Digitaler Posteingang

Beschreibung

Mit dem Digitalen Posteingang empfangen Sie in DATAflor BUSINESS elektronische Dokumente, digitalisieren Papierdokumente und verarbeiten diese im Team entsprechend individuell definierter Workflows. Eingehende Eingangsrechnungen können Sie mit wenigen Klicks schnell erfassen.

Dateien importieren
Die Dateien eingehender, digitaler Dokumente (unterstützte Dateitypen) können Sie per Drag & Drop (z.B. direkt aus der E-Mail) oder über die Windows-Dateiauswahl manuell in Ihren Digitalen Posteingang importieren. Zudem können Sie die Dateien, die in definierten Verzeichnissen ankommen, automatisch importieren lassen. Eingehende Papierdokumente können Sie durch Scannen digitalisieren und die erzeugte PDF-Datei digital weiterverarbeiten.

Aufgaben entsprechend individueller Workflows verarbeiten
Jede importierte Datei bzw. gescanntes Papierdokument wird im Posteingang zu einer Aufgabe. Jede Aufgabe ist einem Workflow zugeordnet. Im Workflow definieren Sie entsprechend Ihrer individuellen Betriebsstruktur welche Verarbeitungsschritte die Aufgaben durchlaufen (z.B. Prüfung, Freigabe). Zudem legen Sie fest von welchem Mitarbeiter der jeweilige Verarbeitungsschritt ausgeführt wird. Im Digitalen Posteingang werden jeweils die Aufgaben angezeigt, die dem angemeldeten Benutzer zur Bearbeitung zugewiesen sind.

Im Digitalen Posteingang wird eine Ansicht der eingehenden Datei angezeigt. Hier können Sie verschiedene Kommentare hinzufügen (z.B. Text farbig markieren, digitale Post-Its „aufkleben“ oder digitale Stempel aufsetzen). Zu jeder Aufgabe können Sie Nachrichten für den nächsten Bearbeiter erfassen.

Entsprechend des Workflows, dem die Aufgabe zugeordnet ist, werden unterschiedliche Felder zur Datenerfassung angezeigt. Die automatische Felderkennung des Digitalen Posteingangs liest die Daten der eingehenden Datei und trägt erkannte Daten in den dazugehörigen Datenfeldern automatisch ein. So können Daten wie Adresse, Belegnummer, Belegdatum, Rechnungsbetrag u.a. bereits automatisch gefüllt sein. Fehlende Daten können Sie einfach per Mausklick aus der Dateiansicht übernehmen oder auch per Tastatur eintippen.

Nach Fertigstellung eines Verarbeitungsschritt leiten Sie die Aufgabe an den Bearbeiter weiter, der in der Workflow-Definition für den nächsten Verarbeitungsschritt zugewiesen ist. Zudem können Sie eine Aufgabe unabhängig von der Workflow-Definition an einen anderen Benutzer zur Bearbeitung delegieren.

DATAflor Bauakte
Mit Bearbeitung einer Aufgabe im Digitalen Posteingang werden die dazugehörigen Dateien automatisch in Ihrer DATAflor Bauakte gespeichert. Zur Einhaltung der Anforderungen der GoBD wird jeweils die Originaldatei unverändert gespeichert und allen nachfolgenden Ergänzungen zur Datei als separate Versionen des Dokumentes geführt.

Digitaler Rechnungseingang
Der Digitale Posteingang bietet Ihnen die Möglichkeit die Daten von importierten digitalen Lieferanten-/Eingangsrechnungen sowie von digitalisierten Papierrechnungen in Ihren Rechnungseingang zu übernehmen. Durch die automatische Felderkennung und die Datenzuordnung per Mausklick aus der Dateiansicht entfällt das Abtippen der Daten und die Lieferantenrechnungen stehen schnell und einfach für die fristgerechte Bezahlung über die SEPA-Clearing-Schnittstelle und die zeitnahe Auswertung Ihrer Baustellen zur Verfügung.

Demo-Version / Abonnement
Den Digitalen Posteingang können Sie im Abonnement erwerben. Das Abonnement können Sie jederzeit selbständig im Cloud-Manager Ihres BUSINESS-Programms abschließen bzw. kündigen. Vor Abschluss eines Abonnements können Sie eine Demo-Version bestellen und den Digitalen Posteingang zunächst 30 Tage lang kostenlos kennenlernen.

Wird an einem Arbeitsplatz die Demo-Version bestellt oder ein Abonnement abgeschlossen, steht der Digitale Posteingang im Netzwerk allen Benutzern zur Verfügung.


Voraussetzungen

  • DATAflor BUSINESS Version 2021 oder höher

  • DATAflor BUSINESS-Netzwerkinstallation
    Eine BUSINESS-Einzelplatzinstallation kann mit Unterstützung durch den DATAflor Service in eine Netzwerkinstallation gewandelt werden. Senden Sie uns dazu eine Anfrage über das Support-Tool.

  • DATAflor Service-Vertrag

  • Benötigte BUSINESS-Module:

    • DATAflor Bauakte
      Der Digitale Posteingang ist eine Erweiterung der DATAflor Bauakte.

    • Nachkalkulation, Controlling 1, Controlling 2 oder ZV Kreditoren
      Zur Erfassung der einzelnen Posten von Lieferantenrechnungen (Aufteilungsbuchungen) sowie zur Auswertung der im Digitalen Posteingang erfassten Lieferantenrechnungen.

  • Scanner - zur Digitalisierung von Papierdokumenten
    • TWAIN-fähiger Scanner
    • TWAIN 2-kompatibler Treiber

Weitere Schritte