Datei in der Bauakte speichern

Jede Datei, die in den Digitalen Posteingang aufgenommen wird, wird zunächst in Ihrer Datenbank gespeichert.
Gespeichert werden:

• die Originaldatei - zur Einhaltung der Anforderungen der GoBD
• die automatisch erzeugte PDF-Datei, wenn eine Datei, die nicht im PDF-Format vorliegt, importiert wird
• die PDF-Datei mit Textlayer, wenn eine PDF-Datei ohne Textlayer, importiert wird

Die Originaldatei und oben genannte automatisch erzeugte weitere Dateien werden bei der Bearbeitung im Digitalen Posteingang automatisch in Ihre DATAflor Bauakte aufgenommen, wenn

• Sie der PDF-Datei in der Dateiansicht einen oder mehrere Kommentare hinzufügen
• die Aufgabe an den nächsten Verarbeitungsschritt weiterleiten

In Ihrer DATAflor Bauakte wird je Datei ein Dokument angelegt. Die Originaldatei sowie alle weiteren erzeugten und bearbeiteten Dateien werden zu dem Dokument als Versionen gespeichert.

Das Dokument (inkl. Versionen) wird in Ihrer DATAflor Bauakte zu der Adresse angezeigt, die in der Datenzuordnung/-eingabe ausgewählt ist, sowie zum angemeldeten Benutzer.

In der Datenzuordnung/-eingabe tragen Sie auf der Registerkarte Bauakte die Bezeichnung, die Kategorie, die Dokumentenart usw. ein. Es sind die Werte voreingestellt, die Sie in den Einstellungen für die Vorbelegung Bauakte festgelegt haben.

Der Digitale Posteingang ist der Posteingangskorb, in dem die eingehenden Dokumente angezeigt werden, und entsprechend des definierten Workflows im Team verarbeitet werden können. Das zu Grunde gelegte Verarbeitungsprinzip ist Inbox Zero, d.h. die Aufgaben werden sofort bzw. innerhalb eines festgelegten Zeitintervalls (z.B. bis zum Ende des Tages) bearbeitet und an den Bearbeiter des nächsten Verarbeitungsschrittes weitergeleitet bzw. abgeschlossen.

Möchten Sie eine Aufgabe zu einem späteren Zeitpunkt ausführen, können Sie sich (oder einem anderen Mitarbeiter) das Dokument der Aufgabe zur Wiedervorlage zuweisen und schließen im Digitalen Posteingang die Aufgabe ab. Zum Dokument können Sie den Tag festlegen, ab dem Ihnen (oder dem Mitarbeiter) das Dokument in der Wiedervorlage angezeigt wird, sowie eine Notiz erfassen.

Voraussetzung für die Anlage einer Wiedervorlage ist, dass die Datei bzw. die Dateien einer Aufgabe bereits in die DATAflor Bauakte aufgenommen sind. Im Abschnitt Beschreibung ist erläutert, wann die Dateien einer Aufgabe in die DATAflor Bauakte aufgenommen werden.

Zum Anlegen einer Wiedervorlage markieren Sie in der Aufgabenübersicht die Aufgabe und wählen im Menü die Funktion Wiedervorlage.


Der aus der Bauakte bekannte Dialog Dokument bearbeiten wird geöffnet. Klicken Sie in die Zeile Wiedervorlage und

• wählen in der Spalte an den gewünschten Benutzer aus
• legen in der Spalte am das Datum fest, ab dem das Dokument in der Wiedervorlage angezeigt werden soll
• erfassen im Eingabefeld Notizen/Schlagsworte ggf. eine Notiz
• bestätigen Ihre Eingaben mit [OK]

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