Grundsätzliche Einstellungen für den Ausdruck von Rechnungen/Gutschriften

Beschreibung

Für grundsätzliche Voreinstellungen zur Abrechnung und zum Rechnungsdruck stehen zahlreiche Programmparameter zur Verfügung. Die verschiedenen Funktionalitäten sind im Folgenden erläutert.


Anpassungen des Drucklayouts

Abstand zwischen Positionen (Rechnung)

Im Programmparameter 70.20.120 Abstand zwischen Positionen (Rechnung) legen Sie den Abstand in mm fest, der auf Rechnungen/Gutschriften zwischen den Positionen eingefügt wird.

Darstellung des Rechnungsfußes

Im Programmparameter 70.20.160 Darstellung des Rechnungsfußes wählen Sie aus folgenden drei Möglichkeiten:


0 = Rechnungsbetrag = Wertzuwachs
Die vorherige Abschlagsrechnung (AR) wird im Netto (vor Steuer) von der Gesamtsumme abgezogen. Jede Rechnung erhält ihren eigenen Forderungsbetrag, der auch im Mahnwesen weiterverfolgt wird. Der Rechnungsbetrag ist gleich dem Wertzuwachs. Die Steuer wird hierbei ausschließlich für den Zuwachs der aktuellen Rechnung berechnet und dargestellt. Die Darstellung aller Rechnungen und Zahlungen erfolgt auf dem Kontoblatt zur Rechnung.



1 = Rechnungsbetrag = Gesamtleistungsstand
Die Gesamtleistungssumme wird mit Steuer ausgerechnet. Der Gesamtbetrag entspricht dem Gesamtleistungsstand. Zur Ermittlung des Steuerbetrages wird ein separater Block Wertzuwachs ausgegeben, der den Wertzuwachs und die Steuer der aktuellen Rechnung ausgibt. Zur Darstellung des Zahlbetrags der Rechnung werden vom Gesamtbetrag alle bisher geleisteten Zahlungen abgezogen. Zusätzlich wird der Steueranteil jeder Zahlung dargestellt.



2 = Rechnungsbetrag = Gesamtleistungsstand und Zahlbetrag = Wertzuwachs
Die Gesamtleistungssumme wird mit Steuer ausgerechnet. Der Gesamtbetrag entspricht dem Gesamtleistungsstand. Zur Ermittlung des Steuerbetrages wird ein separater Block Wertzuwachs ausgegeben, der den Wertzuwachs und die Steuer der aktuellen Rechnung ausgibt. Unter Berücksichtigung der eingegangenen Zahlungen wird der Zahlbetrag des Wertzuwachses der Rechnung ausgewiesen, d.h. vom Zahlbetrag des gesamten Bauvorhabens werden zusätzlich alle offenen Abschlagsrechnungen abgezogen

Vorauszahlung - Verrechnungsdatum

Im Programmparameter 70.20.136 Vorauszahlung - Verrechnungsdatum legen Sie fest, welches Datum zu einer Vorauszahlung auf Rechnungen, Abschlagsrechnungen, Teilschlussrechnungen und Schlussrechnungen gedruckt wird oder dass kein Datum angegeben wird. Stimmen Sie mit Ihrem Steuerberater ab, welche Einstellung für Ihr Unternehmen zutrifft.


Beispielausdruck: Berechnung des Zahlbetrags einer Rechnung

Zahlbetrag detailliert darstellen

Im Programmparameter 70.20.200 Zahlbetrag detailliert darstellen entscheiden Sie, ob die Berechnung des Zahlbetrages auf Abschlagsrechnungen im Rechnungsfuß in reduzierter oder detaillierter Form dargestellt wird. In der detaillierten Darstellung werden die Einzelwerte in der Summenzeile mit ausgegeben.

Die detaillierte Darstellung findet in Betrieben mit Einnahmeüberschussrechnung Anwendung. Rundungsdifferenzen sind durch die Einzelwerte nicht auszuschließen. Deshalb empfehlen wir weiterhin die kompakte, reduzierte Darstellung.



Beispielausdruck: detaillierte Darstellung

Die Berechnung erfolgt über die Spalte brutto von oben nach unten. Der Nettobetrag wird aus dem Bruttowert entsprechend dem Steuersatz ermittelt. Die Mehrwertsteuer wird aus der Differenz zwischen Brutto und Netto gebildet. Eine Kontrollrechnung durch Summieren der einzelnen Nettowerte führt deshalb unweigerlich zu Rundungsdifferenzen. DATAflor hat diese Berechnung gewählt, da beim Zahlbetrag immer der Bruttowert maßgebend ist und so die notwendigen Rundungsdifferenzen nur im Netto oder auf der Steuer vorkommen.

Hinweistext Rechnung (Gesamt-OP, Brutto-Leistung)

Im Programmparameter 70.20.220 Hinweistext Rechnung (Gesamt-OP, Brutto-Leistung) legen Sie den Text fest, der bei Teilschluss- und Schlussrechnungen sowie Abschlagsrechnungen mit laufender Nummer größer als 1 im Rechnungsfuß nach den Zahlungskonditionen gedruckt wird.

Zur Textgestaltung steht Ihnen ein Editor sowie Textvariablen, die automatisch vom Programm gefüllt werden, zur Verfügung.

Beispielausdruck:

Hinweistext Rechnung

In den Programmparametern 70.20.230 Hinweistext Rechnung (Firma) und 70.20.240 Hinweistext Rechnung (Person) hinterlegen Sie die Texte, die automatisch im Rechnungsfuß jeder Rechnung nach den Zahlungskonditionen und vor dem Fußtext gedruckt werden. Hierbei wird unterschieden, ob es sich bei der Empfängeranschrift um eine Adresse vom Typ Person oder Firma handelt.

Zur Textgestaltung steht Ihnen ein Editor sowie Textvariablen, die automatisch vom Programm gefüllt werden, zur Verfügung.

Beispielausdruck:

Hinweistext Wertzuwachs

Im Programmparameter 70.20.245 Hinweistext Wertzuwachs hinterlegen Sie den Text, der im Rechnungsfuß von Abschlags-, Teilschluss- und Schlussrechnungen gedruckt wird, wenn im Printmanagement die Formulareinstellung Wertzuwachs aktiviert ist.


Beispielausdruck:

Druck Fälligkeitsskala auf Kontoblatt/Kontoauszug

Im Programmparameter 70.20.260 Druck Fälligkeitsskala auf Kontoblatt/Kontoauszug stellen Sie ein, dass auf dem Kontoblatt zur Rechnung und dem Kontoauszug zu Debitoren die Fälligkeiten der Zahlbeträge gedruckt werden.


Beispielausdruck: Kontoblatt zur Rechnung mit Fälligkeitsskala

Vorauszahlung mit Steuer buchen

Im Programmparameter 70.20.135 Vorauszahlung mit Steuer buchen hinterlegen Sie die Bezeichnung, die für die Formularbezeichnung der Rechnung verwendet wird, die Sie zu einer mit Steuer gebuchten Vorauszahlung drucken können. Ist keine Bezeichnung definiert, wird automatisch das Wort „Vorauszahlung“ verwendet.


Einstellungen im Druckmenü

Nummernkreis Abschlagsrechnungskette verwenden

Standardmäßig wird für die automatische Vergabe der Belegnummern für Rechnungen, Abschlagsrechnungen, Teilschlussrechnungen, Schlussrechnungen und Gutschriften der Nummernkreis Rechnung verwendet. Jeder Geschäftsbereich besitzt einen eigenen Nummernkreis Rechnung, die in der Geschäftsbereichsverwaltung definiert werden.

Im Programmparameter 70.30.52 Nummernkreis Abschlagsrechnungskette verwenden legen Sie fest, ob für die automatische Belegnummerierung von Abschlagsrechnungen separate Nummernkreise verwendet werden sollen.


Die Nummernkreise Abschlagsrechnung werden ebenfalls in der Geschäftsbereichsverwaltung je Geschäftsbereich eingestellt.

Vorgabe Beleg- und Buchungsdatum

Im Programmparameter 70.30.15 Vorgabe Beleg- und Buchungsdatum legen Sie fest, welches Datum im Printmanagement für die Ausgabe weiterer Rechnungen als Belegdatum und Buchungsdatum voreingestellt ist: das zuletzt verwendete Datum oder immer das aktuelle Systemdatum.

Vorgabe Steuerfälligkeit

Im Programmparameter 70.30.40 Vorgabe Steuerfälligkeit legen Sie fest, wie im Printmanagement für Rechnung/Gutschrift die Formulareinstellung Mehrwertsteuer bei Abschlagsrechnungen vorbelegt wird.

Erläuterungen zur Steuerfälligkeit finden Sie im Kapitel fällige/nicht fällige Mehrwertsteuer.

Vorbelegung Textpositionen

Standardmäßig sind Textpositionen (TE) in der Datenauswahl für die Ausdrucke Auftragsbestätigung, Rechnung, Abschlagsrechnung, Teilschlussrechnung und Schlussrechnung nicht selektiert.

Im Programmparameter 70.30.90 Vorbelegung Textpositionen können Sie festlegen, ob Textpositionen (TE) beim ersten Laden der Druckvorschau, beim Wechsel der Mengenherkunft oder wenn das Kontextmenü „Standardselektion“ aufgerufen wird, immer mit selektiert werden sollen.


Hinweisfenster für Warnmeldungen

Standardmäßig werden Warnmeldungen im Druckmenü durch die Symbole (Ausgabe nicht möglich) und (Ausgabe möglich) angezeigt.
Im Programmparameter 70.30.110 Hinweisfenster für Warnmeldungen können Sie für folgende Warnmeldungen festlegen, ob im Druckmenü bei Klick auf Ausgabe zusätzlich ein Hinweisfenster geöffnet wird:

Warnmeldung Ausgabetyp
Es existieren offene Vorauszahlungen/Gutschriften Rechnung, Abschlagsrechnung, Teilschlussrechnung, Schlussrechnung
Der Leistungszeitraum ist ohne Baubeginn angegeben Auftragsbestätigung, Rechnung, Abschlagsrechnung, Teilschlussrechnung, Schlussrechnung, Gutschrift
Der Rechnungsbetrag ist negativ oder null Angebot, Auftragsbestätigung, Rechnung, Abschlagsrechnung, Teilschlussrechnung, Schlussrechnung, Gutschrift
Ausgewählte Positionen sind ohne Menge oder Preis Angebot, Auftragsbestätigung, Rechnung, Abschlagsrechnung, Teilschlussrechnung, Schlussrechnung, Gutschrift


Belegnummernvergabe Rechnungsbetragsänderung

Im Programmparameter 70.30.120 Belegnummernvergabe Rechnungsbetragsänderung können Sie festlegen, ob Rechnungsbetragsänderungen eine eigene Belegnummer erhalten sollen und welcher Nummernkreis hierfür verwendet werden soll. Voreingestellt ist hier der Wert 0, womit die Rechnungsbetragsänderung nie gleiche Belegnummer erhält, wie die zugehörige Rechnung.

Funktionen nach Rechnungsdruck

Bearbeitung Auftragsbestand nach Rechnungsdruck

Im Programmparameter 50.80 Bearbeitung Auftragsbestand nach Rechnungsdruck legen Sie fest, dass nach jedem Ausdruck von Rechnungen/Gutschriften der Dialog Auftragsbestand angezeigt wird.


Im Dialog Auftragsbestand können Sie Bestandsveränderungen der Auftragssumme wie halbfertige Arbeiten, erwartete Zusatzarbeiten sowie nicht abgearbeitete Zahlungsanforderungen hinterlegen. Die Beträge werden im Baustellenkonto zur Berechnung der Auftragssumme verwendet.

LV-Statuswechsel nach Rechnungsdruck

Im Programmparameter 50.90 LV-Statuswechsel nach Rechnunsdruck können Sie festlegen, dass nach dem Ausdruck von Rechnungen der Status des LV automatisch auf BE (Baustelle zu Ende) gesetzt wird.


Weitere Schritte