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Verzeichnis-Überwachung
Beschreibung
Sie können ein oder mehrere Verzeichnisse definieren, die vom DATAflor Workflowdienst überwacht werden. Dateien, die in diese Verzeichnisse kopiert oder verschoben werden, werden automatisch in den Digitalen Posteingang aufgenommen und zur weiteren digitalen Verarbeitung bereitgestellt.
Die Verzeichnis-Überwachung steht in der Demo-Version zum Kennenlernen zur Verfügung. Für die weitere Nutzung ist ein Abonnement des Produktes erforderlich.
Dateien folgender Dateitypen können importiert werden:
| Dateityp | unterstützte Formate | Hinweis |
| PDF-Dateien | ||
| Bild-Dateien | *.png | Bild-Dateien werden beim Import automatisch in PDF-Dateien umgewandelt. Zur Einhaltung der Anforderungen der GoBD wird die Originaldatei im Originalformat gespeichert und bei Aufnahme in die DATAflor Bauakte als erste Version des Dokumentes geführt; die erzeugte PDF-Datei als zweite Version. |
| *.jpg, *.jpeg | ||
| *.tif, *.tiff | ||
| E-Rechnungen | *.pdf ZUGFeRD | Die Rechnungsdaten werden aus dem XML-Teil, der in der PDF-Datei integriert ist, ausgelesen. Unterstützte XML-Formate: - Datenformat 1.0: CID (Cross Industry Document) - Datenformat 2.0: CII (Cross Industry Invoice) - UBL (Universal Business Language) |
| *.xml X-Rechnung | Die XML-Daten werden ausgelesen. Für die Ansicht und Rechnungsprüfung im Digitalen Posteingang werden die Daten in eine PDF-Datei gewandelt. Dazu wird ein standardisiertes Layout verwendet. Zur Einhaltung der Anforderungen der GoBD wird die Original-XML-Datei gespeichert und bei Aufnahme in die DATAflor Bauakte als erste Version des Dokumentes geführt; die erzeugte PDF-Datei als zweite Version. Unterstützte XML-Formate: - Datenformat 2.0: CII (Cross Industry Invoice) - UBL (Universal Business Language) |
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| NK-Daten | *.xml | Für den Import von Daten, die Sie mit Erfassungssoftware anderer Anbieter erfasst haben. Die Daten werden automatisch importiert sobald eine entsprechende *.xml-Datei im überwachten Verzeichnis der Verzeichnis-Überwachung innerhalb Ihres Netzwerks gespeichert wird. Die Daten stehen sofort in Ihrem DATAflor BUSINESS zur Verfügung. Eine detaillierte Beschreibung finden Sie hier. |
| Mengenansätze | *.xml | |
| Ausgeführte Termine | *.xml | |
| Dokumente | *.dfdoc | Für den Import von Dokumenten und Dokumenteninformationen aus externen Dokumentenmanagementsystemen (DMS). Die Daten werden automatisch importiert sobald eine entsprechende Datei in einem überwachten Verzeichnis der Verzeichnis-Überwachung innerhalb Ihres Netzwerks oder in einem überwachten Verzeichnis der FTP-Verzeichnis-Überwachung auf einem FTP-Server gespeichert wird. Die Dokumente werden sofort in Ihrer DATAflor Bauakte angezeigt. Eine detaillierte Beschreibung finden Sie hier. |
Verzeichnis-Überwachung abonnieren
Beim Abschluss Ihres Abonnements für den Digitalen Posteingang können Sie die Verzeichnis-Überwachung gleich mitabonnieren. Wählen Sie dazu im Dialog DATAflor Online-Dienste bestellen das Produkt Verzeichnis-Überwachung aus.
Zum nachträglichen Abonnieren der Verzeichnis-Überwachung öffnen Sie zunächst über das Menü Programmdaten den Cloud-Manager.
Öffnen Sie im Cloud-Manager die Registerkarte DATAflor Online-Dienste und klicken in der Kachel Verzeichnis-Überwachung auf [Jetzt abonnieren].
Der Dialog DATAflor Online-Dienste bestellen wird geöffnet.
- Tragen Sie die E-Mail-Adresse ein, über die Sie die Bestätigungsmail zum Kauf des Seitenpakets empfangen möchten.
- Die Abrechnung erfolgt turnusmäßig mit der Abrechnung des Digitalen Posteingangs. Der Betrag wird über das bestehende SEPA-Lastschriftmandat eingezogen.
- Informieren Sie sich über die Allgemeinen Geschäftsbedingungen der DATAflor AG und bestätigen Sie dies durch Setzen des Häkchens.
Das von Ihnen definierte Verzeichnis wird ab sofort überwacht und eingehende Dateien automatisch in den Digitalen Posteingang aufgenommen.
Eingangsverzeichnis definieren
Das Verzeichnis bzw. die Verzeichnisse, die vom DATAflor Workflowdienst überwacht werden, definieren Sie in den Einstellungen für den Digitalen Posteingang.