Mareon

Beschreibung

Innerhalb der Wohnungswirtschaft wird neben anderen Programmen das Softwarepaket Mareon eingesetzt. Dieses Programm ermöglicht die Anbindung von Auftragsbearbeitungssoftware über eine Schnittstelle, so dass Aufträge und Rechnungen direkt an den Auftraggeber übermittelt werden können.

Folgende Abläufe werden automatisiert zur Verfügung gestellt.

  • Abholung von Einzelaufträgen ausgewählter Auftraggeber
  • automatisierte Anlage der Aufträge als LV in BUSINESS
  • Bearbeitung und Ergänzung der übernommenen Aufträge
  • Abholung von Einheitspreisabkommen (EPA) als Standardleistungsverzeichnis
  • automatischer Abgleich von Einzelaufträgen mit den EPA
  • Erfassung, Änderung und Übermittlung von Teil- und Schluss-Rechnungen an Mareon.

Für die Bearbeitung von Mareon-Aufträgen in BUSINESS sollten Sie mit den Abläufen und Begriffen seitens der Auftragsbearbeitung im Mareon-Portal vertraut sein. Informieren Sie sich ggf. über die Mareon-Hilfe zu Begriffen und den Umgang mit „Aufträgen“, „Einheitspreisabkommen“, „Rechnungen“, usw…

Abb.: Schematischer Arbeitsablauf


Grundsätzliche Einstellungen

In den Programmparametern der Mareon-Einstellungen hinterlegen Sie Ihren Benutzernamen und Passwort für das Mareon-Portal.


Wohnungsunternehmen zuordnen

Definieren Sie zunächst im Adress-Manager welcher Auftraggeber als auftraggebendes Wohnungsunternehmen für Sie zuständig ist.

Öffnen Sie dazu im Adress-Manager die Adresse des Auftraggebers und öffnen auf der Registerkarte Details die Registerkarte Auftraggeber. Öffnen Sie anschließend die Auswahl Mareon über das grüne Plus-Symbol und wählen die Option Neuer Mareon-Auftraggeber.


Der Dialog Wohnungsunternehmen hinzufügen wird geöffnet. Wählen Sie das Unternehmen aus, das Sie Ihrer Auftraggeber-Adresse in BUSINESS zuordnen möchten und bestätigen mit [Hinzufügen].

Eine Zuordnung können Sie durch Deaktivieren des Eintrages wieder rückgängig machen. Jedoch sollten nach Datenübernahme von Aufträgen bzw. Einheitspreisabkommen keine Änderungen mehr vorgenommen werden, da bereits übernommene Aufträge (siehe Kapitel unten Auftrag abholen) in der Projektverwaltung zur BUSINESS-Adresse vorhanden sind.


Festpreisabkommen übertragen

Besitzt eine Adresse eine Zuordnung zu einem Mareon-Auftraggeber, so können die für diesen im Internetportal hinterlegte Festpreisabkommen (= Einheitspreisabkommen) abgeholt und in den BUSINESS-Standardleistungsverwaltung als Standardleistungskatalog gespeichert werden. Diese werden später zur Auftragsbearbeitung benötigt.

Klicken Sie dazu auf der Registerkarte Auftraggeber beim entsprechenden Wohnungsunternehmen auf [FPA übertragen].

Je nach Anzahl und Größe des EPA und der Übertragungsrate des Internets kann dieser Vorgang zeitlich variieren. Während des Übertragungsvorgangs werden die zu übermittelnden Daten angezeigt.

Die Daten stehen als Standardleistungskataloge zur Verfügung.


Wiederholen Sie diesen Vorgang für jeden zugeordneten Mareon-Auftraggeber, für den Festpreisabkommen bestehen.


Aufträge sichten

Legen Sie in der Projektverwaltung zu dem Auftraggeber, dem ein Wohnungsunternehmen des Mareon-Portals zugeordnet ist, ein neues Projekt an. Markieren Sie das Projekt und öffnen auf der rechten Bildschirmseite die Registerkarte Mareon.

Es werden alle vom Auftraggeber bereitgestellten Aufträge anzeigt. Die Anzeige können Sie nach Auftragsstatus filtern. Aktivieren bzw. deaktivieren Sie die Filter nach Ihren Ansichtswünschen.


Auftragsvorschau

Für jeden Auftrag können Sie eine kurze Auftragsvorschau anzeigen. Sichten Sie so vorab, welche Aufträge Sie zuerst bearbeiten möchten.

Führen Sie dazu auf der Registerkarte Mareon auf einem Auftrag einen Doppelklick aus.
Der Dialog Auftragsvorschau wird geöffnet. Auf der Registerkarte Auftrag werden die Auftragsdaten angezeigt, auf der Registerkarte Dokumente die bei Mareon hinterlegten Dokumente.
Besteht für diesen Auftrag ein Einheitspreisabkommen, wird dieses auf der Registerkarte EPA angezeigt.


Einheitspreisabkommen (EPA) = Festpreisabkommen ( FPA) Festpreisabkommen übertragen Sie im Adress-Manager. Bei Auftragsübernahme wird das EPA ggf. abgeglichen.


Auftrag abholen

Zur Bearbeitung eines Mareon-Auftrages übernehmen Sie diesen zunächst in BUSINESS.

  • Wurde ein Auftrag schon mal in das BUSINESS-System übernommen (ist schon vorhanden) erhalten Sie hierüber eine Meldung, wo das LV zu finden ist.
  • Ist ein EPA zu einem Auftrag verknüpft, so werden die EPA-Daten in den Standardleistungen abgeglichen und ggf. aktualisiert.

Markieren Sie auf der Registerkarte Mareon den Auftrag, den Sie in BUSINESS übernehmen möchten und klicken auf .


Der Auftrag wird als LV mit dem Status AA (Angebot, abgegeben) zum Projekt angelegt. Die Ausführungsdaten, Auftragsbedingungen und verwendeten EPA werden zum LV im Feld Info angezeigt.

Im Mareon-Portal erhält der Auftrag automatisch den Status gesehen.


Auftrag annehmen/ablehnen

In BUSINESS legen Sie fest, dass Sie einen bei Mareon abgeholten Auftrag annehmen bzw. ablehnen.

Die Auftragsannahme und -ablehnung werden automatisch an das Mareon-Portal übermittelt, so dass der Auftraggeber über den Bearbeitungsstand informiert ist.

Markieren Sie in der Projektverwaltung das LV und öffnen im Menü Projektverwaltung das Auswahlmenü LV-Status ändern durch Klicken auf . Wählen Sie den Eintrag Angebot → Auftrag zum Annehmen eines Mareon-Auftrages bzw. Angebot → kein Auftrag zum Ablehnen.


Bei Ablehnung eines Mareon-Auftrages werden Sie zur Eingabe eines Ablehnungsgrundes aufgefordert, wenn dies vom Wohnungsunternehmen gefordert ist.


Arbeiten Sie bei angenommenen Aufträgen nun mit der in BUSINESS erzeugten Baustelle (BA, BB..) weiter).

Seitens des Auftraggebers stornierte Aufträge (z.B. wegen Auftragswerterhöhung) müssen erneut in BUSINESS übernommen werden, da sie nicht mehr den Status angenommen besitzen. Löschen Sie die entsprechenden LV in BUSINESS (vorher ggf. Sicherheitskopie als Positionskopierquelle anlegen) und übernehmen die Aufträge erneut, so dass die Auftragsannahme durch Statuswechsel in BUSINESS auch an das Mareon-Portal übermittelt wird.

Schon zu den LV erzeugte Leistungsnachweise gehen nicht verloren. Sie sind automatisch bei den erneut übernommenen LV vorhanden.


Auftrag bearbeiten

Die Ausführungsdaten, Auftragsbedingungen und verwendeten EPA werden zum LV nach Abholung bei Mareon im Feld Info angezeigt.


Öffnen Sie die Positionsbearbeitung des Baustellen-LV. Je nach Auftrag können schon Positionsdaten durch den Auftraggeber vorgegeben sein. Zudem können Sie wie gewohnt Hierarchiestufen und Positionen anlegen.

Die Positionsnummerierung innerhalb des BUSINESS-System ist nicht relevant für die Übermittlung an das Mareon-Portal. Bei der Übermittlung von Leistungsnachweisen werden nur Positionen, keine Hierarchiestufen übermittelt.



Ist durch den Auftraggeber für den Auftrag die Verwendung eines Einheitspreisabkommens vorgeschrieben, können nur EPA-Positionen aus dem zugehörigen Standardleistungskatalog übernommen werden.

Mareon-Kataloge können Standardpositionen und freie Positionen enthalten. Bei Standardpositionen sind Positionsbeschreibung und Einheitspreis vom Auftraggeber vorgegeben und dürfen nicht geändert werden. Freie Positionen enthalten nur eine Positionsbeschreibung. Den Einheitspreis legen Sie fest. Sowohl in den Standardleistungen als auch im LV sind freie Positionen gesondert gekennzeichnet.

Die BUSINESS-Positionsbearbeitung überwacht nicht die mit dem Auftraggeber vereinbarte Einhaltung der Verwendung ausgehandelter EPA. Dies liegt in der Verantwortung des Bearbeiters.
Werden entsprechende Positionen als Leistungsnachweis an das Mareon-Portal übermittelt, kann dies zur Ablehnung des Leistungsnachweises durch das Mareon-Portal führen.


Rechnung erzeugen

Haben Sie einen Auftrag fertig bearbeitet, erzeugen Sie eine Rechnung. Die erzeugten Rechnungen werden automatisch an das Mareon-Portal übermittelt. Im Portal erhält die Rechnung den Status Entwurf.

Markieren Sie im Verzeichnisbaum der Projektverwaltung das LV und öffnen die Registerkarte Mareon. Es werden alle zu diesem Bauvorhaben bereits angelegten Rechnungen angezeigt. Klicken Sie auf am rechten Bildschirmrand.


Der Dialog Rechnung erstellen wird geöffnet.

  • Geben Sie die Rechnungsdaten an, wie Sie es durch die Anforderungen des Mareon-Portals gewohnt sind.
  • Die Nr. der Rechnung wird aus dem geschäftsbereichsunabhängigen Nummernkreis Lieferschein vorbelegt. Zudem können Sie eine individuelle Rechnungs-Nr. eintragen.
  • Selektieren Sie die zu übermittelnden Positionen und die zugrunde liegende Mengenauswahl.
  • Bestätigen Sie die Angaben mit [Anlegen].



Die sich aus der Rechnung ergebenden Werte werden Ihnen in einem Infofenster automatisch nach der Übermittlung angezeigt (bspw. Abzüge durch EPA-Abkommen, Skonto etc.).


Diese Informationen können Sie auf der Registerkarte Mareon jederzeit erneut durch Klicken auf am rechten Bildschirmrand abrufen.

Die Darstellung gibt die online abgeholten Informationen des Mareon-Portals wieder, so dass z.B. durch Skontoabzüge der Zahlbetrag vom übermittelten und auf der Registerkarte Mareon dargestellten Bruttobetrag abweichen kann.

Bereits erstellte Rechnungen, die aber noch im Status Entwurf sind, können Sie erneut durch Klicken auf am rechten Bildschirmrand nachträglich bearbeiten. Erst nachdem Sie die Rechnung an den Auftraggeber weitergeleitet haben, können Sie keine Änderungen mehr vornehmen.

  • Leistungsnachweise müssen den Standards des Mareon-Portals entsprechen (z.B. kein EP 0,00, Nicht EPA-Positon in EPA-Auftrag etc.). Fehlerhafte Rechnungen werden abgelehnt und es erscheint eine Fehlermeldung des Mareon-Portals. Korrigieren bzw. ergänzen Sie ggf. Ihre Dateneingabe.
  • Die Erzeugung neuer Rechnungen kann durch das Mareon-Portal abgelehnt werden, wenn z.B. bei vorhandener Schluss-Rechnung eine weitere Rechnung zum Bauvorhaben übermittelt werden soll.
  • Für Gewährleistungsaufträge dürfen seitens des Mareon-Portals keine Rechnungen übermittelt werden. Entsprechend ist die Registerkarte Mareon für diese Baustellen in der BUSINESS-Software nicht aktiv.
  • Versicherungsaufträge werden ggf. nicht durch den direkten Auftraggeber (Wohnungsunternehmen) gezahlt, sondern durch z.B. durch Versicherungen überwiesen. Tragen Sie, wenn gewünscht, die Adresse des Zahlenden als Auftraggeberadresse ein bzw. wechseln Sie den Debitor wie gewohnt in den BUSINESS-Baustellenadressdaten. Beachten Sie jedoch, dass seitens der Mareon-Schnittstelle keinerlei BUSINESS-Baustellenkontobuchungen vorgenommen werden.

Rechnung weiterleiten

Markieren Sie im Verzeichnisbaum der Projektverwaltung das LV und öffnen Sie die Registerkarte Mareon. Wählen Sie die gewünschte Rechnung und klicken Sie auf am rechten Bildschirmrand.


Die Rechnung wird an den Auftraggeber weitergeleitet und kann nicht weiter bearbeitet werden. Um Änderungen vornehmen zu können, muss die Rechnung vom Auftraggeber erst storniert werden.

Die Rechnung erhält den Status weitergeleitet.


Monatsabrechnungen & Zahlungen

Die Abrechnungs- und Zahlungsmodalitäten können je nach Auftraggeber variieren. Erfolgen bei einem AG Zahlungen schon bei übermittelten und geprüften Rechnungen, zahlen andere Auftraggeber nur einmal pro Monat. Klären Sie dies mit Ihren Auftraggebern.

Sammelübersicht

Auf dem Mareon-Portal www.mareon.com erhalten Sie je Auftraggeber eine Sammelübersicht Ihrer weitergeleiteten Rechnungen.

Buchungen in BUSINESS

Um die erzeugten Abrechnungen aus dem Mareon-Portal als Erlöse in BUSINESS zu erzeugen, können Sie entsprechend manuell Rechnungen erzeugen und in das Baustellenkonto der jeweiligen Baustelle buchen. Alternativ können Sie z.B. eine Sammelerlösbaustelle (z.B. AG Wohndata 2011) bebuchen, so dass eine Aufteilung auf einzelne Baustellen entfallen kann.


Auftragsende

Durch den Statuswechsel des LV in den Status BE (Baustelle, Arbeit beendet) wird der Auftrag im Mareon-Portal als erledigt gemeldet.

Markieren Sie im Verzeichnisbaum der Projektverwaltung das LV und öffnen im Menü Projektverwaltung das Auswahlmenü LV-Status ändern. Wählen Sie den Eintrag Baustelle → Arbeit beendet.

Rechnungen können auch zu erledigten Aufträgen erfasst werden.


Dokumente zum Auftrag

Im Mareon-Portal können zu den einzelnen Aufträgen Dokumente hinterlegt werden. In BUSINESS können zum LV Dokumente aus dem Mareon-Portal herunter- sowie hochgeladen werden.

Markieren Sie im Projektbaum das LV, öffnen die Registerkarte Mareon und klicken auf am rechten Bildschirmrand. Sie können auch im oberen Bereich des Mareon Reiters unter Anhänger direkt Dateien hoch oder herunterladen.


Der Dialog Anhänge wird geöffnet. Die von bzw. bereits bei Mareon hinterlegten Dokumente zum Auftrag werden aufgelistet.

  • Klicken Sie auf , um weitere Dokumente zum Auftrag in das Mareon-Portal hochzuladen.
  • Zum Herunterladen eines Dokumentes markieren Sie das Dokument und klicken auf . Vergeben Sie einen Dateinamen und wählen Sie den Speicherort auf Ihrer Festplatte.
  • Durch Klicken auf wird das markierte Dokument gelöscht.
  • Bestätigen Sie die Bearbeitung der angehängten Dokumente mit [OK].