Inhaltsverzeichnis
Eintrag anlegen
Eine Adresse oder einen Kontakt anlegen
Ergänzungen zu einzelnen Datenfeldern
Briefanrede
Im Feld Briefanrede steht das Steuerzeichen [NEUEZEILE] zur Verfügung. Mit dem Steuerzeichen können Sie Ihre Briefanreden mehrzeilig gestalten, um z.B. mehrere Ansprechpartner zu berücksichtigen.
Beispiel:
wird im Briefdruck und bei den LV-Ausdrucken und der Nutzung der Textvariable [ANREDE] zu
Postanschrift
Zu jeder Adresse können Sie bis zu drei Anschriften hinterlegen: Geschäftlich, Privat, Weitere. Lassen Sie sich bei der Erfassung der Anschriften von den Bezeichnungen nicht verunsichern, sie dienen vorrangig zur Unterscheidung und könnten auch Anschrift 1, Anschrift 2 und Anschrift 3 heißen.
Haben Sie zu einer Adresse mehrere Anschriften erfasst, definieren Sie durch Klicken auf an welche Anschrift Sie die Geschäftspost aus BUSINESS senden möchten. Für Briefe, Angebote, Rechnungen usw. wird automatisch diese Anschrift verwendet. Am Symbol erkennen Sie welche der Anschriften aktuell als Postanschrift definiert ist.
E-Mail-Adresse für Rechnungsversand
Haben Sie zur Adresse mehrere E-Mail-Adressen erfasst, legen Sie durch Klicken auf fest, welche E-Mail-Adresse standardmäßig für den Versand von Rechnungen an diese Adresse verwendet wird. Verwenden Sie im Printmanagement für die Auswahl des Empfängers die Textvariable [EMAIL_RECHNUNGSEMPFAENGER], wird die festgelegte E-Mail-Adresse automatisch in die E-Mail übernommen.
Bei der gewählten E-Mail-Adresse wird das Symbol orange gefärbt angezeigt.
Arbeitskosten
Wählen Sie, zum einen wie die Formulareinstellung Arbeitskosten im Printmanagement für die LV-Ausdrucke der Formulargruppe Ausdrucke Geschäftsverkehr (Fast) (z.B. Angebot, Rechnung) standardmäßig voreingestellt ist. Die Einstellung ist im Printmanagement änderbar.
- nicht drucken = Formulareinstellung ist abgewählt
- drucken = Formulareinstellung ist gewählt
Zudem legen Sie für die Adresse fest, wie die Arbeitskosten ausgegeben werden. Diese Einstellung ist im Printmanagement nicht änderbar.
- Netto
- Brutto
- Netto/Brutto
CODE
In der Kategorie Details beruflich können Sie im Feld CODE durch Klicken auf eine 13-stellige EAN-Nummer erzeugen. Im Dialog Code generieren wählen Sie im Feld Datenherkunft aus welcher Nummer die EAN-Nummer erzeugt wird:
- bei Adressen mit der Eigenschaft Mitarbeiter aus der Personalnummer
- bei Adressen mit der Eigenschaft Auftraggeber aus der Debitor-Nr.
- bei Adressen mit der Eigenschaft Auftragnehmer aus der Kreditor-Nr.
Um die EAN-Nummer als Strichcode auszudrucken, z.B. als Mitarbeiterausweis, erstellen Sie zum Formular Mitarbeiterstammblatt eine individuelle Formularvariante und fügen das Formelfeld [Daten.Code] mit der Eigenschaft Barcode ein.
Registerkarte Datenschutz
Auf der Registerkarte Datenschutz können Sie folgende datenschutzrelevanten Informationen zur Adresse hinterlegen:
Bankdaten hinterlegen
Auf der Registerkarte Bank können Sie zu jeder Adresse eine oder mehrere Bankverbindungen hinterlegen.
- Öffnen Sie das Plus-Menü Bankverbindung und wählen die Funktion Neue Bankverbindung.
- Der Eingabedialog IBAN eingeben wird geöffnet.
- Tragen Sie die IBAN-Nummer mit Leerzeichen (z.B. DE29 2807 0057 0011 9982 00) oder ohne Leerzeichen (z.B. de29280700570011998200) ein.
- Bestätigen die Eingabe mit Enter oder mit [Übernehmen].
Die Felder Bankname und BIC werden über einen Webservice automatisch gefüllt, wenn Ihr Rechner mit dem Internet verbunden ist.
Wenn Sie im Rechnungseingang von BUSINESS Ihre Lieferantenrechnungen erfassen, können Sie anschließend über die Clearing-Schnittstelle die Zahlung dieser Rechnungen bei Ihrer Bank anweisen. Für das Erstellen der Clearing-Datei wird die Bankverbindung des Lieferanten verwendet, die hier eingetragen ist.
Haben Sie zu einer Adresse mehrere Bankverbindungen erfasst, wählen Sie im Feld Hauptbankverbindung die Bankverbindung aus, die beim Vorbereiten der Zahlung einer Rechnung dieses Lieferanten standardmäßig voreingestellt ist.
Registerkarte Karte
Auf der Registerkarte Karte wird der Online-Kartendienst Bing Maps von Microsoft geöffnet. Voraussetzung dafür ist eine Verbindung Ihres Rechners mit dem Internet.
Zu einer Adresse wird in der Karte automatisch auf die Anschrift gezoomt, die Sie zu dieser Adresse als Postanschrift definiert haben, sowie die Route dorthin von Ihrer Firmenadresse angezeigt.
Druckprofil-Zuordnungen
Mit dem Printmanagement werden die LV-Ausdrucke der Formulargruppen mit dem Zusatz „(Fast)“ gedruckt (z.B. Angebot, Rechnung). Im Printmanagement steuert die Auswahl eines Druckprofils, ob bzw. wie viele Kopien erstellt werden sowie je Kopie welche Ausgabeart, wie die zugehörigen Einstellungen und welche Druckvariante voreingestellt ist. Die Auswahl eines Formularprofils steuert, welche Werte in den Formulareinstellungen voreingestellt sind.
Auf der Registerkarte Druckprofil-Zuordnungen können Sie je Formular definieren, welches Formularprofil sowie welches Druckprofil im Printmanagement, für Ausdrucke zu LV dieses Auftraggebers voreingestellt sein sollen.
- Es stehen die Formularprofile, die im Formular-Manager zu dem Formular sowie die Druckprofile, die zur Formulargruppe des Formulars hinterlegt sind, zur Auswahl.
Beispiel: Für Angebote wird das Formularprofil mit der Voreinstellung Positionstext = Langtext und Mengen aus = LV-Menge sowie das Druckprofil mit der Ausgabeart = E-Mail voreingestellt. Für Rechnungen wird das Formularprofil mit der Voreinstellung Positionstext = Kurzliste und Mengen aus = Mengennachweis sowie das Druckprofil mit der Ausgabeart = Drucken und Auswahl der Papierschächte des Druckers mit dem Geschäftspapier voreingestellt.
Weitere Möglichkeiten zur Vorbelegung des Formularprofils und Druckprofils im Printmanagement finden Sie auf der Wiki-Seite Mehr Komfort im Printmanagement.