Arbeiten mit dem Fast-Designer

Beschreibung

Alle Druck- und Formularvarianten der Formulargruppen mit der Endung (Fast) werden mit dem Fast-Designer erstellt bzw. bearbeitet.

In einer Druckvariante kann zum einen eine Bilddatei als Briefpapier hinterlegt werden, zum Beispiel für den Versand von Dokumenten per E-Mail. Zum Anderen enthält die Druckvariante die Datenfelder für den Kopf- und Fußbereich des Formulars. So bildet die Druckvariante den Rahmen für die Formularvariante.
In Formularvarianten ist es bei Fast möglich, auch den Inhalt des Formulars individuell anzupassen. Beim Ausdruck wird dann die gewählte Formularvariante in die gewählte Druckvariante eingefügt.

Im folgenden Bild ist farblich markiert, wie Druck- und Formularvariante im Ausdruck zusammen kommen.

Es ist also wichtig zu wissen, ob sich der Bereich, der angepasst werden soll, auf der Druck- oder Formularvariante befindet.
In der Formulargruppe Ausdrucke Geschäftsverkehr (Fast) sind die Varianten wie folgt aufgeteilt:

In der Druckvariante befinden sich:

  • Hintergrundbild/Briefpapier
  • Anschriftenfelder
  • Infoblock
  • Formularbezeichnung
  • Betreff
  • Leistungszeitraum
  • Seitenfuß mit Seitenzahl

In der Formularvariante befinden sich:

  • Kopftext
  • Positionstabelle
  • Zusammenstellung
  • Wertzuwachs, Skonto, Sicherheit, Hinweistexte
  • Arbeitskosten
  • Fußtext
  • Übertrag

Der Fast-Designer wird am Beispiel der Druckvariante der Formulargruppe Ausdrucke Geschäftsverkehr (Fast) beschrieben.

Aufbau des Designers

Der Fast-Designer bietet verschiedene Menüleisten zur Bearbeitung der Variante. Oben finden Sie in mehreren Registerkarten die verschiedenen Bereiche, aus denen sich die Variante zusammensetzt. Zur Bearbeitung eines Bereichs muss auf die jeweilige Registerkarte gewechselt werden.

Darunter befinden sich die Menüleisten, die die Optionen zur Anpassung des markierten Datenfeldes enthalten, z.B. Textbearbeitung oder Rahmenarten.

Die Menüleiste auf der linken Seite enthält diverse Datenobjekte, die in die Variante eingefügt werden können, z.B. Text oder Bilder.

Auf der rechten Seite finden Sie das Menü für allgemeine Seiteneinstellungen und Positionierung von Datenfeldern.

In der Mitte des Fensters sehen Sie die Variante mit den Datenbändern und den darin enthaltenen Datenfeldern.

Briefpapier hinterlegen

Ihr Firmenbriefpapier hinterlegn Sie am besten als Hintergrundbild in der Druckvariante. Klicken Sie dazu auf die Registerkarte Hintergrundbild. Anschließend klicken Sie im rechten Menüband unten auf Bild laden.

Es öffnet sich der Dateiauswahldialog, wo Sie das gewünschte Briefpapier auswählen und bestätigen.

Achten Sie darauf, dass die Bilddatei im korrekten Format (normalerweise Din A4) und in ausreichender Auflösung vorliegt. Stimmt das Bildformat nicht überein, so kann dies zu Fehlern in der Druckvariante führen.

Haben Sie ein geeignetes Bild ausgewählt wird dieses im Fast-Designer angezeigt. Um für die erste Seite ein anderes Briefpapier zu hinterlegen als für die folgenden Seiten, aktivieren Sie im rechten Menüband oben die Funktion nur auf erster Seite verwenden. Sobald die Funktion aktiviert ist wird eine neue Registerkarte angelegt Hintergrund ab Seite2.



Auf dieser Registerkarte können Sie nun ein weiteres Hintergrundbild laden, welches ab der zweiten Seite verwendet werden soll.
Klicken Sie schließlich auf Speichern, um Ihre Eingaben zu sichern.

Seite einrichten

Um die Seite einzurichten klicken Sie im rechten Menübereich auf Seite einrichten. Die Seiteneinstellungen öffnen sich. Hier können die Papiergröße, das Papierformat und die Seitenränder angegeben werden.

Über die definierten Anker passen sich die Datenfelder automatisch an die Seitenränder an. Bei sehr breiten Rändern kann es allerdings zu Überlagerungen kommen. Beachten Sie dazu den Abschnitt Druckvarianten mit breitem Seitenrand.

Sie können Änderungen an Papierformat oder Seitenrändern nur in der Druckvariante vornehmen und nicht in der Formularvariante!

Datenfelder anpassen

Ein Datenfeld liegt auf einem Datenband. Auf einem Band können mehrere Datenfelder liegen. Ein Datenfeld ist durch die Markierungen an den Eckpunkten gekennzeichnet. Durch Markieren eines Datenfeldes werden verschiedene Menüoptionen aktiv und können auf dieses Datenfeld angewendet werden.

Sie können ein Datenfeld mit der Maus in die gewünsche Größe und Position ziehen. Oder Sie geben die entsprechenden Werte für das Datenfeld in der rechten Menüleiste ein. Hierbei geben der X- und Y-Wert den Abstand vom linken bzw. oberen Rand des Bandes an.

Kontrollieren Sie insbesondere bei konvertierten Druckvarianten die X- und Y-Werte der Datenfelder, die bündig untereinader ausgerichtet sein sollen und passen diese gegebenenfalls an!

Wünschen Sie, dass ein Datenfeld nicht auf dem Ausdruck erscheint, können Sie dieses Datenfeld für den Ausdruck ausblenden.

Nutzen Sie immer die Funktion des Ausblendens anstatt das Datenfeld zu löschen. Das Löschen von Datenfeldern kann zu Fehlermeldungen im Druckmenü führen und so die erstellte Variante unbrauchbar machen.

Bei Feldern, die über die Formulareinstellungen angesteuert werden können, bleibt die entsprechende Formulareinstellung aktiv, auch wenn das Feld unsichtbar ist.

Anker

Unterhalb der Werte für Postion und Größe finden Sie hier auch die Einstellungen zur Verankerung des Datenfeldes. Die Anker geben an, zu welchem Seitenrand der Abstand fixiert wird, falls sich über die Druckeinstellungen die Seitenränder oder das Seitenformat ändern. Somit passt sich die Position des Datenfeldes dynamisch der Seite an. Die Anker lassen sich durch Klicken auf der entsprechende Seite festlegen.

Um den Vorteil von Fast nutzen zu können, dass sich der Inhalt des Formulars dynamisch an die Seitenränder anpasst, achten Sie stets darauf, dass die Datenfelder an der richtigen Seite verankert sind. Ist das Datenfeld auf der linken Seite verankert, so wird der Abstand zum linken Seitenrand fixiert. Ist es dagegen rechts verankert, so wird der Abstand zum rechten Seitenrand fixiert.
Im Folgenden sehen Sie am Beispiel der Seitenzahl, wie sich verschieden gesetzte Anker auf einen Druck mit breiterem rechten Seitenrand auswirken.

Firmenlogos und Bilder einfügen

Klicken Sie in der linken Menüleiste auf den zweiten Eintrag um ein Bild einzufügen.

Klicken Sie anschließend mit der Maus auf die Position, an der das Bild eingefügt werden soll. Mit einem Doppelklick auf das eingefügte Datenfeld öffnen Sie den Dialog zum Einfügen des Bildes.

Mit einem Klick auf Laden öffnet sich der Dateiauswahldialog. Wählen Sie das gewünschte Bild und bestätigen Sie mit OK. Sie können die Größe und Position durch ziehen mit der Maus oder über die Werte in der rechten Menüleiste anpassen.

Achten Sie darauf, dass sich die Auflösung des Bildes durch die Größenänderung verschlechtern kann.

Bearbeiten Sie die Größe des Bildes mit einem Bildbearbeitungsprogramm z.B. Paint und fügen das Bild danach ein.

Textfelder verwenden

Um ein Feld mit einem festen Text in die Variante einzufügen, klicken Sie im linken Menüband auf den obersten Eintrag.

Anschließend können Sie mit der Maus das Textfeld auf einem Band positionieren. Mit einem Doppelklick auf das Feld öffnen Sie das Dialogfenster zur Bearbeitung des Textes. In der oberen Menüleiste finden Sie die Optionen zur Textbearbeitung, wie z.B. Schriftgröße und -farbe.

Achtung: Möchten Sie mehrere eigene Textfelder hinzufügen, so kann es zu Fehlern kommen wenn diese alle den gleichen Namen erhalten. Sie können dies kontrollieren in dem sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü öffnen.

Um zu verhindern, dass mehrere Textfelder z.B. den Namen Text1 erhalten, haben Sie folgende Möglichkeiten:

  1. Achten Sie darauf, dass kein anderes Textfeld markiert ist, bevor Sie ein weiteres hinzufügen.
  2. Alternativ können Sie, wenn Sie gerade ein neues Textfeld hinzugefügt haben, das den gleichen Namen wie das vorige erhalten hat, zuerst noch einmal ein anderes Element markieren. Öffnen Sie dann nochmals das Kontextmenü des Textfeldes und kontrollieren Sie, ob der Name automatisch angepasst wurde.
  3. Sollte auch das nicht helfen, löschen Sie das Textfeld, achten Sie darauf, dass kein Textfeld markiert ist und fügen Sie ein neues Textfeld hinzu.

Formelfelder verwenden

Mit einem Formelfeld wird ein Datenbankeintrag auf den Report gedruckt, sofern der Eintrag vorhanden ist. Um ein Formelfeld hinzuzufügen klicken Sie in der rechten Menüleiste auf Datenauswahl. Dadurch öffnet sich eine Auswahlliste, wo Sie unter der Rubrik Datenquellen in den Ordnern Daten und Text alle zur Verfügung stehenden Formelfelder finden.
Beispiel: Das Formelfeld Text.Ansprechpartner wird das Wort Ansprechpartner auf dem Ausdruck ausgeben. Das Formelfeld Daten.Ansprechpartner wird den Namen des Ansprechpartners ausgeben.

Klicken Sie auf das gewünschte Formelfeld und ziehen Sie es mit der Maus an die entsprechende Stelle auf dem Report.

Anschließend können Sie in der rechten Menüleiste die Werte für Position, Größe und Anker angeben.

Wählen Sie die Größe des Formelfeldes nicht zu klein, da ansonsten Teile des Eintrages im Ausdruck abgeschnitten werden könnten. Da die Länge mancher Datenbankeinträge variieren kann, testen Sie mit verschiedenen Ausdrucken welche Größe für das eingefügte Formelfeld nötig ist.

Möchten Sie ein Formelfeld in Kombination mit einem Text hinzufügen, so positionieren Sie zunächst das entsprechende Formelfeld auf dem Report. Öffnen Sie mit einem Doppelklick das Formelfeld zur Bearbeitung und ergänzen Sie den gewünschten Text.

Schriftart anpassen

Als Schriftart ist für jeden Text zunächst der Firmenstandard festgelegt, welcher sich auf die Angaben in den Programmparametern 110.40 bis 110.70 beziehen.
Um eine andere Schriftart für einen Text anzuwenden, muss zunächst ein neuer Stil angelegt werden. Klicken Sie dafür auf .

Der Stil-Editor wird geöffnet. Klicken Sie dort auf Hinzufügen und benennen Sie den neuen Stil.

Anschließend bearbeiten Sie ihren neuen Stil über die Stil-Optionen auf der rechten Seite. Hier können Sie Rahmen, Füllung, Schriftart und Textfarbe festlegen. Bestätigen Sie Ihre Angaben mit OK. Anschließend können Sie den neuen Stil im Menü auswählen und auf Textfelder anwenden.

Grafische Elemente verwenden

In Fast stehen Ihnen verschienden grafische Formen zur Verfügung, die Sie in Ihren Ausdrucken verwenden können. Klicken Sie zum Einfügen einer Grafik auf den vierten Eintrag im linken Menüband. Es öffnet sich eine Auswahl aller grafischen Elemente, die Sie mit einem Mausklick auswählen können.

Bei linearen Elementen klicken Sie mit der Maus auf den Startpunkt und ziehen die Linie bis zum gewünschten Endpunkt. Die Position und die Länge lassen sich nachträglich noch bearbeiten.

Haben Sie eine Form gewählt, klicken Sie auf die Stelle, an der Sie die Form positionieren möchten und passen anschließend Größe und Position über die Eckpunkte oder die Werte in der rechten Menüleiste an.

In der oberen Menüleiste finden Sie Optionen, um die Farbe, Linienstärke und Linienart der Elemente anzupassen.

Seiten anpassen

Sie können im Fast-Designer Seitenkopf, Seitenfuß und Hintergrund anpassen und auf Wunsch für alle drei Bereiche die erste Seite verschieden von den übrigen Seiten gestalten. Wechseln Sie einfach zu dem jeweiligen Bereich oder der Seite über die Registerkarten am oberen Fensterrand.

Im Standard ist bereits für den Seitenkopf ab der zweiten Seite eine abweichende Darstellung festgelegt. Um auch für den Seitenfuß oder den Hintergrund die erste Seite abweichend von den übrigen zu gestalten, aktivieren Sie auf der entsprechenden Registerkarte die Option nur auf erster Seite verwenden.

Sobald die Option aktiviert ist, wird automatisch eine neue Registerkarte für das Design ab der zweiten Seite angelegt. Diese enthält zunächst eine Kopie der ersten Seite. Passen Sie die Darstellung hier Ihren Anforderungen an, indem Sie wie oben beschrieben Bilder, Text- oder Formelfelder hinzufügen oder bearbeiten.

Druckvarianten mit breitem Seitenrand

Über die festgelegten Anker der Datenfelder passt sich die Position der Datenfelder auf der Seite immer automatisch an die Seitenränder an. Vergrößert man z.B. den rechten Seitenrand, so werden alle Felder die rechts verankert sind automatisch nach links verschoben.
Dies führt jedoch bei einem sehr breiten Seitenrand dazu, dass einige Felder überlagert werden, die am linken Seitenrand verankert sind. Dies betrifft hauptsächlich die Felder in der Formularvariante. Daher müssen für diesen Fall die Größen, Abstände und Positionen der Felder einzeln angepasst werden, damit alle Felder auf weniger Platz passen.

Für die Verwendung eines Briefpapiers mit einem breiten Seitenrand steht hier eine alternative Formularvariante zur Verfügung, die für einen bis zu 4cm breiten rechten Seitenrand optimiert wurde. Den Seitenrand selbst müssen Sie in einer eigenen Druckvariante einstellen und für den Druck die entsprechende Druckvariante in Kombination mit der angepassten Formularvariante verwenden bzw. vorbelegen.

Am Ende dieser Seite finden Sie die Zip-Dateien zum Download.

Laden Sie die Datei herunter und entpacken Sie sie. Öffnen Sie anschließend im Formularmanager die Formulargruppe Ausdrucke Geschäftsverkehr (Fast) und markieren Sie im Ordner LV-Ausdrucke den Eintrag Formularvarianten. Klicken Sie im Menü auf Import.

Wählen Sie die heruntergeladene Datei mit der Endung .DfV. Die importierte Formularvariante steht Ihnen nun im Formular-Manager zur Verfügung und kann auf Wunsch umbenannt werden. Weisen Sie anschließend den Formularen die neue Formularvariante und die Druckvariante mit dem breiten Seitenrand zu.

Kontoblatt

Möchten Sie auch das Kontoblatt mit einem breiten Seitenrand verwenden, gehen Sie hier genauso vor. Markieren Sie unter dem Kontoblatt zur Rechnung den Eintrag Formularvarianten. Klicken Sie im Menü auf Import.
Wählen Sie die heruntergeladene Datei mit der Endung .DfV. Die importierte Formularvariante steht Ihnen nun im Formular-Manager zur Verfügung und kann auf Wunsch umbenannt werden. Anschließend können Sie in den Formularprofilen der verschiedenen Rechnungstypen die gewünschte Formularvariante des Kontoblatts vorbelegen.

Buchungsblatt

Wenn Sie für das Buchungsblatt einen rechten Seitenrand von über 3,5 cm verwenden, sollten Sie auch hier eine für einen 4cm breiten Seitenrand optimierte Formularvariante importieren. Sie finden diese am Ende dieser Seite. Das Buchungsblatt finden Sie im Formular-Manager in der Gruppe Auswertungen und Listen (Fast). Markieren Sie unter dem Buchungsblatt den Eintrag Formularvarianten und klicken Sie im Menü auf Import.


ausdrucke_geschaeftsverkehr_fast_formularvarianten_breiter_rand_3cm.zip

ausdrucke_geschaeftsverkehr_fast_formularvarianten_breiter_rand_4cm.zip

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