Für Ihre Arbeit mit dem Digitalen Posteingang legen Sie im Dialog Einstellungen sowie in Programmparametern folgende grundsätzliche Einstellungen fest:
Der Dialog Einstellungen wird direkt nach dem Bestellen der Demo-Version sowie nach dem Abschluss eines Abonnements im Cloud-Manager geöffnet.
Um bestehende Einstellungen zu einem späteren Zeitpunkt zu ergänzen/ändern, kann der Dialog Einstellungen im Cloud-Manager über das Kontextmenü über die rechte Maustaste …
… sowie im Digitalen Posteingang über den Schalter Einstellungen im Menü Posteingang geöffnet werden.
Im Dialog Einstellungen nehmen Sie die grundsätzlichen Einstellungen für Ihre Arbeit mit dem Digitalen Posteingang vor:
Die neuen Einstellungen werden mit dem nächsten Start des Digitalen Posteingangs sowie nach Drücken der Taste F5 im Digitalen Posteingang verwendet.
Über das Benutzerrecht Einstellungen bearbeiten in der Rechtgruppe Digitaler Posteingang steuern Sie, welche Benutzer den Dialog Einstellungen öffnen können.
Ein Workflow kann aus mehreren Verarbeitungsschritten bestehen. Zu jedem Verarbeitungsschritt legen Sie fest, welcher Benutzer hierfür zuständig ist. Dazu können einzelne Benutzer gewählt werden. Zusätzlich können Sie mehrere Benutzer in Benutzergruppen zusammenfassen und einem Verarbeitungsschritt eine Benutzergruppe zuordnen. Ist eine Benutzergruppe eingestellt, wird die Aufgabe allen Benutzern dieser Gruppe zur Bearbeitung angezeigt. Im Netzwerk kann eine Aufgabe jeweils nur von einem Benutzer bearbeitet werden und ist während dieser Bearbeitung für die anderen Benutzer gesperrt.
Nach dem Upgrade von DATAflor BUSINESS 2020 auf DATAflor BUSINESS 2021 werden automatisch die Benutzergruppen der Bauakte, die im Programmparameter 130.10.30 Benutzergruppen definiert sind, übernommen.
Zum Anlegen einer Benutzergruppe klicken Sie am rechten Rand des Dialogs auf und wählen anschließend im unteren Bereich die Mitarbeiter, die Sie in der Benutzergruppe zusammenfassen möchten. Es stehen alle Benutzer zur Auswahl, denen in den Benutzerdaten das Zugriffsrecht DATAflor Bauakte zugewiesen ist.
Die Benutzergruppen für den Digitalen Posteingang können Sie zusätzlich im Programmparameter 180.10.10 Benutzergruppen anlegen und bearbeiten.
In den Digitalen Posteingang können Sie Dateien einzeln importieren, aber auch den automatischen Import aus definierten Verzeichnissen verwenden. Legen Sie dazu fest, welche Verzeichnisse der DATAflor Workflowdienst überwachen soll.
Zur Datenübernahme von Softwarepartnern können Dateien aus einem oder mehreren Verzeichnissen auf einem oder verschiedenen FTP-Servern automatisch in den Digitalen Posteingang importiert werden. Hinterlegen Sie dazu hier die Zugangsdaten des FTP-Servers und definieren welches Verzeichnis vom DATAflor Workflowdienst überwacht wird.
Definieren Sie die Workflows, die die Aufgaben zur Bearbeitung in Ihrem BUSINESS durchlaufen sollen. Ein Workflow kann aus mehreren Verarbeitungsschritten bestehen. Für jeden Verarbeitungsschritt legen Sie fest, von welchem Mitarbeiter bzw. welcher Gruppe dieser ausgeführt wird.
Beim Import von Dateien über die Funktion Importieren im Menü Posteingang, per Drag & Drop oder über die Funktion Scannen wird die Aufgabe direkt dem Benutzer angezeigt, der die Datei importiert hat.
Für den Workflow Rechnungseingang stehen die Textvariablen [Bauleiter] und [Verantwortlich LV] zur Verfügung, d.h. die Aufgabe wird an den Bauleiter bzw. Verantwortlichen des LV , dem die Aufgabe zugeordnet ist, weitergeleitet.
Für den Workflow Sonstiges steht die Textvariable [Bauleiter/Verkäufer] zur Verfügung, d.h. Aufgaben, die einem LV in der Baustellenphase zugeordnet sind, werden an den Bauleiter des LV weitergeleitet; Aufgaben zu LV in der Angebotsphase an den Verkäufer des LV.
Ist für einen Verarbeitungsschritt für den Postkorb die Textvariable [Bauleiter] oder [Verantwortlich LV] eingestellt und sind mehrere Baustellen unterschiedlicher Bauleiter/Verantwortlicher ausgewählt, wird die Aufgabe den betroffenen Mitarbeitern nacheinander zur Bearbeitung angezeigt. D.h. eine Rechnung kommt z.B. erst zur Buchung, nachdem sie durch alle Bauleiter/Verantwortlichen geprüft worden ist.
Mit dem Formular Rechnungseingang Basis kann der Benutzer einer Aufgabe die Basisdaten wie Lieferant, Belegnummer, Belegdatum und LV zuordnen.
Auf dem Formular Rechnungseingang Details werden zusätzlich die Felder angezeigt, die zum Buchen einer Eingangsrechnung gefüllt werden müssen, z.B. Rechnungsbetrag, Steuersatz, Status, Zahlungskondition usw.
Die Definition eines Workflows können Sie jederzeit der Arbeitsweise in Ihrem Unternehmen anpassen: beispielsweise einen Verarbeitungsschritt hinzufügen oder entfernen, einen anderen Benutzer oder Benutzergruppe zuweisen. Die neue Workflow-Definition wird für alle Aufgaben angewendet, die neu in den Digitalen Posteingang aufgenommen werden. Bereits im Digitalen Posteingang vorhandene Aufgaben durchlaufen weiter den „alten“ Workflow.
Zu jeder Datei, die in den Digitalen Posteingang importiert wird, wird im Digitalen Posteingang eine Aufgabe angelegt. Sobald eine neue Aufgabe im Digitalen Posteingang bearbeitet oder weitergeleitet wird, wird diese automatisch in der Bauakte abgespeichert. Hinterlegen Sie für die Workflows Rechnungseingang und Sonstiges jeweils welche Dokumenteninformationen dazu verwendet werden.
Im Feld Bezeichnung können Sie
Bei der Rechnungsaufteilung auf mehrere LV werden die Textvariablen [LV-NR] und [LV-BEZEICHNUNG] mit dem Zusatz „u.a.“ gefüllt, z.B. „109047-01-0001 u.a.“, „Umgestaltung Hausgarten u.a.“.
Die Felder Kategorie und Dokumentenart können Sie
Im Digitalen Posteingang werden die importierten Dateien in der Dateiansicht angezeigt. In der Dateiansicht können Sie dem Dokument Kommentare hinzufügen: Textmarkierungen, Textfelder, Post-Its und digitale Stempel. Standardmäßig sind die Stempel geprüft und freigegeben vorhanden. Im Programmparameter 180.10.20 Stempel können Sie die vorhandenen Stempel bearbeiten, neue Stempel anlegen und nicht mehr benötigte Stempel löschen.
Tipps für die Gestaltung von digitalen Stempeln:
✔-Stempel: Bezeichnung = „i.O.“ und Text = „ü“ mit Schriftart = „Wingdings“ ergibt den Stempel „i.O.“, der auf das Dokument ein ✔ setzt.
Eingangsstempel: Verwenden Sie im Feld Text die Textvariable [EINGANGSDATUM], z.B. „eingegangen am [EINGANGSDATUM]“. Beim Setzen des Stempels wird automatisch das Datum eingesetzt, das zur Aufgabe im Feld Eingangsdatum eingestellt ist.
Stempel mit Personalisierung: Mit der Textvariable [BEDIENERZEICHEN], z.B. „geprüft von [BEDIENERZEICHEN], können automatisch personalisierte Stempel gesetzt werden. Die Textvariable wird mit dem Bedienerzeichen gefüllt, das in den Benutzerdaten des angemeldeten Benutzers hinterlegt ist.
Beispiel: Der Stempel „geprüft von [BEDIENERZEICHEN]“ wird beim Setzen auf das Dokument vervollständigt zu „geprüft von H.L.“.
Im Digitalen Posteingang werden die importierten in der Dateiansich können Sie dem Dokument Kommentare hinzufügen: Textmarkierungen, Post-Its, digitale Stempel und Textfelder. Im Programmparameter 180.10.30 Text können Sie für die Textkommentare Voreinstellungen hinterlegen, z.B. Schriftart, -größe, -farbe sowie die Größe und Randbreite der Felder.