Voraussetzungen für E-Rechnungen

E-Rechnungen unterliegen den gleichen gesetzlichen Anforderungen, wie normale Rechnungen. Dazu zählt auch, dass E-Rechnungen die allgemeinen Pflichtangaben einer Rechnung enthalten müssen. D.h. es sind die Adressdaten, eine Bankverbindung und die USt-ID Íhres Unternehmens zu übermitteln. Diese sind zuvor in BUSINESS zu hinterlegen. Neben diesen Pflichtangaben gibt es erweiterte Angaben, die je nach Anforderung Ihres Auftraggbers zu füllen sind.,


Pflichtangaben

Portalanmeldung

Abhängig vom jeweiligen Auftraggeber kann es erforderlich sein, dass Sie sich in einem bestimmten Portal anmelden. Eine Liste mit den entsprechenden Informationen finden Sie auf der Seite zur E-Rechnung.

Ihre Adressdaten

In E-Rechnungen werden standardmäßig mit den Rechnungsdaten die Daten (Name, Straße, PLZ, Ort, Land) Ihrer Firmenadresse übermittelt.

Wenn Sie die Geschäftsbereichsverwaltung in DATAflor BUSINESS nutzen, um einzelne Unternehmen abzubilden, dann können Sie an den Geschäftsbereichen die jeweilige Adresse hinterlegen. Für die Ausgabe der E-Rechnungen werden automatisch die Adressdaten verwendet, die an dem Geschäftsbereich hinterlegt sind, dem das LV zugeordnet ist.

Ihre USt-ID

Hinterlegen Sie in der Finanzverwaltung Ihres DATAflor BUSINESS Ihre Umsatzsteueridentifikationsnummer (USt-ID), so dass diese für die Ausgabe von E-Rechnungen automatisch vorbelegt wird.

Achten Sie darauf, dass Sie Ihre Umsatzsteuer-ID vollständig mit Ländercode (DE für Deutschland) angeben.

Wenn Sie die Geschäftsbereichsverwaltung in DATAflor BUSINESS nutzen, um einzelne Unternehmen abzubilden, dann können Sie an den Geschäftsbereichen die jeweilige USt-ID hinterlegen. Für die Ausgabe der E-Rechnungen wird automatisch die USt-ID vorbelegt, die an dem Geschäftsbereich hinterlegt ist, dem das LV zugeordnet ist.

Ihre Bankverbindung

Hinterlegen Sie in der Finanzverwaltung Ihres DATAflor BUSINESS Ihre Bankverbindungen und definieren Ihre Haupt-Bankverbindung. Die Haupt-Bankverbindung wird für die Ausgabe von E-Rechnungen automatisch vorbelegt.

Nach jeder Änderung oder Neuanlage einer Bankverbindung starten Sie DATAflor BUSINESS neu, um die Änderungen zu übernehmen.

Wenn Sie die Geschäftsbereichsverwaltung in DATAflor BUSINESS nutzen, um einzelne Unternehmen abzubilden, dann können Sie an den Geschäftsbereichen die jeweilige Bankverbindung festlegen. Für die Ausgabe der E-Rechnungen wird automatisch die Bankverbindung vorbelegt, die an dem Geschäftsbereich hinterlegt ist, dem das LV zugeordnet ist.

Je Rechnung können Sie vor der Ausgabe eine Ihrer anderen Bankverbindungen auswählen, um diese mit den Rechnungsdaten an den Rechnungsempfänger zu übermitteln.

Kontaktdaten des Rechnungserstellers

Hinterlegen Sie in den Stammdaten der Mitarbeiter, die in Ihrem Unternehmen E-Rechnungen ausgeben, die Kontaktdaten, die mit den Rechnungsdaten an den Rechnungsempfänger übermittelt werden. Für die Ausgabe von E-Rechnungen werden automatisch die hinterlegten Kontaktdaten Ansprechpartner, Telefon-Nr. und E-Mail des angemeldeten Benutzers vorbelegt.

Achten Sie darauf, dass Sie eine komplette Telefonnummer hinterlegen. Die einfache Durchwahl ist nicht ausreichend.

Leitweg-ID / Auftragssnummer

Die Leitweg-ID ist eine vom jeweiligen Auftraggeber bereitgestellte Kennziffer zur korrekten Addressierung der Rechnung. Im Zuge der Umsetzung der E-Rechnung haben sich Bund, Länder und Kommunen auf ein einheitliches System geeinigt. Die Leitweg-ID ist eine öffentliche Information und dient allen Lieferanten Ihre Rechnungen an die richtige Behörde oder Rechnungsabteilung zu addressieren. E-Rechnungen im Format X-Rechnung müssen die Leitweg-ID enthalten.

Hinterlegen Sie an den Adressen Ihrer Auftraggeber die Ihnen mitgeteilte Leitweg-ID.


Diese wird bei Anlage neuer LV zu diesem Auftraggeber in den LV-Grunddaten vorbelegt. Hier können Sie zum LV zusätzlich die Auftragsnummer hinterlegen, die Ihnen mit dem Auftrag mitgeteilt wurde. Für die Ausgabe von E-Rechnungen werden die Leitweg-ID und Auftragsnummer vorbelegt, die zum LV in den LV-Grunddaten hinterlegt sind.

Ist am LV ein Abweichender Leistungsempfänger hinterlegt, achten Sie darauf, dass die Leitweg-ID an der Adresse des Rechnungsempfängers hinterlegt ist.

E-Mail des Rechnungsempfängers

Hinterlegen Sie in den Adressen zum Auftraggeber die E-Mail-Adresse, die Ihnen vom Portal oder vom Auftraggeber als E-Mail-Adresse des Rechnungsempfängers mitgeteilt wurde. Durch Klicken auf legen Sie fest, dass diese E-Mail-Adresse standardmäßig für den Versand von Rechnungen genutzt wird.

Ist am LV ein Abweichender Leistungsempfänger hinterlegt, achten Sie darauf, dass die E-Mail-Adresse an der Adresse des Rechnungsempfängers hinterlegt ist.


Erweiterte Angaben

Ihr Ansprechpartner beim Auftraggeber

Erfassen Sie in den Adressen zur Auftraggeber-Adresse die Daten Ihres Ansprechpartners beim Auftraggeber als Kontakt. Weisen Sie diesen anschließend am LV auf der Registerkarte Adressen als Ansprechpartner zu. Name, Telefonnummern und E-Mail-Adresse werden aus den erfassten Kontaktdaten automatisch übernommen. In der E-Rechnung werden die Kontaktdaten übermittelt, die am LV auf der Registerkarte Adressen > Auftraggeber hinterlegt sind.

Ihre Lieferantennummer beim Auftraggeber

Hinterlegen Sie in den Adressen zum Auftraggeber die Lieferantennummer, die Ihr Unternehmen beim Auftraggeber hat, wird diese in der E-Rechnung mit den Rechnungsdaten übermittelt.

USt-ID des Auftraggebers bei Rechnungen mit 0% MwSt. nach §13b UStG

Geben Sie eine E-Rechnung mit 0% MwSt. nach § 13b UStG aus, ist es verpflichtend auch die Umsatzsteuer-ID des Rechnungsempfängers auszuweisen. Hinterlegen Sie diese in den Adressen zum Auftraggeber in der Gruppe Stammdaten im Feld USt-IdNr..

Ist am LV ein Abweichender Leistungsempfänger hinterlegt, achten Sie darauf, dass die USt-ID an der Adresse des Rechnungsempfängers hinterlegt ist.


Abweichender Leistungsempfänger

Standardmäßig ist die Adresse des Leistungsempfängers die Adresse, die am LV auf der Registerkarte Adressen als Auftraggeber hinterlegt ist; ist identisch mit dem Auftraggeber im Projektbaum und wird mit der E-Rechnung als Rechnungsempfänger übermittelt. Sind Leistungsempfänger und Rechnungsempfänger unterschiedliche Adressen, weisen Sie dem Auftraggeber des Projektbaums in den Adressen einen abweichenden Rechnungsempfänger zu. Dieser wird dann für das Erstellen der E-Rechnung verwendet und mit den Rechnungsdaten übermittelt.


Unterschiedliche Unternehmen als Geschäftsbereiche führen

Nutzen Sie die Geschäftsbereichsverwaltung in DATAflor BUSINESS, um einzelne Unternehmen abzubilden, hinterlegen Sie für jeden Geschäftsbereich (= Unternehmen) auf der Registerkarte Adressdaten die abweichenden Pflichtangaben einer Rechnungen (Adressdaten, USt-ID und die Bankverbindung). Als Bankverbindung stehen alle in der Finanzverwaltung angelegten Bankverbindungen zur Verfügung. In der Projektverwaltung weisen Sie anschließend dem LV den Geschäftsbereich zu, dessen Daten in den E-Rechnungen für dieses LV übermittelt werden sollen.


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