Baustellenkonto

Beschreibung

Das Baustellenkonto gibt Ihnen einen Überblick über alle gedruckten Auftragsbestätigungen, Rechnungen und Gutschriften sowie erfassten Zahlungseingänge.

  • In Abhängigkeit des markierten Eintrages im Projektbaum beim Baustellenkonto öffnen werden alle Daten des LV, Objektes, Projektes oder Auftraggebers angezeigt.

Baustellenkonto öffnen

  • Markieren Sie im Projektbaum ein LV, so werden auf der Registerkarte Baustellenkonto alle Daten des LV angezeigt.
  • Markieren Sie im Projektbaum ein Projekt, so werden auf der Registerkarte Projektkonto die Daten aller LV des Projektes angezeigt.
  • Für eine Gesamtübersicht über alle LV eines Auftraggebers, markieren Sie im Projektbaum den Auftraggeber und öffnen die Registerkarte Debitorenkonto.

Beispiel: Baustellenkonto


Zahlung erfassen

Durch Klicken auf im Baustellenkonto wechseln Sie in den Zahlungseingang, um für eine aufgeführte Rechnung eine eingegangene Zahlung zu erfassen.


Übersicht Debitor anzeigen

Durch Klicken auf im Baustellenkonto wechseln Sie zur Übersicht Debitoren, um einen Überblick über alle Rechnungen, Zahlungen, Offenen Posten, Sicherheiten und Zurückstellungen zu erhalten.


Rechnung erneut ausdrucken

Auftragsbestätigungen und Rechnungen/Gutschriften, die Sie bereits gedruckt und im Baustellenkonto gespeichert haben, können Sie erneut ausdrucken.

Markieren Sie dazu die Auftragsbestätigung bzw. Rechnung/Gutschrift im Baustellenkonto, öffnen das Kontextmenü über die rechte Maustaste und wählen den Eintrag erneut ausdrucken.


Die Dokumente sind im PDF-Format gespeichert. Die Funktion erneut ausdrucken öffnet die PDF-Datei, so dass Sie den Ausdruck erneut durchführen können.


Eintrag löschen

Die Anforderungen der GoBD besagen, dass Entwürfe von Rechnungen nicht aufbewahrungspflichtig sind, d.h. gelöscht werden dürfen, sofern sie nicht tatsächlich abgesandt wurden. Ob eine Rechnung, die im Baustellenkonto gespeichert ist, bereits versendet wurde oder versendet werden wird, obliegt dem Anwender. Zum Nachweis des Löschens von Rechnungsentwürfen und um dem Anspruch der Nachvollziehbarkeit der GOBD gerecht zu werden, wird das Löschen von Einträgen (Rechnung, Zahlung, Betragsänderung usw.) aus dem Baustellenkonto protokolliert.

  • Die gelöschten Einträge werden unwiderruflich aus der Datenbank entfernt und können nicht wiederhergestellt werden.
  • Die Belegnummern von gelöschten Rechnungen werden nicht automatisch wiederverwendet. Mit der Funktion Lückenlose Belegnummernkette können Sie freie, noch nicht verwendete Belegnummern finden.
  • Mit der Benutzerverwaltung wählen Sie die Mitarbeiter aus, die im Baustellenkonto Einträge löschen dürfen. Das Benutzerrecht Debitor & Kreditor - Rechnungen löschen, Debitor - Zahlungen löschen steuert die Berechtigung zum Löschen von Einträgen im Baustellenkonto. Das Löschen von Rechnungen mit dem Programmbenutzer DATAflor ist nicht möglich. Bitte legen Sie im Adress-Manager eine real existierende Person als Programmbenutzer an.

Um eine Auftragsbestätigung, Rechnung/Gutschrift oder Zahlung aus dem Baustellenkonto zu löschen, markieren Sie den gewünschten Eintrag und klicken auf in der Toolleiste.


Folgender Eingabedialog wird geöffnet, in dem Sie den Grund für die Löschung angeben müssen. Dieser Grund muss mindestens 10 Zeichen umfassen.

Zum Drucken von Rechnungsentwürfen steht die Funktion Probedruck zur Verfügung. Der Probedruck wird nicht im Baustellenkonto gespeichert. Nachdem der Entwurf kontrolliert und ggf. korrigiert wurde, können Sie die Rechnung endgültig drucken und im Baustellenkonto speichern.

Ist im Projektbaum der Eintrag LV-Verwaltung markiert, kann auf der rechten Bildschirmseite auf der Registerkarte Projektverwaltung das Rechnungslöschprotokoll aufgerufen werden. Diese Funktion steht allen Benutzern zur Verfügung, die Einträge im Baustellenkonto löschen dürfen, d.h. denen das Benutzerrecht Debitor & Kreditor - Rechnungen löschen, Debitor - Zahlungen löschen zugewiesen ist.


Im Löschprotokoll für Rechnungen/Zahlungen werden alle gelöschten Einträge mit den protokollierten Informationen angezeigt. Protokolliert werden u.a. Belegnummer, Löschdatum, Begründung der Löschung sowie der Nutzer, der den Eintrag gelöscht hat.


Auftragsbestand bearbeiten

Im unteren Teil des Baustellenkontos sind die Rechnungssumme und Auftragssumme gegenübergestellt. Zudem können Sie für eine Baustelle Bestandsveränderungen der Auftragssumme wie halbfertige Arbeiten, erwartete Zusatzarbeiten sowie nicht abgearbeitete Zahlungsanforderungen hinterlegen.

Markieren Sie dazu im Projektbaum das gewünschte LV und öffnen die Registerkarte Baustellenkonto. Die Felder für halbfertige Arbeiten, erwartete Zusatzarbeiten und nicht abgearbeitete Zahlungsanforderungen sind bearbeitbar.

  • Halbfertige Arbeiten können Arbeiten sein, die Sie bereits ausgeführt, bei Ihrem Auftraggeber aber noch nicht abgerechnet haben.
  • Erwartete Zusatzarbeiten können Nachtragsarbeiten sein, für die Sie den Auftrag erwarten, aber noch nicht erhalten haben.
  • Nicht abgearbeitete Zahlungsanforderungen können Arbeiten sein, die Sie bei Ihrem Auftraggeber bereits abgerechnet, aber noch nicht ausgeführt haben.

Die halbfertigen Arbeiten einer Baustelle können Sie in mehrere Kategorien aufteilen und für jede Kategorie separate Beträge eintragen.

Öffnen Sie dazu durch Klicken auf den Dialog Halbfertige Arbeiten zuweisen. Tragen Sie zu den einzelnen Kategorien die Beträge sowie ggf. eine Bemerkung ein und übernehmen Sie den Gesamtbetrag mit [OK] in das Baustellenkonto.


Zum Definieren der Kategorien klicken Sie auf Vorgaben bearbeiten. Der Dialog Vorbelegungen zuweisen wird geöffnet. Tragen Sie die Bezeichnungen der Kategorien ein und bestätigen mit [OK].

Im Programmparameter 50.80 Bearbeitung Auftragsbestand nach Rechnungsdruck können Sie festlegen, dass nach jedem Ausdruck einer Rechnung automatisch ein Dialog zur Bearbeitung des Auftragsbestandes geöffnet wird.

Weitere Schritte