Sie sicher, dass alle ausgewählten Dokumente ein Anschriftenfeld an der richtigen Position haben, um sie als E-Brief versenden zu können.
Neuer Druckauftrag
Sie haben die Möglichkeit, Teile eines vorhandenen Druckauftrags, bezogen auf den Benutzer oder einen einzelnen Brief, in einen neuen Druckauftrag zu verschieben. Wählen Sie dazu den Brief oder den Benutzerknoten, den Sie verschieben wollen, und klicken Sie die Schaltfläche Neuer Druckauftrag. .
Der neue Druckauftrag hat nun kein Datum mehr, kann jedoch neu beschriftet werden. Klicken Sie dazu einfach doppelt auf das Ordnersymbol und tragen Sie die gewünschte Beschriftung ein.
Gesendete Druckaufträge
Der Bereich gesendete Druckaufträge stellt alle bereits versendeten Briefe einzeln dar.
Die tabellarische Übersicht mit ihren Spalten kann zur Sortierung übersichtlich organisiert werden. Eine detaillierte Beschreibung aller Tabellenfunktionen finden Sie auf der Wiki-Seite Tabellen.
Im rechten Randbereich finden Sie eine Zusammenstellung der Inhalte zu dem gerade angewählten Druckjob. Sie können sich hier den Brief oder den Anhang nochmals anschauen.
Derzeit ist das gleichzeitige Arbeiten mehrerer Nutzer im E-Brief Postausgang bei Netzwerkinstallationen nicht möglich.
Unterstützte Drucke
Sehen Sie hier die Ausdrucke, die Sie aus BUSINESS heraus als E-Brief versenden können.
Liste der E-Brief-Ausdrucke
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Hier sind die häufig gestellten Fragen nochmals zusammengefasst.