Eingangsrechnung speichern

Beschreibung

Der Digitale Posteingang bietet Ihnen die Möglichkeit die Daten von importierten digitalen Lieferanten-/Eingangsrechnungen sowie von digitalisierten Papierrechnungen in Ihren Rechnungseingang zu übernehmen. Durch die automatische Felderkennung und die Datenzuordnung per Mausklick aus der Dateiansicht entfällt das Abtippen der Daten und die Lieferantenrechnungen stehen schnell und einfach für die fristgerechte Bezahlung über die SEPA-Clearing-Schnittstelle und die zeitnahe Auswertung Ihrer Baustellen zur Verfügung.

Die Übernahme der Daten der Lieferantenrechnung in den Rechnungseingang ist im Verarbeitungsschritt Buchung des Workflows Rechnungseingang möglich. Stellen Sie sicher, dass in den Einstellungen in der Workflow-Definition Rechnungseingang für den Verarbeitungsschritt Buchung das Formular Rechnungseingang Details festgelegt ist. Das Formular Rechnungseingang Basis enthält nicht alle Felder, die für das Speichern einer Lieferantenrechnung gefüllt sein müssen.



Datenzuordnung/-eingabe

Auf der Registerkarte Rechnungseingang Details erfassen Sie die Daten, die zur Lieferantenrechnung in den Rechnungseingang übernommen werden.

Folgende Möglichkeiten stehen zur Zuordnung und Eingabe von Daten zur Verfügung:

  • Zur Übernahme von Daten aus der Dateiansicht markieren Sie zunächst das Feld, dass Sie füllen möchten, fahren anschließend mit der Maus in der Dateiansicht auf den Wert, den Sie übernehmen möchten (der Wert wird im Tooltipp angezeigt) und klicken den Wert an. Im Feld Notizen können Sie auf diese Weise bei gedrückter Taste Strg mehrere Werte nacheinander übernehmen.
  • Über die Funktion in der Toolleiste der Dateiansicht können Sie den Wert, den Sie in das Feld übernehmen möchten, durch Aufziehen eines Rechtecks wählen.
  • Natürlich können Sie den gewünschten Wert auch in das Feld über Ihre Tastatur eintippen.

Die Felder in der Datenzuordnung/-eingabe können mit folgenden Markierungen versehen sein:

  • grün hinterlegt: Das Feld wurde durch die automatische Felderkennung vom Programm gefüllt.
  • fetter grauer Rand: Das Feld ist ein Pflichtfeld und muss vom Benutzer ausgefüllt werden, um die Aufgabe an den nächsten Verarbeitungsschritt weiterleiten zu können.
  • rot hinterlegt: Der eingetragene Wert ist nicht zulässig. Überfahren Sie das Feld mit der Maus, wird im Tooltipp angezeigt, welcher Fehler vorliegt.
  • fetter blauer Rand: Dieses Feld ist aktiv. Dateneingaben/-auswahlen erfolgen in dieses Feld.



Manche Felder werden nur angezeigt, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind, z.B. ein bestimmtes Lizenzmodul vorhanden ist. Dies u.v.m. ist in der nachfolgenden Tabelle beschrieben. Zudem ist aufgeführt, welche Werte in den einzelnen Feldern voreingestellt sind.

FeldHinweisVorbelegung
Lieferant - Kreditornummer und Namewird automatisch gefüllt, wenn die Felderkennung des Digitalen Posteingangs in der PDF-Datei eine IBAN, USt-ID oder Steuernummer erkennt, die in Ihren Adressen in den Auftragnehmer-Stammdaten eines Lieferanten/Auftragnehmer erfasst istaus dem vorherigen Verarbeitungsschritt der Aufgabe übernommen
IBAN die IBAN, die in den Adressstammdaten des gewählten Lieferanten als Hauptbankverbindung hinterlegt ist
LV aus dem vorherigen Verarbeitungsschritt der Aufgabe übernommen
Geschäftsbereichwird angezeigt, wenn der Programmparameter 80.30.50 GB-übergreifende Rechnungsaufteilung auf 0 (zulassen, ohne Warnhinweis) oder 1 (zulassen, mit Warnhinweis) steht und in den Firmendaten mehr als ein Geschäftsbereich hinterlegt istder Geschäftsbereich, der dem gewählten LV zugeordnet ist
Belegnummerwird automatisch gefüllt, wenn von der Felderkennung des Digitalen Posteingangs in der PDF-Datei erkanntaus dem vorherigen Verarbeitungsschritt der Aufgabe übernommen
Belegdatum
OP-Nummerwird angezeigt, wenn der Programmparameter 80.30.60 OP-Nr. automatisch vergeben auf 0 (manuell) oder 2 (automatisch, in Lieferantenrechnung änderbar) stehtbei 80.30.60 = 2 aus dem Nummerkreis des Geschäftsbereichs, der im Programmparameter 80.30.40 Geschäftsbereich für OP-Nummern-Generierung festgelegt ist
Buchungsdatm das aktuelle Systemdatum
Statusder Status Lastschrift wiederkehrend steht nicht zur VerfügungLastschrift, wenn in den Auftragnehmer-Stammdaten des gewählten Lieferanten ein SEPA-Lastschriftmandat hinterlegt ist, sonst Offen
Zahlungskonditionnicht bearbeitbardie Zahlungskondition, die in den Auftragnehmer-Stammdaten des gewählten Lieferanten hinterlegt ist
Verwendungszweckwird angezeigt, wenn in Ihrer Lizenz das Modul ZV Kreditoren enthalten istentsprechend der Definition im Programmparameter 80.30.80 Vortrag Verwendungszweck
Leistungwird in die Spalte Material/Pflanze der ersten Aufteilungsbuchung übernommenkeine
Kostenart der Wert Material
Buchungstextwird angezeigt, wenn in Ihrer Lizenz das Modul Schnittstelle - Fibu enthalten ist;
Eingabe auf 60 Zeichen beschränkt
entsprechend der Definition im Programmparameter 80.30.70 Vortrag Buchungstext
Bruttobetragwird automatisch gefüllt, wenn von der Felderkennung des Digitalen Posteingangs in der PDF-Datei erkanntkeine
Steuersatz der Steuersatz mit dem Steuerkennzeichen normaler Steuersatz, der für Aufwandskonten gültig ist
Notizen aus dem vorherigen Verarbeitungsschritt der Aufgabe übernommen

Rechnung speichern/buchen

Unterhalb der Datenzuordnung/-eingabe werden die Schalter [Aufteilungsbuchung] und [Rechnung buchen] angezeigt.

Rechnung buchen Aufteilungsbuchung
Rechnung speichernvollständige Lieferantenrechnung
inkl. einer Aufteilungsbuchung mit Gesamtrechnungsbetrag
zwischengespeicherte Lieferantenrechnung
ohne Aufteilungsbuchung
Bezahlung Die Rechnungen stehen sofort für die Bezahlung zur Verfügung.
Kosten bei Baustellenauswertungen berücksichtigt ja nein
Rechnungseingang und PDF-Anzeige - Der Rechnungseingang wird mit dieser Lieferantenrechnung geöffnet
und die PDF-Datei in Ihrem Standard-PDF-Reader.
Lieferscheinabgleich und Aufteilungsbuchungen - Im Rechnungseingang gleichen Sie, wie gewohnt, Ihre bereits erfassten Lieferscheine ab
und/oder erfassen die einzelnen Posten der Eingangsrechnung, um
positionsgenaue Vergleiche der tatsächlich verbrauchten Mengen mit den
vorkalkulierten Mengen eines Materialartikels durchzuführen zu können.


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