Inhaltsverzeichnis
Gutschrift vs. Kürzung vs. Stornorechnung
Beschreibung
Zur Korrektur von gestellten, versendeten Ausgangsrechnungen stehen verschiedene Vorgehensweisen zur Verfügung:
- Gutschrift
- Kürzung/Rechnungsbetragsänderung
- Stornorechnung.
Wann welches Verfahren anzuwenden ist, wird im Folgenden erläutert.
| Gutschrift | Kürzung | Stornorechnung |
|---|---|---|
| Eine Gutschrift hat zunächst keine Beziehung zu einer bereits gestellten Ausgangsrechnung, d.h. sie ist zweckfrei. | Eine Kürzung (negative Rechnungsbetragsänderung) ist der Verzicht auf den gesamten oder einen Teil des geforderten Betrags einer gestellten Ausgangsrechnung, d.h. sie ist zweckorientiert. | Eine Stornorechnung ist das Rückgängigmachen einer gestellten Ausgangsrechnung. |
Gutschrift
Eine Gutschrift hat zunächst keine Beziehung zu einer bereits gestellten Ausgangsrechnung, d.h. sie ist zweckfrei.
Nach Ausstellen der Gutschrift kann der Gutschriftsbetrag:
a) manuell mit einer bereits gestellten Ausgangsrechnung verrechnet werden. ⇒ Dadurch wird im Zahlungseingang Ihres DATAflor BUSINESS der offene Forderungsbetrag dieser Rechnung verringert.
b) beim Erstellen einer folgenden Ausgangsrechnung mit deren Forderung verrechnet werden. ⇒ Der geforderte Zahlbetrag der folgenden Rechnung wird verringert.
Anwendungsbeispiele:
- Nachdem eine Baumaßnahme abgerechnet und ggf. schon bezahlt wurde, entstehen Streitigkeiten zur „allgemeinen“ Bauausführung. Dem Auftraggeber wird eine Gutschrift ausgestellt. Wofür der Auftraggeber den gutgeschriebenen Betrag verwendet, obliegt dem Auftraggeber.
- Zur Kundenbindung wird dem Auftraggeber nach Fertigstellung und Bezahlung seines Bauvorhabens eine Gutschrift ausgestellt. Kommt mit diesem Auftraggeber ein Folgeauftrag zustande, wird der Gutschriftsbetrag mit der folgenden Rechnung verrechnet, verringert dadurch den Zahlbetrag und kommt dem Auftraggeber auf diesem Weg zu Gute.
in Abschlagsrechnungketten:
- Verwenden Sie innerhalb von Abschlagsrechnungsketten keine Gutschriften, sondern prinzipiell nur Kürzungen und Stornorechnungen. Durch das kumulative Abrechnen (spätestens zur Schlussrechnung) laufen Sie Gefahr den bereits gutgeschriebenen Betrag erneut zur Abrechnung zu bringen.
Eine detaillierte Beschreibung zur Ausgabe von Gutschriften finden Sie hier.
Kürzung
Eine Kürzung (negative Rechnungsbetragsänderung) ist der Verzicht auf den gesamten oder einen Teil des geforderten Betrags einer gestellten Ausgangsrechnung, d.h. sie ist zweckorientiert.
Anwendungsbeispiele:
- Eine Rechnung enthält die Abrechnung einer Leistung, die noch nicht erbracht wurde (= Überabrechnung), und wird daher von Seiten des Auftraggebers gekürzt. Die erneute Abrechnung der zunächst gekürzten Leistung erfolgt nach Erbringung der Leistung mit einer folgenden Rechnung.
- Eine Rechnung enthält die Abrechnung einer Leistung, die Mängel aufweist, und wird daher von Seiten des Auftraggebers gekürzt. Die erneute Abrechnung der zunächst gekürzten Leistung erfolgt nach der Mängelbeseitung mit einer folgenden Rechnung.
in Abschlagsrechnungketten:
- Unterscheiden Sie innerhalb von Abschlagsrechnungsketten zwischen der willkürlichen Kürzung der Rechnungsbetrags seitens des Auftraggebers und der dauerhaften Kürzung einer abgerechneten Leistung:
- Bei einer willkürlichen Kürzung (z.B. Auftraggeber zahlt pauschal nur 80% des Rechnungsbetrags) wird der gekürzte Rechnungsbetrag, nach Erfassen des Zahlungseingangs und der Kürzung, durch die kumulative Abrechnung automatisch mit der nächsten Abschlags-, Teilschluss- oder Schlussrechnung erneut zur Abrechnung gebracht.
- Soll eine abgerechnete Leistung dauerhaft gekürzt werden, muss, zusätzlich zum Erfassen der Kürzung, die Mengenherkunft geändert werden (z.B. 10 Stück → 8 Stück oder pauschal 10.000,00 € → 8.000,00 €), damit der gekürzte Rechnungsbetrag im weiteren Verlauf der Abschlagsrechnungskette nicht erneut abgerechnet wird.
Eine detaillierte Beschreibung zur Erfassung von Kürzungen finden Sie hier.
Stornorechnung
Eine Stornorechnung ist das Rückgängigmachen einer gestellten Ausgangsrechnung.
Anwendungsbeispiel:
- Eine fehlerhaft ausgestellte, bereits versendete Rechnung soll komplett zurückgenommen werden. Anschließend wird eine komplett neue Rechung ausgegeben. Die Stornorechnung zur ersten Rechnung muss dem Auftraggeber gemeinsam mit der neuen Rechnung zugesendet werden.
- Eine detaillierte Beschreibung zur Ausgabe von Stornorechnungen finden Sie hier.
- Die Funktion zur Ausgabe von Stornorechnungen steht Anwendern mit Fibu-Schnittstelle DATEV 7 und Anwendern ohne FiBu-Schnittstelle zur Verfügung. Für alle anderen Anwender bleibt es beim bisherigen Verfahren des Löschen mit Protokoll oder bei lizenziertem Zahlungsverkehr Debitoren das Erfassen einer Kürzung für den kompletten Rechnungsbetrag.
Stornorechnung vs. komplette Kürzung
| Stornorechnung | Kürzung |
|---|---|
| Darstellung im Baustellenkonto: - Für die Stornierung des Rechnungsbetrags wird der Eintrag Stornorechnung angezeigt. - Aus dem bereits erfassten Zahlungseingang wird eine Vorauszahlung für den Debitor erzeugt.  | Darstellung im Baustellenkonto: - Für die Kürzung des Rechnungsbetrags und des Einbehalts wird jeweils ein Eintrag Rechnungsbetragskürzung aufgeführt. - Aus dem bereits erfassten Zahlungseingang wird ebenfalls eine Vorauszahlung für den Debitor erzeugt. -  |
| Buchungen im Baustellenjournal und für die Fibu-Übergabe: Bei der Ausgabe einer Stornorechnung werden Negativbuchungen erzeugt, so dass die Summen für Soll und Haben des Debitorenkontos, des Erlöskontos usw. 0,00 ergeben. Als wäre die ursprüngliche Rechnung nie gestellt worden.  | Buchungen im Baustellenjournal und für die Fibu-Übergabe: Bei der Erfassung einer Kürzung werden Gegenbuchungen erzeugt, so dass der Saldo für Soll und Haben des Debitorenkontos, des Erlöskontos usw. 0,00 ergibt.  |
| Belegausgabe: Senden Sie Ihrem Auftraggeber die Stornorechnung gemeinsam mit der neu erstellten, korrigierten Rechnung zu. | Belegausgabe: Senden Sie Ihrem Auftraggeber den Beleg der Betragskürzung gemeinsam mit der neu erstellen, korrigierten Rechnung zu. |