Der schnelle Weg vom Angebot zur Rechnung

Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie auf schnellem Wege von einem Angebot zum Ausdruck einer Rechnung gelangen.

Alle Angebote und Aufträge Ihrer Bauvorhaben verwalten Sie in der Projektverwaltung. Diese Daten werden zum Auftraggeber in Projekten gesammelt. Je Auftraggeber können Sie mehrere Projekte vorhalten. Große Projekte können Sie zudem in mehrere Objekte unterteilen.

Zum Erstellen eines Angebotes legen Sie in der Projektverwaltung zunächst einen neuen Auftraggeber und zu diesem ein Projekt an.


Nach Eingabe der Projektdaten und Klicken auf im Menü wird vom Programm abgefragt, ob Sie ein LV anlegen möchten. Bestätigen Sie die Abfrage mit [Ja].
Nun können Sie die allgemeinen Informationen zum Leistungsverzeichnis eintragen und diese durch Klicken auf im Menü speichern. Anschließend können Sie mit der LV-Bearbeitung beginnen.


Nachdem Sie alle LV-Grunddaten vergeben und mit [OK] bestätigt haben, können Sie mit dem Anlegen neuer Hierarchien und nachfolgend mit dem Anlegen neuer Positionen beginnen.

Hierbei können Sie auf nützliche Tools der Vorkalkulation zurückgreifen, die Ihnen eine schnelle Erstellung eines Leistungsverzeichnisses ermöglicht, beispielweise durch den Zugriff auf Standardleistungen oder Kalkulationsverfahren mit vorbestimmten Zuschlägen. Zudem können Sie sich einen übersichtlichen Überblick über das erstellte Leistungsverzeichnis anhand der Positionsübersicht und der Positionsmarkierungen verschaffen.

Ist das Leistungsverzeichnis vollständig erstellt, soll es im nächsten Schritt als Angebot ausgedruckt werden. Mit einem Klick auf im Menü wird Ihr Angebot entsprechend der Druck- und Formulareinstellungen ausgegeben.


Nach getätigter Ausgabe können Sie im Menü durch Klicken auf und die jeweiligen Fenster schließen.

In der Projektverwaltung erfolgt automatisch ein Statuswechsel des Leistungsverzeichnisses. Der Status des Leistungsverzeichnisses wechselt von LV (Leistungsverzeichnis) zu AA (Angebot abgegeben).

Eine Rechnung kann aus einem vorhandenen Auftrag oder alternativ direkt ohne einen vorhandenen Auftrag erstellt werden. Hierbei können Sie auch Rechnungen mit Mengen auf Basis des Mengennachweises erstellen oder sich anschließend einen Überblick über alle gedruckten Auftragsbestätigungen, Rechnungen und Gutschriften sowie erfassten Zahlungseingänge im Baustellenkonto verschaffen.

Rechnung aus vorhandenem Auftrag
Ausgehend vom Kennzeichen AA (Angebot, abgegeben) wird festgelegt, ob das versendete Angebot als Auftrag weitergeführt oder als nicht beauftragt abgelegt wird. Markieren Sie das gewünschte Leistungsverzeichnis im Projektbaum, öffnen im Menü Projektverwaltung das Auswahlmenü LV-Status ändern und wählen die Funktion Angebot → Auftrag und bestätigen Sie die Abfrage mit [Ja].


Geben Sie im nächsten Schritt eine Debitorennummer für diesen Neukunden ein.


Im Folgenden öffnet sich ein Dialog zur Erzeugung der Auftragssumme. Sie haben die Wahl zwischen der Eingabe einer selbstdefinierten Belegnummer oder einer fortlaufenden Belegnummer (). Durch das Bestätigen der Auftragssumme mit [OK] wird das LV kopiert und die Statuskennzeichen werden angepasst.


Das Angebots-LV wird archiviert mit dem Statuskennzeichen AB (Angebot, beauftragt) und das Auftrags–LV erhält den Status BA (Baustelle, Arbeit noch nicht begonnen).


Anschließend können Sie für das Auftrags-LV eine Rechnung drucken. In den Formulareinstellungen können Sie unter anderem steuerspezifische Hinsweistexte für § 13b UstG als auch Hinweistexte für die Rechnung hinterlegen. Nach erfolgreicher Auswahl aller gewünschten Rechnungsinhalte drucken Sie das Dokument durch einen Klick im Menü auf aus.



Eine Rechnung direkt ohne vorhandenen Auftrag anlegen
Möchten Sie zu einem Bauvorhaben sofort eine Rechnung schreiben, ohne ein Angebot zu erstellen, nutzen Sie folgende Vorgehensweise.

Markieren Sie in der Projektverwaltung ein bestehendes Projekt, öffnen über die rechte Maustaste das Kontextmenü und wählen den Eintrag Neu.


Alternativ können Sie durch Klicken auf das Kontextmenü aufrufen. Wählen Sie die Option neues LV und bestätigen Sie die Nachfrage mit [OK].


Um sofort eine Rechnung erstellen zu können, weisen Sie dem neuen LV den LV-Status BA (Baustelle, Arbeit noch nicht begonnen) oder BB (Baustelle, Arbeit begonnen) zu. Öffnen Sie dazu die Auswahlliste.


Auf der Registerkarte Auftrag tragen Sie nun die LV-Daten, wie bei der Erstellung eines Angebots, ein. Die LV-Nummer wird vom System automatisch vergeben. Des Weiteren können Sie hier zusätzliche Eingaben zu Ihrem LV tätigen, wie z.B. den Bauleiter für dieses LV bestimmen oder die Wegezeit festlegen.


Die weitere Bearbeitung des Rechnungs-LV erfolgt in gleicher Weise wie für ein Angebots-LV. Sie legen das Ordnungsschema fest und erfassen die gewünschten Titel, Positionstexte, –mengen und –preise.
Anschließend können Sie wie bei der Rechnung aus vorhandenem Auftrag eine Rechnung durch einen Klick auf im Menü ausdrucken.

Für einen Überblick über die gestellten Rechnungen öffnen Sie im Menü BUSINESS das Auswahlmenü Debitoren und wählen den Eintrag Rechnungsausgangsliste.

Über alle offenen Posten sowie nicht verrechneten Gutschriften und Vorauszahlungen Ihrer Auftraggeber können Sie eine OP-Liste Debitoren ausdrucken.

Die komplette Anleitung für Ihren Einstieg zum Nachlesen finden Sie hier.

Für einen guten Start: So richten Sie BUSINESS richtig ein