Rechnung/Gutschrift

Beschreibung

Öffnen Sie in der Projektverwaltung das LV, das Sie abrechnen möchten. Rechnungen und Gutschriften können Sie zu LVs drucken, die mit dem Statuskennzeichen B beginnen.

Wählen Sie anschließend im Menü Drucken den Rechnungstyp, für den Sie eine Rechnung ausgeben möchten.

Die folgenden Erläuterungen gelten für alle Rechnungstypen. Zur sprachlichen Abkürzung wird der Begriff „Rechnung“ stellvertretend für alle Rechnungstypen verwendet.

Das Printmanagement wird geöffnet.


Das Printmanagement wird für alle Ausdrucke der Formulargruppen mit dem Zusatz „(Fast)“ genutzt. Folgende Funktionen des Printmanagements sind für alle Formulare gleich und auf den jeweils verlinkten Wiki-Seiten beschrieben. Eine Zusammenstellung aller Funktionen des Printmanagements finden Sie auf der Wiki-Seite Printmanagement.

Bereichkurzer Einblick
Druckeinstellungen- Drucker/Papierschächte zum Drucken auswählen
- E-Mail-Adresse für das Senden als E-Mail festlegen
- je Kopie und für die Bauakte separate Einstellungen möglich
Druckvariante (Briefpapier)- Auswahl der Druckvariante (Briefpapier)
- je Kopie und für die Bauakte separate Auswahl möglich
Druckprofil- individuelle Zusammenstellung der Auswahl der Ausgabeart, der Druckeinstellungen und der Druckvariante laden
- Vordefinieren mehrerer Kopien ggf. mit unterschiedlichen Einstellungen möglich
Meine Favoriten- kompakte Ansicht der Formulareinstellungen, die immer benötigt werden
Formularprofil- individuelle Vorbelegung der Formulareinstellungen laden
Datenauswahl- Auswahl der Positionen/Bilder
- Nachbearbeiten von Positionsdaten wie Menge/Preis und Positionstexten
Menü Druckvorschau- Beschreibung aller Funktionen im Menü Druckvorschau im Überblick
- z.B. Probedruck, Bauakte
generelle Einstellungen- zur Anpassung des Drucklayouts

Welche Formulareinstellungen zur Verfügung stehen, richtet sich nach dem Formular, für das das Printmanagement geöffnet ist. Eine Beschreibung der Formulareinstellungen für die Ausgabe von Rechnungen finden Sie auf dieser Seite im Abschnitt Formulareinstellungen.


Formulareinstellungen

Öffnen Sie den Einstellungsbereich durch Aktivieren der Schaltfläche Formulareinstellungen.

Eine Auswahl der Formulareinstellungen, die Sie für jede Ausgabe anpassen/prüfen möchten, können Sie sich individuell für den Bereich Meine Favoriten zusammenstellen.

Folgende Formulareinstellungen stehen zur Verfügung:

Formularbezeichnung

  • Tragen Sie die Bezeichnung ein, die für die Rechnung verwendet wird.

Beleg-Nr.

  • Übernehmen Sie die nächste freie Nummer des Nummernkreises durch Klicken auf oder tragen eine Belegnummer manuell ein.
  • Wenn keine Belegnummer eingetragen ist, verwendet das Programm automatisch die nächste Belegnummer aus dem Nummernkreis.
  • Standardmäßig wird für alle Rechnungstypen der Nummernkreis Rechnung verwendet. Möchten Sie für Abschlagsrechnungen einen separaten Nummernkreis nutzen, legen Sie dies im Programmparameter Nummernkreis Abschlagsrechnungskette verwenden fest und definieren im Geschäftsbereich des LV den Nummernkreis Abschlagsrechnung.
  • Mit können Sie freie Belegnummern suchen, um eine Lückenlose Belegnummernkette zu gewährleisten.

Beleg-Datum / Buchungsdatum

  • Im Programmparameter 70.30.15 Vorgabe Beleg- und Buchungsdatum legen Sie fest, welches Datum für die Ausgabe weiterer Rechnungen als Belegdatum und Buchungsdatum voreingestellt ist: das zuletzt verwendete Datum oder immer das aktuelle Systemdatum.
  • Durch Klicken auf wird ein Kalender geöffnet, der die Datumsauswahl erleichtert.

Debitor - Nummer, Name

  • Es werden die Daten des Debitors, an den die Rechnung adressiert ist, angezeigt.

1. Anschrift / 2. Anschrift

  • Wählen Sie die Anschriften für das Formular aus.
  • Für 1. Anschrift ist standardmäßig Auftraggeber voreingestellt, für 2. Anschrift <nicht drucken>.
  • Die Anschriften werden zum LV auf der Registerkarte Adressen eingegeben.
  • Sie können zu einem Projekt weitere Projektadressen hinzufügen, die Ihnen dann im Listenfeld zur Auswahl angezeigt werden.

Ansprechpartner - Bedienerzeichen, Ansprechpartner, Telefon-Nr.

  • In der Auswahl Ansprechpartner wählen Sie, ob die Daten des angemeldeten Benutzers oder des Bauleiters, der dem LV zugeordnet ist, voreingestellt sind.
  • Entsprechend der Auswahl Ansprechpartner werden in den Feldern Bedienerzeichen, Ansprechpartner und Telefon-Nr. die Daten eingetragen, die zum Mitarbeiter in den Benutzerdaten hinterlegt sind.

Informationsblock

  • Es werden die Daten angezeigt, die dem Formular über zusätzliche Felder in der Druckvariante hinzugefügt sind (z.B. Debitor, LV-Nr.).

Leistungszeitraum

  • Es sind die Daten für Baubeginn und Bauende vorbelegt, die Sie zum LV auf der Registerkarte Auftrag hinterlegt haben.
  • Durch Klicken auf können Sie ggf. abweichende Daten festlegen. Die Änderung der Daten wird automatisch in die Registerkarte Auftrag übernommen.

Betreff / Kopftext / Fußtext

  • Die eingetragenen Texte werden an den entsprechenden Positionen im Formular mit ausgegeben.
  • Der Betreff, der am LV hinterlegt ist, wird vorbelegt.
  • Zur Textgestaltung stehen Ihnen die Funktionen der Textbearbeitung sowie Textvariablen, die automatisch vom Programm gefüllt werden, zur Verfügung.

Abrechnungsverfahren

Mengenherkunft

  • In der Auswahl Mengen aus wählen Sie die Herkunft der Mengen, die für die Rechnung verwendet werden.
  • Bei Auswahl Pauschal legen Sie zusätzlich den Pauschalbetrag fest.
  • Bei Auswahl % von LV-Menge legen Sie den Prozentsatz fest und ob die Positionen samt Text oder die LV-Summe nur als Pauschalbetrag ausgegeben wird.
  • Im Programmparameter 70.20.150 Text pauschal hinterlegen Sie den Text, der bei pauschalen Rechnungen vor dem Gesamtbetrag gedruckt wird.
  • Bei Auswahl Mengennachweis wählen Sie den Mengennachweis aus, dessen Mengen verwendet werden. Es ist der Mengennachweis voreingestellt, der im LV aktiv geschaltet ist.
  • Bei Auswahl Mengennachweiszusammenfassung wählen Sie die Mengennachweiszusammenfassung, deren Mengen verwendet werden.

Vorauszahlungen/Gutschriften verrechnen

  • Sind zur Baustelle bzw. zum Debitor Vorauszahlungen und/oder Gutschriften vorhanden, die noch nicht verrechnet wurden, werden diese hier mit Betrag, Buchungstext und Buchungsdatum angezeigt.
  • Wählen Sie die Vorauszahlungen und Gutschriften, die Sie mit dieser Rechnung verrechnen möchten.
  • Weitere Informationen zur Verrechnung von Vorauszahlungen finden Sie auf der Wiki-Seite Vorauszahlungen zuweisen.

Positionstext

  • Legen Sie fest, welche Positionstexte für die Beschreibung der Leistung ausgegeben werden:
    • Kurzliste = erste Zeile des Kurztextes
    • Kurztext = Kurztext der Position
    • Langtext = Langtext der Position
    • Kurz- und Langtext = Kurztext und Langtext der Position
  • Im Programmparameter 70.50.10 Anzahl Zeilen Langtext kopieren in Kurztext legen Sie fest, wie viele Zeilen des Langtextes automatisch in den Kurztext kopiert werden, wenn zur Position nur Langtext vorhanden ist.
  • Textkorrekturen können Sie direkt im Printmanagement vornehmen. Markieren Sie dazu in der Datenauswahl die Position und klicken im Menü Druckvorschau auf Positionstext.

Positionen mit

  • Wählen Sie, welche Daten zu den Positionen ausgegeben werden:
    • Menge, Einheitspreis (EP), Gesamtpreis (GP)
    • Preisanteile - druckt je Position die Preisanteile
    • Bilder - druckt die selektierten Bilder im LV je Position zwischen Leistungsbeschreibung und Mengen/Preis-Zeile
  • Möchten Sie die Bilder für die Rechnung verwenden, können Sie zusätzlich wählen, in welcher Qualität die Bilder ausgegeben werden.
    • hohe Qualität: z.B. zum Drucken - das Laden der Druckvorschau dauert etwas länger
    • keine hohe Qualität: z.B. für E-Mail - die Dateigröße wird verringert
  • Die Auswahl der Bilder sowie die Festlegung von Bildbezeichnungen und Bildgrößen können Sie direkt im Printmanagement vornehmen. Markieren Sie dazu in der Datenauswahl die Position und klicken im Menü Druckvorschau auf Positionsbilder.

Layout

  • Nehmen Sie die Einstellungen für die Gestaltung des Layouts vor:
    • Zusammenstellung auf neue Seite - Seitenumbruch vor der Zusammenstellung der Hierarchiessummen
    • Hierarchie auf neue Seite - Seitenumbruch vor Hierarchien der obersten Hierarchiestufe
    • Überschriftszeile drucken - Spaltenüberschriften der Positionstabelle
    • Abstand zwischen Text und Preis - Abstand zwischen Leistungsbeschreibung und Mengen-/Preis-Zeile der Positionen

Währungssymbol

  • Legen Sie fest, ob das Symbol Ihrer Landeswährung vor oder hinter dem Rechnungsbetrag gedruckt wird.

Zahlungskonditionen

  • Wählen Sie die Zahlungskondition, die Sie für die Rechnung verwenden möchten.
  • Es ist die Zahlungskondition voreingestellt, die zum LV hinterlegt ist bzw. die in der Zahlungskonditionen-Gruppe definiert ist, die zum LV zugewiesen ist.
  • Wählen Sie den Eintrag Ratenzahlung, um den Rechnungsbetrag in die Raten der vereinbarten Ratenzahlung aufzuteilen. Die Ratenzahlung ist für die Ausgabe von Rechnungen, Teilschlussrechnungen und Schlussrechnungen verfügbar.

Wertzuwachs

  • Auf Abschlags-, Teilschluss- und Schlussrechnungen wird im Rechnungsfuß der Wertzuwachs mit ausgedruckt.
  • Im Programmparameter 70.20.245 Hinweistext Wertzuwachs definieren Sie den gedruckten Infotext.
    Beispielausdruck:

Steuerwechsel im Detail ausweisen

  • Die Option steht nur zur Verfügung, wenn für das LV innerhalb der AR-Kette ein Steuerwechsel vorgenommen wurde.
    • Ist die Option aktiviert, wird auf Teilschluss- und Schlussrechnungen im Band Berechnung Wertzuwachs die Steuerdifferenz aus vorherigen AR in einer separaten Zeile ausgewiesen.
    • Ist die Option deaktiviert, wird auf Teilschluss- und Schlussrechnungen im Band Berechnung Wertzuwachs die Steuerdifferenz aus vorherigen AR in die Ausweisung der MwSt. des Wertzuwachses eingerechnet.

Zahlbetrag

  • Wählen Sie, ob bzw. wie die Zeile Zahlbetrag im Rechnungsfuß ausgegeben wird: nicht drucken, mit Datum drucken, ohne Datum drucken
    Beispielausdruck: mit Datum drucken

Berechnung Skonto

  • Wählen Sie, ob im Rechnungsfuß die Berechnung des gewährten Skontos ausgegeben wird.

Arbeitskosten

  • Die Ausgabe erfolgt mit Ausweisung der Arbeitskosten.
  • Auf Rechnungen mit Mengen aus = Pauschal werden keine Arbeitskosten ausgewiesen, da keine Zuordnung auf den begünstigten Anteil möglich ist.
  • In der Adresse des Auftraggebers, definieren Sie, wie die Option voreingestellt ist. Zudem legen Sie für jeden Auftraggeber individuell fest, wie die Arbeitskosten ausgewiesen werden: im Netto, im Brutto oder im Netto/Brutto.

Steuerspezifischer Hinweistext

  • Der Hinweistext, den Sie in der Finanzverwaltung zu den im LV verwendeten Steuersätzen hinterlegt haben, wird bei Netto-LVs nach dem Rechnungsbetrag gedruckt, bei Brutto-LVs nach Ausweisung des Mehrwertsteuerbetrags.

Hinweistext Gesamt-OP und Brutto-Leistung

  • Bei Teilschluss- und Schlussrechnungen sowie Abschlagsrechnungen mit laufender Nummer größer als 1 wird der Text voreingestellt, den Sie im Programmparameter 70.20.220 Hinweistext (Gesamt-OP, Brutto-Leistung) hinterlegt haben.

Hinweistext Rechnung

  • In Abhängigkeit des Adresstyps der Empfängeradresse wird der Text voreingestellt, den Sie in den Programmparametern 70.20.230 und 70.20.240 Hinweistext Rechnung (Firma/Person) hinterlegt haben.

Mehrwertsteuer ist fällig

Kontenzuordnungen

  • Nehmen Sie Kontierungen vor oder verändern diese, um im Finanz-Manager umfangreiche Auswertungen zu erhalten.

Zeile 0% MwSt. ausgeben

  • Wählen Sie, ob bei Rechnungen nach §13b UStG in der Zusammenstellung die Zeile MwSt. 0,00% ausgegeben wird.

Kontoblatt

  • Das Kontoblatt zur Rechnung können Sie zur Information des Auftraggebers als letzte Seite zur Rechnungen ausgeben. Auf dem Kontoblatt sind alle gestellten Rechnungen und eingegangenen Zahlungen des Bauvorhabens aufgeführt.
  • Die standardmäßige Vorbelegung der Formulareinstellungen ist im Formularprofil Standard definiert.
  • Zur individuellen Vorbelegung der Einstellungen und Texte können Sie eigene Formularprofile definieren.
  • Möchten Sie mit mehreren Formularprofilen arbeiten, können Sie zudem festlegen, welches Formularprofil standardmäßig voreingestellt ist.

generelle Einstellungen

Zur Gestaltung Ihrer Rechnungen stehen Ihnen zusätzlich folgende Programmparameter zur Verfügung:

zur Textgestaltung
110.40Schriftgröße definieren
110.60Schriftart festlegen
zur Anpassung des Drucklayouts
70.20.30-80Text der Spaltenüberschriften „Ordnungszahl“, „Leistungsbeschreibung“ usw. definieren
70.20.130Titel und Titelsummen normal oder fett hervorgehoben darstellen

Beispielausdruck

Beispiel: Schlussrechnung
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