Für die Einträge der Wiedervorlage können Sie in Microsoft Outlook Termine anlegen oder Aufgaben anlegen. Bei Verwendung entsprechender Apps stehen diese Termine und Aufgaben anschließend auch auf mobilen Geräten wie iPad, iPhone oder anderen Smartphones zur Verfügung.
Die Anbindung ist möglich für Microsoft Outlook 2007, 2010, 2013 und 2016. Für David, TOBIT und andere Systeme besteht die Möglichkeit nicht.
Profitieren Sie bei Aufgaben vom automatischen Abgleich zwischen BUSINESS und Outlook, z.B. beim zeitlichen Verschieben der Aufgabe oder beim Markieren der Aufgabe als Erledigt.
Die Einträge Ihrer Wiedervorlage können Sie an Ihr Outlook-Konto sowie an die Outlook-Konten Ihrer Mitarbeiter/Kollegen anbinden. Outlook-Konten werden anhand der E-Mail-Adresse des Kontoinhabers identifiziert.
Das Outlook-Konto muss für den angemeldeten Windows-Benutzer konfiguriert sein.
Hinterlegen Sie zunächst im Adress-Manager zu den Mitarbeitern, die die Outlook-Anbindung verwenden werden, die E-Mail-Adresse des jeweiligen Outlook-Kontos.
Auf der Adresse des Mitarbeiters öffnen Sie auf der Registerkarte Details die Registerkarte Adresse.
Öffnen Sie die Auswahl Internet über das grüne Plus-Symbol und wählen die Option E-Mail, E-Mail 2 oder E-Mail 3. Tragen Sie in einem der E-Mail-Felder die E-Mail-Adresse des Outlook-Kontos des Mitarbeiters ein und speichern die Eingabe.
Öffnen Sie anschließend auf der Registerkarte Benutzer die Auswahl Benutzerdaten und wählen die Option E-Mail Outlook-Anbindung.
Durch Klicken auf werden in der Auswahlliste alle zum Mitarbeiter hinterlegten E-Mail-Adressen angezeigt.
Wählen Sie die E-Mail-Adresse des Outlook-Kontos, das für den Benutzer konfiguriert ist und speichern Sie die Einstellung.
Die Anbindung der Wiedervorlage an das gewählte Outlook-Konto steht nun zur Verfügung.
Für bestehende Einträge Ihrer Wiedervorlage können Sie in Ihrem Outlook-Kalender Termine anlegen.
Wählen Sie zunächst im Programmparameter 130.10.10 Wiedervorlage an Outlook anbinden Termin aus und definieren Sie zu Ihrer Adresse Ihr Outlook-Konto.
Markieren Sie in Ihrer Wiedervorlage den Eintrag, zu dem Sie in Ihrem Outlook-Kalender einen Termin anlegen möchten. Öffnen Sie anschließend das Kontextmenü über die rechte Maustaste und wählen den Eintrag Termin anlegen oder klicken im Menü Wiedervorlage auf Termin anlegen.
Zum gewählten Eintrag der Wiedervorlage wird in Outlook ein neuer Termin zur Bearbeitung geöffnet.
Folgende Daten werden aus den Dokumenteninformationen in den Termin übernommen.
BUSINESS-Dokument | Outlook-Termin |
---|---|
Bezeichnung | Betreff |
Wiedervorlage am (Datum und Uhrzeit) | Beginnt um |
angelegt zu | Textfeld |
Empfänger-Adresse | Textfeld |
Daten des Anprechpartners | Textfeld |
Notizen/Schlagworte | Textfeld |
Auftraggeber/Projekt/Objekt/LV | Textfeld |
Nehmen Sie ggf. Änderungen/Ergänzungen am Termin vor und bestätigen mit Speichern & schließen.
Das Bearbeitungsfenster wird geschlossen und der Termin im Outlook-Kalender angezeigt.
Änderungen und Ergänzungen an Terminen in Outlook werden nicht in die Wiedervorlage in BUSINESS zurück übertragen.
Für Dokumente, die Sie sich selbst oder einem anderen Mitarbeiter/Kollegen auf Wiedervorlage legen oder bereits gelegt haben, können Sie in Microsoft Office Aufgaben anlegen.
Wählen Sie zunächst im Programmparameter 130.10.10 Wiedervorlage an Outlook anbinden Aufgabe aus und definieren Sie zu Ihrer Adresse sowie zu den Adressen aller Mitarbeiter mit Zugriff auf die DATAflor Bauakte das jeweils entsprechende Outlook-Konto.
Zu bestehenden Einträgen Ihrer Wiedervorlage können Sie in Outlook Aufgaben anlegen.
Markieren Sie zunächst den gewünschten Eintrag Ihrer Wiedervorlage. Öffnen Sie anschließend das Kontextmenü über die rechte Maustaste und wählen den Eintrag Aufgabe anlegen oder wählen Sie im Menü Wiedervorlage > Outlook den Eintrag Aufgabe anlegen.
Die neue Aufgabe wird in Ihrem Outlook-Konto in der Aufgabenliste angezeigt.
Des Weiteren werden die Aufgaben in Outlook in der Kalenderansicht unterhalb des Kalenders angezeigt, so dass Sie Termine und Aufgaben gleichzeitig im Blick haben.
Zu allen Dokumenten in der DATAflor Bauakte können Sie über die Dokumenteninformationen eine Outlook-Aufgabe anlegen und ggf. die mit dem Dokument verknüpfte Datei anhängen.
Öffnen Sie die Dokumenteninformationen des Dokuments, zu dem Sie in Outlook eine Aufgabe anlegen möchten.
Weisen Sie das Dokument zur Wiedervorlage sich oder einem Mitarbeiter zur Bearbeitung zu und nehmen folgende Einstellungen für die neue Outlook-Aufgabe vor:
Bestätigen Sie die Einstellungen mit [OK]. Die neue Aufgabe wird im Outlook-Konto des zur Bearbeitung gewählten Mitarbeiters in der Aufgabenliste angezeigt. Der Mitarbeiter entscheidet hier, ob er die Aufgabe annimmt oder ablehnt.
Folgende Daten werden aus den Dokumenteninformationen in die Aufgabe übernommen:
BUSINESS-Dokument | Outlook-Termin |
---|---|
Bezeichnung | Betreff |
Wiedervorlage am (Datum und Uhrzeit) | Beginnt am, Fällig am, Erinnerung |
Status: In Arbeit | Status: Nicht begonnen |
angelegt zu | Textfeld |
Empfänger-Adresse | Textfeld |
Daten des Anprechpartners | Textfeld |
Notizen/Schlagworte | Textfeld |
Auftraggeber/Projekt/Objekt/LV | Textfeld |
Des Weiteren werden die Aufgaben in Outlook in der Kalenderansicht unterhalb des Kalenders angezeigt, so dass Sie Termine und Aufgaben gleichzeitig im Blick haben.
Sobald Sie in der Wiedervorlage in BUSINESS eine Aufgabe angelegt haben, lässt sich diese Aufgabe in Outlook mit Aufgabe aufheben aus Outlook entfernen.
Profitieren Sie so vom automatischen Abgleich zwischen BUSINESS und Outlook, z.B. beim zeitlichen Verschieben der Aufgabe oder beim Markieren der Aufgabe als erledigt.
Änderungen/Ergänzungen am Eintrag in der Wiedervorlage oder der Aufgabe in Outlook werden ständig wechselseitig übernommen.
Folgende Daten werden automatisch abgeglichen:
BUSINESS-Dokument | Outlook-Aufgabe |
---|---|
Bezeichnung | Betreff |
Wiedervorlage am (Datum und Uhrzeit) | Erinnerung |
Wiedervorlage am (Datum und Uhrzeit) | Beginnt am (bei deaktivierter Erinnerung) |
Wiedervorlage am (Datum und Uhrzeit) | Fällig am (nicht von Outlook nach BUSINESS) |
Wiedervorlage ist | Status |
Die in Outlook vorgegebenen Status Nicht begonnen, In Bearbeitung, Wartet auf und Zurückgestellt entsprechen in BUSINESS dem Status In Arbeit.
Um die Anbindung von Dokumenten an eine Outlook-Aufgabe aufzuheben, markieren Sie den gewünschten Eintrag in Ihrer Wiedervorlage und wählen anschließend im Menü Wiedervorlage > Outlook den Eintrag Aufgabe aufheben oder Sie öffnen das Kontextmenü über die rechte Maustaste und wählen den Eintrag Aufgabe aufheben.
Die zu dem Dokument angelegte Aufgabe wird aus Outlook entfernt.