Geschäftsbereichsverwaltung

Beschreibung

Neben der Mandantenverwaltung steht Ihnen die Funktion der Geschäftsbereichsverwaltung zur Verfügung.

Während bei der Mandantenverwaltung voneinander unabhängige Datenbanken angelegt sind, werden in der Geschäftsbereichsverwaltung die Daten auf einer einzigen Datenbank organisiert. Dadurch kann auf gemeinsame Stammdaten zugegriffen werden.

Auswertungen und Schnittstellen können hingegen geschäftsbereichs­unabhängig genutzt werden.

Eine Kombination aus beiden Verwaltungs­optionen ist ebenfalls möglich. D.h. Sie können auch mehrere Geschäftsbereiche unter verschiedenen Mandanten anlegen.

Rechtesteuerung

In der Benutzerverwaltung steuern Sie über detaillierte Benutzerrechte die Verfügbarkeit von Funktionen und die Sichtbarkeit von Daten für den angemeldeten Benutzer. Zugriff auf die Geschäftsbereichsverwaltung haben nur die Benutzer, die dazu mit dem Benutzerrecht Firmendaten bearbeiten autorisiert sind.

Rechte Administrator Hauptbenutzer Benutzer
Rechtgruppe: System
Firmendaten bearbeiten X

Geschäftsbereiche anlegen

Nach Neuinstallation ist immer der Geschäftsbereich Standard vorhanden.

Um einen neuen Geschäftsbereich anzulegen, öffnen Sie im Adress-Manager im Menü Programmdaten das Auswahlmenü Firma und wählen den Eintrag Firmendaten. Der Programmbereich mit den Firmendaten wird geöffnet

Markieren Sie im Verzeichnisbaum der Firmendaten den Eintrag Geschäftsbereiche. Öffnen Sie das Kontextmenü über die rechte Maustaste und wählen den Eintrag Neuer Geschäftsbereich oder klicken im Menü auf .

Im Verzeichnisbaum wird unter dem Knoten Geschäftsbereiche ein Eintrag hinzugefügt und auf der rechten Bildschirmseite die zugehörigen Registerkarten angezeigt.

Auf der Registerkarte Geschäftsbereich hinterlegen Sie folgende Informationen:

Geschäftsbereich-Nr.

Vergeben Sie eine eindeutige Nummer für den Geschäftsbereich. Es dürfen keine Nummern doppelt vergeben werden. Die Anzahl der Stellen der Geschäftsbereichsnummern kann bis zu vier Stellen betragen.

Aktiv

Mit Hilfe des Häkchens können Sie den gesamten Geschäftsbereich aktiv oder inaktiv schalten. Nur aktive Geschäftsbereiche werden in Auswertungen und Ausdrucken berücksichtigt.

Bezeichnung

Vergeben Sie für den Geschäftsbereich eine eindeutige Bezeichnung.

Nummernkreise einstellen

Im unteren Bereich der Registerkarte Geschäftsbereich stellen Sie für den markierten Geschäftsbereich die Nummernkreise für die Ausdrucke Angebot, Auftragsbestätigung, Stapeldruck Leistungsnachweis, die OP-Nr. für den Rechnungseingang, für Rechnungen/Gutschriften und für die Ausdrucke zur Rechnungsprüfung ein.

Die Nummernkreise für die Ausdrucke Arbeitsplan, Lieferschein und Taglohn-Rapport sind geschäftsbereichsunabhängig und werden im Geschäftsbereich Standard definiert.

Nummernpräfix

Der Nummernpräfix wird an den Anfang der Belegnummer gesetzt. Mit Hilfe des Nummernpräfixes können Sie anhand der Belegnummer einer Rechnung etc. den jeweiligen Geschäftsbereich erkennen, z.B. T für Tiefbau.

Zudem können Sie eine Abkürzung für das entsprechende Geschäftsjahr eingeben, z.B. 11 für 2011. Die Eingabe kann alphanumerisch und bis zu vier Zeichen lang sein.

Um in der Belegnummer Präfix und Nummer voneinander zu trennen, können Sie bspw. folgende Zeichen verwenden: „ - “ (Bindestrich), „ _ “ (Unterstrich), „ / “ (Schrägstrich). Ein oder mehrere Leerzeichen am Ende des Präfixes werden für die Belegnummerierung nicht berücksichtigt.

Nummernkreis

Im Druckmenü der Ausdrucke können Sie für die Belegnummer durch Klicken auf automatisch die nächste freie Nummer im Nummernkreis übernehmen. Tragen Sie im Nummernkreis die Nummer ein, die als nächstes genommen werden soll. Nachdem ein Beleg gedruckt wurde, wird der Nummernkreis automatisch um + 1 weitergezählt.

Berücksichtigen Sie bei der Vergabe der Nummernkreises auch Ihre Schnittstellen zur externen Finanzbuchhaltungssoftware. Beispielsweise erkennen manche Fibu-Programme (z.B. Datev) ausschließlich Zahlen als Belegnummern an. Das T würde bei der Übergabe abgeschnitten werden.

Fibu-Parameter

Für die Datenübergabe an externe Finanzbuchhaltungssoftware hinterlegen Sie je Geschäftsbereich die Nummer des Zielmandanten und ggf. Sammelkonten für Debitoren und Kreditoren.

Markieren Sie zunächst im Verzeichnisbaum der Firmendaten den gewünschten Geschäftsbereich und öffnen anschließend auf der rechten Bildschirmseite die Registerkarte Fibu-Parameter.

Fibu-Mandantennr.

Tragen Sie hier für den gewählten Geschäftsbereich die Mandantennummer ein, mit der Sie in Ihrer externen Finanzbuchhaltungssoftware arbeiten.

Sie können an mehrere Geschäftsbereiche die gleiche Mandantennummer vergeben. Für mehrere Geschäftsbereiche mit der gleichen Mandantennummer wird die Fibu-Übergabe immer gemeinsam durchgeführt.

Sammeldebitorennummer / Sammelkreditorennummer

Sie haben die Möglichkeit, für jeden Geschäftsbereich mehrere Sammeldebitoren- und Sammelkreditorennummern anzulegen. Diese Nummern können beim Hinterlegen der Stammdaten für Lieferant/Auftragnehmer bzw. Auftraggeber mehrfach vergeben werden.

Sichern Sie Ihre Eingaben durch Klicken auf im Menü oder verwenden Sie alternativ die Tastenkombination Strg + S.

Lohn-Parameter

Für die Datenübergabe an externe Lohnbuchhaltungssoftware definieren Sie je Geschäftsbereich die Nummer des Zielmandanten.

Markieren Sie zunächst im Verzeichnisbaum der Firmendaten den gewünschten Geschäftsbereich und öffnen anschließend auf der rechten Bildschirmseite die Registerkarte Lohn-Parameter.

Weitere Schritte