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DATAflor Bauakte
Beschreibung
Die DATAflor Bauakte ist ein in DATAflor BUSINESS integriertes Dokumentenmanagementsystem zum Speichern und Verwalten der in BUSINESS erzeugten Ausdrucke sowie externer Dateien und E-Mails. Folgende Dateitypen werden unterstützt:
*.doc, *.jpg, *.bmp, *.tif, *.xls, *.txt, *.pdf, *.ppt. Eine Einbindung von E-Mails aus Microsoft Outlook ist ebenso möglich wie das direkte Einlesen über einen Arbeitsplatz-Scanner.
Die Bauakte steht innerhalb der Projektverwaltung, der Adressen, der Standardleistungen, der Geräteverwaltung und im Rechnungseingang zur Verfügung.
| Programmbereich | Verwendung |
|---|---|
| Projektverwaltung | - alle Unterlagen, Informationen und Bilder einer Baustelle - Dokumentation des Baufortschrittes, Protkolle, Briefe - Dokumente können auch speziellen Hierachieebenen und Positionen zugeordnet werden |
| Adressen | alle Unterlagen, die Sie für ein Kunden- oder Mitarbeitergespräch benötigen |
| Standardleistungen | Einbauhinweise, Produktbeschreibungen, Bilder |
| Geräteverwaltung | Betriebsanleitungen, TÜV-Berichte, Reparaturbelege |
| Rechnungseingang | erhaltene PDF-Datei oder Scanprodukt des erhaltenen Rechnungsausdrucks |
Die Zuordnung der Dokumente zu in BUSINESS erzeugter Ausdrucke erfolgt automatisch. Zudem werden die Schlagworte (Metadaten: Ersteller, Belegart und -nummer, Datum, Projekt- und LV-Nummer,…) automatisch von der Software gefüllt.
Auf der Registerkarte Dokumente werden die zum jeweils markierten bzw. geöffneten Projekt/LV/Position/Adresse/Gerät/Eingangsrechnung gespeicherten Dokumente angezeigt. Dies ermöglicht allen Projektbeteiligten den schnellen Zugriff auf die relevanten Informationen.
Beispiel: Bauakte einer Baustelle
Eine Suche über alle Schlagworte findet Dokumente, deren Zuordnung Sie nicht mehr kennen. Die automatische Indexierung von Textdokumenten ermöglicht eine Suche auch über Dateiinhalte.
Die Versionierung von Dokumenten verwaltet verschiedene Bearbeitungsstände und behält das unveränderte Original.
Jedes gespeicherte Dokument kann mit einem Wiedervorlagetermin versehen werden und Ihnen oder einem Kollegen zugeordnet werden. Der permanente Abruf der Wiedervorlage ermöglicht strukturiertes Arbeiten. Die Anbindung der Wiedervorlage an die Microsoft Outlook-Aufgaben ermöglicht den Zugriff auf Informationen auch auf mobilen Endgeräten (iPhone, etc.).
Für die Arbeit mit den Dokumenten der Bauakte benötigt jeder Nutzer der Bauakte uneingeschränkten Zugriff auf die zu den Dokumenten gehörigen Dateien im Netzwerk. Möchten Sie im Dateisystem Ihres Netzwerks die Lesbarkeit der Dateien, die zu den Dokumenten der Bauakte gehören, nicht gestatten, können Sie diese Dateien verschlüsselt speichern. Dies bedeutet, dass alle Dateien der Bauakte automatisch verschlüsselt werden und nur noch aus DATAflor BUSINESS geöffnet werden können. Im Dateisystem des Netzwerks sind der Dateiname und der Dateityp verschlüsselt, so dass die Dateien ohne Entschlüsselung durch DATAflor BUSINESS nicht lesbar sind.
Tipps zum Aufbau Ihrer Bauakte
Mit diese Tipps möchten wir Sie bei der Organisation Ihrer Bauakte unterstützen. Es handelt sich dabei um Empfehlungen, wie Sie Ihre Dokumente verwalten und Ihren Betrieb strukturieren können.
Die DATAflor Bauakte ist mit der Installation bereits vollständig eingerichtet und kann sofort in Betrieb genommen werden. Die Vorlagen sind für die Ablage in der DATAflor Bauakte optimiert. Sie sparen sich die Einrichtungsarbeit. Spezielle Anpassungen an Ihren Betrieb sind jederzeit möglich.
Ein Organisationssystem funktioniert nur, wenn alle Beteiligten schnell die Regeln erlernen und auch behalten können. Es ist daher wichtig, sich auf einige wenige Begrifflichkeiten festzulegen mit denen Dokumente, also Informationen, allgemeingültig abgelegt werden. Jeder Mitarbeiter muss jederzeit jede Information finden können.
Prüfen Sie daher genau, wie Sie Ihre Bauakte erweitern. Ihr bestehendes Organisationssystem können Sie mit diesen allgemeingültigen Empfehlungen überprüfen und gegebenenfalls anpassen. In großen Betrieben übernimmt diese Tätigkeit oft ein verantwortlicher Organisationsbeauftragter.
Papierakte vs. DATAflor Bauakte
Mit der folgenden Gegenüberstellung zeigen wir Ihnen das Potenzial der DATAflor Bauakte gegenüber der Papierbauakte:
| Papierakte | DATAflor Bauakte | |
|---|---|---|
| Gliederung | Trennblätter müssen händisch beschriftet und in einen Aktenordner eingeheftet werden | Kategorien Alle von DATAflor ausgelieferten Vorlagen werden automatisch in eine Kategorie einsortiert. Für externe Dokumente stellt DATAflor eine übersichtliche Liste für die schnelle Auswahl zur Verfügung. |
| Ablagesystem | Bezeichnung in Betreff oder Kopfzeile des Dokuments beim Erstellen eingetragen | Bezeichnung DATAflor Vorlagen tragen eine Bezeichnung automatisch ein. Lediglich externe Dokumente müssen bezeichnet werden. Die Bezeichnung steht auf dem Dokument und der Übersichtsliste. |
| pro Projekt 1 bis x Ordner Inhaltsverzeichnis für alle Ordner muss manuell gepflegt werden | pro Baustelle nur eine Akte Der Inhalt wird per Knopfdruck gesteuert. |
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| Chronologisch händisch nach Datum und/oder Dokumentenart | Angelegt zu Die Arbeit im DATAflor BUSINESS bestimmt die Ablage automatisch. |
|
| Verantwortlicher Der Anmeldename des Benutzers trägt automatisch den Verantwortlichen ein. |
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| Dokumentenart Alle DATAflor Vorlagen tragen eine Dokumentenart automatisch ein. DATAflor stellt für externe Dokumente eine übersichtliche Liste für die schnelle Zuordnung zur Verfügung. |
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| Ablagedatum Automatisch bei der Erfassung. |
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| Logische Verknüpfungen Automatische logische Verknüpfungen des erfassten Dokuments. Dokumente sind an allen Stellen im Programm abrufbar. Eine mühsame Suche entfällt. |
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| Wiedervorlage | (Kopien) in Fächer einsortiert händisch | auf Knopfdruck |
| Zur Kenntnis | (Kopien) in Fächer verteilt händisch | auf Knopfdruck |
| Zugriffssteuerung auf Dokumente | Extra Aktenordner, der unter Verschluss gehalten wird Projektakten sind im Büro verteilt | auf Knopfdruck Zugriffsberechtigung für Mitarbeiter einstellen, die Akte bleibt zusammen |
| Versandinfos | Auf Dokument vermerkt händisch | auf Knopfdruck |
| Suchfunktion | Händisch Schnellsuche über Trennblätter und die angelegte Chronologie | Suchdialog Suche nach Ablagekriterien, Interaktives Inhaltsverzeichnis mit Kategorien/Dokumentenarten |
| Sortierung | wie geheftet | Individuell auf Knopfdruck Jeder Mitarbeiter kann sich seine individuelle Ansicht zusammenstellen. |
| Einrichtung | händisch für jede Akte einzeln | automatisch aufwändige Einrichtung entfällt |