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Importare file
Descrizione
Aggiungi i tuoi documenti digitali in arrivo alla tua casella di posta digitale.
È possibile digitalizzare i documenti cartacei in arrivo scansionando ed elaborando digitalmente il file PDF generato.
È possibile importare manualmente i file dei documenti digitali in arrivo nella casella di posta digitale utilizzando il trascinamento della selezione e la selezione dei file di Windows.
Inoltre, è possibile importare automaticamente i file che arrivano nelle directory definite utilizzando la funzione di monitoraggio delle directory.
Ogni file importato o documento cartaceo digitalizzato diventa un'attività nella posta in arrivo digitale.
Tipi di file supportati
È possibile importare file dei seguenti tipi di file:
| Tipo di file | formati supportati | suggerimento |
| File PDF | ||
| file immagine | * .png | I file immagine vengono convertiti automaticamente in file PDF durante l'importazione. Al fine di soddisfare i requisiti del GoBD, il file originale viene salvato nel suo formato originale e quando è incluso nel DATAflor File di costruzione mantenuto come prima versione del documento; il file PDF generato come seconda versione. |
| * .jpg, * .jpeg | ||
| * .tif, * .tiff | ||
| Fatture elettroniche | * .PDF Zugferd | I dati della fattura vengono letti dalla parte XML integrata nel file PDF. Formati XML supportati: - Formato dati 1.0: CID (documento intersettoriale) - Formato dati 2.0: CII (Cross Industry Invoice) -UBL (universale Business Lingua) |
| * .xml Fattura X. | I dati XML vengono letti. I dati vengono convertiti in un file PDF per la visualizzazione e la verifica della fattura nella casella di posta digitale. Per questo viene utilizzato un layout standardizzato. Per soddisfare i requisiti del GoBD, il file XML originale viene salvato e, una volta incluso nel file DATAflor File di costruzione mantenuto come prima versione del documento; il file PDF generato come seconda versione. Formati XML supportati: - Formato dati 2.0: CII (Cross Industry Invoice) -UBL (universale Business Lingua) |
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| Dati NK | * .xml | Per importare i dati raccolti con software di acquisizione di terze parti. I dati vengono importati automaticamente non appena un file *.xml corrispondente si trova nella directory monitorata del Monitoraggio delle directory memorizzati all'interno della tua rete. I dati sono immediatamente nel tuo DATAflor BUSINESS disponibili. Puoi trovare una descrizione dettagliata questo. |
| le quantità | * .xml | |
| Appuntamenti eseguiti | * .xml | |
| Dokumente | *.dfdoc | Per l'importazione di documenti e informazioni sui documenti da sistemi di gestione dei documenti esterni (DMS). I dati vengono importati automaticamente non appena un file corrispondente si trova in una directory monitorata del file Monitoraggio delle directory all'interno della tua rete o in una directory monitorata di Monitoraggio della directory FTP su uno FTPserver è memorizzato. I documenti sono immediatamente nel tuo DATAflor File di costruzione visualizzato. Puoi trovare una descrizione dettagliata questo. |
Importa tramite drag & drop
I file possono essere aggiunti alla posta in arrivo digitale da altre applicazioni utilizzando il drag & drop utilizzando il mouse.
L'importazione dei file tramite drag & drop è inclusa nella versione demo e nell'ambito standard della casella di posta digitale ed è quindi sempre disponibile.
I file possono essere aggiunti alla posta in arrivo digitale dalle seguenti applicazioni utilizzando il drag & drop:
- dall'allegato di un'e-mail in Outlook
- da Esplora risorse di Windows
- dal desktop
- In Outlook, apri l'e-mail a cui è allegato il file che desideri importare o in Esplora risorse di Windows la directory in cui si trova il file.
- Selezionare il file in allegato all'e-mail, in Windows Explorer o sul desktop con il tasto sinistro del mouse.
- Tenere premuto il pulsante del mouse (trascinare) e trascinare il file nella panoramica delle attività della posta in arrivo digitale e rilasciare il pulsante del mouse (trascinare).
Importa tramite selezione file
I file possono essere aggiunti alla posta in arrivo digitale tramite la finestra di dialogo di selezione dei file di Windows.
L'importazione del file è inclusa nella versione demo e nell'ambito standard della casella di posta digitale ed è quindi sempre disponibile.
Nella casella di posta digitale, fare clic sulla funzione nel menu Importare.
Viene visualizzata la finestra di dialogo per la selezione dei file di Windows.
- Seleziona il file che desideri importare nella tua casella di posta digitale.
- Solo i file dei tipi di file supportati sopra menzionati sono disponibili per la selezione.
- Conferma la tua selezione con [Aprire].
Acquisisci un documento cartaceo
Per digitalizzare documenti cartacei, puoi scansionarli direttamente nella casella di posta digitale e inviarli per un'ulteriore elaborazione digitale.
L'interfaccia di scansione è inclusa nella versione demo e nella dotazione standard della casella di posta digitale ed è quindi sempre disponibile.
Il prerequisito per l'utilizzo dell'interfaccia di scansione è il collegamento di uno scanner compatibile con TWAIN e l'installazione di un driver compatibile con TWAIN 2 sulle workstation di rete in cui si desidera utilizzare la funzione di scansione.
Nella casella di posta digitale, fare clic sulla funzione nel menu Scan.
Il dialogo Scansione di documenti sarà aperto. Dopo aver fatto clic nell'area inferiore sotto Opzioni Dopo aver effettuato le impostazioni per la scansione, posizionare il documento cartaceo nello scanner e avviare il processo di scansione facendo clic su Scan.
Tutte le pagine scansionate vengono visualizzate nella visualizzazione miniature. Se fai clic su una pagina nella visualizzazione delle miniature, verrà visualizzata ingrandita nell'anteprima. La barra degli strumenti fornisce funzioni per rimuovere le pagine vuote e per allineare le pagine scansionate. Se sei soddisfatto del risultato della scansione, confermalo con [OK].
Il file PDF creato verrà visualizzato direttamente nella tua casella di posta digitale.
Monitoraggio delle directory
È possibile definire una o più directory che il file DATAflor Il servizio del flusso di lavoro viene monitorato. I file copiati o spostati in queste directory vengono aggiunti automaticamente alla posta in arrivo digitale e resi disponibili per ulteriori elaborazioni digitali.
* Monitoraggio delle directory è disponibile nella versione demo per conoscere. Per un ulteriore utilizzo è necessario un abbonamento al prodotto.
La directory o le directory in cui il file DATAflor Definisci il servizio del flusso di lavoro da monitorare nel file Impostazioni per la posta in arrivo digitale.
L'importazione non funziona
Nella pagina wiki Cause e possibili soluzioni in caso di tentativo di importazione non riuscito elenca le possibili cause che impediscono ai file di essere importati correttamente nella tua casella di posta digitale. Inoltre, vengono descritte possibili soluzioni che è possibile eseguire in modo indipendente e immediato.