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Voraussetzungen für E-Rechnungen
E-Rechnungen unterliegen den gleichen gesetzlichen Anforderungen, wie normale Rechnungen. Dazu zählt auch, dass E-Rechnungen die allgemeinen Pflichtangeben einer Rechnung enthalten müssen. D.h. es sind die Adressdaten, eine Bankverbindung und die USt-ID Íhres Unternehmens zu übermitteln. Diese sind zuvor in BUSINESS zu hinterlegen. Zusätzlich gibt es neben diesen Pflichtangaben auch erweiterte Angaben, die je nach Anforderung Ihres Auftraggbers zu füllen sind.
Pflichtangaben
Adressdaten des eigenen Unternehmens
Hinterlegen Sie in den Firmendaten die Adressdaten des eigenen Unternehmens. Dazu wechseln Sie über den Reiter Programmdaten, auf den Punkt Firma und dann auf Firmenadresse. in dem sich öffnenden Fenster geben sie bitte die vollständigen Adressdaten Ihres Unternehmens ein.
UST-ID
Hinterlegen Sie in der Finanzverwaltung unter den Parametern Ihre Umsatzsteuer ID. Achten Sie hierbei bitte darauf, dass Sie Ihre Umsatzsteuer-ID vollständig mit Ländercode (DE für Deutschland) angeben. UST-ID
Bankverbindung-IBAN
In der Finanzverwaltung hinterlegen Sie ebenfalls Ihre Hauptbankverbindung. Dabei ist das Feld IBAN ein Pflichtfeld für die E-Rechnung. Bankverbindung-IBAN (In der Finanzverwaltung muss die Hauptbankverbindung eine IBAN enthalten)
Nach jeder Änderung oder Neuanlage einer Bankverbindung starten Sie bitte DATAflor BUSINESS neu, um die Änderunge zu übernehmen.
Die Hauptbankverbindung wird als Vorbelegung für den Rechnungsdruck verwendet. Sie können aber im Rechnungsdruck, bei Ausgabe X-Rechnung, auch eine andere Bankverbindung manuell wählen. Dazu muss diese aber zuvor in der Finanzverwaltung angelegt worden sein und eine IBAN enthalten.
Kontaktdaten des Rechnungserstellers
Um eine E-Rechnung zu stellen, müssen Sie die Kontaktdaten des Rechnungserstellers mit übermitteln. Füllen Sie dazu bitte den Ansprechpartner, die Telefonnummer und die E-Mailadresse des angemeldeten BUSINESS-Benutzers in den Druckvoreinstellungen zur Mitarbeiteradresse aus. In der jeweiligen Mitarbeiteradresse in der Registerkarte Details > Benutzer finden Sie die Druckvoreinstellungen. Über die Pluslogik können Sie die entsprechenden Einträge aktivieren. Achten Sie bitte darauf, dass Sie eine komplette Telefonnummer hinterlegen, die einfache Durchwahl ist nicht ausreichend.
Leitweg-ID/Auftragssnummer
Die Leitweg-ID ist eine vom jeweiligen Auftraggeber bereitgestellte Kennziffer zur korrekten Addressierung der Rechnung. Im Zuge der Umsetzung der E-Rechnung haben sich Bund, Länder und Kommunen auf ein einheitliches System geeinigt. Die Leitweg-ID ist eine öffentliche Information und dient allen Lieferanten Ihre Rechnungen an die richtige Behörde oder Rechnungsabteilung zu addressieren. Diese ID wird in das entsprechende E-Rechnungsformat mit eingebunden.
Die Leitweg-ID ist für das Format X-Rechnung ein Pflichtfeld.
Auftragsnummer (in LV-Grunddaten eintragen, wird vom AG mitgeteilt) Leitweg-ID (in LV-Grunddaten eintragen, wird vom AG mitgeteilt)
E-Mail für Rechnungsempfänger
In den Adresseinstellungen zum Auftraggeber hinterlegen Sie eine E-Mail-Adresse (wird vom Portal oder des AG bereitgestellt) als E-Mail für Rechnungsempfänger.
Durch Klicken auf 
legen Sie fest, dass diese E-Mail-Adresse standardmäßig für den Versand von Rechnungen genutzt wird.
Erweiterte Angaben
Ansprechpartner des Auftraggebers
Die E-Rechnung wurde um die Ausgabe des Ansprechpartners beim Auftraggeber erweitert. Die Kontakte die Sie zum Auftraggeber hinterlegt haben, können am LV unter der Registerkarte Adressen ausgewählt und hinterlegt werden. Es werden sowohl Name, Telefonnummer als auch die E-Mail Adresse mit übergeben.
Lieferantennummer zum Auftraggeber
Ihre Lieferantennummer beim Auftraggeber hinterlegen Sie bitte im Adress-Manager bei den Auftraggebereigenschaften unterhalb des Datenfeldes Debitorennummer.
USt-ID des Auftraggebers bei Rechnungen mit 0% MwSt. nach §13b UStG
Geben Sie eine E-Rechnung mit 0% MwSt. nach § 13b UStG aus, ist es verpflichtend auch die Umsatzsteuer-ID des Rechnungsempfängers auszuweisen. Diese hinterlegen Sie bitte an den Adressdaten ihres Rechnungsempfängers. Dazu wechseln Sie bitte in die entsprechende Adresse und wechseln über den Reiter Details, auf den Reiter Auftraggeber. Über die Pluslogik zu dem Punkt Stammdaten finden Sie auch das Feld USt-IdNr.
Achtung wird am LV ein abweichender Leistungsempfänger hinterlegt (siehe unten), ist darauf zu achten, dass die USt-ID an der Adresse des Rechnungsempfängers hinterlegt wird.
Abweichender Leistungsempfänger
Die E-Rechnung wurde um die Ausgabe des abweichenden Leistungsempfängers erweitert. Standardmäßig ist dies die Adresse, die in der Projektverwaltung auf der Registerkarte Adressen > Auftraggeber hinterlegt ist und identisch mit dem Auftraggeber im Projektbaum.
Standardmäßig ist dies auch die Adresse, die mit der E-Rechnung als Rechnungsempfänger übermittelt wird. Sind Leistungsempfänger und Rechnungsempfänger unterschiedliche Adressen, weisen Sie dem Auftraggeber des Projektbaums in den Adressen einen abweichenden Rechnungsempfänger zu. Dieser wird dann für das Erstellen der E-Rechnung verwendet und mit den Rechnungsdaten übermittelt.
Unterschiedliche Unternehmen als Geschäftsbereiche führen
Nutzen Sie die Geschäftsbereiche in DATaflor BUSINESS, um einzelne Unternehmen abzubilden, müssen Sie für die E-Rechnungsausgabe weitere Ergänzungen vornehmen. Innerhalb der Geschäftsbereichsverwaltung finden Sie den Reiter Adressdaten. In diesem hinterlegen Sie bitte für jedes Unternehmen die abweichenden Pflichtangaben einer Rechnungen (Adressdaten, USt-ID und die Bankverbindung). Als Bankverbindung stehen alle in der Finazverwaltung angelegten Bankverbindungen zur verfügen.
Je nach dem, welchen Geschäftbereich Sie im Anschluss am LV gewählt haben, werden entsprechend diese Daten automatisch in die E-Rechnung übernommen.
