Für jede in den Digitalen Posteingang importierte Datei, wird automatisch eine Aufgabe erzeugt. In der Aufgabenansicht werden die Aufgaben, die dem angemeldeten Benutzer zugewiesen sind, tabellarisch angezeigt.
In der Tabelle werden zu jeder Aufgabe folgende Informationen angezeigt, die Ihnen bei der Bearbeitung der Aufgabe helfen:
Sind in der Aufgabenübersicht mehr als eine Aufgabe vorhanden, können Sie mit folgenden Methoden zwischen den Aufgaben wechseln:
Standardmäßig werden dem aktuellen Benutzer in der Aufgabenübersicht die ihm/ihr zugewiesenen Aufgaben angezeigt. Die Aufgaben können einem Benutzer auf verschiedenen Wegen zugewiesen werden:
Über die Funktion Alle Aufgaben können Benutzer mit dem Benutzerrecht Alle Aufgaben anzeigen in der Aufgabenübersicht wahlweise alle Aufgaben aller Benutzer oder nur die eigenen Aufgaben sehen.
Beim Import von Dateien zu Adressen, die noch nicht erfasst sind, können die erkannten Daten für das Anlegen der Adresse verwendet werden.
In den Feldern der Datenzuordnung/-eingabe tragen Sie die zur Aufgabe notwendigen Daten ein.
Die angezeigten Felder in der Datenzuordnung/-eingabe richtet sich nach dem Workflow, dem die Aufgabe zugeordnet ist. Im Feld Workflow können Sie die Aufgabe einem anderen Workflow zuordnen.
Für den Workflow Rechnungseingang gibt es zwei verschiedene Formulare: Rechnungseingang Basis und Rechnungseingang Details. Welches Formular dem Benutzer angezeigt wird, legen Sie in den Einstellungen in der Workflow-Definition fest.
Mit dem Formular Rechnungseingang Basis kann der Benutzer einer Aufgabe die Basisdaten wie Lieferant, Belegnummer, Belegdatum und LV zuordnen.
Auf dem Formular Rechnungseingang Details werden alle Felder angezeigt, die zum vollständigen Erfassen von Eingangsrechnungen benötigt werden. Zusätzlich stehen für die Datenerfassung/-zuordnung die Registerkarten Rechnung aufteilen und Lieferscheine zuordnen zur Verfügung.
Die Registerkarte Bauakte wird für jede Aufgabe angezeigt. Die Felder sind mit den Daten vorbelegt, die Sie in den Einstellungen zur Vorbelegung Bauakte festgelegt haben. Alle Daten sind für jede Aufgabe individuell änderbar.
Folgende Möglichkeiten stehen zur Zuordnung und Eingabe von Daten zur Verfügung:
Beispiel: LV-Nummer aus Dateiansicht durch Anklicken in das Feld LV übernehmen
Die Felder in der Datenzuordnung/-eingabe können mit folgenden Markierungen versehen sein:
Die automatische Felderkennung des Digitalen Posteingangs liest die Daten der PDF-Datei der Aufgabe und trägt erkannte Daten in den dazugehörigen Datenfeldern automatisch ein. Die automatisch gefüllten Datenfelder werden grün hinterlegt angezeigt. Daten wie Adresse, Belegnummer, Belegdatum, Rechnungsbetrag u.a. können erkannt werden.
Wie wird beispielsweise die Adresse automatisch erkannt?
Die Felderkennung durchsucht die PDF-Datei, ob eine IBAN erkannt wird. Wird keine IBAN erkannt, wird nach einer Steuernummer gesucht, dann nach USt-ID und wenn keine dieser Daten erkannt wurde, wird nach der Kundennummer gesucht. Sobald ein Wert erkannt wurde, prüft das Programm in welcher Ihrer erfassten Adressen dieser Wert hinterlegt ist. Wird eine Adresse gefunden, wird diese im Digitalen Posteingang automatisch eingetragen.
Ist im Workflow Rechnungseingang nach dem Verarbeitungsschritt Buchung ein weiterer Verarbeitungsschritt definiert, z.B. um einen Mitarbeiter über erfasste Eingangsrechnungen zu informieren, können die Daten nach dem Buchen der Rechnung nicht mehr verändert werden, da sie bereits für das Abspeichern und Buchen der Rechnung verwendet wurden. Nur im Feld Notizen können Sie Änderungen und Ergänzungen für das zugehörige Dokument in der Bauakte vornehmen.
Ist Ihnen eine Aufgabe zugewiesen (z.B. durch den vordefinierten Workflow), die aber von einem anderen Benutzer bearbeitet werden soll, können Sie die Aufgabe delegieren. Wählen Sie dazu im Menü die Funktion Delegieren und wählen den Benutzer oder die Benutzergruppe aus, an den Sie die Aufgabe delegieren möchten. In der Auswahlliste ist zudem erkennbar, welcher der Benutzer der Bauleiter oder der Verantwortliche des LV ist, das zur Aufgabe im Feld LV gewählt ist.
Ist eine Aufgabe einer Benutzergruppe zugewiesen, wird die Aufgabe allen Benutzern dieser Benutzergruppe angezeigt. Um den anderen Benutzern eindeutig zu signalisieren, dass Sie die Aufgabe bearbeiten werden, können Sie die Aufgabe übernehmen, indem Sie die Aufgabe an sich selbst delegieren. Die Aufgabe wird dadurch den anderen Benutzern der Benutzergruppe nicht weiter angezeigt.
Die gleichzeitige Bearbeitung einer Aufgabe ist nicht möglich. Hat ein Benutzer die Aufgabe zur Bearbeitung geöffnet, ist sie automatisch für alle anderen Benutzer für die Bearbeitung gesperrt.
Sind in der Datenzuordnung/-eingabe alle Pflichtfelder (Felder fett grau umrandet) gefüllt und in keinem Feld ein unzulässiger Wert (Feld rot hinterlegt) vorhanden, können Sie die Aufgabe an den bzw. die Benutzer des nächsten Verarbeitungsschritts weiterleiten.
Der in der Ansicht angezeigten PDF-Datei können Sie verschiedene Kommentare hinzufügen:
Durch Klicken auf wählen Sie den gewünschten Stempel bzw. die gewünschte Voreinstellung für das Textfeld. Welcher Stempel bzw. welche Textvoreinstellung zuletzt verwendet wurde, wird gespeichert, so dass Sie mit Klicken auf bzw. nacheinander mehrfach den gleichen Stempel bzw. mehrere Textfelder mit gleichen Eigenschaften setzen können.
Kommentare entfernen und bearbeiten
Im Feed können zu jeder Aufgabe Nachrichten für den nächsten Bearbeiter erfasst werden. Zudem wird bei jedem Wechsel des Verarbeitungsschritt automatisch protokolliert, welcher Benutzer die Aufgabe an den nächsten Verarbeitungsschritt weitergeleitet hat.
Öffnen Sie den Feed durch Klicken auf am rechten Bildschirmrand.
Die gelbe Markierung zeigt an, dass im Feed manuell erfasste Nachrichten vorhanden sind.
Tragen Sie Ihre Nachricht in das Feld am unteren Rand des Feeds ein und bestätigen mit Enter oder durch Klicken auf .
Durch Klicken auf können Sie den Feed wieder schließen.
Der Feed-Verlauf wird in der DATAflor Bauakte zu dem zur Aufgabe gehörigen Dokument gespeichert und in den Dokumenteninformationen auf der Registerkarte Feed angezeigt.