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Rechnung/Gutschrift drucken

Programmstart

Öffnen Sie in der Projektverwaltung das LV, das Sie abrechnen möchten. Rechnungen und Gutschriften können Sie zu LVs drucken, die mit dem Statuskennzeichen B beginnen.

Wählen Sie anschließend im Menü Drucken den Eintrag Rechnung/Gutschrift oder verwenden alternativ die Tastenkombination Strg + P.

Folgendes Druckmenü wird geöffnet.

Druckeinstellungen

Nehmen Sie folgende Einstellungen vor:

Rechnungstyp
Durch Klicken auf wählen Sie den gewünschten Rechnungstyp: Rechnung, Abschlagsrechnung, Teilschlussrechnung, Schlussrechnung oder Gutschrift. Standardmäßig ist der Eintrag Abschlagsrechnung vorbelegt. Im Programmparameter Voreinstellung Rechnungstyp können Sie die Voreinstellung zu Rechnung ändern.

Belegdatum
Das Belegdatum wird auf der Rechnung gedruckt und bestimmt den Fälligkeitstermin.

Buchungsdatum
Das Buchungsdatum wird im Baustellenkonto, im Finanz-Manager, für die Auswertungen der Nachkalkulation sowie für die Übergabe der Rechnungsdaten an externe Finanzbuchhaltungssoftware verwendet.

Belegnummer
Übernehmen Sie die nächste freie Nummer des Nummernkreises durch Klicken auf oder tragen eine Belegnummer manuell ein. Wenn keine Belegnummer eingetragen ist, verwendet das Programm automatisch die nächste Belegnummer aus dem Nummernkreis. Mit können Sie freie Belegnummern suchen, um eine Lückenlose Belegnummernkette zu gewährleisten.

1. Anschrift
Wählen Sie die Anschrift, an die die Rechnung/Gutschrift gerichtet ist. Der Eintrag Auftraggeber ist standardmäßig voreingestellt.

2. Anschrift
Möchten Sie auf der Rechnung/Gutschrift eine weitere Anschrift ausdrucken, wählen Sie diese durch Klicken auf aus. Standardmäßig ist der Eintrag <nicht drucken> voreingestellt.

Sie können zu einem Projekt weitere Projektadressen hinzufügen hinzufügen, die Ihnen dann im Listenfeld zur Auswahl angezeigt werden.

Bedienerzeichen, Ansprechpartner, Telefon-Nr.
Im Programmparameter Vorbelegung Bearbeiter in LV-Ausdrucken definieren Sie, ob die Felder mit den Daten des angemeldeten Benutzers oder des Bauleiters, der für die Baustelle eingetragen ist, vorbelegt sind. Es werden die Daten übernommen, die Sie im Adress-Manager auf der Registerkarte Benutzerdaten der Mitarbeiter hinterlegt haben.

Formularvariante
Für jedes Formular können Sie mit Hilfe des Designers verschiedene Druckvarianten gestalten. Durch Klick auf wählen Sie die Variante, die Sie für den Ausdruck verwenden möchten.

Druckvorschau anzeigen
Jeder Ausdruck kann vor dem Ausdruck nochmals kontrolliert werden. Die Anzeige einer Vorschau ist vom Programm voreingestellt. Möchten Sie keine Vorschau sehen, wählen Sie die Option ohne Druckvorschau drucken.

Probedruck
Diese Variante ermöglicht einen Info-Ausdruck der Rechnung/Gutschrift. Es werden keinerlei Einträge oder Verbuchungen vorgenommen. Um zu verhindern, dass ein Probedruck als offizielles Dokument weitergegeben wird, wird der Ausdruck in der Formularbezeichnung als Probedruck gekennzeichnet. Probedrucke werden nicht in der DATAflor Bauakte abgelegt.

Kontoblatt drucken
Aktivieren Sie die Option, um mit Abschlags-, Teilschluss- und Schlussrechnungen ein Kontoblatt zur Rechnung zu drucken. Zur Information des Auftraggebers werden alle gestellten Rechnungen und eingegangenen Zahlungen des Bauvorhabens aufgeführt. Im Programmparameter Druck Kontoblatt zur Rechnung definieren Sie die Vorbelegung dieser Option.

Ausgabe
Durch Klicken auf wählen Sie, ob Sie die Rechnung/Gutschrift drucken oder als Fax, E-Mail oder E-Brief versenden möchten.

Drucker
Durch Klicken auf wählen Sie den Drucker, den Sie für den Ausdruck verwenden möchten. Es stehen nur Drucker zur Auswahl, die unter Windows installiert sind. Standardmäßig ist der Drucker eingestellt, den Sie zur gewählten Druckvarianten hinterlegt haben.

Einstellungen Kopien Für den Ausdruck mehrerer Exemplare auf unterschiedlichen Druckern oder auf unterschiedlichem Papier nehmen Sie hier die Erweiterten Druckeinstellungen vor. Es sind die Einstellungen voreingestellt, die Sie in der Formularverwaltung zu den Formularen Rechnung, Abschlagsrechnung, Teilschlussrechnung, Schlussrechnung bzw. Gutschrift hinterlegt haben. Die Zahl in Klammern auf dem Schalter [Einstellungen Kopien] zeigt die Anzahl der definierten Kopien an.

Papierzufuhr
Bietet Ihr Drucker mehrere Papierschächte an, wählen Sie durch Klicken auf den Schacht, aus dem das Papier für den Ausdruck verwendet wird. Standardmäßig ist die Schachtauswahl eingestellt, die Sie zur gewählten Druckvarianten hinterlegt haben.

In Bauakte aufnehmen
Zusätzlich zum Ausdruck wird die Rechnung/Gutschrift als PDF-Datei in Ihrer DATAflor Bauakte im Adress-Manager zum Auftraggeber und in der Projektverwaltung zum LV abgelegt.

drucken von/bis Seite
Hier können Sie die auszudruckenden Seiten vorgeben. Möchten Sie die gesamte Rechnung drucken, nehmen Sie in diesen Feldern keine Änderungen vor.

Exemplare
Benötigen Sie mehrere Kopien der Rechnung, tragen Sie hier die gewünschte Anzahl ein.

Sortieren
Die Ausgabe der einzelnen Seiten mehrerer Exemplare kann wahlweise getrennt (111, 222, 333) oder sortiert (123, 123, 123) erfolgen.

Registerkarte Einstellungen

Aktivieren Sie die jeweilige Option durch Setzen des Häkchens .

Lfd. Nr. Rechnung
Zeigt Ihnen die automatische Rechnungsnummerierung an.

Mehrwertsteuer ist fällig
Entscheiden Sie für die Buchung von Abschlagsrechnung zwischen fälliger und nicht fälliger Mehrwertsteuer. Dies ist für Anwender maßgebend, die Ihre Rechnungsdaten an externe Finanzbuchhaltungssoftware übergeben. Im Programmparameter Vorgabe Steuerfälligkeit definieren Sie die Vorbelegung dieser Option.

Abschlagsrechnungen kumulieren
Entscheiden Sie für Abschlagsrechnungen zwischen additivem und kumulativem Abrechnungsverfahren. Im Programmparameter Vorgabe Abschlagsrechnungen kumulieren definieren Sie die Vorbelegung dieser Option.

Mengen aus
Durch Klicken auf wählen Sie die Mengenherkunft der abzurechnenden Leistung. Im Programmparameter Voreinstellung Rechnungsmengen definieren Sie die Vorbelegung dieser Option.

Zahlungskonditionen
Durch Klicken auf wählen Sie, welche Zahlungskonditionen Sie für die Rechnung/Gutschrift verwenden möchten. Die Zahlungskonditionen, die Sie auf der Registerkarte Leistungsverzeichnis zum LV hinterlegt haben, werden vorbelegt.

Raten verwenden
Mit Ausnahme von Abschlagsrechnungen und Gutschriften können Sie für Ihren Rechnungsbetrag eine Ratenzahlung vereinbaren.

Wertzuwachs drucken
Auf Abschlags-, Teilschluss- und Schlussrechnungen wird im Rechnungsfuß der Wertzuwachs mit ausgedruckt. Im Programmparameter Vorgabe Wertzuwachs definieren Sie die Vorbelegung dieser Option und im Programmparameter Hinweistext Wertzuwachs den gedruckten Infotext.

Beispielausdruck:


Kontenzuordnungen
Nehmen Sie Kontierungen vor oder verändern diese, um im Finanz-Manager umfangreiche Auswertungen zu erhalten. Ohne Lizenz für das Modul Finanz-Manager dienen diese Felder nur der Information.

nur selektierte Positionen
Es werden nur die Positionen, die auf der Registerkarte Positionsselektion ausgewählt sind, gedruckt.

Alle Positionen
Aktivieren Sie die jeweilige Funktion, werden alle Positionen des LV ohne Ordnungszahl, Menge, Einheitspreis bzw. Gesamtpreis gedruckt. Bei der Option ohne Ordnungszahl werden alle Texte beginnend vom linken Rand gedruckt. Über die Angabe der Textbreite können Sie steuern, bis zu welcher Breite der auszugebende Text gedruckt werden soll.

Beispielausdruck: ohne Ordnungszahl


Positionen einer Hierarchie ohne Menge/EP/GP
Aktivieren Sie die Option gemäß Positionsselektion, werden im Ausdruck die selektierten Positionen ohne Menge, Einheitspreis und Gesamtpreis dargestellt. Lediglich die Hierarchiesummen werden ausgegeben. Die Positionsselektion nehmen Sie auf der Registerkarte Positionsselektion in der Spalte ohne Preis vor. Setzen Sie vor eine Hierarchiestufe ein , um alle untergeordneten Positionen auszuwählen.

Kurzliste
Es wird nur die erste Zeile des Kurztextes gedruckt.

nur Kurztext
Kurz- und Langtext können Sie unabhängig voneinander erfassen. Wählen Sie diese Option, um nur die Kurztexte zu drucken. Im Programmparameter Anzahl Zeilen Langtext kopieren in Kurztext legen Sie fest, wie viele Zeilen des Langtextes automatisch in den Kurztext kopiert werden, wenn zur Position nur Langtext vorhanden ist.

nur Langtext
Kurz- und Langtext können Sie unabhängig voneinander erfassen. Wählen Sie diese Option, um nur die Langtexte zu drucken.

Kurz- und Langtext
Kurz- und Langtext können Sie unabhängig voneinander erfassen. Wählen Sie diese Option, um im Ausdruck beide Text zu verwenden.

Betreff / Kopftext / Fußtext
Die auf den Registerkarten Betreff, Kopftext bzw. Fußtext eingetragenen Texte werden mit ausgegeben. Zur Textgestaltung steht Ihnen ein Editor sowie Variablen, die automatisch vom Programm gefüllt werden, zur Verfügung.

Zusammenstellung auf neue Seite
Die Zusammenstellung der Hierarchiesummen wird auf eine separate Seite gedruckt. Im Programmparameter Zusammenstellung immer auf neue Seite drucken können Sie festlegen, dass diese Option immer vorbelegt ist.

Hierarchie auf neue Seite
Aus optischen Gründen kann bei einem Wechsel der Hierachiestufe (z.B. Titel) eine neue Seite begonnen werden.

Preisanteile
Der Rechnungsdruck erfolgt mit Ausweisung Preisanteile.

Summe Arbeitskosten
Der Rechnungsdruck erfolgt mit Ausweisung Arbeitskosten. Alle Arten der Pauschalrechnung sind von den Arbeitskosten ausgeschlossen, da keine Zuordnung auf den begünstigten Anteil möglich ist. In Abschlagsrechnungsketten entscheiden Sie zur jeweils ersten AR bzw. ersten AR nach TR, dass auf allen AR die Arbeitskosten ausgewiesen werden. Im Adress-Manager können Sie je Auftraggeber festlegen, dass diese Option standardmäßig voreingestellt ist.

Vorauszahlungen zuweisen
Aktivieren Sie die Option, um Vorauszahlungen des Debitors mit der neuen Zahlungsanforderung zu verrechnen.

Ausgabe „0% MwSt.“ unterdrücken
Bei Rechnungen nach §13b UStG können Sie die Ausgabe der Zeile „Mehrwertsteuer 0,00%“ unterdrücken.

Formularbezeichnung
Möchten Sie nicht die vorgegebene Formularbezeichnung verwenden, können Sie hier manuell eine Bezeichnung eingeben.

Registerkarte Positionsselektion

Alle Positionen und Hierachien des LV werden mit Positionskennzeichen, Kurztext, Menge und Mengeneinheit aufgelistet. Die Spalten Preis und Betrag sowie die Summen der Hierarchien und die Gesamtsumme werden entsprechend der eingestellten Selektion gefüllt.

Positionsselektion
Zum Markieren der Positionen, die Sie für die Rechnung/Gutschrift (außer Pauschalrechnungen) berücksichtigen möchten, setzen Sie in der ersten Spalte vor die Positionen ein . Setzen Sie vor eine Hierarchiestufe ein , werden alle untergeordneten Positionen ausgewählt. Für eine schnelle Selektion der Positionen stehen zudem die folgenden Funktionen zur Verfügung:

Funktion Beschreibung
Selektiert alle Positionen.
Deselektiert alle Positionen.
Selektiert alle Positionen, die noch nicht abgerechnet sind. Wurden zur Position bereits Teilmengen abgerechnet, werden sie über diese Funktion nicht selektiert.
Selektiert alle Positionen, die in der letzten Abschlagsrechnung abgerechnet wurden, vorausgesetzt, es gibt eine vorherige Abschlagsrechnung, die auf Positionsselektionen basiert. Pauschal erstellte AR kann das System keinen Positionen zuordnen und reagiert auf diese Auswahl nicht.

Beachten Sie bei der Positionsselektion das gewählte Abrechnungsverfahren:

  • Kumulativ: Es müssen alle Positionen aus vorherigen Abschlagsrechnungen für jede neue AR, TR oder SR selektiert werden. Die Summen aus diesen Rechnungen werden am Ende vom Netto abgezogen.
    Wurde eine TR über bisherige AR gestellt, so dürfen diese Positionen in zukünftigen AR nicht mehr berücksichtigt werden. Durch Stellung einer TR sind die betroffenen Positionen abgeschlossen und eine Nulllinie wird gebildet.
  • Additiv: Es dürfen nur die Positionen selektiert werden, die durch diese AR betroffen sind.
    Da aber TR und SR prinzipiell kumulativ gestellt werden, müssen die Selektionen aus den additiven AR zur korrekten Mengenermittlung nachgeholt werden.

ohne Preis
In der Spalte ohne Preis nehmen Sie die Selektion der Hierarchien für die Funktion Positionen einer Hierarchie ohne Menge/EP/GP vor, die Sie auf der Registerkarte Einstellungen wählen können.

Tabellenfunktionen
Zur Bearbeitung der Anzeige der Positionen in der Tabelle stehen Ihnen verschiedene Tabellenfunktionen zur Verfügung. Nutzen Sie z.B. die Funktion Nach Spalten sortieren in der ersten Spalte, um nach Ausführen der Funktion letzte AR alle markierten Positionen hintereinander, unabhänigig von der Positionsnummer, aufzulisten, oder in der Spalte Kurztext, um Pflanzenpositionen mit gleichen Pflanzen hintereinander aufzulisten.

Rechnungen zu Positionen anzeigen
Aktivieren Sie die Option, so wird in der ersten Spalte der Tabelle zu den Positionen ein angezeigt, die bereits voll oder teilweise abgerechnet wurden. Durch Klicken auf vor einer Position wird angezeigt mit welcher Rechnung bzw. Rechnungen diese Position bereits mit welcher Menge abgerechnet wurde.

Ist eine Position mehrmals ohne eine Mengenänderung in verschiedenen Rechnungen aufgelistet, wurde das kumulative Rechnungsverfahren angewendet. Dieses erkennen Sie auch an dem Häkchen in der Spalte kum. am Ende der Zeile.
Bei additiven Rechnungen ist die Position nur in einer AR, TR oder SR gelistet.

Druckvorschau und Drucken

Nachdem Sie alle notwendigen Angaben für Ihren Ausdruck vorgenommen haben, klicken Sie auf in der Toolleiste oder verwenden alternativ die Tastenkombination Strg + P.

Ist im Programmparameter Druck Buchungsblatt (Rechnung) eingestellt, dass zu jeder Rechnung/Gutschrift automatisch das Buchungsblatt mitgedruckt werden soll, wird dieses in der Druckvorschau mitangezeigt und der Ausdruck kann wahlweise übersprungen werden.

Beispielausdruck: Schlussrechnung
Klicken, um Dokument zu öffnen.

Zur individuellen Gestaltung Ihrer Rechnungen/Gutschriften stehen Ihnen folgende Programmparameter zur Verfügung:


Leistungszeitraum

Haben Sie für den Ausdruck eine Druckvariante gewählt, die zur Ausweisung des Leistungszeitraumes der Lieferung oder Leistung die Formelfelder QRLabBauBeginn, QRLabBauEnde oder FRM_Leistungszeitraum enthält, wird vor dem Öffnen der Druckvorschau bzw. vor dem Ausdruck folgender Dialog angezeigt.


Es sind die Daten vorbelegt, die Sie zum LV auf der Registerkarte Auftrag hinterlegt haben. Durch Klicken auf können Sie ggf. abweichende Daten festlegen. Die Änderung der Daten wird automatisch in die Registerkarte Auftrag übernommen.

Weitere Schritte

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