Geschäftsbereichsverwaltung

Beschreibung

Neben der Mandantenverwaltung steht Ihnen die Funktion der Geschäftsbereichsverwaltung zur Verfügung.

Während bei der Mandantenverwaltung voneinander unabhängige Datenbanken angelegt sind, werden in der Geschäftsbereichsverwaltung die Daten auf einer einzigen Datenbank organisiert. Dadurch kann auf gemeinsame Stammdaten zugegriffen werden.

Auswertungen und Schnittstellen können hingegen geschäftsbereichsunabhängig genutzt werden.

Eine Kombination aus beiden Verwaltungsoptionen ist ebenfalls möglich. D.h. Sie können auch mehrere Geschäftsbereiche unter verschiedenen Mandanten anlegen.


Rechtesteuerung

In der Benutzerverwaltung steuern Sie über detaillierte Benutzerrechte die Verfügbarkeit von Funktionen und die Sichtbarkeit von Daten für den angemeldeten Benutzer. Zugriff auf die Geschäftsbereichsverwaltung haben nur die Benutzer, die dazu mit dem Benutzerrecht Firmendaten bearbeiten autorisiert sind.

Rechte Administrator Hauptbenutzer Benutzer
Rechtgruppe: System
Firmendaten bearbeiten X

Geschäftsbereiche anlegen

Öffnen Sie in den Firmendaten im Verzeichnisbaum den Ordner Geschäftsbereiche, werden alle bereits erstellten Geschäftsbereich angezeigt. Der Geschäftsbereich Standard ist immer vorhanden. Die Eigenschaften diese Geschäftsbereichs können Sie Ihren Erfordernissen anpassen.

Zum Anlegen eines neuen Geschäftsbereiches markieren Sie im Verzeichnisbaum den Eintrag Geschäftsbereiche und wählen im Kontextmenü über die rechte Maustaste den Eintrag Neuer Geschäftsbereich oder klicken im Menü auf .


Im Verzeichnisbaum wird unter dem Knoten Geschäftsbereiche ein Eintrag hinzugefügt und auf der rechten Bildschirmseite die zugehörigen Registerkarten angezeigt.

Auf der Registerkarte Geschäftsbereich hinterlegen Sie folgende Informationen:

FeldBeschreibung
Geschäftsbereich-Nr.Vergeben Sie eine eindeutige Nummer für den Geschäftsbereich. Es dürfen keine Nummern doppelt vergeben werden. Die Anzahl der Stellen der Geschäftsbereichsnummern kann bis zu vier Stellen betragen.
AktivMit Hilfe des Häkchens können Sie den gesamten Geschäftsbereich aktiv oder inaktiv schalten. Nur aktive Geschäftsbereiche werden in Auswertungen und Ausdrucken berücksichtigt.
BezeichnungVergeben Sie für den Geschäftsbereich eine eindeutige Bezeichnung.

Nummernkreise einstellen

Im unteren Bereich der Registerkarte Geschäftsbereich stellen Sie für den markierten Geschäftsbereich die Nummernkreise für die Ausdrucke Angebot, Auftragsbestätigung, Stapeldruck Leistungsnachweis, die OP-Nr. für den Rechnungseingang, für Rechnungen/Gutschriften und für die Ausdrucke zur Rechnungsprüfung ein.
Die Nummernkreise für die Ausdrucke Arbeitsplan, Lieferschein und Taglohn-Rapport sind geschäftsbereichsunabhängig und werden im Geschäftsbereich Standard definiert.

FeldBeschreibung
NummernpräfixDer Nummernpräfix wird an den Anfang der Belegnummer gesetzt. Mit Hilfe des Nummernpräfixes können Sie anhand der Belegnummer einer Rechnung etc. den jeweiligen Geschäftsbereich erkennen, z.B. T für Tiefbau.
Zudem können Sie eine Abkürzung für das entsprechende Geschäftsjahr eingeben, z.B. 11 für 2011. Die Eingabe kann alphanumerisch und bis zu vier Zeichen lang sein.

Um in der Belegnummer Präfix und Nummer voneinander zu trennen, können Sie bspw. folgende Zeichen verwenden: „ - “ (Bindestrich), „ _ “ (Unterstrich), „ / “ (Schrägstrich). Ein oder mehrere Leerzeichen am Ende des Präfixes werden für die Belegnummerierung nicht berücksichtigt.

NummernkreisIm Druckmenü der Ausdrucke können Sie für die Belegnummer durch Klicken auf automatisch die nächste freie Nummer im Nummernkreis übernehmen. Tragen Sie im Nummernkreis die Nummer ein, die als nächstes genommen werden soll. Nachdem ein Beleg gedruckt wurde, wird der Nummernkreis automatisch um + 1 weitergezählt.

Berücksichtigen Sie bei der Vergabe der Nummernkreises auch Ihre Schnittstellen zur externen Finanzbuchhaltungssoftware. Beispielsweise erkennen manche Fibu-Programme (z.B. Datev) ausschließlich Zahlen als Belegnummern an. Das T würde bei der Übergabe abgeschnitten werden.


Fibu-Parameter

Für die Datenübergabe an externe Finanzbuchhaltungssoftware hinterlegen Sie je Geschäftsbereich die Nummer des Zielmandanten und ggf. Sammelkonten für Debitoren und Kreditoren.

Markieren Sie zunächst im Verzeichnisbaum der Firmendaten den gewünschten Geschäftsbereich und öffnen anschließend auf der rechten Bildschirmseite die Registerkarte Fibu-Parameter.

FeldBeschreibung
Fibu-Mandantennr.Tragen Sie hier für den gewählten Geschäftsbereich die Mandantennummer ein, mit der Sie in Ihrer externen Finanzbuchhaltungssoftware arbeiten.

Sie können an mehrere Geschäftsbereiche die gleiche Mandantennummer vergeben. Für mehrere Geschäftsbereiche mit der gleichen Mandantennummer wird die Fibu-Übergabe immer gemeinsam durchgeführt.

Sammeldebitorennummer / SammelkreditorennummerSie haben die Möglichkeit, für jeden Geschäftsbereich mehrere Sammeldebitoren- und Sammelkreditorennummern anzulegen. Diese Nummern können beim Hinterlegen der Stammdaten für Lieferant/Auftragnehmer bzw. Auftraggeber mehrfach vergeben werden.

Lohn-Parameter

Für die Datenübergabe an externe Lohnbuchhaltungssoftware definieren Sie je Geschäftsbereich die Nummer des Zielmandanten.

Markieren Sie zunächst im Verzeichnisbaum der Firmendaten den gewünschten Geschäftsbereich und öffnen anschließend auf der rechten Bildschirmseite die Registerkarte Lohn-Parameter.


Druckprofil-Zuordnungen

Mit dem Printmanagement werden die LV-Ausdrucke der Formulargruppen mit dem Zusatz „(Fast)“ gedruckt (z.B. Angebot, Rechnung). Im Printmanagement steuert die Auswahl eines Druckprofils, ob bzw. wie viele Kopien erstellt werden sowie je Kopie welche Ausgabeart, wie die zugehörigen Einstellungen und welche Druckvariante voreingestellt ist. Die Auswahl eines Formularprofils steuert, welche Werte in den Formulareinstellungen voreingestellt sind.

Auf der Registerkarte Druckprofil-Zuordnungen können Sie je Formular definieren, welches Formularprofil sowie welches Druckprofil im Printmanagement, für Ausdrucke zu LV dieses Geschäftsbereichs voreingestellt sein sollen.

  • Durch Klicken auf am rechten Bildschirmrand legen Sie einen neuen Eintrag an.
  • Durch Klicken auf am rechten Bildschirmrand wird automatisch zu jedem Formular der Formulargruppe Ausdrucke Geschäftsverkehr (Fast) ein Eintrag angelegt.
  • Durch Klicken auf in der Spalte Formular wählen Sie das Formular, für welches Sie die Vorbelegung treffen möchten, und in den Spalten Formularprofil und Druckprofil die gewünschten Profile.
  • Es stehen die Formularprofile, die im Formular-Manager zu dem Formular sowie die Druckprofile, die zur Formulargruppe Ausdrucke Geschäftsverkehr (Fast) hinterlegt sind, zur Auswahl.

Beispiel: Für Angebote wird das Formularprofil mit der Voreinstellung Positionstext = Langtext und für Kopf- und Fußtext sind spezielle Texte dieses Geschäftsbereichs hinterlegt sowie das Druckprofil mit der Ausgabeart = E-Mail + Druck mit Verwendung der speziell für diesen Geschäftsbereich erstellten Druckvarianten (z.B. eigenes Firmenlogo) voreingestellt. Für Rechnungen wird das Formularprofil mit der Voreinstellung Positionstext = Kurzliste und ebenfalls die für diesen Geschäftsbereich definierten Kopf- und Fußtexte sowie das Druckprofil mit der Ausgabeart = Drucken mit Verwendung der speziell für diesen Geschäftsbereich erstellten Druckvarianten (z.B. eigenes Geschäftspapier) voreingestellt.


Mehrfachzuordnung Druckprofil

Um in einem Schritt gleich mehreren Formularen das selbe Druckprofil zuzuordnen, markieren Sie die entsprechenden Formulare in der Auflistung mit gedrückter Steuerungstaste und klicken mit der rechten Maustaste in eine der Zeilen. Wählen Sie den Eintrag Mehrfachzuordnung Druckprofil und wählen Sie anschließend das Druckprofil aus, das den selektierten Formularen zugeordnet werden soll. Bestätigen Sie die Auswahl mit OK.


Weitere Möglichkeiten zur Vorbelegung des Formularprofils und Druckprofils im Printmanagement finden Sie auf der Wiki-Seite Mehr Komfort im Printmanagement.


Adressdaten

Wenn Sie die Geschäftsbereichsverwaltung in DATAflor BUSINESS nutzen, um einzelne Unternehmen abzubilden, dann können Sie hier die jeweilige Adresse, USt-ID und Bankverbindung hinterlegen. Die Datenfelder sind wie folgt vorbelegt und können bei Bedarf geändert werden:

Diese Daten werden anschließend in folgenden Programmfunktionen automatisch verwendet/vorbelegt:

  • Ausgabe von E-Rechnungen
  • Erfassung von Eingangsrechnungen im Rechnungseingang - Beim Speichern von Eingangsrechnungen mit Status Lastschrift wird für die Zahlungseingangsbuchung die Bankverbindung verwendet, die am Geschäftsbereich hinterlegt ist, wenn im Programmparameter 80.30.140 GB-orientierte Bankverbindung für SEPA-Lastschriftmandat der Wert 1 eingestellt ist.

Weitere Schritte