Word-Vorlagen

Sie können direkt aus BUSINESS heraus mit Microsoft Word neue Wordvorlagen erstellen, vorhandene Vorlagen kopieren und verändern.

1. Öffnen Sie zunächst im gewünschten Programmbereich (z.B. Adress-Manager, Projektverwaltung) die Registerkarte Dokumente.
2. Im Menü Dokumente klicken Sie in der Gruppe Ansicht auf Vorlagen.
3. Markieren Sie in der Vorlagenverwaltung die Kategorie, zu der Sie die Vorlage hinzufügen möchten.
4. Sobald Sie im Menü die Funktion Word anklicken, wird eine Neue Vorlage angelegt.
   
5. Geben Sie eine Bezeichnung ein und ergänzen im Feld Beschreibung weitere Informationen.
   
6. Sie haben hier die Möglichkeit, die Felder Kategorie und Dokumentenart vorzubelegen, sodass diese beim Anlegen neuer Dokumente automatisch mit diesen Einträgen gefüllt werden. Die Auswahllisten für die Vorbelegung lassen sich über die Schaltflächen […] bearbeiten.
7. Speichern Sie die neue Vorlage.
8. Um das Dokument zu bearbeiten, klicken Sie auf Öffnen. BUSINESS öffnet MS Word zur Bearbeitung des Dokuments.
9. Gestalten Sie durch fest hinterlegten Text und Bilder sowie Textbausteine (siehe Kapitel unten) Ihre Vorlagendatei.
10. Nach der Bearbeitung Speichern Sie das Dokument im Word-Menü und schließen MS Word. Das überarbeitete Dokument steht in den Vorlagen bereit.

Alle Vorlagen lassen sich über das Menü Bearbeiten bzw. über das Kontextmenü der rechten Maustaste Öffnen, Duplizieren und Löschen (siehe Kapitel Funktionen).

Mit der Funktion Wasserzeichen in Microsoft Word haben Sie die Möglichkeit Ihr Geschäftspapier als Hintergrundbild in Ihrer Word-Vorlage zu hinterlegen.

1. Öffnen Sie die Word-Vorlage per Doppelklick bzw. über das Kontextmenü der rechten Maustaste.
2. Indem Sie in den oberen Bereich des Dokumentes doppelt klicken, öffnen Sie den Bereich der Kopfzeile.
3. Fügen Sie über das Menü Einfügen die gewünschte Bilddatei hinzu.
   • Setzen Sie die Bilddatei hinter den Text. Wählen Sie hierzu über das Kontextmenü der rechten Maustaste den Eintrag Zeilenumbruch und anschließend den Eintrag Hinter den Text aus.
   • Verschieben Sie die Bilddatei so, dass sie Ihren Vorstellungen entspricht.
     
4. Drücken Sie Strg + A auf der Tastatur und markieren damit alle Inhalte.
5. Klicken Sie im Menü Seitenlayout oder Entwurf auf den Eintrag Wasserzeichen und wählen anschließend den Eintrag Auswahl im Wasserzeichenkatalog speichern aus.
   
6. Der Dialog Neuen Baustein erstellen wird geöffnet. Vergeben Sie einen entsprechenden Namen und beenden den Dialog mit [OK].
   
   

Anschließend stehen Ihnen alle in der Bauakte aufgerufenen Word-Dokumente, die auf dieser Vorlage basieren, mit dem hinterlegten Geschäftspapier zur Verfügung.

Lesen Sie bitte hier nach, wie Sie in Microsoft Word eine Unterschrift hinzufügen und diese als Schnellbaustein einfügen, um schnell in jedem Dokument darauf zugreifen zu können.

Textbausteine sind Felder, die in Dokumenten, die in der DATAflor Bauakte aus einer Wordvorlage erstellt wurden, von BUSINESS automatisch gefüllt werden.

1. Setzen Sie im Worddokument den Mauszeiger an die Stelle, an der Sie einen Textbaustein einfügen möchten.
2. Öffnen Sie anschließend im Menü Einfügen das Auswahlmenü Schnellbausteine und wählen den Eintrag Feld.
3. Der Dialog Feld wird geöffnet. Markieren Sie in der Liste Feldnamen den Eintrag DocProperty.
4. In der Liste Eigenschaft werden alle möglichen Textbausteine aufgelistet.

   Alle Textbausteine, die mit DF_ beginnen, werden von BUSINESS automatisch gefüllt.

5. Markieren Sie in der Liste Eigenschaft den gewünschten Textbaustein, z.B. DF_PROJEKT und bestätigen mit [OK].
6. Der Textbaustein wird im Dokument an der markierten Stelle eingefügt und sofort von BUSINESS automatisch gefüllt.

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