Organisations-Elemente

Beschreibung

Zahlreiche Vorlagen und Erläuterungen unterstützen Sie beim Ablauf Ihrer Baustellen. Von Anfang an werden Sie mit rechtsicherer Korrespondenz und Checklisten durch den Bauprozess geführt. Der Umfang der Vorlagen deckt alle Belange von Ausschreibungen und die Betreuung Ihrer Firmen- und Privatkunden ab.

Alle Vorlagen lassen sich bearbeiten und auf Ihre Bedürfnisse anpassen. Beim Einlesen der Organisations-Elemente bleiben die Originale im Vorlagenkatalog erhalten.

Anwendung

  1. Öffnen Sie zunächst im gewünschten Programmbereich (z.B. Adress-Manager, Projektverwaltung) die Registerkarte Dokumente.
  2. Im Menü Dokumente klicken Sie in der Gruppe Ansicht auf Vorlagen.
  3. Wählen Sie als nächstes die Funktion Katalog aus, um in die Auswahl der Organisations-Elemente zu gelangen.
  4. Im Dialog Vorlage wählen stehen Ihnen, im Ordner Organisations-Elemente Unterkategorien zur Verfügung.
    In der Kategorie Eigenvertrag, finden Sie alle Dokumente für den Bauablauf mit Privatkunden. Diese Dokumente wurden auf Grundlage des BGB erstellt und sind von der Komunikation an den Privatkunden angepasst.
    Der Ordner Fremdvertrag fasst alle Dokumente für den Bauablauf mit öffentlichen Auftraggebern zusammen. Den Dokumenten liegt meist die VOB zugrunde.


  5. Klicken Sie auf die gewünschte Kategorie und wählen Sie die Vorlage aus.

    Bei den Organisations-Elementen handelt es sich um schreibgeschützte Vorlagen. Daher ist es erforderlich für die Bearbeitung dieser Vorlagen, die gewünschten Dokumente in die eigenen Vorlagen zu übernehmen.

  6. Mit [OK] übernehmen Sie das Dokument in die ausgewählte Gruppe Ihrer Vorlagen.

    Alle Vorlagen lassen sich über das Menü Bearbeiten oder über die rechte Maustaste Öffnen, Duplizieren, Löschen oder auch in neue Ordner verschieben.
    siehe Kapitel Funktionen

  7. Die Bezeichnung wird aus dem Dateinamen vorbelegt.
  8. Im Feld Beschreibung finden Sie die Rechtsgrundlage der Vorlage. Mehr Informationen über den Inhalt, Hintergrund und Hilfe zum Ausfüllen des Dokuments lesen Sie in der PDF-Datei: Organisations-Elemente
  9. Innerhalb der Vorlagenverwaltung haben Sie die Möglichkeit, die Felder Kategorie und Dokumentenart vorzubelegen, sodass diese beim Anlegen neuer Dokumente automatisch mit diesen Einträgen gefüllt werden. Die Auswahllisten für die Vorbelegung lassen sich über die Schaltflächen […] bearbeiten.
  10. Um das Dokument zu bearbeiten, klicken Sie auf Öffnen. BUSINESS öffnet MS Word zur Bearbeitung des Dokuments.
  11. Nach der Bearbeitung Speichern Sie das Dokument ab. Das Dokument wird in der DATAflor Bauakte abgelegt.

Die Briefvorlagen der Organisations-Elemente sind nach den geltenden DIN Normen für die Gestaltung von Schriftstücken eingerichtet. Viele Firmen verwenden Ihr eigenes Layout, um ein unverwechselbares Bild der Firma nach außen zu tragen.

Sie können das Layout, den Inhalt und die Schriftarten der Vorlagen an Ihr Unternehmen anpassen. Dabei hilft Ihnen gerne der DATAflor Service.

Weitere Schritte