Inhaltsverzeichnis
Zahlungserinnerungen und Mahnungen
Beschreibung
In Abhängigkeit der Mahnstufe der überfälligen Rechnungen drucken Sie Zahlungserinnerungen und Mahnungen mit dem jeweils zugeordneten Mahntext.
Die Mahnstufen und Mahntexte definieren Sie in der Mahntextverwaltung.
Um den Stapeldruck Mahnung für die gesamte Projektverwaltung zu öffnen, klicken Sie im Menü BUSINESS auf 
.
Wenn Sie den Stapeldruck Mahnung für einzelne Auftraggeber, Projekte oder LV aufrufen wollen, markieren Sie in der Projektverwaltung die entsprechende Ebene und klicken im Menü Ducken auf .
Das Printmanagement wird geöffnet.
Druckeinstellungen
Das Printmanagement wird für alle Ausdrucke der Formulargruppen mit dem Zusatz „(Fast)“ genutzt. Folgende Funktionen des Printmanagements sind für alle Formulare gleich und auf den jeweils verlinkten Wiki-Seiten beschrieben. Eine Zusammenstellung aller Funktionen des Printmanagements finden Sie auf der Wiki-Seite Printmanagement.
| Bereich | kurzer Einblick |
|---|---|
| Meine Favoriten | - kompakte Ansicht der Formulareinstellungen, die immer benötigt werden |
| Formularprofil | - individuelle Vorbelegung der Formulareinstellungen laden |
| Datenauswahl | - enthält die Tabs Suchkriterien und Mahnungsübersicht |
| Menü Druckvorschau | - Beschreibung aller Funktionen im Menü Druckvorschau im Überblick - z.B. Probedruck, Bauakte |
| generelle Einstellungen | - zur Anpassung des Drucklayouts |
Welche Formulareinstellungen zur Verfügung stehen, richtet sich nach dem Formular, für das das Printmanagement geöffnet ist. Eine Beschreibung der Formulareinstellungen für die Ausgabe von Mahnungen im Stapeldruck finden Sie auf dieser Seite im Abschnitt Formulareinstellungen.
Datenauswahl
Mit dem Öffnen des Printmanagements für den Stapeldruck Mahnungen ist standardmäßig der Bereich Datenauswahl geöffnet.
- Auf der Registerkarte Suchkriterien legen Sie die Kriterien für die Auswahl der zu mahnenden offenen Posten fest.
- Auf der Registerkarte Mahnungsübersicht werden die gefundenen offenen Posten aufgelistet. Einzelne Posten oder Auftraggeber können hier vom Stapeldruck ausgeschlossen werden.
Suchkriterien
Auf der Registerkarte Suchkriterien nehmen Sie die Einstellungen zur Auswahl der offenen Posten vor:
| Suchkriterium | Beschreibung |
|---|---|
| Mahndatum | Es werden alle offenen Posten selektiert, deren (Fälligkeitsdatum + Tage bis zur Mahnung) vor dem Mahndatum liegen. Dies ist auch das Belegdatum, das auf dem Formular gedruckt wird. |
| Mahnstufe | Legen Sie hier fest für welche Mahnstufe Mahnungen gedruckt werden sollen. Es werden alle offenen Posten selektiert, für die die Mahnung der entsprechenden Mahnstufe fällig ist. |
| Mindestbetrag Mahnung | Es werden alle offenen Posten selektiert, deren offener Betrag gleich oder höher dem Mindestbetrag ist. |
| Ausgabe baustellenbezogen | Es wird für jedes LV mit offenen Posten eine separate Mahnung generiert. Gibt es zu einem Debitor offene Posten zu mehreren LV, so werden mehrere Mahnungen für diesen Debitor generiert. |
| Ausgabe geschäftsbereichbezogen | Es werden offene Posten von nur einem Geschäftsbereich pro Mahnung ausgegeben. Gibt es zu einem Debitor offene Posten aus mehreren Geschäftsbereichen, so werden mehrere Mahnungen für diesen Debitor generiert. Die Option ist automatisch aktiviert und kann nicht deaktiviert werden, wenn:
|
| Geschäftsbereich | Haben Sie offene Posten aus unterschiedlichen Geschäftsbereichen, wählen Sie hier die Geschäftsbereiche, für die Sie Mahnungen drucken möchten. |
| LV-Kennungen | Haben Sie offene Posten zu LV mit verschiedenen LV-Kennungen, wählen Sie hier die Kennungen, für die Sie Mahnungen drucken möchten. |
Für die Auswahl der Geschäftsbereiche und LV-Kennungen stehen zusätzlich im Kontextmenü über die rechte Maustaste die Funktionen Alles auswählen, Alles abwählen und Auswahl umkehren zur Verfügung.
Am unteren Rand wird die Anzahl der LV angegeben, die mit der gewählten LV-Selektion ermittelt wurden.
Mahnungsübersicht
Nach Festlegen der Selektionskriterien sind auf der Registerkarte Mahnungsübersicht die ermittelten offenen Posten tabellarisch mit Debitor, LV-Nummer, LV-Bezeichnung, Rechnungsnummer usw. aufgelistet.
- Auf der rechten Bildschirmseite wird die Druckvorschau für den in der Tabelle markierten Posten geladen. Achtung: Ist auf der Registerkarte Suchkriterien die Einstellung Ausgabe baustellenbezogen oder Ausgabe geschäftsbereichbezogen aktiviert, ist die Druckvorschau für jeden offenen Posten eines Debitors gleich. Deaktivieren Sie die Optionen, um je offenem Posten eine separate Mahnung auszugeben.
- Für die individuelle Anzeige der offenen Posten in der Tabelle stehen verschiedene Funktionen zur Verfügung (z.B. angezeigte Spalten auswählen, die Spaltenreihenfolge bearbeiten, die angezeigten Datensätze sortieren, gruppieren und filtern). Eine detaillierte Beschreibung der Tabellenfunktionen finden Sie auf der Wiki-Seite Tabellen.
- Unterhalb der Tabelle wird die Anzahl der selektierten offenen Posten sowie deren Summe angezeigt.
Formulareinstellungen
Nachdem Sie die Selektion vorgenommen haben und die Mahnungsübersicht aktiviert haben, können Sie den Einstellungsbereich durch Aktivieren der Schaltfläche Formulareinstellungen öffnen.
Eine Auswahl der Formulareinstellungen, die Sie für jede Ausgabe anpassen/prüfen möchten, können Sie sich individuell für den Bereich Meine Favoriten zusammenstellen.
Folgende Formulareinstellungen stehen zur Verfügung:
Ansprechpartner - Bedienerzeichen, Ansprechpartner, Telefon-Nr.
- Für den Mahnungsdruck stehen nur die Daten des angemeldeten Benutzers als Ansprechpartner zur Verfügung.
- In den Feldern Bedienerzeichen, Ansprechpartner und Telefon-Nr. werden automatisch die Daten eingetragen, die zum Mitarbeiter in den Benutzerdaten hinterlegt sind.
Kopftext / Fußtext
- Die eingetragenen Texte werden an den entsprechenden Positionen im Formular mit ausgegeben.
- Zur Textgestaltung stehen Ihnen die Funktionen der Textbearbeitung sowie Textvariablen, die automatisch vom Programm gefüllt werden, zur Verfügung.
Mahnstufe erhöhen
- Nach dem Ausdruck wird eine Abfrage angezeigt, ob die Mahnstufe erhöht werden soll. Ohne Bestätigen dieser Abfrage behalten die einzelnen Rechnungen ihr Mahnkennzeichen bei.
Gebucht bis
- Mit diesem Datum zeigen Sie dem Kunden an, bis wann Sie Zahlungseingänge berücksichtigt haben. Verwenden Sie in Ihren Mahntexten die Textvariable [GEBUCHT], wird das Datum dieses Feldes vom Programm automatisch eingetragen.
Fristsetzung
- Setzen Sie Ihrem Kunden eine Frist zur Zahlung des offenen Betrages. Verwenden Sie in Ihren Mahntexten die Textvariable [FRIST], wird das Datum dieses Feldes vom Programm automatisch eingetragen.
Währungssymbol
- Legen Sie fest, ob das Symbol Ihrer Landeswährung vor oder hinter dem Rechnungsbetrag gedruckt wird.
Mahngebühr berechnen
- Legen Sie fest, ob die Mahngebühren entsprechend der Vorbelegung der Auftraggeber-Stammdaten berechnet werden sollen.
Zinsen berechnen
- Für den Ausdruck von Mahnungen (nicht für Zahlungserinnerung!) können Verzugszinsen berechnet werden. Legen Sie fest, ob Verzugszinsen entsprechend der Vorbelegung der Auftraggeber-Stammdaten berechnet werden sollen. In der Zinstabelle werden die in der Finanzverwaltung hinterlegten Verzugszinsprozente angezeigt.
Die Berechnung und Ausgabe der Verzugszinsen erfolgt pro OP-Betrag:
- Verzugszinstage / 365 * Verzugszinsprozent / 100 * OP-Betrag
bzw. für ein Schaltjahr:
- Verzugszinstage / 366 * Verzugszinsprozent / 100 * OP-Betrag
Verzugszinstage = Fälligkeitsdatum (exklusiv) bis Mahndatum (inklusiv)
Die Verzugszinsen werden für jeden in der Finanzverwaltung hinterlegten Zeitraum separat berechnet und ausgewiesen.
Darstellung der Zinsberechnung im Ausdruck:
Verbuchen Sie eingehende Verzugszinszahlungen im Zahlungseingang zusammen mit den Mahngebühren.
EPC-QR-Code
- Auf der Mahnung wird ein standardisierter EPC-QR-Code, der alle Daten für eine SEPA-Überweisung enthält, gedruckt. Zum Generieren des Codes werden die Bankdaten des zum jeweilen LV festgelegten Geschäftsbereichs und der Verwendungszweck aus den Formulareinstellungen genutzt. Dieser QR-Code kann vom Kunden mit Hilfe einer Banking-App auf dem Smartphone gescannt werden, um eine bequeme und schnelle Überweisung zu ermöglichen.
- Tragen Sie den Verwendungszweck für die Überweisung mittels EPC-QR-Code in das Textfeld ein. Der Verwendungszweck ist auf 140 Zeichen begrenzt. Gegebenenfalls wird der Text nach Auflösung aller Textvariablen automatisch gekürzt.
- In der Mahnungsübersicht wird mit Aktivierung des EPC-QR-Codes eine weitere Spalte mit der jeweils am Geschäftsbereich hinterlegten Bankverbindung angezeigt. Mahnungen, für die keine Bankverbindung hinterlegt ist, werden bei aktivierten EPC-QR-Code beim Ausdruck übersprungen.
Druckprofil
In einem Druckprofil stellen Sie die Vorbelegung der Druckeinstellungen (Kopien, Drucken/E-Mail, Druckerauswahl) einschließlich der Druckvariante (Briefpapier) zusammen.
- Wählen Sie ein bestimmtes Druckprofil aus, werden alle Mahnungen dieses Stapels mit den gleichen Einstellungen ausgegeben, z.B. alle Mahnungen werden auf dem Drucker gedruckt.
- Mit der Option Wie Zuordnung können Sie Mahnungen innerhalb eines Stapels mit unterschiedlichen Einstellungen ausgeben, z.B. einige Mahnungen drucken und einige per E-Mail versenden.
Ein Druckprofil für alle Mahnungen verwenden
Wählen Sie im Feld Druckprofil ein bestimmtes Druckprofil aus, wird dieses für alle Mahnungen im Stapel verwendet, d.h.
- alle Mahnungen werden gedruckt oder per E-Mail versendet
- für alle Mahnungen wird die gleiche Druckvariante verwendet
- für alle Mahnungen wird die gleiche Anzahl Kopien erstellt
Druckprofil wie Zuordnung verwenden
Wählen Sie im Feld Druckprofil die Funktion Wie Zuordnung, um für die Mahnungen innerhalb einer Stapelausgabe automatisiert unterschiedliche Druckeinstellungen zu verwenden, z.B.wenn einige Ihrer Mahnungsempfänger die Mahnung per E-Mail empfangen, andere aber ein gedrucktes Exemplar erhalten sollen oder je Geschäftsbereich automatisiert unterschiedliche Druckvarianten verwendet werden sollen.
1. Legen Sie zunächst im Formular-Manager die benötigten Druckprofile an, z.B. eines mit der Ausgabeart E-Mail und eines mit Druckerauswahl zum Drucken oder eines mit Vorbelegung der Druckvariante A und eines mit Druckvariante B.
2. Um festzulegen, welches Druckprofil für eine Mahnung verwendet wird, haben Sie drei Möglichkeiten:
| Rang | Vorbelegung am | Link zur Beschreibung | Anwendungsbeispiel |
|---|---|---|---|
| 1. | Auftraggeber des LV | Adresse | Für Mahnungen an Auftraggeber A soll das Druckprofil 'E-Mail', für Mahnungen an Auftraggeber B das Druckprofil 'Drucken' verwendet werden. |
| Ist zum Auftraggeber des LV für das Formular Stapeldruck Mahnung ein Druckprofil definiert, wird dieses im Stapeldruck verwendet. | |||
| 2. | Geschäftsbereich des LV | Geschäftsbereich | Je Geschäftsbereich möchten Sie eine spezielle Druckvariante verwenden. Legen Sie je Druckvariante ein Druckprofil an und ordnen dieses dem jeweiligen Geschäftsbereich zu. |
| Ist für das Formular Stapeldruck Mahnung zum Auftraggeber kein Druckprofil definiert, wird das Druckprofil verwendet, dass zum Geschäftsbereich des LV für das Formular Stapeldruck Mahnung zugeordnet ist. | |||
| 3. | Formular | Konfiguration der Formulare | Für Angebote soll das Druckprofil 'E-Mail', für Mahnungen das Druckprofil 'Drucken' voreingestellt sein. |
| Ist für das Formular Stapeldruck Mahnung auch zum Geschäftsbereich kein Druckprofil definiert, wird das Druckprofil verwendet, dass im Formular-Manager dem Formular Stapeldruck Mahnung zugeordnet ist. | |||
3. Um Mahnungen per E-Mail senden zu können, hinterlegen Sie in den Adressen der Auftraggeber zudem die E-Mail-Adresse und kennzeichnen diese als E-Mail-Adresse für Rechnungsversand.
4. Wählen Sie im Printmanagement für den Stapeldruck im Feld Druckprofil den Eintrag Wie Zuordnung.
5. In der Mahnungsübersicht werden zusätzliche Spalten mit folgenden Informationen angezeigt.
- Spalte Druckprofil = das für die Mahnung verwendete Druckprofil
- Spalte Ausgabeart = wie die Mahnung ausgegeben wird
- Spalte E-Mail-Rechnungsempfänger = die E-Mail-Adresse, die zum Auftraggeber hinterlegt ist
Ist für eine Mahnung zwar die Ausgabeart E-Mail gewählt, aber kein E-Mail-Rechnungsempfänger vorhanden, so wird diese Mahnung bei der Ausgabe übersprungen.
generelle Einstellungen
Zur Gestaltung Ihrer Mahnungen stehen Ihnen zusätzlich folgende Programmparameter zur Verfügung:
Abweichender E-Mail-Absender
Die E-Mail-Ausgabe des Stapeldrucks Mahnung verwendet standardmäßig als Absender die E-Mail-Adresse des angemeldeten Benutzers. Möchten Sie eine abweichende Absender-Adresse verwenden, tragen Sie diese im Programmparameter 20.30 Abweichender E-Mail-Absender für Stapeldruck-Mahnung ein, z.B. info@galabau-unternehmen.de. Diese Einstellung gilt für alle Benutzer im Netzwerk.
Dieser Parameter ist nur vorgesehen zur Verwendung mit Microsoft Outlook. Das gewählte E-Mail-Konto muss über die entsprechenden Berechtigungen verfügen. Bei Fragen zur Einrichtung kontaktieren Sie Ihren IT-Systembetreuer.