Stapeldruck Rechnungen

Der Stapeldruck erzeugt für alle LV, zu denen in einem gewählten Zeitraum ein oder mehrere Abrechnungstermine hinterlegt sind, automatisch einzelne Rechnungen.

Zudem steht die Auswahl der LV über die LV-Kennungen und Geschäftsbereiche, die Sie den LV zugeordnet haben, zur Verfügung.

Markieren Sie im Projektbaum der Projektverwaltung den Eintrag Verwaltung, um für den Stapeldruck alle erfassten LV zu berücksichtigen. Markieren Sie bspw. einen Auftraggeber, werden nur LV dieses Auftraggebers berücksichtigt. Öffnen Sie anschließend das Menü Drucken und wählen in der Gruppe Stapeldrucke den Eintrag Rechnungen.


Das Printmanagement wird geöffnet.


Das Printmanagement wird für alle Ausdrucke der Formulargruppen mit dem Zusatz „(Fast)“ genutzt. Folgende Funktionen des Printmanagements sind für alle Formulare gleich und auf den jeweils verlinkten Wiki-Seiten beschrieben. Eine Zusammenstellung aller Funktionen des Printmanagements finden Sie auf der Wiki-Seite Printmanagement.

Welche Formulareinstellungen zur Verfügung stehen, richtet sich nach dem Formular, für das das Printmanagement geöffnet ist. Eine Beschreibung der Formulareinstellungen für die Ausgabe von Rechnungen im Stapeldruck finden Sie auf dieser Seite im Abschnitt Formulareinstellungen.

Mit dem Öffnen des Printmanagements für den Stapeldruck Rechnungen ist standardmäßig der Bereich Datenauswahl geöffnet.

• Auf der Registerkarte Suchkriterien legen Sie die Kriterien für die Auswahl der abzurechnenden Baustellen vor.
• Auf der Registerkarte Rechnungsübersicht werden die gefundenen Baustellen aufgelistet. Einzelne Baustellen können hier vom Stapeldruck ausgeschlossen werden.
  

Auf der Registerkarte Suchkriterien nehmen Sie die Einstellungen zur Auswahl der Pflege-LV vor:

Für die Auswahl der Geschäftsbereiche und LV-Kennungen stehen zusätzlich im Kontextmenü über die rechte Maustaste die Funktionen Alles auswählen, Alles abwählen und Auswahl umkehren zur Verfügung.

Am unteren Rand wird die Anzahl der LV angegeben, die mit der gewählten LV-Selektion ermittelt wurden.

Nach Festlegen der Selektionskriterien klicken Sie auf die Registerkarte Rechnungsübersicht, wo die ermittelten Rechnungen tabellarisch mit LV-Nummer, LV-Bezeichnung, Debitor, Summe usw. aufgelistet werden.

• Die Druckvorschau wird für die erste Rechnung in der Tabelle geladen. Mit Klick auf eine andere Rechnung in der Tabelle können Sie diese in der Druckvorschau prüfen.
• Mit Klick auf eine Spaltenüberschrift in der Tabelle können die Rechnungen nach den Werten in dieser Spalte sortiert werden. Die Ausgabe des Stapeldrucks erfolgt in der Reihenfolge der Rechnungen in der Tabelle.
• In der ersten Spalte der Tabelle können Sie einzelne Rechnungen individuell von diesem Stapeldruck ausschließen.
• Unterhalb der Tabelle wird die Anzahl der selektierten Rechnungen sowie deren Summe angezeigt.

Nachdem Sie die Selektion vorgenommen haben und die Rechnungsübersicht aktiviert haben, können Sie den Einstellungsbereich durch Aktivieren der Schaltfläche Formulareinstellungen öffnen.

Folgende Formulareinstellungen stehen zur Verfügung:

Formularbezeichnung

• Tragen Sie die Bezeichnung ein, die für die Rechnungen verwendet wird.

Beleg-Nr.

• Sind auf der Registerkarte Suchkriterien mehrere Geschäftsbereiche selektiert, wird die Belegnummer der Rechnungen automatisch aus dem Nummernkreis des Geschäftsbereiches, der dem LV zugeordnet ist, vergeben.
• Ist nur ein Geschäftsbereich selektiert, können Sie die Nummer der ersten Rechnung manuell eintragen oder aus dem Nummernkreis des Geschäftsbereiches übernehmen. Für die folgenden Rechnungen wird die Belegnummer fortlaufend automatisch vergeben.

Beleg-Datum / Buchungsdatum

• Im Programmparameter 70.30.15 Vorgabe Beleg- und Buchungsdatum legen Sie fest, welches für die Ausgabe weiterer Rechnungen als Belegdatum und Buchungsdatum voreingestellt sind: das zuletzt verwendete Datum oder immer das aktuelle Systemdatum.
• Durch Klicken auf wird ein Kalender geöffnet, der die Datumsauswahl erleichtert.

1. Anschrift / 2. Anschrift

• Wählen Sie die Anschriften für die Rechnungen aus.
• Für 1. Anschrift ist standardmäßig Auftraggeber voreingestellt, für 2. Anschrift <nicht drucken>.
• Die Anschriften werden zum LV auf der Registerkarte Adressen eingegeben.

Ansprechpartner - Bedienerzeichen, Ansprechpartner, Telefon-Nr.

• In der Auswahl Ansprechpartner wählen Sie, ob die Daten des angemeldeten Benutzers oder des Bauleiters, der dem LV zugeordnet ist, voreingestellt sind.
• Entsprechend der Auswahl Ansprechpartner werden in den Feldern Bedienerzeichen, Ansprechpartner und Telefon-Nr. die Daten eingetragen, die zum Mitarbeiter in den Benutzerdaten hinterlegt sind.

Leistungszeitraum

• Durch Klicken auf können Sie ggf. den Baubeginn un das Bauende festlegen. Die Änderung der Daten wird automatisch in die Registerkarte Auftrag übernommen.

Betreff aus LV verwenden

• Auf den Rechnungen wird der Betreff ausgegeben, der zum jeweiligen LV auf der Registerkarte Auftrag hinterlegt ist.

Kopftext / Fußtext

• Die eingetragenen Texte werden an den entsprechenden Positionen im Formular mit ausgegeben.
• Der Betreff, der am LV hinterlegt ist, wird vorbelegt.
• Zur Textgestaltung stehen Ihnen die Funktionen der Textbearbeitung sowie Textvariablen, die automatisch vom Programm gefüllt werden, zur Verfügung.

Vorauszahlungen verrechnen

• Sind zur Baustelle Vorauszahlungen vorhanden, die noch nicht verrechnet wurden, werden diese mit der Rechnung zur Baustelle verrechnet. Vorauszahlungen, die zum Debitor erfasst, d.h. keiner Baustelle zugeordnet sind, werden nicht verrechnet.
• Weitere Informationen zur Verrechnung von Vorauszahlungen finden Sie auf der Wiki-Seite Vorauszahlungen zuweisen.

Positionstext

• Legen Sie fest, welche Positionstexte für die Beschreibung der Leistung ausgegeben werden:
  • Kurzliste = erste Zeile des Kurztextes
  • Kurztext = Kurztext der Position
  • Langtext = Langtext der Position
  • Kurz- und Langtext = Kurztext und Langtext der Position
• Im Programmparameter 70.50.10 Anzahl Zeilen Langtext kopieren in Kurztext legen Sie fest, wie viele Zeilen des Langtextes automatisch in den Kurztext kopiert werden, wenn zur Position nur Langtext vorhanden ist.

Positionen mit

• Wählen Sie, welche Daten zu den Positionen ausgegeben werden:
  • Menge, Einheitspreis (EP), Gesamtpreis (GP)
  • Preisanteile - druckt je Position die Preisanteile
  • Bilder - druckt die selektierten Bilder im LV je Position zwischen Leistungsbeschreibung und Mengen/Preis-Zeile
• Möchten Sie die Bilder für die Rechnungen verwenden, können Sie zusätzlich wählen, in welcher Qualität die Bilder ausgegeben werden.
  • hohe Qualität: z.B. zum Drucken - das Laden der Druckvorschau dauert etwas länger
  • keine hohe Qualität: z.B. für E-Mail - die Dateigröße wird verringert

Layout

• Nehmen Sie die Einstellungen für die Gestaltung des Layouts vor:
  • Zusammenstellung auf neue Seite - Seitenumbruch vor der Zusammenstellung der Hierarchiessummen
  • Hierarchie auf neue Seite - Seitenumbruch vor Hierarchien der obersten Hierarchiestufe
  • Überschriftszeile drucken - Spaltenüberschriften der Positionstabelle
  • Abstand zwischen Text und Preis - Abstand zwischen Leistungsbeschreibung und Mengen-/Preis-Zeile der Positionen

Währungssymbol

• Legen Sie fest, ob das Symbol Ihrer Landeswährung vor oder hinter dem Rechnungsbetrag gedruckt wird.

Zahlbetrag

• Wählen Sie, ob bzw. wie die Zeile Zahlbetrag im Rechnungsfuß ausgegeben wird: nicht drucken, mit Datum drucken, ohne Datum drucken
  Beispielausdruck: mit Datum drucken
  

Berechnung Skonto

• Wählen Sie, ob im Rechnungsfuß die Berechnung des gewährten Skontos ausgegeben wird.

Summe Arbeitskosten wie Adresseinstellung

• Auf Rechnungen an Auftraggeber, zu deren Adresse eingestellt ist, dass die Arbeitskosten ausgewiesen werden sollen, werden die Arbeitskosten gedruckt.
• Wie die Arbeitskosten ausgewiesen werden (im Netto, im Brutto oder im Netto/Brutto) legen Sie ebenfalls in der Adresse des Auftraggebers fest.
• In der Liste wählen Sie auf welcher Basis die Arbeitskosten ausgewiesen werden.
• Bei Auswahl Auf Basis Preisanteile legen Sie zuvor in den LV-Grunddaten fest, welche Preisanteile als begünstigter Anteil (Arbeitskosten) ausgewiesen werden. Die Arbeitskosten werden mit den eingestellten Zuschlagssätzen ausgewiesen.
• Bei Auswahl Prozent der LV-Summe werden die Arbeitskosten aus dem eingetragenen Prozentwert der LV-Summe ermittelt.

Hinweistext Rechnung

• In Abhängigkeit des Adresstyps der Empfängeradresse wird der Text voreingestellt, den Sie in den Programmparametern 70.20.230 und 70.20.240 Hinweistext Rechnung (Firma/Person) hinterlegt haben.

EPC-QR-Code

• Auf der Rechnung wird ein standardisierter EPC-QR-Code, der alle Daten für eine SEPA-Überweisung enthält, gedruckt. Zum Generieren des Codes werden die Bankdaten und der Verwendungszweck aus den Formulareinstellungen genutzt. Dieser QR-Code kann vom Kunden mit Hilfe einer Banking-App auf dem Smartphone gescannt werden, um eine bequeme und schnelle Überweisung zu ermöglichen.
• Tragen Sie den Verwendungszweck für die Überweisung mittels EPC-QR-Code in das Textfeld ein. Der Verwendungszweck ist auf 140 Zeichen begrenzt. Gegebenenfalls wird der Text nach Auflösung aller Textvariablen automatisch gekürzt.
• In der Rechnungsübersicht wird mit Aktivierung des EPC-QR-Codes eine weitere Spalte mit der jeweils am Geschäftsbereich hinterlegten Bankverbindung angezeigt. Rechnungen, für die keine Bankverbindung hinterlegt ist, werden bei aktivierten EPC-QR-Code beim Ausdruck übersprungen.

Kontenzuordnungen

• Nehmen Sie Kontierungen vor oder verändern diese, um im Finanz-Manager umfangreiche Auswertungen zu erhalten.

Zeile 0% MwSt. ausgeben

• Wählen Sie, ob bei Rechnungen nach §13b UStG in der Zusammenstellung die Zeile MwSt. 0,00% ausgegeben wird.

In einem Druckprofil stellen Sie die Vorbelegung der Druckeinstellungen (Kopien, Drucken/E-Mail, Druckerauswahl) einschließlich der Druckvariante (Briefpapier) zusammen.

• Wählen Sie ein bestimmtes Druckprofil aus, werden alle Rechnung dieses Stapels mit den gleichen Einstellungen ausgegeben, z.B. alle Rechnungen werden gedruckt.
• Mit der Option Wie Zuordnung können Sie Rechnungen innerhalb eines Stapels mit unterschiedlichen Einstellungen ausgeben, z.B. einige Rechnungen drucken und einige per E-Mail versenden.

Wählen Sie im Feld Druckprofil ein bestimmtes Druckprofil aus, wird dieses für alle Rechnungen im Stapel verwendet, d.h.

• alle Rechnungen werden gedruckt oder per E-Mail versendet
• für alle Rechnungen wird die gleiche Druckvariante verwendet
• für alle Rechnungen wird die gleiche Anzahl Kopien erstellt
  

Bei Auswahl des Druckprofils X-Rechnung für die Ausgabe als E-Rechnung werden in der Rechnungsübersicht zusätzliche Spalten mit folgenden Informationen angezeigt.

• Spalte E-Mail-Rechnungsempfänger = die E-Mail-Adresse, die zum Auftraggeber hinterlegt ist
• Spalte USt-ID (eigene Firma) = Ihre in der Finanzverwaltung hinterlegte UST-IdNr.. Diese wird für die Ausgabe von E-Rechnungen benötigt.
• Spalte IBAN = Ihre in der Finanzverwaltung zur Hauptbankverbindung hinterlegte IBAN-Nr.. Diese wird für die Ausgabe von E-Rechnungen benötigt.
• Spalte Leitweg-ID = die in den LV-Grunddaten eingetragene Leitweg-ID des Auftraggebers. Diese wird für die Ausgabe von E-Rechnungen benötigt.
• Spalte Auftragsnummer = die in den LV-Grunddaten eingetragene Auftragsnummer des Auftraggebers. Diese wird für die Ausgabe von E-Rechnungen benötigt.
  

Bei Auswahl des Druckprofils ZUGFeRD für die Ausgabe als E-Rechnung werden in der Rechnungsübersicht zusätzliche Spalten mit folgenden Informationen angezeigt.

• Spalte E-Mail-Rechnungsempfänger = die E-Mail-Adresse, die zum Auftraggeber hinterlegt ist
• Spalte USt-ID (eigene Firma) = Ihre in der Finanzverwaltung hinterlegte UST-IdNr.. Diese wird für die Ausgabe von E-Rechnungen benötigt.
• Spalte IBAN = Ihre in der Finanzverwaltung zur Hauptbankverbindung hinterlegte IBAN-Nr.. Diese wird für die Ausgabe von E-Rechnungen benötigt.
  

Wählen Sie im Feld Druckprofil die Funktion Wie Zuordnung, um für die Rechnungen innerhalb einer Stapelausgabe automatisiert unterschiedliche Druckeinstellungen zu verwenden, z.B.wenn einige Ihrer Rechnungsempfänger die Rechnung per E-Mail empfangen, andere aber ein gedrucktes Exemplar erhalten möchten oder je Geschäftsbereich automatisiert unterschiedliche Druckvarianten verwendet werden sollen.

1. Legen Sie zunächst im Formular-Manager die benötigten Druckprofile an, z.B. eines mit der Ausgabeart E-Mail und eines mit Druckerauswahl zum Drucken oder eines mit Vorbelegung der Druckvariante A und eines mit Druckvariante B.

2. Um festzulegen, welches Druckprofil für eine Rechnung verwendet wird, haben Sie drei Möglichkeiten:

3. Um Rechnungen per E-Mail senden zu können, hinterlegen Sie in den Adressen der Auftraggeber zudem die E-Mail-Adresse und kennzeichnen diese als E-Mail-Adresse für Rechnungsversand.

4. Wählen Sie im Printmanagement für den Stapeldruck im Feld Druckprofil den Eintrag Wie Zuordnung.

5. In der Rechnungsübersicht werden zusätzliche Spalten mit folgenden Informationen angezeigt.

• Spalte Druckprofil = das für die Rechnung verwendete Druckprofil
• Spalte Ausgabeart = wie die Rechnung ausgegeben wird
• Spalte E-Mail-Rechnungsempfänger = die E-Mail-Adresse, die zum Auftraggeber hinterlegt ist
• Spalte USt-ID (eigene Firma) = Ihre in der Finanzverwaltung hinterlegte UST-IdNr.. Diese wird für die Ausgabe von E-Rechnungen benötigt.
• Spalte IBAN = Ihre in der Finanzverwaltung zur Hauptbankverbindung hinterlegte IBAN-Nr.. Diese wird für die Ausgabe von E-Rechnungen benötigt.
• Spalte Leitweg-ID = die in den LV-Grunddaten eingetragene Leitweg-ID des Auftraggebers. Diese wird für die Ausgabe von E-Rechnungen benötigt.
• Spalte Auftragsnummer = die in den LV-Grunddaten eingetragene Auftragsnummer des Auftraggebers. Diese wird für die Ausgabe von E-Rechnungen benötigt.

Zur Gestaltung Ihrer Rechnungen stehen Ihnen zusätzlich folgende Programmparameter zur Verfügung:

Für den Versand von Rechnungen als E-Mail steht folgende Einstellung zur Verfügung:

• Die E-Mail-Ausgabe des Stapeldrucks Rechnung verwendet standardmäßig als Absender die E-Mail-Adresse des angemeldeten Benutzers. Möchten Sie eine abweichende Absender-Adresse verwenden, tragen Sie diese im Programmparameter 20.20 Abweichender E-Mail-Absender für Stapeldruck-Rechnung ein, z.B. info@galabau-unternehmen.de . Diese Einstellung gilt für alle Benutzer im Netzwerk.

Berücksichtigung der Positionsarten