Benutzerverwaltung

Beschreibung

In BUSINESS können Sie jedem einzelnen Benutzer neben Benutzername und Passwort auch unterschiedliche Zugriffsrechte zuordnen. Dadurch gewinnen die Benutzer Sicherheit, dass Sie nicht irrtümlich programmrelevante und wichtige Änderungen vornehmen können. Desweiteren bietet es Schutz, dass vertrauliche Daten nicht von jedermann einsehbar sind.

Rechtesteuerung

In der Benutzerverwaltung steuern Sie über detaillierte Benutzerrechte die Verfügbarkeit von Funktionen und die Sichtbarkeit von Daten für den angemeldeten Benutzer. Nur Benutzer mit dem Benutzerrecht Anzeige Systemsteuerung können Benutzergruppen anlegen, bearbeiten und löschen.

Rechte Administrator Hauptbenutzer Benutzer
Rechtgruppe: System
Anzeige Systemsteuerung X

Standard Benutzergruppen

Für Ihre BUSINESS installation gibt es bereits drei vordefinierte Standard Benutzergruppen die Sie den Programmbenutzern zuweisen. Administrator, Hauptbenutzer und Benutzer. Die zugeordneten Rechte dieser Gruppen sind im Anschluss aufgeführt.
Weitere Benutzergruppen mit frei zuzuordnenden Rechten können Sie mit der erweiterteten Benutzerverwaltung anlegen.

Rechte Administrator Hauptbenutzer Benutzer
Rechtgruppe: Adressen
Adressen anlegen X X X
Adressen importieren X
Adressen löschen X
Adressen verwalten X
Auftraggeber/Auftragnehmer bearbeiten X X X
Mehrfachbearbeitung X X
Mitarbeiter/Benutzer bearbeiten X
Rechtgruppe: App-Verwaltung
App-Abo verwalten X
Firmennews anlegen X
Konfiguration Team-App X
Zugriff Cloud-Manager X X
Rechtgruppe: Bauakte
Bauakte verwalten X
Rechtgruppe: Baustellen-Manager
Baustellen mit Details sehen X X
Baustellen ohne Details sehen X X
Rechtgruppe: Digitaler Posteingang
Einstellungen bearbeiten X
Rechtgruppe: E-Brief
E-Brief Programmparameter verwalten X
E-Briefe drucken X X X
Erstellte E-Briefe anzeigen (eigene) X X X
Erstellte E-Briefe anzeigen (alle) X X
E-Briefe senden (eigene) X X X
E-Briefe senden (alle) X X
Gesendete E-Briefe anzeigen (eigene) X X X
Gesendete E-Briefe anzeigen (alle) X X
E-Briefe löschen X
Rechtgruppe: Finanz-Manager
Datentransfer Finanzbuchhaltung X X
Datenübergabekennzeichen Finanzbuchhaltung löschen X
Debitor - Kontoanzeige X X
Debitor - Rechnungen drucken X X
Debitor - Umbuchung Finanzdaten X X
Debitor - Zahlungseingang X X
Debitor - Zuweisung Finanzdaten X X
Debitor & Kreditor - Rechnungen löschen, Debitor - Zahlungen löschen X
Kreditor - Rechnungseingang X
Kreditor - Zugriff Zahlungsverkehr X X
Nachkalkulationsdaten erfassen X X
Verwaltung Finanzstammdaten X
Rechtgruppe: Geräte
geoCapture-Daten anzeigen/bearbeiten X X
geoCapture-Route anzeigen X
Geräte, Gerätegruppen endgültig löschen / wiederherstellen X
Rechtgruppe: Kataloge
Bearbeitung Kataloge X X
Material bearbeiten X
Material, Warengruppen oder Katalog endgültig löschen / wiederherstellen X
Preispflege Material X
Rechtgruppe: Nachkalkulation
Löschen der Nachkalkulationsdaten aus der Buchungshistorie X X
Teams verwalten X
Zugriff Buchungsimport X
Zugriff Mitarbeiterauswertungen X
Zugriff Nachkalkulation X X
Zugriff Nachkalkulationsauswertungen X X
Rechtgruppe: Personal-Manager
Alle Mitarbeiter sehen (Abwesenheit Farbe / Text / Zahlen) X
Alle Mitarbeiter sehen (Abwesenheit grau) X X
Eigene Abwesenheiten sehen (Planungsansicht inkl. eigene Zahlen) X X
Rechtgruppe: Projekte
Anzeige Vorkalkulation X X
Archiveinträge endgültig löschen X
Einträge archivieren und wiederherstellen X
Zugriff LV-Austausch X X
Zugriff LV-Preisanpassung X
Zugriff Projektauswertungen X X
Zugriff Projekte X X X
Rechtgruppe: Sonstiges
Zugriff Datenexport X
Rechtgruppe: Standardleistungen
Bearbeitung Standardleistungen X X
Rechtgruppe: System
Anzeige Systemsteuerung X
Firmendaten bearbeiten X
Kalkulatorische Mitarbeiter bearbeiten X
Rechtgruppe: Termine
Bearbeitung Abrechnungstermine X X
Bearbeitung Terminmengen (ausgeführte Termine) X X X
Zugriff Stapeldruck Rechnung X

Erweiterte Benutzerverwaltung

Legen Sie zunächst eine neue Benutzergruppe an und ordnen der Benutzergruppe die gewünschten Rechte zu. Anschließend können Sie den Mitarbeitern die Benutzergruppe zuweisen. Die detaillierte Vorgehensweise lesen Sie in den folgenden Kapiteln.

Benutzergruppe anlegen

Zum Anlegen und Verwalten von Benutzergruppen öffnen Sie im Adress-Manager im Menü Programmdaten das Auswahlmenü Firma und wählen den Eintrag Benutzergruppen.

Markieren Sie im Verzeichnisbaum den Eintrag Benutzergruppen. Durch Klicken auf , werden alle bereits angelegten Benutzergruppen angezeigt. Standardmäßig sind die Benutzergruppen Administrator, Benutzer sowie Hauptbenutzer vorhanden und können nicht verändert werden.

Um eine neue Benutzergruppe anzulegen, markieren Sie im Verzeichnisbaum den Eintrag Benutzergruppen und klicken im Menü auf oder öffnen das Kontextmenü über die rechte Maustaste und wählen den Eintrag Neue Benutzergruppe.

Im Verzeichnisbaum wird ein Eintrag für die neue Benutzergruppe angelegt. Auf der rechten Bildschirmseite wird die Registerkarte Benutzergruppe angezeigt. Vergeben Sie für die Benutzergruppe eine eindeutige Bezeichnung. Durch Setzen des in der Spalte verwenden ordnen Sie der Benutzergruppe die gewünschten Rechte (siehe folgendes Kapitel) zu.

Sichern Sie Ihre Eingaben durch Klicken auf im Menü.

Der Benutzer DATAflor hat immer Administratorenrechte, d.h. er hat auf alle lizenzierten Programmbereiche Zugriff. Wollen Sie dies vermeiden, müssen Sie entweder das Passwort ändern oder einen neuen Benutzer anlegen.

Rechte zuordnen

Jeder Benutzergruppe können Sie unterschiedliche Zugriffsrechte gewähren. Auf der Registerkarte Benutzergruppe sind alle Rechte aufgeführt, die Sie der Benutzergruppe freischalten bzw. sperren können.

Markieren Sie im Verzeichnisbaum unter dem Ordner Benutzergruppen die Benutzergruppe, deren Zugriffsrechte auf die Funktionen in BUSINESS Sie bearbeiten möchten. Bei neu angelegten Benutzergruppen sind standardmäßig zunächst alle Rechte gesperrt . Setzen Sie bei den Rechten ein , haben anschließend alle Mitarbeiter, die der gewählten Benutzergruppe zugeordnet sind, Zugriff auf die Funktionen dieses Zugriffsrechtes.

Folgende Funktionen können Sie individuell freischalten oder sperren:

Nicht aufgeführte Funktionen stehen jedem Benutzer zur Verfügung.

Rechtgruppe: Adressen

Adressen anlegen

  • Anlegen von Adressen

Adressen importieren

  • Importieren von Adressen

Adressen löschen

  • Löschen von Adressen

Adressen verwalten

  • Einstellen der Vorbelegung der Eingabemasken im Adress-Manager
  • Bearbeiten von Kennungen
  • Anlegen und Löschen der Eigenschaft Auftraggeber und Auftragnehmer
  • Bearbeiten der Debitorendaten von Auftraggebern und Kreditorendaten von Auftragnehmern

Auftraggeber/Auftragnehmer bearbeiten

  • Anlegen und Löschen der Eigenschaft Auftraggeber und Auftragnehmer
  • Bearbeiten der Debitorendaten von Auftraggebern und Kreditorendaten von Auftragnehmern

Mehrfachbearbeitung

  • Verwenden der Mehrfachbearbeitung

Mitarbeiter/Benutzer bearbeiten

  • Anlegen und Löschen der Eigenschaft Mitarbeiter
  • Bearbeiten der Personaldaten von Mitarbeitern und Benutzerdaten von Benutzern
Rechtgruppe: App-Verwaltung

App-Abo verwalten

  • Abschließen und kündigen von App-Abos

Firmennews anlegen

  • Firmennews anlegen, veröffentlichen und löschen

Konfiguration TEAM-App

  • Module der TEAM-App deaktivieren
  • Logo, Hauptfarbe und Titelbild der TEAM-App ändern

Zugriff Cloud-Manager

  • Nutzung des Programmteils Cloud-Manager
Rechtgruppe: Bauakte

Bauakte verwalten

  • Anlegen und Löschen von Dokumentenmetainformationen (Kategorien, Dokumentenart, Dateityp, Versandart, Wiedervorlage etc.)
  • Endgültiges Löschen von Dokumenten aus dem Papierkorb
  • Zugriff auf alle Dokumente unabhängig von der Zugriffseinstellung am Dokument
Rechtgruppe: Baustellen-Manager

Baustellen mit Details sehen

  • Einsicht in den Baustellen-Manager mit Anzeige der Planungsdetails

Baustellen ohne Details sehen

  • Einsicht in den Baustellen-Manager ohne Anzeige der Planungsdetails
Rechtgruppe: Digitaler Posteingang

Einstellungen bearbeiten

  • Zugriff auf die grundsätzlichen Einstellungen
    (Benutzergruppen, Eingangsverzeichnis, Workflow-Definitionen, Vorbelegung Bauakte)
Rechtgruppe: E-Brief

E-Brief Programmparameter verwalten

  • Die Anmeldedaten und Voreinstellungen bearbeiten

E-Briefe drucken

  • Grundsätzliche Funktionalität aus den Geschäftsausdrucken E-Briefe erzeugen

Erstellte E-Briefe anzeigen (eigene)

  • Einsicht in die eigens erstellten E-Briefe

Erstellte E-Briefe anzeigen (alle)

  • Einsicht in die E-Briefe aller BUSINESS-Benutzer

E-Briefe senden (eigene)

  • Eigene E-Briefe versenden

E-Briefe senden (alle)

  • E-Briefe aller BUSINESS-Benutzer versenden

Gesendete E-Briefe anzeigen (eigene)

  • Eigene bereits versendete E-Briefe im Postausgang einsehen

Gesendete E-Briefe anzeigen (alle)

  • Versendete E-Briefe aller Benutzer einsehen

E-Briefe löschen

  • Vorbereitete oder gesendete E-Briefe löschen
Rechtgruppe: Finanz-Manager

Kreditor - Rechnungseingang

  • Rechnungserfassung
  • Druck der OP-Liste Kreditoren
  • Druck der Rechnungseingangsliste
  • Druck des Kontoblatt Kreditoren

Datentransfer Finanzbuchhaltung

  • Aufruf des Übergabeprogramms zur Finanzbuchhaltung

Datenübergabekennzeichen Finanzbuchhaltung löschen

  • Löschen von Rechnungen/Zahlungen, die schon an die Finanzbuchhaltung übergeben wurden

Debitor - Kontoanzeige

  • Zugriff auf Baustellenkonto, Objektkonto, Projektkonto und Debitorenkonto in der Projektverwaltung
    (Voraussetzung: Zugriff Projekte)
  • Druckausgabe Debitorenausdrucke

Debitor - Rechnungen drucken

  • Zugriff auf den Rechnungsdruck
    (Voraussetzung: Zugriff Projekte)

Debitor - Umbuchung Finanzdaten

  • Nachträgliches Ändern der Zuordnung von Erlöskonten, Zahlungskonditionen, Mahnkennzeichen, Geschäftsbereich, Arbeitsbereich, LV-Kennung, Bauleiter und LV-Gruppe bei vorhandenen Rechnungen im Rechnungsdruck auf der Registerkarte Rechnungen sowie im Finanz-Manager
    (Voraussetzung: Zugriff Projekte und Debitor - Rechnungen drucken bzw. Zugriff auf Finanz-Manager)

Debitor - Zahlungseingang

  • Aufruf des Moduls zur Zahlungserfassung von Debitorenbuchungen
    (Voraussetzung für Aufruf aus Baustellenkonto: Zugriff Projekte und Debitor - Kontoanzeige)
  • Aufruf des Mahnwesens
  • Zugriff auf die Übersicht Debitoren

Debitor - Zuweisung Finanzdaten

  • Zuordnung von Erlöskonten und Finanzzuweisungen bei LV, Hierarchien und Positionen
    (Voraussetzung: Zugriff Projekte)
  • Zuordnung von Erlöskonten und Finanzzuweisungen bei Standardleistungen und Standardleistungskatalogen
    (Voraussetzung: Bearbeitung Standardleistungen)
  • Zuordnung von Erlöskonten und Finanzzuweisungen im Rechnungsdruck
    (Voraussetzung: Zugriff Projekte und Debitor - Rechnungen drucken)

Debitor & Kreditor - Rechnungen löschen, Debitor - Zahlungen löschen

  • Löschen von Rechnungen und Zahlungen im Baustellenkonto
    (Voraussetzung: Zugriff Projekte und Debitor - Kontoanzeige)
  • Löschen von erfassten Lieferantenrechnungen im Rechnungseingang
    (Voraussetzung: Kreditor - Rechnungseingang)

(ACHTUNG s.o.: Zusätzlich gesondertes Recht, wenn Daten schon an Finanzbuchhaltung übergeben sind)

Kreditor - Zugriff Zahlungsverkehr

  • Erfassung von Kreditorenzahlungen (per Clearing, Überweisung etc.)
  • Abgleich von Kreditorenzahlungen
  • Druckausgaben Kreditorenausdrucke

Nachkalkulationsdaten erfassen

  • Ändern der Finanzzuweisung 1+2 für die Erfassung von Lohn- und Gerätestunden sowie Material- und Pflanzenlieferungen
    (Voraussetzung: Zugriff Nachkalkulation)

Verwaltung Finanzstammdaten

  • Aufruf und Verwaltung der Finanzstammdaten (Kontierung, Steuersätze, …)
Rechtgruppe: Geräte

geoCapture-Daten anzeigen/bearbeiten

  • Zuordnung von Geräten zu geoCapture-Trackern
  • Anzeige der Registerkarte geoCapture zum Gerät
  • Funktion Position auf der Registerkarte geoCapture

geoCapture-Route anzeigen

  • Funktion Track auf der Registerkarte geoCapture inkl. Zeitraumauswahl
    (Voraussetzung: geoCapture-Daten anzeigen/bearbeiten)

Geräte, Gerätegruppen endgültig löschen / wiederherstellen

  • Endgültiges Löschen von Daten, die zum Löschen vorgesehen sind
  • Wiederherstellen von Daten, die zum Löschen vorgesehenen sind
Rechtgruppe: Kataloge

Bearbeitung Kataloge

  • Neuanlage von Katalogen und Katalogdaten (Material, Pflanzen, Gerät)

Material bearbeiten

  • Bearbeiten von Materialdatensätzen

Material, Warengruppe oder Katalog endgültig löschen / wiederherstellen

  • Endgültiges Löschen von, zum Löschen vorgesehenen Daten
  • Wiederherstellen von, zum Löschen vorgesehenen Daten

Preispflege Material

  • Automatisierte Preisneuberechnung auf Katalogebene
Rechtgruppe: Nachkalkulation

Löschen der Nachkalkulationsdaten aus der Buchungshistorie

  • Löschen von Buchungssätzen in der Nachkalkulation
    (Voraussetzung: Zugriff Nachkalkulation)

Teams verwalten

  • Erfassung und Bearbeitung von Teams im Team-Administrator für PDA und BUSINESS MOBIL

Zugriff Buchungsimport

  • Import von NK-Buchungen von PDA und BUSINESS MOBIL sowie DATAflor TIME

Zugriff Mitarbeiterauswertungen

  • Anzeige des Feldes Preis in der Nachkalkulation auf der Registerkarte Lohnstunden neben dem Feld Stunden
    (Voraussetzung: Zugriff Nachkalkulation)
  • Anzeige der Spalten Preis, Betrag und Lohnart in der Buchungshistorie, im Suche-Dialog sowie in der Komfortsuche der Nachkalkulation
    (Voraussetzung: Zugriff Nachkalkulation)
  • Ausdruck der Nachkalkulationsauswertungen Lohnartenstatistik, Stundenliste, Mitarbeiter-Stundenliste und Arbeitszeitnachweis
    (Voraussetzung: Zugriff Nachkalkulationsauswertungen)
  • Anzeige der detaillierten Lohnkosten in der Spalte IST der Baustellen-Überwachung

Zugriff Nachkalkulation

  • Aufruf der Nachkalkulation

Zugriff Nachkalkulationsauswertungen

  • Aufruf der Nachkalkulationsauswertungen (Baustellen- und Zeitraumauswertungen)
Rechtgruppe: Personal-Manager

Alle Mitarbeiter sehen (Abwesenheit Farbe / Text / Zahlen)

  • Einsicht in den Personal-Manager; Anzeige aller Abwesenheitszeiten mit Detailinformationen

Alle Mitarbeiter sehen (Abwesenheit grau)

  • Einsicht in den Personal-Manager; Anzeige aller Abwesenheitszeiten ohne Detailinformationen

Eigene Abwesenheiten sehen (Planungsansicht inkl. eigene Zahlen)

  • Einsicht in den Personal-Manager; Anzeige der eigenen Abwesenheitszeiten mit Detailinformationen
Rechtgruppe: Projekte

Anzeige Vorkalkulation

  • Einsicht in die Preisfindung / Vorkalkulation in der LV-Bearbeitung
  • Einsicht in die Kalkulationsübersicht / DB-Rechnung in der LV-Bearbeitung
  • Einsicht in den Kalkulationsansatz in der LV- Bearbeitung

Archiveinträge endgültig löschen

  • Einträge aus dem Archiv der Projektverwaltung endgültig löschen

Einträge archivieren und wiederherstellen

  • Einträge aus der Projektverwaltung in das Archiv verschieben
  • archivierte Einträge aus dem Archiv wiederherstellen

Zugriff LV-Austausch

  • Austausch von LV in verschiedenen Formaten (DATAflor, GAEB, ÖNORM, ASTRA, …)

Zugriff LV-Preisanpassung

  • Preisanpassungen gleichzeitig auf mehrere LV anwenden

Zugriff Projektauswertungen

  • Aufruf der Projektauswertungslisten (Angebots- und Auftragsbestandslisten)

Zugriff Projekte

  • Wechsel in die Projektverwaltung
Rechtgruppe: Sonstiges

Zugriff Datenexport

  • Ausgabe von Daten nach Excel, KER, Lohnbuchhaltung und IAP
  • Übergabe von Mitarbeiter- und LV-Daten aus der Adress- bzw. LV-Suche an geoCapture
  • Aktualisieren aller an geoCapture übergebenen Daten
Rechtgruppe: Standardleistungen

Bearbeitung Standardleistungen

  • Anlegen, Bearbeiten und Löschen von Standardleistungen und -katalogen
  • Importieren von Standardleistungskatalogen
  • Speichern von Positionen aus LV als Standardleistungen und Übernahme ganzer LV als Standardleistungskataloge
    (Voraussetzung: Zugriff Projekte)
Rechtgruppe: System

Anzeige Systemsteuerung

  • Anlegen, Bearbeiten und Löschen von Benutzergruppen
  • Durchführen von DB-Copy, Datenbankprüfung und Logdatei abschneiden
  • Anfordern und Einlesen einer Lizenz
  • Festlegen der Programmparameter
  • Anlegen, Bearbeiten und Löschen von Druckvarianten und Bearbeiten der Formulareinstellungen
  • Replikationsverwaltung und Replikationsdurchführung
  • Anlegen, Bearbeiten und Löschen von Arbeitsbereichen
  • Anlegen, Bearbeiten und Löschen von Lohnarten
  • Anlegen, Bearbeiten und Löschen von Jahresarbeitszeitkalendern
  • Konfigurieren der Telefonie

Kalkulatorische Mitarbeiter bearbeiten

  • Anlegen, Bearbeiten und Löschen von kalkulatorischen Mitarbeitern

Firmendaten bearbeiten

  • Bearbeiten der Firmenadresse
  • Anlegen, Bearbeiten und Löschen von Geschäftsbereichen
  • Festlegen der Parameter für den Zahlungsverkehr Debitoren und Kreditoren
  • Anlegen, Bearbeiten und Löschen von Mahntexten
  • Bearbeiten von Textkonstanten und Mengeneinheiten
Rechtgruppe: Termine

Bearbeitung Terminmengen (ausgeführte Termine)

  • Erfassung und Löschung von Terminmengen

Zugriff Stapeldruck Rechnung

  • Aufruf und Durchführung der Pflegeabrechnung (Stapeldruck Rechnung)

Bearbeitung Abrechnungstermine

  • Erfassung und Löschung von Abrechnungsterminen

Mitarbeitern Benutzergruppe zuweisen

Jeder Mitarbeiter kann Mitglied in einer oder mehreren Benutzergruppen sein.

Um einem Mitarbeiter eine Benutzergruppe zuzuweisen, öffnen Sie in der Adresse des Mitarbeiters auf der Registerkarte Details die Registerkarte Benutzer.
Wenn Sie die Auswahl Benutzergruppen über das grüne Plus-Symbol öffnen, werden alle hinterlegten Benutzergruppen angezeigt. Markieren Sie die Benutzergruppe/n , die Sie dem Mitarbeiter zuweisen möchten.

Sichern Sie Ihre Eingaben durch Klicken auf im Menü.

Weitere Schritte