Gutschrift vs. Kürzung vs. Stornorechnung

Zur Korrektur von gestellten, versendeten Ausgangsrechnungen stehen verschiedene Vorgehensweisen zur Verfügung:

• Gutschrift
• Kürzung/Rechnungsbetragsänderung
• Stornorechnung.

Wann welches Verfahren anzuwenden ist, wird im Folgenden erläutert.

Eine Gutschrift hat zunächst keine Beziehung zu einer bereits gestellten Ausgangsrechnung, d.h. sie ist zweckfrei.
Nach Ausstellen der Gutschrift kann der Gutschriftsbetrag:
a) manuell mit einer bereits gestellten Ausgangsrechnung verrechnet werden. ⇒ Dadurch wird im Zahlungseingang Ihres DATAflor BUSINESS der offene Forderungsbetrag dieser Rechnung verringert.
b) beim Erstellen einer folgenden Ausgangsrechnung mit deren Forderung verrechnet werden. ⇒ Der geforderte Zahlbetrag der folgenden Rechnung wird verringert.

Anwendungsbeispiele:

• Nachdem eine Baumaßnahme abgerechnet und ggf. schon bezahlt wurde, entstehen Streitigkeiten zur „allgemeinen“ Bauausführung. Dem Auftraggeber wird eine Gutschrift ausgestellt. Wofür der Auftraggeber den gutgeschriebenen Betrag verwendet, obliegt dem Auftraggeber.
  
• Zur Kundenbindung wird dem Auftraggeber nach Fertigstellung und Bezahlung seines Bauvorhabens eine Gutschrift ausgestellt. Kommt mit diesem Auftraggeber ein Folgeauftrag zustande, wird der Gutschriftsbetrag mit der folgenden Rechnung verrechnet, verringert dadurch den Zahlbetrag und kommt dem Auftraggeber auf diesem Weg zu Gute.

in Abschlagsrechnungketten:

• Verwenden Sie innerhalb von Abschlagsrechnungsketten keine Gutschriften, sondern prinzipiell nur Kürzungen und Stornorechnungen. Durch das kumulative Abrechnen (spätestens zur Schlussrechnung) laufen Sie Gefahr den bereits gutgeschriebenen Betrag erneut zur Abrechnung zu bringen.

Eine Kürzung (negative Rechnungsbetragsänderung) ist der Verzicht auf den gesamten oder einen Teil des geforderten Betrags einer gestellten Ausgangsrechnung, d.h. sie ist zweckorientiert.

Anwendungsbeispiele:

• Eine Rechnung enthält die Abrechnung einer Leistung, die noch nicht erbracht wurde (= Überabrechnung), und wird daher von Seiten des Auftraggebers gekürzt. Die erneute Abrechnung der zunächst gekürzten Leistung erfolgt nach Erbringung der Leistung mit einer folgenden Rechnung.
• Eine Rechnung enthält die Abrechnung einer Leistung, die Mängel aufweist, und wird daher von Seiten des Auftraggebers gekürzt. Die erneute Abrechnung der zunächst gekürzten Leistung erfolgt nach der Mängelbeseitung mit einer folgenden Rechnung.

in Abschlagsrechnungketten:

• Unterscheiden Sie innerhalb von Abschlagsrechnungsketten zwischen der willkürlichen Kürzung der Rechnungsbetrags seitens des Auftraggebers und der dauerhaften Kürzung einer abgerechneten Leistung:
  • Bei einer willkürlichen Kürzung (z.B. Auftraggeber zahlt pauschal nur 80% des Rechnungsbetrags) wird der gekürzte Rechnungsbetrag, nach Erfassen des Zahlungseingangs und der Kürzung, durch die kumulative Abrechnung automatisch mit der nächsten Abschlags-, Teilschluss- oder Schlussrechnung erneut zur Abrechnung gebracht.
  • Soll eine abgerechnete Leistung dauerhaft gekürzt werden, muss, zusätzlich zum Erfassen der Kürzung, die Mengenherkunft geändert werden (z.B. 10 Stück → 8 Stück oder pauschal 10.000,00 € → 8.000,00 €), damit der gekürzte Rechnungsbetrag im weiteren Verlauf der Abschlagsrechnungskette nicht erneut abgerechnet wird.

Eine Stornorechnung ist das Rückgängigmachen einer gestellten Ausgangsrechnung.

Anwendungsbeispiel:

• Eine fehlerhaft ausgestellte, bereits versendete Rechnung soll komplett zurückgenommen werden. Anschließend wird eine komplett neue Rechung ausgegeben. Die Stornorechnung zur ersten Rechnung muss dem Auftraggeber gemeinsam mit der neuen Rechnung zugesendet werden.

Gutschrift
Kürzung
Stornorechnung