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Outlook-Anbindung

Beschreibung

Für die Einträge der Wiedervorlage können Sie in Microsoft Outlook Termine anlegen oder Aufgaben anlegen. Bei Verwendung entsprechender Apps stehen diese Termine und Aufgaben anschließend auch auf mobilen Geräten wie iPad, iPhone oder anderen Smartphones zur Verfügung.

Die Anbindung ist möglich für Microsoft Outlook 2007, 2010, 2013 und 2016. Für David, TOBIT und andere Systeme besteht die Möglichkeit nicht.

Vorgehensweise

  1. Definieren Sie die Outlook-Konten (siehe Kapitel unten), die für die Anbindung verwendet werden.
  2. Legen Sie im Programmparameter 130.10.10 Wiedervorlage an Outlook anbinden fest, ob Sie in Outlook mit Terminen oder Aufgaben arbeiten möchten.
  3. Legen Sie für Einträge Ihrer Wiedervorlage im Outlook-Kalender Termine (siehe Kapitel unten) oder in der Outlook-Aufgabenliste Aufgaben (siehe Kapitel unten) an.

    Profitieren Sie bei Aufgaben vom automatischen Abgleich zwischen BUSINESS und Outlook, z.B. beim zeitlichen Verschieben der Aufgabe oder beim Markieren der Aufgabe als Erledigt.

Outlook-Konten definieren

Die Einträge Ihrer Wiedervorlage können Sie an Ihr Outlook-Konto sowie an die Outlook-Konten Ihrer Mitarbeiter/Kollegen anbinden. Outlook-Konten werden anhand der E-Mail-Adresse des Kontoinhabers identifiziert.

Das Outlook-Konto muss für den angemeldeten Windows-Benutzer konfiguriert sein.

Hinterlegen Sie zunächst im Adress-Manager zu den Mitarbeitern, die die Outlook-Anbindung verwenden werden, die E-Mail-Adresse des jeweiligen Outlook-Kontos.

Auf der Adresse des Mitarbeiters öffnen Sie auf der Registerkarte Details die Registerkarte Adresse.
Öffnen Sie die Auswahl Internet über das grüne Plus-Symbol und wählen die Option E-Mail, E-Mail 2 oder E-Mail 3. Tragen Sie in einem der E-Mail-Felder die E-Mail-Adresse des Outlook-Kontos des Mitarbeiters ein und speichern die Eingabe.

Öffnen Sie anschließend auf der Registerkarte Benutzer die Auswahl Benutzerdaten und wählen die Option E-Mail Outlook-Anbindung.

Durch Klicken auf werden in der Auswahlliste alle zum Mitarbeiter hinterlegten E-Mail-Adressen angezeigt.
Wählen Sie die E-Mail-Adresse des Outlook-Kontos, das für den Benutzer konfiguriert ist und speichern Sie die Einstellung.

Die Anbindung der Wiedervorlage an das gewählte Outlook-Konto steht nun zur Verfügung.


Termin anlegen

Für bestehende Einträge Ihrer Wiedervorlage können Sie in Ihrem Outlook-Kalender Termine anlegen.

Wählen Sie zunächst im Programmparameter 130.10.10 Wiedervorlage an Outlook anbinden Termin aus und definieren Sie zu Ihrer Adresse Ihr Outlook-Konto.

Markieren Sie in Ihrer Wiedervorlage den Eintrag, zu dem Sie in Ihrem Outlook-Kalender einen Termin anlegen möchten. Öffnen Sie anschließend das Kontextmenü über die rechte Maustaste und wählen den Eintrag Termin anlegen oder klicken im Menü Wiedervorlage auf Termin anlegen.

Zum gewählten Eintrag der Wiedervorlage wird in Outlook ein neuer Termin zur Bearbeitung geöffnet.

Folgende Daten werden aus den Dokumenteninformationen in den Termin übernommen.

BUSINESS-DokumentOutlook-Termin
BezeichnungBetreff
Wiedervorlage am (Datum und Uhrzeit)Beginnt um
angelegt zuTextfeld
Empfänger-AdresseTextfeld
Daten des AnprechpartnersTextfeld
Notizen/SchlagworteTextfeld
Auftraggeber/Projekt/Objekt/LVTextfeld

Nehmen Sie ggf. Änderungen/Ergänzungen am Termin vor und bestätigen mit Speichern & schließen.

Das Bearbeitungsfenster wird geschlossen und der Termin im Outlook-Kalender angezeigt.

Änderungen und Ergänzungen an Terminen in Outlook werden nicht in die Wiedervorlage in BUSINESS zurück übertragen.


Aufgabe anlegen

Für Dokumente, die Sie sich selbst oder einem anderen Mitarbeiter/Kollegen auf Wiedervorlage legen oder bereits gelegt haben, können Sie in Microsoft Office Aufgaben anlegen.

Wählen Sie zunächst im Programmparameter 130.10.10 Wiedervorlage an Outlook anbinden Aufgabe aus und definieren Sie zu Ihrer Adresse sowie zu den Adressen aller Mitarbeiter mit Zugriff auf die DATAflor Bauakte das jeweils entsprechende Outlook-Konto.

aus eigener Wiedervorlage

Zu bestehenden Einträgen Ihrer Wiedervorlage können Sie in Outlook Aufgaben anlegen.

Markieren Sie zunächst den gewünschten Eintrag Ihrer Wiedervorlage. Öffnen Sie anschließend das Kontextmenü über die rechte Maustaste und wählen den Eintrag Aufgabe anlegen oder wählen Sie im Menü Wiedervorlage > Outlook den Eintrag Aufgabe anlegen.

Die neue Aufgabe wird in Ihrem Outlook-Konto in der Aufgabenliste angezeigt.

Des Weiteren werden die Aufgaben in Outlook in der Kalenderansicht unterhalb des Kalenders angezeigt, so dass Sie Termine und Aufgaben gleichzeitig im Blick haben.

über die Dokumenteninformationen

Zu allen Dokumenten in der DATAflor Bauakte können Sie über die Dokumenteninformationen eine Outlook-Aufgabe anlegen und ggf. die mit dem Dokument verknüpfte Datei anhängen.

Öffnen Sie die Dokumenteninformationen des Dokuments, zu dem Sie in Outlook eine Aufgabe anlegen möchten.

Weisen Sie das Dokument zur Wiedervorlage sich oder einem Mitarbeiter zur Bearbeitung zu und nehmen folgende Einstellungen für die neue Outlook-Aufgabe vor:

  • Outlook-Aufgabe anlegen: Setzen Sie in der Spalte die Option aktiv . In Outlook wird eine neue Aufgabe angelegt.
  • Datei anhängen: Die Dokumente in der DATAflor Bauakte werden abhängig vom Dateityp (siehe Dokument ablegen) mit einer Datei verknüpft oder bleiben unverknüpft. Bei verknüpften Dokumenten können Sie die hinterlegte Datei bei unveränderbaren Dateitypen (z.B. PDF und Bilder) an die Outlook-Aufgabe anhängen. Setzen Sie dafür den Hakten in der Spalte aktiv.

Bestätigen Sie die Einstellungen mit [OK]. Die neue Aufgabe wird im Outlook-Konto des zur Bearbeitung gewählten Mitarbeiters in der Aufgabenliste angezeigt. Der Mitarbeiter entscheidet hier, ob er die Aufgabe annimmt oder ablehnt.

  • Nimmt der Mitarbeiter die Aufgabe an, wird diese in seiner Aufgabenliste in Outlook und in seiner Wiedervorlage in BUSINESS angezeigt.
  • Lehnt der Mitarbeiter die Aufgabe ab, wird in Outlook keine neue Aufgabe angelegt, das Dokument bleibt in seiner Wiedervorlage erhalten und der Aufgabensteller erhält in Outlook die Meldung Aufgabe abgelehnt.
  • Ist eine Aufgabe vom Auftragsteller an Mitarbeiter A zugewiesen und von Mitarbeiter A angenommen worden, wird diese in der Aufgabenliste und in der Wiedervorlage von Mitarbeiter A angezeigt. Weist der Aufgabensteller diese Aufgabe nun Mitarbeiter B zu, wird die Aufgabe aus der Aufgabenliste und Wiedervorlage von Mitarbeiter A entfernt und bei Mitarbeiter B angezeigt. Mitarbeiter B kann in Outlook die Aufgabe wiederum annehmen oder ablehnen.

Folgende Daten werden aus den Dokumenteninformationen in die Aufgabe übernommen:

BUSINESS-DokumentOutlook-Termin
BezeichnungBetreff
Wiedervorlage am (Datum und Uhrzeit)Beginnt am, Fällig am, Erinnerung
Status: In ArbeitStatus: Nicht begonnen
angelegt zuTextfeld
Empfänger-AdresseTextfeld
Daten des AnprechpartnersTextfeld
Notizen/SchlagworteTextfeld
Auftraggeber/Projekt/Objekt/LVTextfeld

Des Weiteren werden die Aufgaben in Outlook in der Kalenderansicht unterhalb des Kalenders angezeigt, so dass Sie Termine und Aufgaben gleichzeitig im Blick haben.

Sobald Sie in der Wiedervorlage in BUSINESS eine Aufgabe angelegt haben, lässt sich diese Aufgabe in Outlook mit Aufgabe aufheben aus Outlook entfernen.

Profitieren Sie so vom automatischen Abgleich zwischen BUSINESS und Outlook, z.B. beim zeitlichen Verschieben der Aufgabe oder beim Markieren der Aufgabe als erledigt.

Automatischer Abgleich

Änderungen/Ergänzungen am Eintrag in der Wiedervorlage oder der Aufgabe in Outlook werden ständig wechselseitig übernommen.

Folgende Daten werden automatisch abgeglichen:

BUSINESS-DokumentOutlook-Aufgabe
BezeichnungBetreff
Wiedervorlage am (Datum und Uhrzeit)Erinnerung
Wiedervorlage am (Datum und Uhrzeit)Beginnt am (bei deaktivierter Erinnerung)
Wiedervorlage am (Datum und Uhrzeit)Fällig am (nicht von Outlook nach BUSINESS)
Wiedervorlage istStatus

Die in Outlook vorgegebenen Status Nicht begonnen, In Bearbeitung, Wartet auf und Zurückgestellt entsprechen in BUSINESS dem Status In Arbeit.

Aufgabe aufheben

Um die Anbindung von Dokumenten an eine Outlook-Aufgabe aufzuheben, markieren Sie den gewünschten Eintrag in Ihrer Wiedervorlage und wählen anschließend im Menü Wiedervorlage > Outlook den Eintrag Aufgabe aufheben oder Sie öffnen das Kontextmenü über die rechte Maustaste und wählen den Eintrag Aufgabe aufheben.

Die zu dem Dokument angelegte Aufgabe wird aus Outlook entfernt.

  • Wird eine Aufgabe in Outlook gelöscht, wird für das zugehörige Dokument in der Wiedervorlage die Anbindung nicht automatisch aufgehoben. Sofern Sie die Outlook-Anbindung des Dokuments in der Wiedervorlage nicht manuell aufheben, wird beim nächsten BUSINESS-Start zum Dokument in Outlook eine neue Aufgabe angelegt.
  • Wird ein Dokument in BUSINESS gelöscht, wird die zugehörige Aufgabe in Outlook entfernt.

Weitere Schritte