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DATAflor File di costruzione
Descrizione
* DATAflor File di costruzione è un in DATAflor BUSINESS Sistema integrato di gestione documentale per l'archiviazione e la gestione dei file in BUSINESS stampe generate, file esterni ed e-mail. Sono supportati i seguenti tipi di file: * .doc, * .jpg, * .bmp, * .tif, * .xls, * .txt, * .pdf, * .ppt. Le e-mail da Microsoft Outlook possono essere integrate così come la lettura diretta tramite uno scanner della workstation.
Il file di costruzione è disponibile all'interno della gestione del progetto, degli indirizzi, dei servizi standard, della gestione dei dispositivi e nella ricevuta della fattura.
| Area del programma | Utilizzare |
|---|---|
| la gestione dei progetti | - tutti i documenti, le informazioni e le immagini di un cantiere - Documentazione dello stato di avanzamento della costruzione, protocolli, lettere - I documenti possono anche essere assegnati a livelli e posizioni gerarchici speciali |
| Indirizzi | tutti i documenti necessari per un colloquio con un cliente o un dipendente |
| Servizi standard | Istruzioni di installazione, descrizioni dei prodotti, immagini |
| Gestione dei dispositivi | Istruzioni per l'uso, rapporti TÜV, ricevute di riparazione |
| fattura | File PDF ricevuto o prodotto di scansione della stampa della fattura ricevuta |
L'assegnazione dei documenti a in BUSINESS le stampe generate vengono eseguite automaticamente. Inoltre, le parole chiave (metadati: creatore, tipo e numero di documento, data, progetto e numero LV, ...) vengono compilate automaticamente dal software.
Nella scheda Dokumente vengono visualizzati i documenti salvati per il progetto selezionato o aperto / LV / posizione / indirizzo / dispositivo / fattura in entrata. Questo dà a tutti coloro che sono coinvolti nel progetto un rapido accesso alle informazioni rilevanti.
Esempio: File di costruzione di un cantiere
Una ricerca di tutte le parole chiave trova documenti di cui non conosci più l'assegnazione. L'indicizzazione automatica dei documenti di testo consente una ricerca anche tramite i contenuti dei file.
Il versionamento dei documenti gestisce diversi stati di elaborazione e mantiene inalterato l'originale.
A ogni documento salvato può essere assegnata una data di promemoria e assegnato a te oa un collega. Il recupero permanente della ripresentazione consente un lavoro strutturato. La connessione del follow-up alle attività di Microsoft Outlook consente l'accesso alle informazioni sui dispositivi mobili (iPhone, ecc.).
Per poter lavorare con i documenti nel file di costruzione, ogni utente del file di costruzione deve avere accesso illimitato ai file appartenenti ai documenti nella rete. Se non si desidera consentire la leggibilità dei file appartenenti ai documenti nel file di costruzione nel file system della propria rete, è possibile salvare questi file in forma crittografata. Ciò significa che tutti i file nel file di costruzione vengono crittografati automaticamente e solo inviati DATAflor BUSINESS può essere aperto. Il nome del file e il tipo di file sono crittografati nel file system della rete in modo che i file non possano essere decrittografati da DATAflor BUSINESS non sono leggibili.
Suggerimenti per la struttura del file di costruzione
Con questi suggerimenti vorremmo supportarti nell'organizzazione dei tuoi file di costruzione. Questi sono consigli su come gestire i tuoi documenti e strutturare la tua attività.
* DATAflor File di costruzione è già completamente configurato con l'installazione e può essere messo in funzione immediatamente. I modelli servono per l'archiviazione in DATAflor File di costruzione ottimizzato. Ti risparmi il lavoro di set-up. Adattamenti speciali per la tua azienda sono possibili in qualsiasi momento.
Un sistema organizzativo funziona solo se tutte le persone coinvolte apprendono rapidamente le regole e possono mantenerle. È quindi importante definire alcuni termini con i quali i documenti, ovvero le informazioni, vengono generalmente archiviati. Ogni dipendente deve essere in grado di trovare qualsiasi informazione in qualsiasi momento.
Pertanto, controlla attentamente come stai espandendo il tuo file di costruzione. Puoi utilizzare questi consigli generali per rivedere il tuo sistema organizzativo esistente e modificarlo se necessario. Nelle grandi aziende, questa attività è spesso svolta da un responsabile organizzativo.
File cartaceo vs. DATAflor File di costruzione
Con il seguente confronto vi mostriamo le potenzialità di DATAflor File di costruzione rispetto al file di costruzione della carta:
| File cartaceo | DATAflor File di costruzione | |
|---|---|---|
| struttura | Divisori deve essere etichettato a mano e pinzato in una cartella di file | categorie Tutto DATAflor modelli forniti automaticamente in un Ordinati in categoria. Per documenti esterni DATAflor è disponibile un elenco chiaro per la selezione rapida. |
| Sistema di archiviazione | Designazione inserito nell'oggetto o nell'intestazione del documento durante la creazione | Designazione DATAflor I modelli hanno un nome automaticamente su. Devono essere identificati solo i documenti esterni. La designazione si trova sul documento e nell'elenco di riepilogo. |
| Cartella da 1 a x per progetto Il sommario di tutte le cartelle deve essere mantenuto manualmente | solo un file per cantiere Il contenuto è controllato con la semplice pressione di un pulsante. |
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| Cronologicamente manualmente per data e / o tipo di documento | Creato per Il lavoro in DATAflor BUSINESS determina l'archiviazione automaticamente. |
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| Titolare Il nome di accesso dell'utente è automaticamente la persona responsabile. |
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| tipo di documento Tutto DATAflor I modelli hanno un tipo di documento automaticamente uno. DATAflor fornisce un elenco chiaro di documenti esterni per un'assegnazione rapida. |
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| Data di deposito automaticamente durante l'acquisizione. |
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| Collegamenti logici Automatico collegamenti logici del documento registrato. I documenti sono disponibili in tutti i punti del programma. Non è più necessaria una ricerca noiosa. |
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| azione supplementare | (Copie) ordinate in compartimenti manualmente | a portata di mano |
| Nota | (Copie) diviso in scomparti manualmente | a portata di mano |
| Controllo dell'accesso ai documenti | Cartella di file aggiuntiva che viene tenuta sotto chiave I file di progetto vengono distribuiti in ufficio | a portata di mano Imposta l'autorizzazione di accesso per i dipendenti, il file rimane insieme |
| Informazioni sulla spedizione | Annotato sul documento manualmente | a portata di mano |
| funzione di ricerca | A mano Ricerca rapida utilizzando i divisori e la cronologia creata | Finestra di dialogo di ricerca Ricerca per criteri di archiviazione, sommario interattivo con categorie / tipi di documenti |
| Ordinamento | come pinzato | Individualmente con la semplice pressione di un pulsante Ogni dipendente può mettere insieme la propria visione individuale. |
| Facilità | manualmente per ogni file individualmente | automaticamente non sono necessarie apparecchiature complesse |