Layout dello schermo della casella di posta digitale

La schermata della posta in arrivo digitale è suddivisa nelle seguenti aree:

• la panoramica delle attività
• la visualizzazione dei file
• la mappatura / immissione dei dati
• il feed
• e le funzioni nel menu

Una descrizione dettagliata delle singole aree può essere trovata nelle sezioni seguenti.

Viene creata automaticamente un'attività per ogni file importato nella casella di posta digitale. Nella visualizzazione delle attività, le attività assegnate all'utente connesso vengono visualizzate in una tabella.

La tabella mostra le seguenti informazioni per ogni attività per aiutarti a elaborare l'attività:

• colonna Cassetta postale: mostra a quale utente o gruppo di utenti è assegnata la rispettiva attività
• colonna Workflow: indica a quale flusso di lavoro è assegnata l'attività
• colonna Fase di lavorazione: indica la fase di elaborazione del flusso di lavoro in cui si trova l'attività per identificare cosa dovrebbe essere fatto per l'attività
• colonna Sorgente di ingresso: mostra come il file è stato importato nella casella di posta digitale
  • importato dall'utente stesso tramite importazione di file, tramite drag & drop o tramite scansione → è la parola Utente appropriato
  • Il file è stato importato tramite il monitoraggio della directory → viene visualizzato il nome di origine della directory da cui è stato importato il file (definisci il nome di origine delle directory monitorate nelle impostazioni)
  • Attività mostrata in grassetto: contrassegna un'attività come "da leggere"

Se è presente più di un'attività nella panoramica delle attività, è possibile passare da un'attività all'altra utilizzando i seguenti metodi:

• Nella panoramica delle attività, apri l'attività che desideri modificare con un clic del mouse.
• Le funzioni sono nel menu Erste, precedente, prossimo , Ultimo disponibile per passare da un'attività all'altra.
• Puoi anche utilizzare i tasti freccia sulla tastiera per passare all'attività precedente o successiva.

Per impostazione predefinita, le attività assegnate all'utente corrente vengono visualizzate nella panoramica delle attività. Le attività possono essere assegnate a un utente in diversi modi:

• Viene creato un file tramite l'estensione Monitoraggio delle directory importato. L'attività creata per questo viene assegnata all'utente o agli utenti del gruppo utenti che si trovano in Definizione del flusso di lavoro nella fase di lavorazione Ingresso è aggiustato.
• Le attività per i file che l'utente stesso deve eseguire tramite Importazione di file, Per Drag & Drop o digitalizzando un documento cartaceo tramite il file Interfaccia di scansione nella casella di posta digitale.
• L'utente si trova nel file Definizione del flusso di lavoro assegnato a una fase di elaborazione o appartiene a un gruppo utenti assegnato a una fase di elaborazione. All'utente vengono mostrate le attività che sono state inoltrate a questa fase di elaborazione.
• Un'attività può essere delegata a un altro utente per l'elaborazione e gli viene visualizzata nella visualizzazione attività.

Informazioni sulla funzione Tutti i compiti può essere utilizzato dagli utenti con diritti utente Mostra tutte le attività Nella panoramica delle attività, puoi scegliere di visualizzare tutte le attività di tutti gli utenti o solo le tue attività.

• Nella colonna Cassetta postale mostra a quale utente o gruppo di utenti è assegnata la rispettiva attività.
• Puoi modificare, inoltrare e delegare ciascuna delle attività visualizzate per conto di altri utenti.
• Cliccando di nuovo Tutti i compiti tornare alla visualizzazione delle proprie attività.
  

Se ti sono state riassegnate una o più attività, ciò è indicato da un contatore rosso nel file BUSINESSIcona nella barra delle applicazioni di Windows e nel file BUSINESS-Programma nel menu BUSINESS visualizzato nella chiamata per la casella di posta digitale.

Nella visualizzazione file, il file PDF appartenente all'attività viene visualizzato per la visualizzazione e la modifica. Le funzioni per l'impostazione della visualizzazione sono disponibili nella barra degli strumenti della visualizzazione file. È inoltre possibile aggiungere commenti al file PDF e alle aree Visualizzazione file , Assegnazione / iscrizione sul campo scambio.

Sono disponibili le seguenti funzioni per la visualizzazione della vista file:

• Modificare la dimensione visualizzata del file
  • Funzioni nella barra degli strumenti sopra la vista file: Visualizza le dimensioni originali, visualizza l'intera pagina, regola la vista in larghezza, regola la vista in altezza, regola la vista sull'area visibile
  • Funzioni nella barra degli strumenti sotto la visualizzazione file: Zoom utilizzando i simboli della lente di ingrandimento e inserendo la percentuale
    
    
    
• Ruota vista: ruota la pagina corrente a sinistra, ruota la pagina corrente a destra
  
  
  
• Cambia la pagina visualizzata
  • Navigazione nella visualizzazione delle miniature: facendo clic su è possibile aprire una miniatura di tutte le pagine nel file PDF.
    
    Se fai clic su una pagina nella visualizzazione delle miniature, verrà visualizzata nella visualizzazione dei file.
    
    Cliccando su puoi chiudere di nuovo la miniatura.
  • Scorri da una pagina all'altra in avanti e indietro e fino alla prima o all'ultima pagina del file o apri la pagina direttamente inserendo il numero di pagina
    

È possibile aggiungere vari commenti al file PDF visualizzato nella vista:

• - Contrassegna il testo a colori
• - Aggiungi campo di testo: sono disponibili le impostazioni predefinite, che sono nel parametro di programma 180.10.30 Commenti testuali Sono definiti
• - "Attacca" il Post-it digitale
• - Applica timbro digitale: sono disponibili i timbri digitali impostati nel parametro di programma 180.10.20 Timbro digitale Sono definiti

Rimuovi e modifica i commenti

• Prima di inoltrare l'attività alla fase di elaborazione successiva, è possibile aggiungere commenti con del rimuovere così come le modifiche tramite annulla e ripeti.
  
  
• Se un'attività viene inoltrata alla fase di elaborazione successiva con contrassegno di testo, campo di testo e / o timbro digitale, questi commenti possono essere effettuati dal processore successivo non rimosso o modificato. Vengono salvati in modo permanente nel file PDF. Nel tuo DATAflor File di costruzione, il file PDF con i commenti viene salvato come versione del documento.
  
  
• I post-it digitali applicati possono essere rimossi e modificati dal processore nella fase di elaborazione successiva.

Cliccando su Nel menu è possibile passare tra le seguenti opzioni di visualizzazione.

• Vista 1: Vista file a sinistra, campi dati a destra
  
• Vista 2: campi dati a sinistra, vista file a destra
  
• Vista 3: panoramica attività e vista file in una finestra separata (ad es. per la visualizzazione su un secondo schermo)

Alla successiva apertura della Posta in arrivo digitale, verrà utilizzata l'ultima visualizzazione selezionata.

I campi visualizzati nella mappatura / immissione dei dati dipendono dal flusso di lavoro a cui è assegnata l'attività. nel campo Workflow puoi assegnare l'attività a un altro flusso di lavoro.

Per il flusso di lavoro fattura sono disponibili due diverse forme: Base fattura in entrata e Dettagli fattura in entrata. Quale modulo viene visualizzato all'utente è impostato nelle impostazioni nel file Definizione del flusso di lavoro fisso.

La scheda File di costruzione viene visualizzato per ogni attività. I campi sono preimpostati con i dati che sono stati inseriti nelle impostazioni per File di costruzione pre-assegnazione hanno fissato. Tutti i dati possono essere modificati individualmente per ciascuna attività.

Sono disponibili le seguenti opzioni per l'assegnazione e l'immissione dei dati:

• Per acquisire i dati dalla vista file, contrassegnare prima il campo che si desidera riempire, quindi spostare il mouse sul valore che si desidera acquisire nella vista file (il valore viene visualizzato nel tooltip) e fare clic sul valore . Nei campi Numero del documento, Notizen , Designazione (del documento per il file di costruzione) puoi in questo modo tenendo premuto CtrlTasto per accettare più valori uno dopo l'altro.
• Informazioni sulla funzione Nella barra degli strumenti della visualizzazione file, è possibile selezionare il valore che si desidera trasferire al campo disegnando un rettangolo.
• Ovviamente puoi anche digitare il valore desiderato nel campo usando la tastiera.

Esempio: Numero LV dalla visualizzazione file facendo clic nel campo LV rilevare

I campi nell'assegnazione / immissione dei dati possono essere contrassegnati con quanto segue:

• Sfondo verde: il campo è stato riempito dal programma tramite il riconoscimento automatico del campo.
• bordo grigio in grassetto: il campo è obbligatorio e deve essere compilato dall'utente per poter registrare la fattura in entrata.
• evidenziato in rosso: il valore inserito non è consentito. Se passi il mouse sul campo con il mouse, la descrizione comandi mostra quale errore è presente.
• bordo blu in grassetto: questo campo è attivo. Le immissioni / selezioni dei dati vengono effettuate in questo campo.

Il riconoscimento automatico del campo della casella di posta digitale legge i dati dal file PDF dell'attività e inserisce automaticamente i dati riconosciuti nei campi dati associati. I campi dati compilati automaticamente vengono visualizzati con uno sfondo verde. Possono essere riconosciuti dati come indirizzo, numero del documento, data del documento, importo della fattura, ecc.

Ad esempio, come viene riconosciuto automaticamente l'indirizzo?
Il riconoscimento del campo cerca nel file PDF per vedere se viene riconosciuto un IBAN. Se non viene riconosciuto alcun IBAN, viene cercato un codice fiscale, quindi l'ID IVA e se nessuno di questi dati viene riconosciuto, viene cercato il numero del cliente. Non appena viene riconosciuto un valore, il programma controlla in quale degli indirizzi registrati è memorizzato questo valore. Se viene trovato un indirizzo, viene automaticamente inserito nella casella di posta digitale.

È nel flusso di lavoro fattura dopo la fase di elaborazione Prenotazione Viene definita un'altra fase di elaborazione, ad esempio per informare un dipendente delle fatture in entrata che sono state inserite, i dati non possono essere modificati dopo che la fattura è stata registrata, poiché è già stata utilizzata per salvare e registrare la fattura. Solo in campo Notizen è possibile apportare modifiche e aggiunte al documento associato nel file di costruzione.

I messaggi per il processore successivo possono essere inseriti nel feed per ciascuna attività. Inoltre, ogni volta che la fase di elaborazione cambia, viene registrato automaticamente quale utente ha inoltrato l'attività alla fase di elaborazione successiva.

Apri il feed facendo clic sul bordo destro dello schermo.
Il segno giallo indica che nel feed sono presenti messaggi acquisiti manualmente.


Inserisci il tuo messaggio nel campo in fondo al feed e conferma con entrare o facendo clic su .


Cliccando puoi chiudere di nuovo il feed.

nel menu Posta in arrivo digitale sono disponibili le seguenti funzioni:

Importare file