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Datenimport
Beschreibung
Im Datenimport können Sie Adressen aus .CSV- oder .TXT-Dateien importieren. Die eingelesenen Daten können dem Adress-Manager dann einzeln oder gesammelt hinzugefügt werden. Ebenso können Sie vorhandene Adressen mit neu importierten Daten aktualisieren.
Bevor Sie größere Datenmengen importieren, sollten Sie zu Ihrer Sicherheit eine komplette Datensicherung von DATAflor BUSINESS durchführen. Führen Sie den Import ggf. probeweise zunächst mit drei bis vier Adressen aus, bevor Sie eine große Menge importieren. So können Sie das Ergebnis im Adress-Manager leichter überprüfen und die Import-Datei ggf. anpassen.
Gerne übernimmt diese Dienstleistung auch der DATAflor Service für Sie. Schreiben Sie uns unter service@dataflor.de.
Datenvorbereitung
In Microsoft Excel können Sie sehr leicht alle Datenfelder überprüfen und auch Lücken in der Erfassung erkennen. Ergänzen Sie ggf. fehlende Adressinhalte, korrigieren fehlerhafte und entfernen nicht weiter benötigte Adressen aus der Tabelle. Dazu bietet Ihnen Excel zahlreiche Programmfunktionen.
Verwenden Sie in der Excel-Tabelle idealerweise die gleichen Feld-Bezeichnungen wie BUSINESS (siehe Importierbare Daten). Zusätzlich erkennt BUSINESS für die automatische Feldzuordnung weitere Bezeichnungen.
Die Adress-Felder, zu denen keine Daten aus der CSV-Datei importiert werden, werden automatisch mit den Daten gefüllt, die in der Vorbelegung definiert sind. Definieren Sie beispielweise vor dem Adressen-Import wie Anzeigenamen und Briefanreden zusammengesetzt werden, und ersparen sich so anschließende Nacharbeit der einzelnen Adressen. Um Adressen mit verschiedenen Vorbelegungen zu importieren, bereiten Sie Ihre Adressdaten in mehreren Tabellen vor, z.B. für
- die Einstellung unterschiedlicher Zielgruppen und/oder Nachfragestatus
- die Unterscheidung der Adressen nach Adresstyp (Person/Firma)
- usw.
Importierbare Daten
Folgende Daten zur Adresse können importiert werden:
Feld | Hinweis |
---|---|
Adress-Bezeichung | |
Anrede | - Die Daten werden in die gleichnamigen Felder auf der Registerkarte Details > Adresse in die Kategorie Name übernommen. |
Titel | |
Vorname | |
Weitere Vornamen | |
Name | |
Namenszusatz | |
Zusatz | |
Anschriften | |
Geschäftliche Anschrift | - In BUSINESS können zu jeder Adresse drei Anschriften hinterlegt werden. Die Daten werden in die gleichnamigen Felder auf der Registerkarte Details > Adresse in die Kategorie Anschrift übernommen. - Die Anschrift, die als Postanschrift markiert ist, wird für Ausdrucke (z.B. Brief, Angebot, Rechnung) an diese Adresse verwendet. Wählen Sie vor dem Import der CSV-Datei in der Vorbelegung, welche der drei Anschriften für alle importierten Adressen automatisch als Postanschrift markiert wird. |
Straße/Postfach (geschäftlich) | |
PLZ (geschäftlich) | |
Ort (geschäftlich) | |
Region (geschäftlich) | |
Land (geschäftlich) | |
Private Anschrift | |
Straße/Postfach (privat) | |
PLZ (privat) | |
Ort (privat) | |
Region (privat) | |
Land (privat) | |
Weitere Anschrift | |
Straße/Postfach (weitere) | |
PLZ (weitere) | |
Ort (weitere) | |
Region (weitere) | |
Land (weitere) | |
Kommunikationsdaten | |
Telefon (geschäftlich) | Die Daten werden in die gleichnamigen Felder auf der Registerkarte Details > Adresse in die Kategorien Telefon und Internet übernommen. |
Telefon 2 (geschäftlich) | |
Fax (geschäftlich) | |
Mobiltelefon | |
Telefonzentrale Firma | |
Nummer für Rückruf | |
Autotelefon | |
Telefon (privat) | |
Telefon 2 (privat) | |
Fax (privat) | |
Telefon (weitere) | |
Telefon 2 (weitere) | |
Fax (weitere) | |
ISDN-Nummer | |
Primäre Telefonnummer | |
Funktelefon | |
Homepage (geschäftlich) | |
Homepage (privat) | |
Homepage (weitere) | |
Webseite | |
E-Mail 1 | |
E-Mail 2 | |
E-Mail 3 | |
IM-Adresse | |
Weitere Informationen | |
Assistent | Die Daten werden in das gleichnamige Feld auf der Registerkarte Details > Adresse in die Kategorie Details beruflich übernommen. |
Bankverbindung | |
Bezeichnung Bankverbindung | Anhand der Daten wird auf der Registerkarte Details > Bank eine Bankverbindung angelegt. |
BIC | |
IBAN | |
Debitoren-Daten | |
Debitor-Nr. | - Die Daten werden in das gleichnamige Feld auf der Registerkarte Details > Auftraggeber übernommen. - Zudem wird der Adresse automatisch die Eigenschaft Auftraggeber zugeordnet. - Stellen Sie vor dem Import sicher, dass die Debitorennummern in der CSV-Datei der Stellenanzahl entsprechen, die in der Finanzverwaltung für die Personenkontenlänge definiert ist. |
Zahlungskondition Adresse Bezeichnung | - Ist in den Firmendaten keine entsprechende Zahlungskondition vorhanden, wird sie automatisch angelegt. Sie werden in der Reihenfolge angelegt und anschließend in den Auswahllisten angezeigt, in der Sie in der CSV-Datei erstmalig verwendet werden. Beeinflussen Sie ggf. diese Reihenfolge durch entsprechende Sortierung der Datensätze in der Excel-Tabelle vor dem Import. - Zudem wird die Zahlungskondition der Adresse auf der Registerkarte Details > Adresse als Voreinstellung für den Ausdruck von Angebot/Rechnung zugewiesen. - Sind in der CSV-Datei für die Zahlungskonditionen keine Bezeichnungen enthalten, werden sie automatisch generiert, z.B. 10 Tage 3%, 18 Tage 2,5%, 30 Tage netto. |
Zahlungskondition Adresse Skonto 1 Tage | |
Zahlungskondition Adresse Skonto 1 Prozent | |
Zahlungskondition Adresse Skonto 2 Tage | |
Zahlungskondition Adresse Skonto 2 Prozent | |
Zahlungskondition Adresse Valutatage | |
Zahlungskondition Adresse Zahlungsziel | |
Kreditoren-Daten | |
Kreditor-Nr. | - Die Nummer wird in das gleichnamige Feld auf der Registerkarte Details > Auftragnehmer/Lieferant übernommen. - Zudem wird der Adresse automatisch die Eigenschaft Auftragnehmer zugeordnet. - Stellen Sie vor dem Import sicher, dass die Kreditorennummern in der CSV-Datei der Stellenanzahl entsprechen, die in der Finanzverwaltung für die Personenkontenlänge definiert ist. |
Kundennummer | Die Nummer wird in das gleichnamige Feld auf der Registerkarte Details > Auftragnehmer/Lieferant übernommen. |
Zahlungskondition Kreditor Bezeichnung | - Ist in den Firmendaten keine entsprechende Zahlungskondition vorhanden, wird sie automatisch angelegt. Sie werden in der Reihenfolge angelegt und anschließend in den Auswahllisten angezeigt, in der Sie in der CSV-Datei erstmalig verwendet werden. Beeinflussen Sie ggf. diese Reihenfolge durch entsprechende Sortierung der Datensätze in der Excel-Tabelle vor dem Import. - Zudem wird die Zahlungskondition der Adresse auf der Registerkarte Details > Auftragnehmer/Lieferant als Voreinstellung für den Rechnungseingang zugewiesen. - Sind in der CSV-Datei für die Zahlungskonditionen keine Bezeichnungen enthalten, werden sie automatisch generiert, z.B. 10 Tage 3%, 18 Tage 2,5%, 30 Tage netto. - Der Import der Zahlungskondition für Kreditoren erfolgt nur in Zusammenhang mit dem Import der Kreditor-Nr. |
Zahlungskondition Kreditor Skonto 1 Tage | |
Zahlungskondition Kreditor Skonto 1 Prozent | |
Zahlungskondition Kreditor Skonto 2 Tage | |
Zahlungskondition Kreditor Skonto 2 Prozent | |
Zahlungskondition Kreditor Valutatage | |
Zahlungskondition Kreditor Zahlungsziel | |
technische Informationen | |
Datensatz-Id | Zur gleichzeitigen Überarbeitung mehrerer Adressen können Sie Adressen einschließlich der internen Datensatznummer exportieren. Beim Import der überarbeiteten Adressen kann diese Datensatz-Id dann zur eindeutigen Zuordnung der Adressen verwendet werden. Eine detaillierte Beschreibung zur Vorgehensweise finden Sie hier. |
Anwendung
Starten Sie den Adressen-Import durch Klicken auf im Menü Adressen.
Der Adressen-Import wird gestartet. Klicken Sie auf , um eine Datei auszuwählen.
Der Windows-Dateiauswahldialog wird geöffnet. Wählen Sie die gewünschte Datei und bestätigen mit [Öffnen].
Die importierten Daten werden angezeigt.
- Geben Sie im rechten Bildschirmbereich die Adressherkunft an. Diese können Sie in der Auswahlliste wählen oder frei eingeben. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld.
- Datum und Bemerkung können nach Bedarf angegeben werden.
- Zudem können Sie die Adressen als Selektion speichern.
- Einer Adresse können Sie eine oder mehrere Kennungen zuweisen, die Ihnen helfen verschiedene Informationen zu Lieferanten oder Kunden schnellstmöglich und individuell abzurufen. Teilen Sie Ihre Adressen vor dem Import in entsprechende Gruppen auf und erstellen beim Import jeweils eine Selektion. Anschließend können Sie mit Hilfe dieser Selektionen in der Mehrfachbearbeitung allen Adressen einer Gruppe die entsprechende Kennung bzw. mehrere Kennungen in einem Schritt zuweisen.
- In der Mehrfachbearbeitung stehen zudem weitere Funktionen zur Verfügung, um für eine Auswahl von Adressen z.B. Adressdaten wie Zielgruppe, Nachfragestatus und Region, die Informationen zum Datenschutz usw. einzutragen.
Auf der nächsten Registerkarte ordnen Sie die Spalten der importierten Daten den Feldern im Adress-Manager zu.
- Alternativ können Sie die Spalten zudem per Drag & Drop zuordnen, indem Sie den Feld-Eintrag von der Registerkarte Spalte auf den entsprechenden Spaltenkopf der Tabelle ziehen.
- Verfahren Sie so mit allen Spalten, die Sie importieren wollen und die nicht automatisch zugeordnet sind.
Klicken Sie auf , um im nächsten Schritt zu prüfen, ob die Adressen in der Datenbank bereits vorhanden sind. Es werden zuerst die Adressen mit Dubletten angezeigt.
- Die voreingestellte Dublettenprüfung prüft auf Dopplungen in den Namensfeldern und bei der PLZ. Diese und weitere Prüfoptionen finden Sie im Menü in der Gruppe Dublettenprüfung. Mit Klick auf die jeweilige Option wird auch auf diese geprüft. Ein erneuter Klick wählt die Prüfung ab.
- Arbeiten Sie die importierten Adressen ab, indem Sie im Menü in der Gruppe Auswahl bearbeiten die Funktion Hinzufügen oder Verwerfen auswählen.
Wenn sich Adressen ohne Dubletten in Ihrem Importstapel befinden, wird Ihnen dies nach dem Ablegen der Dubletten angezeigt. Wählen Sie im Menü Adressen ohne Dubletten und arbeiten den Stapel ab. Sie könnnen die Stapel auch in unterschiedlicher Reihenfolge abarbeiten.
Funktionen
Daten-Info | Zeigt Informationen zur importierten Datei wie Dateinamen, Ablageort und Datenherkunft an. | |
Verwerfen | Verwirft die markierten Adressen und entfernt sie somit aus dem Importstapel. Diese Adressen werden somit nicht in Ihre Adressverwaltung aufgenommen. | |
Hinzufügen | Fügt die markierten Adressen der Adressverwaltung hinzu. Diese Adressen stehen Ihnen dann in BUSINESS zur Verfügung. | |
Aktualisieren | Aktualisiert die ausgewählten Adressen in der Adressverwaltung mit den Angaben aus den importierten Dubletten. Die bestehenden Angaben werden vollständig mit den neuen Daten aus dem Import überschrieben. | |
Alle auswählen | Wählt alle angezeigten Adressen für die Bearbeitung aus. | |
Alle verwerfen | Verwirft alle angezeigten Adressen und entfernt sie somit aus dem Importstapel. | |
Stapel löschen | Löscht den gesamten Importstapel und somit alle eingelesenen Daten. Dies betrifft alle Daten in allen Ansichten. Der aktuelle Import wird somit abgeschlossen und für einen neuen Import freigegeben. |