Eintrag anlegen

Eine Adresse oder einen Kontakt anlegen



Ergänzungen zu einzelnen Datenfeldern

Briefanrede

Im Feld Briefanrede steht das Steuerzeichen [NEUEZEILE] zur Verfügung. Mit dem Steuerzeichen können Sie Ihre Briefanreden mehrzeilig gestalten, um z.B. mehrere Ansprechpartner zu berücksichtigen.
Beispiel:

wird im Briefdruck und bei den LV-Ausdrucken und der Nutzung der Textvariable [ANREDE] zu

Postanschrift

Zu jeder Adresse können Sie bis zu drei Anschriften hinterlegen: Geschäftlich, Privat, Weitere. Lassen Sie sich bei der Erfassung der Anschriften von den Bezeichnungen nicht verunsichern, sie dienen vorrangig zur Unterscheidung und könnten auch Anschrift 1, Anschrift 2 und Anschrift 3 heißen.

Haben Sie zu einer Adresse mehrere Anschriften erfasst, definieren Sie durch Klicken auf an welche Anschrift Sie die Geschäftspost aus BUSINESS senden möchten. Für Briefe, Angebote, Rechnungen usw. wird automatisch diese Anschrift verwendet. Am Symbol erkennen Sie welche der Anschriften aktuell als Postanschrift definiert ist.

E-Mail-Adresse für Rechnungsversand

Haben Sie zur Adresse mehrere E-Mail-Adressen erfasst, legen Sie durch Klicken auf fest, welche E-Mail-Adresse standardmäßig für den Versand von Rechnungen an diese Adresse verwendet wird. Verwenden Sie im Printmanagement für die Auswahl des Empfängers die Textvariable [EMAIL_RECHNUNGSEMPFAENGER], wird die festgelegte E-Mail-Adresse automatisch in die E-Mail übernommen.

Bei der gewählten E-Mail-Adresse wird das Symbol orange gefärbt angezeigt.

Arbeitskosten

Wählen Sie, zum einen wie die Formulareinstellung Arbeitskosten im Printmanagement für die LV-Ausdrucke der Formulargruppe Ausdrucke Geschäftsverkehr (Fast) (z.B. Angebot, Rechnung) standardmäßig voreingestellt ist. Die Einstellung ist im Printmanagement änderbar.

  • nicht drucken = Formulareinstellung ist abgewählt
  • drucken = Formulareinstellung ist gewählt

Zudem legen Sie für die Adresse fest, wie die Arbeitskosten ausgegeben werden. Diese Einstellung ist im Printmanagement nicht änderbar.

  • Netto
  • Brutto
  • Netto/Brutto

CODE

In der Kategorie Details beruflich können Sie im Feld CODE durch Klicken auf eine 13-stellige EAN-Nummer erzeugen. Im Dialog Code generieren wählen Sie im Feld Datenherkunft aus welcher Nummer die EAN-Nummer erzeugt wird:

  • bei Adressen mit der Eigenschaft Mitarbeiter aus der Personalnummer
  • bei Adressen mit der Eigenschaft Auftraggeber aus der Debitor-Nr.
  • bei Adressen mit der Eigenschaft Auftragnehmer aus der Kreditor-Nr.

Um die EAN-Nummer als Strichcode auszudrucken, z.B. als Mitarbeiterausweis, erstellen Sie zum Formular Mitarbeiterstammblatt eine individuelle Formularvariante und fügen das Formelfeld [Daten.Code] mit der Eigenschaft Barcode ein.


Registerkarte Datenschutz

Auf der Registerkarte Datenschutz können Sie folgende datenschutzrelevanten Informationen zur Adresse hinterlegen:

BezeichnungBeschreibung
Freigabe / Sperre Werbung
E-Mail, Telefon, Fax, PostMit Ausnahme von Briefen dürfen gespeicherte Daten für Direktmarketing nur verwendet werden, wenn die betroffene Person diesem Verwendungszweck ihrer Daten zugestimmt hat. Zudem hat die betroffene Person das Recht, jederzeit Widerspruch einzulegen.
In diesen Feldern können Sie je Kommunikationsmittel die Freigabe bzw. Sperre hinterlegen. Diese Daten stehen in der Adress-Suche für die Auswahl der Adressen zur Verfügung, an die die Werbemaßnahmen gerichtet werden soll.
Erteilt amHier können Sie den Namen der Person hinterlegen, die Ihnen die Zustimmung für den Erhalt von Werbemaßnahmen erteilt hat.
BemerkungTragen Sie ggf. zusätzliche Informationen zur Freigabe bzw. Sperre ein.
Adressherkunft
AdressquelleWerden die Daten nicht bei der betroffenen Person selbst, sondern aus anderen Quellen erhoben, muss hinterlegt werden, aus welcher Quelle die personenbezogenen Daten stammen und ggf. ob sie aus einer öffentlich zugänglichen Quelle stammen.
Durch Klicken auf wählen Sie aus der Liste eine Quelle aus oder tippen alternativ eine abweichende Bezeichnung ein.
DatumZur Nachvollziehbarkeit und Information können Sie hinterlegen, wann Sie die Adresse im Programm erfasst haben.
BemerkungTragen Sie ggf. zusätzliche Informationen zur Adressherkunft ein.
Auftragsdatenverarbeitung
AV-Vertrag abgeschlossenDurch Klicken auf können Sie hinterlegen, ob Sie mit der Firma oder Person eine Vereinbarung zur Verarbeitung von Daten im Auftrag (AV-Vertrag) geschlossen haben.
DatumTragen Sie ein, wann der AV-Vertrag geschlossen wurde.
BemerkungHier haben Sie die Möglichkeit eine kurze Bemerkung zum Abschluss des AV-Vertrags zu hinterlegen. Die Bemerkung steht in der Komfortsuche und in der Expertensuche

Bankdaten hinterlegen

Auf der Registerkarte Bank können Sie zu jeder Adresse eine oder mehrere Bankverbindungen hinterlegen.

  • Öffnen Sie das Plus-Menü Bankverbindung und wählen die Funktion Neue Bankverbindung.
  • Der Eingabedialog IBAN eingeben wird geöffnet.
  • Tragen Sie die IBAN-Nummer mit Leerzeichen (z.B. DE29 2807 0057 0011 9982 00) oder ohne Leerzeichen (z.B. de29280700570011998200) ein.
  • Bestätigen die Eingabe mit Enter oder mit [Übernehmen].



Die Felder Bankname und BIC werden über einen Webservice automatisch gefüllt, wenn Ihr Rechner mit dem Internet verbunden ist.

Wenn Sie im Rechnungseingang von BUSINESS Ihre Lieferantenrechnungen erfassen, können Sie anschließend über die Clearing-Schnittstelle die Zahlung dieser Rechnungen bei Ihrer Bank anweisen. Für das Erstellen der Clearing-Datei wird die Bankverbindung des Lieferanten verwendet, die hier eingetragen ist.

Haben Sie zu einer Adresse mehrere Bankverbindungen erfasst, wählen Sie im Feld Hauptbankverbindung die Bankverbindung aus, die beim Vorbereiten der Zahlung einer Rechnung dieses Lieferanten standardmäßig voreingestellt ist.


Registerkarte Karte

Auf der Registerkarte Karte wird der Online-Kartendienst Bing Maps von Microsoft geöffnet. Voraussetzung dafür ist eine Verbindung Ihres Rechners mit dem Internet.

Zu einer Adresse wird in der Karte automatisch auf die Anschrift gezoomt, die Sie zu dieser Adresse als Postanschrift definiert haben, sowie die Route dorthin von Ihrer Firmenadresse angezeigt.


Druckprofil-Zuordnungen

Mit dem Printmanagement werden die LV-Ausdrucke der Formulargruppen mit dem Zusatz „(Fast)“ gedruckt (z.B. Angebot, Rechnung). Im Printmanagement steuert die Auswahl eines Druckprofils, ob bzw. wie viele Kopien erstellt werden sowie je Kopie welche Ausgabeart, wie die zugehörigen Einstellungen und welche Druckvariante voreingestellt ist. Die Auswahl eines Formularprofils steuert, welche Werte in den Formulareinstellungen voreingestellt sind.

Auf der Registerkarte Druckprofil-Zuordnungen können Sie je Formular definieren, welches Formularprofil sowie welches Druckprofil im Printmanagement, für Ausdrucke zu LV dieses Auftraggebers voreingestellt sein sollen.

  • Durch Klicken auf am rechten Bildschirmrand legen Sie einen neuen Eintrag an.
  • Durch Klicken auf am rechten Bildschirmrand wird automatisch zu jedem Formular der Formulargruppe Ausdrucke Geschäftsverkehr (Fast) ein Eintrag angelegt.
  • Durch Klicken auf in der Spalte Formular wählen Sie das Formular, für welches Sie die Vorbelegung treffen möchten, und in den Spalten Formularprofil und Druckprofil die gewünschten Profile.
  • Es stehen die Formularprofile, die im Formular-Manager zu dem Formular sowie die Druckprofile, die zur Formulargruppe Ausdrucke Geschäftsverkehr (Fast) hinterlegt sind, zur Auswahl.

Beispiel: Für Angebote wird das Formularprofil mit der Voreinstellung Positionstext = Langtext und Mengen aus = LV-Menge sowie das Druckprofil mit der Ausgabeart = E-Mail voreingestellt. Für Rechnungen wird das Formularprofil mit der Voreinstellung Positionstext = Kurzliste und Mengen aus = Mengennachweis sowie das Druckprofil mit der Ausgabeart = Drucken und Auswahl der Papierschächte des Druckers mit dem Geschäftspapier voreingestellt.


Mehrfachzuordnung Druckprofil

Um in einem Schritt gleich mehreren Formularen das selbe Druckprofil zuzuordnen, markieren Sie die entsprechenden Formulare in der Auflistung mit gedrückter Steuerungstaste und klicken mit der rechten Maustaste in eine der Zeilen. Wählen Sie den Eintrag Mehrfachzuordnung Druckprofil und wählen Sie anschließend das Druckprofil aus, das den selektierten Formularen zugeordnet werden soll. Bestätigen Sie die Auswahl mit OK.



Weitere Möglichkeiten zur Vorbelegung des Formularprofils und Druckprofils im Printmanagement finden Sie auf der Wiki-Seite Mehr Komfort im Printmanagement.


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