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Neue Lieferantenrechnung
Beschreibung
Um eine neue Lieferantenrechnung zu erfassen, wählen Sie im Rechnungskopf zunächst einen Lieferanten aus. Auf der Registerkarte Rechnungen werden alle bereits erfassten Rechnungen des Lieferanten angezeigt. Klicken Sie anschließend im Menü Rechnungseingang auf .
Rechnungskopf
Im Rechnungskopf tragen Sie die Kopfdaten der Lieferantenrechnung ein.
Kreditorenkonto
Wählen Sie den Lieferanten aus. Tragen Sie die Kreditorennummer des Lieferanten ein oder öffnen Sie die Adresssuche durch Klicken auf .
Lieferant
Das Programm zeigt zur gewählten Kreditorennummer den Anzeigenamen des Lieferanten an.
Geschäftsbereich
Wählen Sie den Geschäftsbereich, auf den die Lieferantenrechnung gebucht wird.
Beleg-Nr.
Die Beleg-Nummer ist die Rechnungsnummer des Lieferanten. Sie wird auf Zahlungsträgern entsprechend ausgewiesen, um eine genaue Zuordnung der Zahlung zu gewährleisten.
OP-Nr.
Im Programmparameter 80.30.60 OP-Nr. automatisch vergeben entscheiden Sie, ob Sie die OP-Nummer immer manuell eintragen möchten oder vom Programm automatisch vergeben wird. Wird die OP-Nummer automatisch vergeben, legen Sie im Programmparameter 80.30.40 Geschäftsbereich für OP-Nummern-Generierung den Geschäftsbereich fest, dessen Nummernkreis verwendet wird.
Verw.-Zweck
Das Feld Verwendungszweck wird für die Clearing-Schnittstelle oder für den Druck eines Überweisungsträgers genutzt. Es entspricht der zweiten gleichnamigen Zeile auf einem Überweisungsträger (die erste Zeile erzeugt das Programm automatisch). Da dieses Feld normiert ist, stehen nur 27 Zeichen zur Verfügung. Beim Vorbereiten von Zahlungen haben Sie nochmals die Möglichkeit dieses Feld zu editieren.
Im Programmparameter 80.30.80 Vortrag Verwendungszweck können Sie festlegen, dass der Verwendungszweck automatisch erstellt wird. Es sind Kombinationen aus OP-Nummer, Kundennummer und Kreditorennummer möglich.
Buchungsmemos
Durch Klicken auf wird der Editor geöffnet. Hier können Sie zusätzliche Informationen zu den jeweiligen Buchungen hinterlegen, z.B. den Grund einer Umbuchung.
Belegdatum
Das Rechnungsdatum entspricht in der Regel dem Belegdatum. Auch diese Angaben werden auf Zahlungsträgern entsprechend ausgewiesen.
Im Rahmen der Erfassung von Lieferantenrechnungen bleibt das zuletzt eingegebene Belegdatum der Rechnung für die Dauer der BUSINESS-Sitzung erhalten. D.h. das Belegdatum der ersten erfassten Rechnung wird als Voreinstellung für die zweite Rechnung genommen, nicht mehr das aktuelle Tagesdatum, da in den seltensten Fällen eine Lieferantenrechnung gleich am Tag der Ausstellung erfasst wird.
Zko (Zahlungskonditionen)
Es werden die Zahlungskonditionen vorbelegt, die Sie im Adress-Manager zum Lieferanten hinterlegt haben. Beim Verlassen des Feldes mit TAB bzw. Anklicken mit der linken Maustaste wird das Fenster Eingabe Zahlungskonditionen geöffnet, in dem Sie die vorbelegten Zahlungskonditionen speziell für diese Lieferantenrechnung ändern können. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit [OK].
Im Programmparameter 80.50.50 Zahlungskonditionen (Zko) können Sie einstellen, ob das Feld Zko in der TAB-Reihenfolge angesteuert oder übersprungen wird.
Status
Druch Klicken auf wählen Sie den Status der Lieferantenrechnung aus. Folgende Status stehen zur Auswahl:
- Offen
- Lastschrift
- Lastschrift wiederkehrend = für Wiederkehrende Buchungen mit SEPA-Lastschriftmandat
- GS (Verrechnung) = Gutschrift zur Verrechnung mit einer folgenden Eingangsrechnung des Lieferanten
- GS (Zahlung) = Gutschrift zur Verrechnung mit einem folgenden Zahlungseingang des Lieferanten
- Barzahlung
Haben Sie zur Bankverbindung Ihres Lieferanten hinterlegt, dass dieser einzugsberechtigt ist, wird automatisch der Status Lastschrift vorbelegt.
Bruttobetrag
Tragen Sie den Bruttobetrag (Rechnungsbetrag) der Rechnung ein.
Im Programmparameter 80.30.110 Bruttobetrag als Pflichtfeld legen Sie fest, ob die Felder Bruttobetrag und MwSt. in der TAB-Reihenfolge angesteuert oder übersprungen und automatisch gefüllt werden.
Steuer
Durch Klicken auf wählen Sie aus den hinterlegten Steuersätzen den Steuersatz der Lieferantenrechnung aus. Enthält die Lieferantenrechnung Rechnungspositionen mit unterschiedlichen Steuersätzen, wählen Sie den Eintrag <Aufteilung>.
Steuerbetrag
Der Steuerbetrag wird vom Programm aus eingetragenem Bruttobetrag und Steuersatz automatisch errechnet, außer bei Steuer-Auswahl <Aufteilung>. Dann werden Sie aufgefordert zur Prüfung der richtigen Steueraufteilung den Prüfbetrag einzutragen. Erst wenn dieser richtig verteilt ist, kann die Buchung gespeichert werden.
Aufteilungsbuchungen
Zu der Lieferantenrechnung, die auf der Registerkarte Rechnungen markiert ist, werden im unteren Fensterbereich die dazugehörigen Aufteilungsbuchungen angezeigt.
Für eine neue Lieferantenrechnung werden hier die Rechnungspositionen erfasst und ggf. für mehrere Baustellen aufgeteilt. Diese können Sie manuell eintragen, Daten aus der Vorkalkulation übernehmen oder bereits erfasste Lieferscheine zuweisen:
manuelle Erfassung
Klicken Sie in der Spalte Baustelle in die erste Zeile, wird die erste Aufteilungsbuchung angelegt. Tragen Sie Informationen Rechnungspositionen in den entsprechenden Spalten ein. Durch Klicken mit der Maus oder drücken von Tab wechselnt Sie in das jeweils nächste Erfassungsfeld. Mit Enter in der letzten Spalte wird eine neue leere Aufteilungsbuchung angelegt.
Baustelle
Geben Sie manuell die Baustellen-Nummer ein oder klicken auf , um eine Auswahlliste aller erfasster Baustellen zu öffnen. Wählen Sie durch Mausklick oder Auswahl mit den Pfeiltasten und Drücken von Enter die gewünschte Baustelle aus.
Im Programmparameter 80.30.50 GB-übergreifende Rechnungsaufteilung legen Sie fest, wie das Programm reagiert, wenn eine Baustelle ausgewählt wird, die nicht zu dem Geschäftsbereich gehört, der im Rechnungskopf für diese Lieferantenrechnung gewählt ist.
Position
Im Programmparameter 80.30.20 Aufteilungsbuchung auf Position legen Sie fest, ob bei der Aufteilungsbuchung von Lieferantenrechnungen in der Tabelle die Spalte Position angezeigt wird und so das Buchen auf Positionen zur Verfügung steht.
Material/Pflanze
Tragen Sie die Bezeichnung des gelieferten Artikels ein. Öffnen Sie die Auswahlliste durch Klicken auf und Auswahl von Material, Entsorung, Fremdleistung oder Sonstiges wird die Materialsuche geöffnet, bei Pflanze die Pflanzensuche. Bei Übernahme eines Artikels wird die Mengeneinheit und der Einzelpreis vorbelegt. Um freien Text einzutragen, wählen Sie den Eintrag Abbrechen.
KA = Kostenart
Weisen Sie den zu verbuchenden Betrag einer Kostenart zu. Die Kostenart dient der Berücksichtigung von Zuschlägen in den Nachkalkulationsauswertungen. Es werden die Zuschläge des Arbeitsbereichs verwendet, welcher der Baustelle zugewiesen ist.
im Bau
Aufteilungsbuchungen können sofort auf das Aufwandskonto gebucht werden oder zunächst als in Bau befindlich markiert und erst mit der Schlussrechnung umgebucht werden. Im Programmparameter Buchung auf Konto "in Bau" legen Sie fest, dass in der Tabelle die Spalte im Bau angezeigt wird.
Konto
Legen Sie das Aufwandskonto fest, welches für die Übergabe an die Finanzbuchhaltung verwendet wird. Durch Klicken auf erhalten Sie eine Auswahl Ihrer bereits gespeicherten Konten. Mit einem Mausklick übernehmen Sie das gewünschte Konto.
Im Programmparameter 80.30.90 Sachkonto automatisch vorbelegen können Sie festlegen, wie die automatische Vorbelegung des Sachkontos während der Erfassung erfolgt.
Buchungstext
Die Zusammensetzung des Buchungstextes der einzelnen Aufteilungsbuchungen legen Sie im Programmparameter 80.30.70 Vortrag Buchungstext fest.
Kostenstelle
Weisen Sie der Aufteilungsbuchung eine Kostenstelle zu, die in der Finanzbuchhaltung separat ausgewertet wird. Durch Klicken auf erhalten Sie eine Auswahl der Kostenstellen. Mit einem Mausklick übernehmen Sie die gewünschte Kostenstelle.
Steuer
Ist für die Lieferantenrechnung im Rechnungskopf als Steuersatz <Aufteilung> eingestellt, ordnen Sie in der Spalte Steuer jeder Aufteilungsbuchung einen Steuersatz zu.
LS-Nr.
Bei Übernahme aus Lieferschein wird hier die hinterlegte Lieferscheinnummer eingetragen. Ist zum erfassten Lieferschein keine Nummer hinterlegt, können Sie diese hier nachtragen.
NK-Datum
Für neu eingegebene Aufteilungsbuchungen (nicht bei Übernahme aus Lieferschein) wird automatisch in der Nachkalkulation ein Lieferschein angelegt. In der Spalte NK-Datum legen Sie das Datum fest, welches für den Lieferschein verwendet wird.
Haben Sie alle Aufteilungsbuchungen der Lieferantenrechnung erfasst, bestätigen Sie Ihre Eingaben durch Klicken auf im Menü.
Übernahme aus Vorkalkulation
Für die schnelle Erfassung der Rechnungspositionen als Aufteilungsbuchungen stehen Ihnen auf der Registerkarte Vorkalkulation alle vorkalkulierten Teilleistungen (außer Lohn und Gerät) der gewählten Baustelle für die Übernahme zur Verfügung. Wählen Sie dazu in den Aufteilungsbuchungen in der Spalte Baustelle zunächst die Baustelle aus, für die die Artikel geliefert wurden.
In der Spalte Preistyp wird die Herkunft des Einzelpreises des Artikels angezeigt.
- KP = Katalogpreis
- VP = vorkalkulierter Preis
- PV = Preisvereinbarung (aus Programmteil Beschaffung)
Durch Doppelklick auf eine Vorkalkulationszeile werden die Daten der Vorkalkulation in die Aufteilungsbuchungen übernommen. Kontrollieren, ggf. ändern (z.B. Menge) bzw. vervollständigen (z.B. Konto) Sie die übernommenen Daten.
Haben Sie alle Aufteilungsbuchungen der Lieferantenrechnung erfasst, bestätigen Sie Ihre Eingaben durch Klicken auf im Menü.
Zusätzlich steht Ihnen die Registerkarte Preisvereinbarung zur Verfügung. Hier sind nur die vorkalkulierten Teilleistungen (außer Lohn und Gerät) aufgelistet, für die Sie mit dem gewählten Lieferanten für die gewählte Baustelle eine Preisvereinbarung (Preistyp = PV) getroffen haben.
Übernahme aus Lieferschein
Auf der Registerkarte Lieferscheine werden alle zum gewählten Lieferanten erfassten Lieferscheine angezeigt. Haben Sie in der Aufteilungsbuchung bereits die Baustelle ausgewählt, werden nur noch erfasste Lieferscheine dieser Baustelle angezeigt.
Durch Doppelklick auf eine Lieferscheinbuchung übernehmen Sie die Daten in die Aufteilungsbuchung. Um eine doppelte Übernahme der Lieferscheinbuchung zu vermeiden, steht die Buchung nach erfolgter Übernahme in eine Lieferantenrechnung auf der Registerkarte Lieferscheine nicht mehr zur Verfügung.
Zusätzlich können Sie einen Lieferschein aus allen erfassten Lieferscheinen heraussuchen. Wählen Sie dazu im Menü die Funktion Lieferschein.
Die Komfortsuche der Nachkalkulation wird geöffnet.
- Die gespeicherte Suche Offene Lieferscheine wird automatisch geladen und das entsprechende Suchergebnis angezeigt, d.h. alle erfassten Lieferscheine der Kostenarten Pflanze, Material, Sonstiges, Fremdleistung und Entsorgung, die noch keiner Lieferantenrechnung (Lieferschein geprüft = nein) zugeordnet sind.
- Passen Sie ggf. die Suche an, um den bzw. die gewünschten Lieferscheine zu finden.
- Markieren Sie den Lieferschein durch Klicken in die erste Spalte der Tabelle. Zum Markieren mehrerer Buchungssätze nutzen Sie Strg und Shift.
Die markierten Lieferscheine werden als Aufteilungsbuchungen in die Lieferantenrechnung übernommen.
Kontrollieren, ggf. ändern (z.B. Menge) bzw. vervollständigen (z.B. Konto) Sie die übernommenen Daten.
Haben Sie alle Aufteilungsbuchungen der Lieferantenrechnung erfasst, bestätigen Sie Ihre Eingaben durch Klicken auf im Menü.
Spaltenreihenfolge ändern
Die Reihenfolge der angezeigten Spalten ändern Sie, indem Sie den Spaltenkopf der Spalte anklicken, die Sie verschieben möchten, und ziehen Sie den Spaltenkopf bei gedrückter Maustaste zwischen die Spaltenköpfe der Spalten, zwischen welchen Sie die Spalte einfügen möchten.
Registerkarte Rechnungen
Nachdem Sie im Rechnungskopf einen Lieferanten ausgewählt haben, werden auf der Registerkarte Rechungen alle bereits erfassten Rechnungen des Lieferanten aufgelistet.
Im Programmparameter 80.30.10 Anzeige Zahlungen legen Sie fest, ob in der Tabelle die Spalten Zahlung, Skonto und letzte Zahlung für Zahlungen und Skontobeträge angezeigt werden.
Im unteren Bereich werden zu der Lieferantenrechnung, die auf der Registerkarte Rechnungen markiert ist, die Aufteilungsbuchungen angezeigt. Gegebenenfalls können Sie die Aufteilungsbuchungen nun nachbearbeiten.
Dokument zuweisen
Zu jeder Lieferantenrechnung lässt sich das entsprechende Dokument Importieren oder Scannen. Klicken Sie dazu im Menü Rechnungseingang > Dokumente auf oder
.
Das Dokument wird dann automatisch mit jeder Baustelle verknüpft. Sie können das Dokument hier auch direkt Öffnen und die Dokumentinformationen bearbeiten.
Weitere Informationen zum Umgang mit Dokumenten finden Sie im Bereich DATAflor Bauakte.
Ein, zur Lieferantenrechnung, zugewiesenes Dokument wird mit dem Löschen der Lieferantenrechnung nicht gelöscht, sondern dem Lieferanten zugeordnet.