Controllo delle versioni

Con il controllo delle versioni dei documenti in DATAflor Il file di costruzione garantisce che nessun file originale venga modificato.

• Quando si aggiungono file al file DATAflor I file associati vengono salvati automaticamente in modo protetto da scrittura. Ciò è indicato dal simbolo nella colonna Modificabile mostrato.
  
  
• Oltre al file originale protetto da scrittura del documento, è possibile mantenere un numero qualsiasi di stati di elaborazione del file come cosiddette versioni (ciascuna come file separati).
  
  
• La versione attuale e le versioni precedenti già salvate possono essere utilizzate come base per la creazione di una nuova versione.
  
  
• Inoltre, un documento può contenere un file che non si trova ancora nel file DATAflor Il file di costruzione è incluso, può essere aggiunto manualmente come versione.
  
  
• Nella panoramica vengono visualizzate tutte le versioni del documento e tutte le modifiche apportate nel registro.

Qualsiasi file inserito nel file DATAflor Il file di costruzione del record è immediatamente protetto da scrittura in modo che il file originale non possa essere modificato. È possibile aprire e modificare il file nel programma standard definito, ma non è possibile salvarlo nella stessa directory con lo stesso nome file.

Desideri un file che desideri salvare nel formato DATAflor Se hai salvato il file di costruzione e lo hai elaborato digitalmente, crea prima una nuova versione del documento. Il file originale viene copiato e nella copia viene eseguita un'ulteriore elaborazione.

Esempio di applicazione: È necessario aggiungere un timbro di ricevuta digitale al file PDF di una fattura fornitore ricevuta digitalmente. Tuttavia, il file originale deve essere mantenuto invariato per soddisfare i requisiti del GoBD.

Selezionare il documento, fare clic con il tasto destro per aprire il menu contestuale e selezionare la voce Crea una nuova versione o fare clic nel menu Dokumente nel gruppo Versione auf Creare.


Il file (* .pdf, * .dwg, * .docx ecc.) Salvato sul tuo server per questo documento viene copiato. La copia viene salvata sul server nella stessa directory.

Nella scheda Dokumente diventa quel documento nella colonna Versioni disponibili il simbolo visualizzato.

Per poter aggiungere un'altra versione al documento, l'ultima versione deve prima, come nella sezione Salva versione descritto, assicurato.

Diverse versioni possono essere salvate per un documento. Per modificare la versione corrente di un documento, seleziona il documento nella scheda Dokumente, apri il menu contestuale con il tasto destro del mouse e seleziona la funzione aprire o fare clic nel menu Dokumente auf aprire.


Il file appartenente al documento viene aperto nel programma standard definito. Modificare il file con le funzioni disponibili nel programma di editing e selezionare la funzione salvare.

• Il programma di lavorazione apre automaticamente la finestra di dialogo Salva come, salva prima il file modificato con un nome qualsiasi in una directory separata, quindi aggiungilo al file DATAflor Compila il file del documento, come nella sezione Aggiungi la versione manualmente aggiunto manualmente come versione.
• Sarà il dialogo Salva come non viene aperto automaticamente, il file aperto viene automaticamente sovrascritto con lo stato di elaborazione corrente.

È possibile ottenere una panoramica delle versioni di questo documento facendo clic su Panoramica nel menu o aprendo la scheda Versioni in vista Dettagli.


Se elabori documenti elettronicamente, ad esempio fatture in entrata che hai ricevuto in formato elettronico, sei obbligato, secondo il GoBD, a mantenere invariato il file originale. Utilizzo dei simboli nella colonna Versione si vede chiaramente qual è la versione originale e qual è la versione attuale è.

Qualsiasi file inserito nel file DATAflor Il file di creazione dei record è immediatamente protetto dalle modifiche, ovvero protetto da scrittura.

• È possibile aprire e modificare il file nel programma standard definito, ma non è possibile salvarlo nella stessa directory con lo stesso nome file.
• Se desideri continuare a modificare un documento salvato, crealo prima come descritto nella sezione Crea una nuova versione ha descritto una nuova versione del documento.
• Se hai inavvertitamente modificato il file originale, puoi prima salvarlo con qualsiasi nome in una directory separata e poi nella DATAflor Compila il file del documento, come nella sezione Aggiungi la versione manualmente come descritto, aggiungilo manualmente come versione.

Nella colonna Modificabile è sul simbolo Si può vedere che un documento che include tutte le versioni è stato salvato.


La protezione da scrittura inizialmente non è attivata per una nuova versione di un documento in modo da poter modificare il documento. Nella colonna Modificabile questo è il simbolo riconoscibile.

Si attiva la protezione da scrittura per una nuova versione di un documento contrassegnando il documento, aprendo il menu contestuale con il tasto destro del mouse e utilizzando la funzione Salva versione selezionare o nel menu Dokumente nel gruppo Versione auf garantire . Fare clic su

Per ogni versione viene salvato un file separato, che può essere aperto in qualsiasi momento nel programma standard definito. Se il file viene modificato nel programma di elaborazione, è disponibile solo la funzione Salva come disponibile poiché le versioni salvate sono di sola lettura. Salvare prima il file modificato in una directory separata con un nome qualsiasi, quindi aggiungerlo al file DATAflor Compila il file del documento, come nella sezione Aggiungi la versione manualmente aggiunto manualmente come versione.

Con un doppio clic su una voce di versione nel file Panoramica delle versioni, la funzione aprire nel menu contestuale con il tasto destro del mouse e evidenziando il documento e facendo clic su aprire nel menu Dokumente è possibile aprire il file di qualsiasi versione nel programma standard definito.

Per ogni documento puoi avere un file che non è già nel file DATAflor Se il file di costruzione viene salvato, aggiungilo manualmente come versione

• In alcuni programmi di modifica (ad esempio Adobe Acrobat Reader DC), la finestra di dialogo viene sempre visualizzata quando viene salvato un file Salva come Aperto. Ciò significa che quelli in DATAflor Il file di versione salvato del file di costruzione non può essere aggiornato con il nuovo stato di elaborazione. Con questi programmi, prima si salva il file in una directory separata con un nome qualsiasi e quindi lo si aggiunge al file DATAflor Aggiungi manualmente il file di edificio come versione al documento.
• Le versioni salvate possono essere modificate in seguito. Poiché il file aperto è protetto da scrittura, non può essere sovrascritto con lo stato di elaborazione corrente. Anche in questo caso salvate prima il file in una directory separata e poi aggiungetelo manualmente come versione al documento.
• Le singole versioni di un documento possono essere costituite da file di diversi tipi di file, ad esempio diverse versioni di progettazione di una pianta del giardino poiché i file DWG sono seguiti dalla pianta finale come file PDF.

Selezionare il documento, fare clic con il tasto destro per aprire il menu contestuale e selezionare la funzione Aggiungi la versione manualmente.


Viene visualizzata la finestra di dialogo per la selezione dei file di Windows. Seleziona il file e conferma con [Aprire]. Questo file è ora la versione corrente del documento.

Il registro mostra per ogni documento quando quale versione è stata creata, aperta e salvata da quale dipendente e le informazioni sul documento della versione corrente sono state modificate.

Seleziona il documento e aprilo nel file Panoramica delle versioni la scheda protocollo.

GoBD