Inhaltsverzeichnis
Druckeinstellungen im Printmanagement
Beschreibung
Die folgende Beschreibung der Druckeinstellungen gilt für alle Ausdrucke der Formulargruppen mit dem Zusatz „(Fast)“:
- Ausdrucke Geschäftsverkehr (Fast)
z.B. Angebot, Rechnung
- Ausdrucke und Listen (Fast)
z.B. Adressen-Stammblatt, Adressen-Liste
- Formblätter (Fast)
z.B. EFB 221 (2018), EFB 223 (2018)
In Abhängigkeit der gewählten Ausgabeart stehen unterschiedliche Einstellungen für die Ausgabe (z.B. Auswahl des Druckers zum Drucken, Festlegen der E-Mail-Adresse für den E-Mail-Versand) sowie Einstellungsmöglichkeiten für die Seitenauswahl und -gestaltung für das Drucken und das Erzeugen von Dateien zur Verfügung.
Für ein Formular können gleichzeitig mehrere Kopien erstellt werden, u.a. für die Bauakte und den Wiederholungsdruck von Auftragsbestätigungen/Rechnungen. Für jede Kopie kann die Ausgabeart und deren Einstellungen separat definiert werden. Markieren Sie die Registerkarte der Kopie, werden die dazugehörigen Einstellungen angezeigt.
Beispiel: Kopie 1 der Rechnung drucken
Bei Auswahl der Ausgabeart Drucken stehen folgende Druckeinstellungen zur Verfügung:
Druckeinstellung | Beschreibung |
---|---|
Erste Seite / Übrige Seiten | Durch Klicken auf wählen Sie den/die Papierschächte, aus denen das Papier für den Ausdruck verwendet wird. Zur Auswahl stehen die Papierschächte der Drucker, die im Formular-Manager definiert sind. Möchten Sie einen Papierschacht eines Druckers dauerhaft verwenden, der noch nicht zur Auswahl steht, definieren Sie diesen zunächst in der Drucker- und Schachtzuordnung des Formular-Managers. Es ist die Schachtauswahl voreingestellt, die im gewählten Druckprofil definiert ist. Über das Symbol stehen Ihnen zudem alle in Windows hinterlegten Drucker zur Verfügung. Sie können diese einmalig für die Ausgabe auswählen. Mit Klick auf das Symbol haben Sie Zugriff auf die individuellen Druckeinstellungen des gewählten Druckers, wie z.B. beidseitiger Druck, Lochen, Heften. |
Exemplare | Möchten Sie mehrere identische Exemplare des Ausdrucks, wählen Sie hier die Anzahl aus. |
Sortierung | Beim Ausdruck mehrerer Exemplare eines mehrseitigen Dokuments stellen Sie hier ein, in welcher Reihenfolge die Seiten gedruckt werden. |
Die Optionen zur Seitenauswahl und - gestaltung des Ausdrucks stehen auch für andere Ausgabearten zur Verfügung und sind in den Abschnitten Seiteneinstellungen und Seitenformat beschrieben.
E-Mail, ZUGFeRD, X-Rechnung
Bei Auswahl der Ausgabearten E-Mail, ZUGFeRD und X-Rechnung wird eine E-Mail mit dem Dokument im Dateianhang erzeugt. Entsprechend der gewählten Ausgabeart wird das Dokument als einfache PDF-Datei (E-Mail), als XML-Datei (X-Rechnung) oder als PDF-Datei mit integrierten XML-Daten (ZUGFeRD) angehängt.
Für das Erzeugen der E-Mail sowie der angehängten Datei stehen folgende Einstellungen zur Verfügung.
E-Mail-Einstellung | Beschreibung | Tipp |
---|---|---|
Dateiname | Standardmäßig wird der Name der Datei, die an die E-Mail angehängt wird, aus Formularbezeichnung und Belegnummer zusammengesetzt. Möchten Sie einen anderen Dateinamen verwenden, tragen Sie diesen hier ein. Die Datei-Endung (Dateityp) wird je Ausgabeart automatisch angefügt. | In diesen Feldern können Sie Textvariablen verwenden, die automatisch vom Programm gefüllt werden. Nach Tippen der Taste [ wird eine Liste der verfügbaren Textvariablen zur Auswahl geöffnet. Es sind die Texte und Textvariablen voreingestellt, die im gewählten Druckprofil definiert sind. |
Betreff | Tragen Sie den Text ein, der in den Betreff der E-Mail übernommen wird. | |
Info | Der im Feld Info eingetragene Text wird in den Textbereich der E-Mail übernommen. | |
Empfänger | Alle zum Auftraggeber und seinen Kontakten hinterlegten E-Mail-Adressen werden zur Auswahl angezeigt. Steht die gewünschte E-Mail-Adresse nicht zur Auswahl können Sie sie im Feld Empfänger eintragen. Zusätzlich können Sie durch Klicken auf in Ihrem Adressstamm suchen. | Die Textvariable [EMAIL_RECHNUNGSEMPFAENGER] trägt automatisch die E-Mail-Adresse ein, die in den Adressstammdaten des Auftraggebers festgelegt ist. |
Möchten Sie, dass E-Mails vor dem Versand zunächst in Ihrem Standardmailprogramm geöffnet werden, aktivieren Sie im Programmparameter 20.10 Druckerzuordnungen für E-Mail-Einstellungen die Option E-Mail vor dem Versenden anzeigen.
Rechnungen, die aus dem Stapeldruck als E-Mail versendet werden, werden immer sofort versendet. Die weitere Bearbeitung im Mailprogramm ist nicht möglich.
Die Optionen zur Seitenauswahl und -gestaltung der Seiten in der PDF-Datei stehen auch für andere Ausgabearten zur Verfügung und sind in den Abschnitten Seiteneinstellungen und Seitenformat beschrieben.
Datei
Bei Auswahl der Ausgabeart Datei wird eine Datei erzeugt. In den Datei-Einstellungen können Sie die Bezeichnung festlegen, die in Ihrem Dateisystem für die Datei verwendet wird.
Datei-Einstellung | Beschreibung |
---|---|
Dateiname | Mit Klicken auf Ausgabe im Menü wird der Windows-Dateiauswahldialog geöffnet, in dem Sie wählen, in welchem Verzeichnis Ihres Dateisystems die Datei gespeichert wird und können den Namen der Datei festlegen. Standardmäßig wird der vorbelegte Dateiname aus Formularbezeichnung und Belegnummer zusammengesetzt. Möchten Sie einen anderen Dateinamen verwenden, tragen Sie diesen hier ein. Zudem können Sie Textvariablen verwenden, die vom Programm automatisch gefüllt werden. Nach Tippen der Taste [ wird eine Liste der verfügbaren Textvariablen zur Auswahl geöffnet. Es ist der Text und Textvariablen voreinstellt, die im gewählten Druckprofil definiert sind. |
Nach Ausführen der Funktion Ausgabe wird der Windows-Dateiauswahldialog geöffnet, in dem Sie zudem den Dateityp wählen. Folgende Dateitypen stehen zur Auswahl: *.pdf, *.html, *.xml, *.docx, *.xls, *.xlsx und das Reportdatei-Format *.001.
Die Optionen zur Seitenauswahl und -gestaltung der Seiten in der PDF-Datei stehen auch für andere Ausgabearten zur Verfügung und sind in den Abschnitten Seiteneinstellungen und Seitenformat beschrieben.
Seiteneinstellungen
Die Optionen zur Seitenauswahl und Verwendung eines Wasserzeichens stehen für die Ausgabearten Drucken, E-Mail, Datei und ZUGFeRD zur Verfügung.
Wasserzeichen
Für das Drucken auf Papier und das Erstellen von PDF-Dateien können Sie ein Wasserzeichen definieren, dass hinter/unter allen Elementen des Ausdrucks ausgegeben wird, z.B. um einen Ausdruck als Kopie zu kennzeichnen.
Zum Gestalten eines Wasserzeichens öffnen Sie den Dialog Wasserzeichen bearbeiten durch Klicken auf in den Seiteneinstellungen. Sie haben die Möglichkeit das Wasserzeichen durch Eingabe eines Textes oder Laden eines Bildes zu definieren.
Zur Verwendung eines Textes öffnen Sie die Registerkarte Text, tragen den Text ein und legen Schriftart und -größe sowie die Ausrichtung des Textes fest.
Zur Verwendung eines Bildes öffnen Sie die Registerkarte Bild, laden das Bild und legen die Darstellung sowie die Transparenz des Bildes fest.
Seitenformat
Die Optionen zum Format der gedruckten Seiten bzw. der Seiten in der PDF-Datei stehen für die Ausgabearten Drucken, E-Mail, Datei und ZUGFeRD zur Verfügung.