Dokument ablegen

Beschreibung

In die DATAflor Bauakte lassen sich bestehende Dokumente importieren, scannen und E-Mails übernehmen.

Für die Ablage in der DATAflor Bauakte können beliebige Dateien ausgewählt und so Text-, Tabellen-, Grafik-, CAD- oder Foto-Dateien abgespeichert werden. Sogar das Hinterlegen von Datenbanken (Access oder andere) ist möglich.

Wenn Sie das importierte Dokument über die rechte Maustaste oder über das Menü Öffnen, wählt das Programm anhand des eingestellten Dateityps die Software aus, mit der das Dokument zur Bearbeitung geöffnet wird.


Dokumente importieren

Dokumente, die als externe Dateien vorliegen, können über den Dialog Öffnen ausgewählt oder per Drag & Drop in die DATAflor Bauakte importiert werden.

Alle Dateien, die Sie in die DATAflor Bauakte importieren, werden zwecks Verwaltung vom Ursprungsort entfernt, im Verzeichnis Ihrer Bauakte hinzugefügt und umbenannt. Dadurch sind alle Dokumente Ihrer Bauakte an einem Ort gebündelt und die Gefahr, dass etwas versehentlich gelöscht wird, ist geringer.

Datei importieren

  1. Klicken Sie im Menü Dokumente auf .
  2. Der Windows-Dateiauswahldialog wird geöffnet. Wählen Sie die gewünschte Datei oder mit Strg bzw. Shift mehrere Dateien und bestätigen mit [Öffnen].
  3. Der Dialog Dokument anlegen wird geöffnet. Hinterlegen Sie die Dokumenteninformationen des bzw. der importierten Dokumente.
  4. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit [OK]. Das Dokument wird auf der Registerkarte Dokumente zum gewählten Eintrag angezeigt.

Datei per Drag & Drop importieren

  1. Markieren Sie im Windows-Explorer, auf dem Desktop oder im Anhang einer E-Mail die Datei (oder per Strg oder Shift mehrere Dateien), die Sie übernehmen möchten. Ziehen Sie diese bei gedrückter Maustaste (Drag) in die Registerkarte Dokumente und lassen die Maustaste los (Drop).


    Wenn Sie für Drag&Drop die rechte Maustaste nutzen, erscheint eine Auswahl, ob Sie die Dateien verschieben oder kopieren möchten.

  2. Der Dialog Dokument anlegen wird geöffnet. Hinterlegen Sie die Dokumenteninformationen des bzw. der importierten Dokumente.
  3. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit [OK]. Das Dokument wird auf der Registerkarte Dokumente zum gewählten Eintrag angezeigt.

Dokumente scannen

Mit dieser Funktion können Papier-Dokumente direkt in die DATAflor Bauakte aufgenommen werden.

  1. Öffnen Sie zunächst den gewünschten Programmbereich (z.B. Adress-Manager oder Projektverwaltung) und dann die Adresse oder das LV, zu der Sie das Dokument aufnehmen möchten.
  2. Anschließend wählen Sie die Registerkarte Dokumente und klicken im Menü Dokumente > Anlegen > Scannen .
  3. Das Fenster Dokumente scannen wird geöffnet.
  4. Im Bereich Optionen nehmen Sie die Einstellungen für den Scannprozess vor.

    Sind an Ihren Rechner mehrere Scanner angeschlossen, wählen Sie unter Quelle das gewünschte Gerät aus.
    Wählen Sie die Auflösung, Methode und das Format der zu erstellenden Datei.

    Bei einer Auflösung von 300 DPI wird eine Datei mit einer guten A4-Druckqualität und einer akzeptablen Dateigröße erzeugt.

    Werden bei Ihrem Scanner automatisch Vorder- und Rückseite gescannt, haben Sie mehrere Möglichkeiten, Seiten zu entfernen:

    • Aktivieren Sie die Option Leere Seiten automatisch entfernen, um direkt beim Scanvorgang leere Seiten zu löschen.
    • Oder Sie wählen nach dem Scanvorgang die Funktion [Leere Seiten entfernen]
    • Oder Sie wählen im linken Bereich die Seite oder mehrere Seiten mit Strg aus und drücken die Taste Entf.
  5. Starten Sie den Scanvorgang durch Klicken auf [Scannen].

    Besteht das Dokument aus mehreren Seiten, können Sie diese bei Auswahl des Dateityps PDF direkt nacheinander scannen, so dass für das Dokument nur eine PDF-Datei erstellt wird. Nach dem Scannen der ersten Seite, legen Sie die nächste Seite auf den Scanner und klicken auf [Weitere Seite scannen].
    Der PDF-Datei lassen sich über den Windows-Explorer auch Bilder hinzufügen. Dazu per Drag&Drop die Datei (bmp,png,jpg,tif) aus dem Fenster des Windows-Explorer in den Scanner-Dialog ziehen.

    Um die Reihenfolge der Seiten zu ändern, ziehen Sie eine Seite mit der gedrückten linken Maustaste an die neue Position.

  6. Nachdem Sie alle gewünschten Seiten gescannt haben, bestätigen Sie die gescannten Seiten mit [OK] und hinterlegen die Dokumenteninformationen des importierten Dokuments.

E-Mails übernehmen

Drag & Drop

Am einfachsten übernehmen Sie empfangene oder gesendete E-Mails in die DATAflor Bauakte, indem Sie die E-Mail (oder mehrere E-Mails mit Strg oder Shift) in Outlook auswählen und per Drag&Drop auf die Registerkarte Dokumente ziehen.

Anschließend wird der Dialog Dokument anlegen angezeigt, in dem Sie die Dokumenteninformationen angeben können. Der Betreff der E-Mail wird dabei automatisch als Bezeichnung übernommen. Es kann eine beliebige Versandart, hier sinnvollerweise Maileingang bzw. Mailausgang, gewählt werden.

Zusätzlich wird in der Tabelle das Versanddatum, Name und E-Mail-Adresse des Absenders angezeigt.

Über die Suche und anhand von Gruppen und Filtern lassen sich so schnell abgelegte E-Mails finden.

Wie E-Mails lassen sich auch die Anhänge einer E-Mail direkt in der DATAflor Bauakte ablegen. Dazu in der E-Mail einfach die Anhänge auswählen und per Drag&Drop auf die Registerkarte Dokumente ziehen.


CAD-Zeichnung importieren

Zu jeder gedruckten Papierausgabe eines CAD-Planes können Sie den Planstand als Dokument in der DATAflor Bauakte aufnehmen.

Speichern Sie Ihre CAD-Zeichnung zur Aufnahme in der DATAflor Bauakte immer als DWF-Datei. Einen abschließend Planstand zum Projektende können Sie zudem als ZIP-Datei in der DATAflor Bauakte ablegen.

Die Aufnahme einer DWG-Datei in der DATAflor Bauakte ist nicht zu empfehlen, da die Dateien von ihrem ursprünglichen Speicherort ausgeschnitten und verschoben werden. Eingefügte Bilder und Referenzen werden jedoch nicht mit verschoben. Dies führt dann zu fehlerhaften Darstellungen.

DWF-Datei erstellen
Um ein DWF-Datei zu erstellen, markieren Sie im CAD das Layout, das Sie drucken möchten, öffnen das Kontextmenü über die rechte Maustaste und wählen den Eintrag Plotten.

Wählen Sie im Plotdialog aus der Liste der Plotternamen DWF6 ePlot.pc3 aus. Dieser Drucker ist standardmäßig mit jeder CAD-Installation eingerichtet.

Klicken Sie im Plotdialog auf [OK].

Legen Sie im folgenden Dialog den Speicherort und den Dateinamen fest. Bestätigen Sie die Eingabe mit [Speichern]. Die Datei wird geplottet.

Die DWF-Datei ist nun gespeichert. Zur Aufnahme in der DATAflor Bauakte gehen Sie bitte wie im Kapitel Dokumente importieren vor.

ZIP-Datei erstellen
Öffnen Sie in CAD die Zeichnung und wählen über den Menübrowser den Eintrag Publizieren > eTransmit.

Bestätigen Sie gegebenenfalls eine Speicherabfrage mit [OK]. Der folgende Dialog zeigt Ihnen alle Inhalte der Zeichnung an, die exportiert werden können. Sie brauchen keine weiteren Einstellungen vorzunehmen und können den Dialog mit [OK] bestätigen.

Wählen Sie den Speicherort und einen Dateinamen aus und bestätigen Sie die Eingabe mit [Speichern].

Die Zip-Datei ist nun gespeichert. Zur Aufnahme in der DATAflor Bauakte gehen Sie bitte wie im Kapitel Dokumente importieren vor.

Weitere Schritte